Какви са изискванията за бизнес пътуващите? Документи за пътуване, инструктаж и приемане на служителя

Организирането на командировки е важен елемент от икономическата дейност на много местни предприятия. Необходимостта от присъствието на служители на определена организация в отдалечени клонове или клонове може да бъде свързана със събития от съвсем различно естество. Често се уреждат пътувания, за да се елиминират организационните и производствените проблеми, да се отвори ново звено в друг град или държава, да се проведат стажове за наети служители, както и да се извършват други подобни работни задачи.

Информираността е ключът към ефективността и спокойствието на служителите

В допълнение към трудовия аспект, работата на командирования персонал е тясно свързана с установяване на контакти със служители на приемащото предприятие и подготовката на различни видове документация. Последният нюанс е изключително важен, тъй като зависи от правилността на съставянето на формуляри, заявления, заповеди и разрешения дали командированият служител ще получи достъп до необходимите съоръжения, дали напълно ще изпълни задачата си и дали ще получи парична компенсация.

Познаването какви изисквания се налагат на бизнес пътниците значително улеснява процеса на пътуване за счетоводителите и тези, които участват в документацията.

Също така тази информация е необходима на служителя, който пътува в командировка, тъй като му позволява да се подготви предварително за изпълнение на задълженията си и да не изпада в неприятности. И накрая, персоналът на приемащата компания е просто задължен да бъде запознат с изискванията към бизнес пътуващите. В противен случай може да има недоразумения, свързани с търсенето на отговорни страни.

Кой и при какви условия може да бъде командирован

Така че пътуването трябва да се счита за пътуване на служител до друго населено място, за да изпълни заданието, дадено му от работодателя. В същото време броят на командировките не включва пътувания на онези служители, чиито дейности се състоят в постоянно движение или могат да се извършват на път.

Законодателството, което се грижи за спазването на правата на работещите граждани, установи ограничения за категориите служители, които могат да бъдат изпращани в командировки:

• Бременни жени.
• Жени с деца под три години.
• Майките с увреждания или тези, чиито деца са на 3-14 години, могат да бъдат изпращани само с тяхното съгласие.
• Родител, който самостоятелно отглежда непълнолетно дете.

Насочен към друго предприятие, служителят се подчинява на вътрешната си рутина. Ако денят на заминаване или пристигане попада в законния празник на служителя, той се освобождава друг ден за почивка. Вярно е, че в случаите, когато бизнес пътникът умишлено заминава за пътуване през уикенда или почивката, той получава обезщетение в съответствие с трудовото законодателство.

Бизнес пътуванията в рамките на държавата не трябва да надвишават един месец и два месеца извън него.

Бизнес пътуване: документи

В счетоводството пътните разходи, възникнали по време на пътуването, се включват в списъка на производствените разходи, които участват в изчисляването на данъка върху дохода.

Процедурата за организиране на пътуване се състои от следните стъпки:

• Издаване на заповед за командировка въз основа на работна задача.
• Регистрация на свидетелство за пътуване.
• Издаване на сертификат-изчисляване на авансово плащане за пътуването.
• Издаване на изходящи средства на напускащия служител.
• Регистрация на пътуване в специално създадено за това списание.

Идентификационен документ за пътуване - Един от най-важните документи за служител, който отиде в друг град или държава. Отбелязва се при заминаването, пристигането на командирования работник. Маркировките са придружени от подписи и печати на пълномощни служители както на изпращащото предприятие, така и на домакина.

Тънкости на финансовата компенсация

Когато служителят се върне, той трябва да докладва писмено за това как са били използвани средствата, отпуснати за него, попълвайки отчет за разходите. Извършването на екскурзия завършва с изчисляването на счетоводството със служителя. След изплащане на начислените средства тази операция се отразява в съответните сметки.

В случай, че авансовото плащане не е изразходвано изцяло от служителя, остатъкът трябва да бъде върнат на касата или на разплащателната сметка на предприятието. Това е една от основните отговорности на служителя. Наред с това, знаейки какви изисквания се налагат на командирования персонал, служителят може да поиска компенсация за изразходваните от него лични средства. Вярно е, че той трябва да представи аргументи, доказващи необходимостта от такива разходи, както и документи, потвърждаващи факта на тяхното възникване (чек, декларация).

