En personlig fil innehåller som regel särskild dokumentation som återspeglar information om den anställda och hans arbetaraktivitet under en viss tidsperiod, eller om studenten och hans utbildning i en viss utbildningsinstitution. Normalt utförs bildning och uppförande av personliga filer för anställda under en lång tidsperiod. På ett eller annat sätt ingår de i antalet personaldokument. Vad är ordningen på denna händelse idag? Vilken information innehåller medarbetarregistret? Varför? Svar på dessa och andra lika allvarliga frågor finns i processen att läsa denna artikel.
Allmänna frågor
Till att börja med bör det dock noteras att hantering av personliga filer för anställda inte är en obligatorisk process i förhållande till absolut alla kategorier av arbetsgivare. I enlighet med rysk lag måste personliga angelägenheter endast bedrivas för medborgare som fyller tjänster inom offentlig tjänst. Det är nödvändigt att komplettera att motsvarande förfarande regleras av presidentdekretet "Om ordern beträffande hanteringen av ärenden för personer som fyller de ryska statspositionerna i utnämningsordningen samt statens ståndpunkt angående federala tjänsten" daterad 01.06.1998.
Skyldigheten, inklusive bildande och underhåll av personliga filer för anställda, kan tilldelas arbetsgivaren - ett statligt företag (organisation) också genom en branschnormativ handling. Till exempel: beställningen av den ryska konsumentövervakningen av den 16 mars 2005, som godkänner reglerna för den federala civilförvaltningen, relaterad till övervakning inom området skydd av konsumenters rättigheter och mänskligt välbefinnande (enligt klausul 7.7 i detta dokument, är personliga angelägenheter förvaltade av hanteringen av ärenden), liksom resolutionen " När det gäller Federal Customs Service ”av den 21 augusti 2004, genom vilken förordningen om FCS godkänns. På grundval av detta dokument bildades förordningen om GUK (huvudpersonalavdelningen) och sattes i omlopp. I enlighet med punkt femton i förordningen anförs FCS GUK att underhålla personliga filer för alla tjänstemän.
Dessutom kan proceduren för hantering av personliga filer för anställda föreskrivas av ledningsföretaget (med andra ord av en högre organisation). I andra företag och organisationer har ledningen rätten att fatta beslut om behovet av att genomföra processen som granskas, och även (i fall av ett beslut i positiv riktning) - till vilka kategorier av anställda det är tillrådligt att bedriva personlig verksamhet. Förordningen om uppförande av personliga handlingar för anställda föreskriver att det analyserade förfarandet som regel gäller för följande kategorier av medborgare:
- Anställda som arbetar i ledande befattningar (direkt chef för strukturen, hans assistenter (suppleanter), ledning i relation till strukturella enheter och så vidare).
- Företagets anställda för vilka ansvar enligt den nuvarande ryska lagstiftningen är upprättat (till exempel huvudbokförare, hans suppleanter, kassör osv.).
Reglerna för uppförande av personliga handlingar för anställda, som det visade sig, innebär inte en viss skyldighet. Många privata företag tillhandahåller emellertid personliga frågor för absolut alla dess anställda.Detta beror inte på status och rang, såväl som på de utförda arbetsaktiviteterna (förresten, det är därför även teknisk personal ingår här). Varför? Faktum är att underhåll av personliga filer är en mycket bekväm informationskälla. Dessutom gäller denna bestämmelse för absolut alla anställda. Den enskilda mappen innehåller de viktigaste kopiorna av order för den anställda, hans personliga dokumentation och andra nödvändiga papper. Det är viktigt att notera att det är instruktionen för att utföra personliga filer för anställda av personlig karaktär som fungerar som ett verktyg för att konsolidera information.
Skapa en personlig fil
Idag genomförs skapandet av frågor av personlig art för en organiserad gruppering av dokumenterade uppgifter om en anställd som överförs till honom av arbetsgivaren vid överföring eller godkännande av ett jobb. Instruktionen om förfarandet för underhåll av personliga filer för anställda tyder på att alla relevanta operationer, på ett eller annat sätt, tilldelas en speciellt auktoriserad specialist eller till ett personalorgan som är individuellt ansvarigt för att organisera korrekt behandling av sådan dokumentation.
