Авансовият отчет - формуляр AO-1 - основният документ за потвърждаване на изразходваните средства, платени по-рано от отчетните лица. Сумата по доклада се издава за следните цели:
- пътни разходи;
- разходи за бизнес и оперативни нужди;
- възстановяване на пътни разноски, направени от служителя.
Авансово плащане
Авансовото плащане се издава въз основа на директивата на директора на организацията, като се посочва списъкът на служителите, на които са отпуснати средствата, срока, целите и размера. Парите се дават на бизнес пътниците въз основа на заповед за изпращането им в екскурзия.
Формата се попълва отчетливо лице. Представят се документи, доказващи разходи. Счетоводителят проверява попълването на отчета за разходите, фиксира разходните документи под формата на AO-1 и изпраща формуляра за подпис на ръководителя.
Останалата сума се връща в касата на предприятието. В случай на връщане, средствата се приспадат от заплатата на служителя, Раздел 137 Кодекс на труда на Руската федерация (приспадане от заплати за изплащане на задължения към работодателя).
Правила за попълване на авансов документ
Отчетът за разходите е двустранен документ. От страна на корицата е посочено името на организацията, номерът на формуляра, датата на попълване. Въвеждат се инициалите на служителя, отдела, отдела (ако има такъв), където служителят работи, номер на персонала, длъжност.
Целта на сумата трябва да съответства на целта в заповедта за обработка на средствата.
Лявата част на формуляра е информация за баланса на авансовото плащане и реално изразходваната сума. Ред 1А за чуждестранна валута. Отразяване на средства под формата на AO-1 и погасяване на дълг в чуждестранна валута се извършва по обменния курс на Централната банка на Руската федерация към датата на подписване на отчета за разходите.
На задната страна на формуляра са посочени консумативите: товарителници, пътни документи и търговски разписки актове и други документи. Посочете номера, дата, име, сума в рубли и чуждестранна валута (ако има такава).
Долната линия е подписът на отговорното лице.
Модел за писане
Формуляр AO-1 се попълва както от служителя на организацията, получил средствата, така и от счетоводителя.
Как изглежда отчет за разходите? Пример за попълване на служител на предприятието е представен на снимката по-горе. Служителят от лицевата страна на документа посочва името на компанията, инициалите, длъжността, номера на персонала, целта на авансовото плащане (хотелиерство или бизнес разходи) и датата на отчета.
От обратната страна служителят попълва следните редове:
- параграф 1 - пореден номер на документа, удостоверяващ разходите;
- колона 2 - датата на изготвяне на разходния документ: когато е извършена покупката, пътуването;
- колона 3 - номерът на чека, товарителницата или акта, потвърждаващ разходите;
- параграф 4 - видът на разхищението на средства: чиновнически разходи, такси;
- ред 5 и 6 - сума в рубли и чуждестранна валута съгласно отчета.
Общата сума е посочена в реда „Общо“, параграф 5 или 6.
Попълненият формуляр с консумативи се подава в счетоводния отдел.
Какво друго е включено в отчета за разходите? Проба на счетоводителя, попълващ фирмата, е показана на снимката по-горе. Счетоводителят подписва получаването на формуляра AO-1 от служителя. На хартията се отбелязва датата на подаване на формуляра. Разписката се дава на отговорното лице.
След като провери правилността на документа и изразходва сумите, счетоводителят попълва редовете:
- Графи 7 и 8 - средства в рубли и чуждестранна валута, приети за счетоводство.
- Клауза 9 - номера на сметките, които се дебитират към изразходваните суми.
Заглавието на формуляра е попълнено. Отчетът за разходите съдържа информация за издаване на средства: номер, дата на документа, чрез който са издадени сумите.Информация за остатъка или преразхода на предходния аванс се поставя.
В колоната "Счетоводство" в заглавието на формуляра се посочва информация за дебита и кредита. Информацията е взета от ред 9 на гърба на формуляра.
Проверява правилността на аритметичните изчисления, документи. Формулярът се представя за подпис на директора на дружеството.
След одобряването на формуляра издадената сума се отписва и окончателното разплащане със служителя.
Останалата част от аванса се връща в касата на компанията при заповед за получаване. Прекомерно използваните средства се плащат от компанията за разходна парична заповед
Ако служителят не е върнал остатъка от сумата съгласно предишния документ, не може да му бъде издаден нов аванс.
Срок за докладване
След завръщането си от командировка служителят представя отчет за разходите. Крайният срок за подаване на документ е до три дни. 10 дни - ако е имало пътуване в чужбина. В случай на непредставяне на формуляра се регистрира нарушение за парична дисциплина.
Ако данъчната служба установи, че заповедта не се спазва, инспекторите могат да се опитат да глобят организацията по член 15.1 от Кодекса за административни нарушения за административни нарушения. Въпреки че законът не предвижда отговорност.
Контролът върху отпуснатите средства е задача на предприятието.
Документи на чужд език
Ако при пристигане от командировка в чужбина служител представи документи, доказващи разходването на средства на чужд език, е необходимо да извърши междулинеен превод.
Клауза 9 от Регламента за спазване на счетоводството урежда ценните книжа на чужд език да бъдат превеждани. Преводът на първични документи може да се извърши от всеки служител, който знае чужд език. Точно са посочени само числата. Останалата информация не може да бъде написана дословно.
Предварителен отчет с превод се заверява от главния счетоводител на организацията или от друго упълномощено лице.
Формулярът за отчет се попълва в едно копие. Най-малко трима души участват в подготовката на формуляра: отчетник, счетоводител, директор.
