Личните документи са документи, издадени от държавните органи, съдържащи биографична информация за идентификация на собственика. Те са необходими при извършване на сделки с недвижими имоти, получаване на заеми, закупуване на билети. Както и регистрацията на трудовите отношения.
Класификация на документите
За класификацията на документите, използващи принципа на произход и сходство.
По произход има видове документи:
- лично;
- официален.
Документ с частен произход е хартиен носител, създаден от физическо лице в личния му живот, който не е свързан с трудовата му сфера или обществените задължения. Такива документи включват писма, мемоари от частен характер, дневници, фотоалбуми.
Официален документ е източник на информация, създаден от юридическо лице, индивидуален предприемач, за да изпълни законовите си задачи и засяга социалната и трудовата сфера.
Видове документи
Сред официалните различават тези видове лични документи:
- лични карти;
- потвърждаване на специалност, образование, квалификация;
- потвърждаване на старшинството;
- от личен характер.
Невъзможно е да се намери работа, ако горните документи не са предоставени на персонала. Това задължение на служител е регламентирано в член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация. Основният документ, доказващ самоличността на човек, е паспорт.
Но в допълнение към паспорта има много документи, които могат да го заменят, ако е необходимо, идентификация. Това е удостоверение на моряк, военен военнослужещ, военно удостоверение, разрешение за пребиваване, свидетелство за раждане, чужд паспорт и др.
Документи за заетост
Заетостта ще бъде отказана, ако длъжността предвижда професионални умения и кандидатът няма документ за образование. За медицинските работници това е, освен диплома от медицински институт и стаж, удостоверение за повишено обучение и удостоверение за право на предоставяне на медицински услуги по определена специалност.
Документите от личен характер включват оплаквания, оплаквания, писмени искове, обяснителни.
Лично досие
Списъкът с номенклатурните дела се утвърждава от ръководителя на организацията. Личното досие не е задължително за компаниите. Изключение за правителствените организации, където те се издават на всички. Работодателят самостоятелно решава дали да създаде или не. Осезаеми ползи: личните файлове предоставят бърза, навременна и пълна информация за всеки служител. В случай на проверки от страна на инспектиращите органи, когато могат да бъдат спешно необходими многобройни документи на служители, провеждането на такива случаи значително опростява процедурата. Всички необходими документи за създаване на папки се предоставят от самия служител, но понякога работодателят самостоятелно събира информация, за да провери новоназначения служител, например характеристики и препоръки.
През периода на работа служителят участва в трудовия процес: възможно е преместването му в други отдели или на други длъжности, налагане на дисциплинарни наказания или награди. Всичко това е придружено от публикуване на документи за персонал, които допълват личното досие на служителя. Той се затваря след прекратяване на трудовите отношения със служителя. Периодът на задържане на личните досиета на служителите, освободени преди 01.01.2003 г., е 75 години, а 50 години за тези, които са уволнени след 01.01.2003 г. Случаите на лидери, заместници от всякаква организация, служители с награди и звания се съхраняват за неопределено време.
Нормативна структура на документите
Няма акт, регулиращ състава на личните досиета. Работодателите определят списъка с документи независимо, въз основа на спецификите на организацията. Входящите документи са разделени в няколко категории.
Има лични документи, които са били необходими при сключване на трудов договор. На тяхна основа се попълва трудов договор, вписва се информация в програмата 1С. Няма как да се направи без трудов договор, паспорт, трудова книжка, TIN, SNILS.
Ако кандидатът кандидатства за длъжност, изискваща професионално образование, тогава диплома. Ако кандидатът отговаря за военна служба, тогава военна карта. За някои категории служители е задължително медицинско заключение въз основа на резултатите от медицински преглед.
Следващата категория са документите, които са създадени през периода на работа в организацията. Това включва копия на нареждания за преводи, възбрана.
И последната категория са документите, които са били формирани при прекратяване на трудовия договор. В зависимост от основанията за уволнение, това е писмо за оставка, известие за уволнения, копие от смъртния акт и копие от заповедта за уволнение.
Провеждане на бизнес документи
Служителите, назначени със заповед на генералния директор, отговарящ за поддържането на работния процес на персонала, носят лична отговорност за безопасността на документите. Ако информацията за служителя се промени, тогава личното досие се допълва, но старият документ не може да бъде премахнат. Папките с калъфи трябва да бъдат в специален метален шкаф или сейф. Забранено е съхраняването на лични документи на служители след постигане на целите за обработка. След постигане на целта, за която са поискани документите, те трябва да бъдат изключени от делото и върнати на собственика под подпис. Ако няма възможност за връщане, те подлежат на унищожаване от специално назначена комисия.