Upprättande av ärenden av personlig karaktär utförs omedelbart efter mottagande eller överföring av en anställd till en ledarposition eller position, i enlighet med vilken lagstiftningsansvar fastställs. Förfarandet för underhåll av personliga filer för anställda utesluter inte en annan position när det föreskrivs genom instruktioner om förfarandet för att utföra vissa operationer på de anställdas personliga filer.
Enligt metodologiska rekommendationer från Moskva stadsarkiv, samt VNIIDAD FAS i Ryssland, innehåller personliga filer, på ett eller annat sätt, dokumentation som tillhandahålls av anställda under anställningen, samt bildas i processen för deras efterföljande yrkesverksamhet vid ett visst företag eller organisation. Så detta inkluderar följande artiklar:
- Personligt ark i enlighet med personalen eller motsvarande profil.
- Tillägg till ansökningsformuläret eller personliga blad.
- Anställdas självbiografi.
- Kopior av utbildningsdokumentation.
- Den andra kopian av anställningsavtalet.
- Avtal om ansvar.
- Rekommendationsbrev från tidigare arbetsplatser (egenskaper).
- Ansökan om anställning (överföring till lämplig tjänst).
- Kopior av order eller utdrag från dem motsvarande anställning eller flyttning till en annan position.
- Utdrag ur dokumentationen (eller kopior av papper) beträffande anställdas tilldelning eller disciplinära åtgärder.
- Kopior (utdrag) av certifieringsdokumentation (certifieringsark, granskningar och så vidare).
Säkerhet för personliga filer
Bestämmelsen om hantering av personliga filer för anställda tyder på att de för att organisera deras absoluta säkerhet och lätthanterliga hantering placeras (nämligen sys med en tråd och en nål för fyra punkteringar) i en separat mapp i processen att forma papper.
Det är viktigt att notera att utöver den dokumentation som anges ovan kan vissa andra papper placeras i personliga filer (till exempel dokument om den anställde som har gått en tävling relaterad till att fylla en ledig befattning; kopior av uppgifter om belöning av anställda, tilldelning av hederstitlar och så vidare). Dessutom placeras certifierade fotografier av anställdens certifikat i personliga filer, men de sparas inte.
Ordern för att utföra personliga filer för anställda innebär också deras första registrering. På detta sätt:
- Varje personlig fil tilldelas ett individuellt kontonummer.
- De relevanta positionerna fylls i på ryggen på den personliga filen och på framsidan.
- En intern inventering ingår nödvändigtvis i en personlig fil.
Underhåll av arbetsböcker och personliga filer för anställda
Det bör noteras att bedriva personlig verksamhet inte stannar under hela arbetstiden för var och en av de anställda i en viss struktur när dess regler inte strider mot detta. Således förhåller personliga frågor i alla fall följande punkter:
- Förvara register i nödvändiga avsnitt av ärendet.
- Lokalerna för dokumentationen som ska lagras som en del av den personliga filen.
- Beslagtagande av dokumentation, vars behov har gått.
- Periodisk kontroll av statusen för den personliga filen i enlighet med ämnet för bevarande av de handlingar som ingår i den.
Att hålla ett personligt register över en anställd i en organisation förutsätter att poster görs i dokumentationen för en personlig post på grundval av vissa dokument eller deras certifierade kopior. Det är viktigt att tillägga att den auktoriserade tjänstemannen kan klargöra de nödvändiga nyanserna för genomförandet av förfarandet innan han gör specifika poster under en personlig konversation med den anställda. Absolut alla poster som är relevanta i förhållande till dokumentation vid genomförande av personliga filer görs för hand med en kulspets eller reservoarpenna i blått, svart eller lila. Förordningen om uppförande av personliga handlingar för anställda innebär att korrigeringar i dokumentationen utesluts, liksom att läsbar handskrift är lämplig. Sedan, när ett verkligt behov uppstår, certifieras dessa poster genom underskrift av en auktoriserad tjänsteman från personalhanteringstjänsten. Dessutom stämplas företaget.