Какви разходи се компенсират

Докато е в друго населено място или държава, командированият служител получава обичайната си заплата, дължимите му бонуси и субсидии, както и средствата, необходими за комфортен престой извън обичайното му място на пребиваване.

Пътните разходи включват следните елементи:

• Плащане на пътуване (междуградски и на територията на населеното място).
• Цената на жилището под наем.
• Така наречената дневна такса: разходи за храна и други нужди на служителя.
• Разходи, признати от служителя за необходими и одобрени от неговия мениджър.

Максималният допустим размер на пътните разходи и размерът на дневните суми се определят от колективния договор на предприятието или местните разпоредби. Тъй като дневните суми всъщност са пари за ежедневните нужди на служителя, те се таксуват дори за неработни дни (почивни дни, празници, принудителен престой на производството, закъснения).

По-подробно относно заданието за работа на командирования служител

Този документ има унифицирана форма, тоест неговият вид и съдържание са еднакви за всички предприятия на територията на определена държава.

Работната задача се изготвя от ръководителя на служителя, който пътува в командировка и се одобрява от работодателя. Документът включва следните данни:

• Фамилия, име, отчество на служителя, който заминава в командировка по заповед на шефа.
• Името на организацията, която го насочва.
• Дестинация на служителя (име на компанията, град).
• Начална и крайна дата на пътуването.
• Обобщени данни за хода на заданието.

Официалното задание и поръчката за командировка, съставена на негова основа, се намират в изпращащото предприятие. Заедно с други документи те се съхраняват за периода, определен със закон.

Какви са изискванията за бизнес пътуващите

Като се има предвид, че командировката е прехвърляне на правомощия на служител за извършване на всякакви важни за компанията действия, ръководството трябва да е сигурно, че работата ще бъде извършена ефективно и навреме. Затова най-квалифицираните, опитни и отговорни служители обикновено се изпращат на такива пътувания.

Има редица критерии, изучавайки кой, ръководителят решава относно назначаването на конкретен служител:

• Възраст над 18 години.
• Добро обучение.
• Наличието на подходящо обучение, потвърдено от сертифициране.
• Притежаване на необходимите категории толеранс (при работа с електрически мрежи).
• В зависимост от спецификата на икономическата дейност на предприятията и целта на командировката, от служителя може да се изисква да има обучение и сертифициране по защита на труда.

Ако даден служител е подходящ във всички отношения и няма законодателно основани пречки за неговото командировка, ръководителят го информира за бъдещо пътуване.

Отговорности на командирован служител

Всяка компания има свои собствени изисквания, които служителите трябва да спазват, но има няколко точки, които са от значение за повечето организации:

1. Коректно, компетентно и навременно поддържане на необходимата документация.
2. Спазване на рутината, приета от приемащата организация.
3. Изпълнение на целите, формулирани в заданието.
4. Добросъвестно изпълнение на техните задължения.
5. Законни разходи за авансови средства, издадени на служител.
6. Запазване на документи, потвърждаващи изпълнението на разходите.
7. Навременното отчитане на пътуването след неговото приключване (обикновено в рамките на три дни).

Инструкции за пътуване на служителите

Пристигайки в приемащото предприятие, командированите служители са длъжни да слушат въвеждащ инструктаж, който включва правила за поведение в магазините, в близост до оборудване или на други места. Тази мярка е задължителна дори за онези служители, които са били в тази компания няколко пъти и които знаят всички инструкции наизуст.

Брифингът на командирования персонал включва също информация за пожарната безопасност и стандартите за защита на труда.

За разлика от общите разпоредби на въвеждащия инструктаж, целта се отнася пряко за онези работи, които в този момент ще бъдат извършени от командирования служител.

заключение

Организирането на командировки е отговорен процес, без който повечето предприятия, организации и компании не могат да се справят. За да постигнат успешно целта на пътуването, както и за най-ефикасното и ефективно използване на ресурсите, служителите са длъжни да спазват редица изисквания, да изпълняват своите професионални задължения ефективно и да знаят всички правила на документацията.