Ytterligare information
Den presumtiva ordern, uppförandet av den anställdes personliga fil säkerställs enligt följande regel: när dokumentationen ackumuleras, är den föremål för obligatorisk distribution i den personliga filen i enlighet med avsnitten. Dessutom är inuti pappersavsnitten ordnade i kronologisk ordning. Det är viktigt att notera att enskilda dokument som lagts in i en personlig fil, på ett eller annat sätt, är föremål för numrering. Information om dessa värdepapper (med hänsyn till sidnumrering) inom de gränser som den ligger i en personlig fil återspeglar i alla fall den interna inventeringen.
Standardinstruktionen om uppförande av personliga handlingar för anställda i Republiken Vitryssland säger att anställda åtar sig att tillhandahålla information till personaltjänsten i tid. Denna information tolkar som regel förändringar i individuella uppgifter som ingår i sammansättningen av den personliga filen. Detta är vanligtvis skriftligt som ett uttalande. Dessutom fungerar dokumentationen som bekräftar ändringarna som en applikation. Lite senare, när alla poster har matats in i den personliga filen, returneras dokumentationen på ett eller annat sätt till den anställda. Förresten, om nödvändigt, kopior av dessa dokument först görs och certifieras, som sedan bifogas till den personliga filen.
Lagring och redovisning av personliga filer
När hanteringen av personliga filer för anställda har studerats fullt ut rekommenderas det att diskutera lagring och redovisning. Så dessa förfaranden är organiserade för en otänkbar och snabb sökning efter personliga frågor, vilket garanterar deras absoluta säkerhet, såväl som sekretess för informationen i dokumentationen från obehörig åtkomst.
Det är viktigt att notera att personliga filer för anställda i ett företag ingår i personalenhetens nomenklatur i enlighet med det allmänna namnet ”Personliga filer”. Dessutom anges deras lagringsperioder där. Som regel når lagringstiden för värdepapper sjuttiofem år.
Förordningen om uppförande av personliga handlingar för anställda föreskriver att dokumentationen lagras i personalavdelningen (vanligtvis är det för sådana ändamål att lokalerna är arrangerade där) separat från andra papper. Det måste läggas till att personaltjänsten bara lagrar personliga filer för relevanta anställda. Fall av permitterade arbetare överförs i enlighet med förfarandet som lagts för lagring till strukturens arkiv eller till territoriella arkivet.
Det bör noteras att lagringsvillkoren, på ett eller annat sätt, bör säkerställa den absoluta säkerheten för direkt personliga filer, såväl som den dokumentation (information) som placeras i dem från avslöjande eller stöld. Därför rekommenderas det idag att säkerställa lagring av personliga filer genom kassaskåp och placera dem i upprätt ställning på hyllorna (med rötterna ute).
Vad mer?
Förresten, inuti skåpet eller kassaskåpet på dörren kan placeras sammanfattande beskrivningar i förhållande till de lagrade personliga filerna. Det är viktigt att tillgången till information uteslutande är auktoriserade tjänstemän såväl som deras ledare. När antalet personliga filer överstiger det tillåtna registreras de sedan i ett specialiserat register eller journal. Systematisering av fall utförs med hjälp av en av följande metoder:
- I enlighet med siffror.
- I enlighet med den direkta alfabetiska ordningen.
- I enlighet med avsnitten enligt namnen på de strukturella enheterna enligt bemanningsbordet, inuti sektionerna, i alfabetisk ordning för direktkontot eller i ordningsnumret.
För att minska det totala antalet bokföringsenheter kan personliga filer lagras som en del av de så kallade kläderna - alfabetiska grupper för lagring. Således föregås absolut varje personlig fil som ingår i beställningen av ett pappersark med anställds namn. Det är nödvändigt att lägga till att personliga angelägenheter, bestående i ordningen, också grupperas i enlighet med den alfabetiska ordningen. I början av dräkten finns en sammanfattande lista över personliga filer som ingår i den.
Utfärdande av personliga filer i tid
Utgivning av personliga angelägenheter till anställda i en viss struktur för tillfällig användning så att de kan bekanta sig med den information som anges där, görs vanligtvis endast med tillstånd från personalavdelningen. En bekant av en anställd med sin egen personliga handling vid mottagandet utförs vanligtvis direkt i närvaro av en officiell tjänsteman som är ansvarig för att hantera dokumentationen för en sådan plan.
Det bör noteras att anställda är bekanta med personliga frågor minst en gång under året, såväl som i enlighet med dessa personers begäran i andra fall som fastställts i rysk lag. När man bekantar sig med personalens anställda i en organisation är det strängt förbjudet:
- Utför eventuella korrigeringar i redan gjorda register över personliga filer.
- Ange nya poster i dina personliga filer.
- Hämta dokumentationen där från personliga filer eller lägg in nya i dem.
- Lagra personliga filer utöver den period som tillhandahålls av behöriga personer.
Viktiga nyanser
I händelse av att felaktigheter upptäcks i journalerna eller om föråldrad dokumentation hittas i ett personligt ärende, har arbetstagaren rätt att ansöka till personaltjänsten för strukturen i detta avseende. Det måste läggas till att handlingar bör bifogas ansökan, enligt vilken det skulle vara lämpligt att göra vissa ändringar av tidigare gjorda poster, eller kopior av vissa dokumentenheter för att ersätta.
Det är viktigt att veta att utfärdandet av en personlig fråga för tillfällig användning sker exakt under den tidsperiod som är nödvändig för att utföra de nödvändiga åtgärderna, enligt listan över personer som har rätt att ta emot personliga handlingar, vilket är godkänt av strukturen. Förresten, faktumet att utfärda ett ärende av personlig karaktär, på ett eller annat sätt, registreras i ett kontrollkort (journal).
Det är viktigt att veta att bekanta (arbete) med personliga filer utförs i ett rum speciellt utformat för dessa ändamål. Dessutom är tiden för bekanta (arbete), på ett eller annat sätt begränsad till arbetsdagen.Så i slutet av arbetsdagen måste den anställd som ansvarar för hanteringen av personliga angelägenheter se till att alla personliga filer som utfärdades för tillfälligt bruk återlämnades till lagringsplatsen. Vid behov åtar sig tjänstemannen att vidta lämpliga åtgärder för att återvända eller söka efter dokumentation.
Överföring av personliga handlingar eller enskilda papper i deras sammansättning för tillfällig användning till andra institutioner (organisationer, företag) utförs uteslutande om tillstånd av förvaltningen av strukturen på grundval av en korrekt genomförd begäran.
Det är viktigt att veta att en handling upprättas beträffande utfärdandet av en personlig fil, av vilken en kopia, på ett eller annat sätt, överförs tillsammans med den personliga filen eller ett separat dokument till den begärande partens behöriga person. Den andra kopian lagras i strukturerna omedelbart innan den personliga filen eller ett separat dokument returneras till dess ursprungliga lagringsplats.
Borttagning av papper från en personlig fil
Det är viktigt att notera att borttagandet av vissa enheter av dokumentation från en personlig fil sker endast efter ledningens tillstånd, under förutsättning att motsvarande post placeras i kolumnen ”Obs” i den interna inventeringen. I händelse av tillfälligt beslag av papper i stället (nämligen mellan ark med angränsande papper) infogas ett ersättningskort (med andra ord ett ersättningscertifikat) enligt reglerna, som anger datum och anledning till beslagen med underskrift av den person som utfärdat dokumentet, samt underskrift av det den anställde som fick den i enlighet med reglerna för tillfällig användning som är relevanta för strukturen.
För att säkerställa absolut kontroll över säkerheten för personliga filer i en viss institution (organisation, företag) årligen (nämligen senast första kvartalet som följer den rapporterande), kontrolleras deras status och tillgänglighet. Du måste veta att de brister och brister som identifierats under kontrollprocessen registreras i alla fall i lagen, som omedelbart efter godkännande av kommissionens ordförande överlämnas till organisationens ledning för behandling och efterföljande beslut om förlorad eller felaktig dokumentation.