Трудовият процес се състои в определяне на задачи от ръководителя и тяхното изпълнение от служител на компанията. От време на време всеки служител изготвя доклад за напредъка. Честотата зависи от вътрешните правила на предприятието, както и от формата. Не подценявайте значимостта на този документ за управление.
В тази статия ще разгледаме как правилно да съставим доклад за извършената работа, пример за попълване на документ и някои съвети за неговото изготвяне.
Защо трябва да можете да отчитате правилно работата
Работният процес може да бъде представен под формата на сложен механизъм, в който всеки служител на компанията е предавка. В този пример ръководителят на организацията е инженер, който трябва да гарантира, че всички механизми работят гладко и възможно най-бързо.
В реалния живот шефовете са доста трудни да преценят колко добре служителите си вършат работата, ако не видят резултатите от своята работа. Ето защо в почти всички предприятия ръководството задължава всеки служител редовно да изготвя отчет за свършената работа. Често този документ се създава с честота от 1 седмица. Така шефовете могат да видят какво правят служителите, както и колко са били полезни за компанията.
Грешен пример
Документът е в свободна форма. Може би затова има голям брой доклади, които не говорят на ръководството за нищо или ви карат да мислите, че работникът не се справя с възложените му функции. Освен това конкретен служител може да бъде истински трудолюбив и да изпълни плана си. Вината за това е неправилно подготвен доклад за свършената работа. Пример за такъв документ е даден по-долу.
„До: началника на отдел по планиране Иванов П.М.
От: икономист от 1-ва категория на отдел по планиране Петров Ю. Р.
Вид на документа: доклад за напредъка за периода от 02.15.16 до 02.19.16
Следното е завършено:
- изпълнява работно време производствен цех;
- резултатите от работата по време са включени в работната програма;
- изчислени нови стандарти за време;
- Бяха съставени отговори на искания от инспекциите по труда, както и от няколко клиенти;
- участва в конференция за подобряване на ефективността на труда в предприятието.
Дата на съставяне: 02.19.16
Подпис: Петров Ю. Р. ”
Ако служителят състави отчет за извършената работа по този начин, тогава ръководството ще прецени, че той не е достатъчно натоварен.
Какви са грешките?
Горният пример ясно показва стандартните грешки при подготовката на такива документи.
Основните от тях са:
- липса на списък със задачи, които са поставени за изпълнение;
- няма планове за следващия отчетен период;
- липса на специфичност;
- няма анализ;
- липсата на инициативност на служителя се подчертава от липсата на оферти в неговата област на работа.
Горните изисквания трябва да се използват както при подготовката на седмичните формуляри, така и при изготвяне на отчет за извършената работа за годината.
Подходящ вариант
Вероятно за първи път да се състави отчет за качеството няма да се получи. За да ви улесним, даваме пример как да напишете доклад на лидера за извършената работа, посочен в първия пример:
„До: началника на отдел по планиране Иванов П.М.
От: икономист от 1-ва категория на отдел по планиране Петров Ю. Р.
Отчет за резултатите от труда за (02.15.16-19.02.16 г.)
За отчетната седмица за мен бяха поставени следните задачи:
- Да се извърши графикът на работа на производствения цех, за който липсват или остаряват настоящите стандарти за време.
- Въз основа на измерванията подгответе за одобрение нови стандарти за работата на съответното структурно звено.
- Участвайте в конференция за подобряване на ефективността на труда в предприятието, насрочена за 18.02.2016 г., подгответе въпроси и предложения.
Всички задачи бяха изпълнени, а именно:
- 5 пъти са изразходвани и същият брой нови стандарти са съставени за работата на производствения цех;
- взе участие в конференцията, меморандум с приложени предложения.
Също така беше извършена работа с входяща документация, а именно:
- Събрах 2 отговора на IOT заявки.
- Отговори на писма от гр. Юриева А.А., Жакова С.И., Милеева К.Б.
За периода от 02.02.16 до 02.26.16 се планира командировка, за да се провери работата на структурното звено на клон Печерск.
Дата на съставяне: 02.19.16
Подпис: Петров Ю.Р. ”
Съгласете се, че тази версия на доклада се чете по-добре и ръководството може да види колко добре работи един от служителите.
Как да пишем отчети за по-дълги периоди?
Разбира се, период от една седмица да рисувате красиво върху хартия не е труден. По-трудно е да се изготви доклад за извършената работа за половин година или дори година. Все пак е по-лесно, отколкото може да изглежда на пръв поглед. Например, ако имате седмични отчети за необходимия период, тогава можете спокойно да ги използвате.
Максимален обем - 1 лист А4
В същото време трябва да опитате леко да разширите информацията, така че резултатът да се побере на 1-2 страници. В случай, че седмичните резултати в организацията не се провеждат, но вие бяхте длъжни да генерирате отчет за свършената работа за годината, не се паникьосвайте и не се бийте в истерия.
Цялата информация е около вас: разгледайте историята на съобщенията в документите на документите или в електронната поща, отворете папката с вашите отчети, разгледайте листовете за пътуване. Всичко това ще ви помогне да си припомните подвизите, които сте извършили през работната година.
За да обобщим
По-горе дадохме няколко примера как да напишем доклад за напредъка. Основното е да се посочат извършените операции, като се посочат количествени характеристики (толкова пъти или такива и такъв брой парчета и т.н.). Така ще информирате ръководството за това колко точно работа сте успели да завършите.
Не забравяйте да посочите в началото на доклада списък с конкретни задачи, които сте получили за изпълнение. Важна част е завършването на доклада. Не забравяйте да напишете това, което искате да реализирате в работата в близко бъдеще. По този начин ще покажете, че изглеждате по-широки, отколкото просто зоната на вашите непосредствени задължения и функции, които трябва да се изпълняват според длъжностната характеристика.
Можете също да разгледате примера по-горе.
За да улесните съставянето на такива отчети, можете да записвате извършената работа всеки ден в тетрадка или електронен документ. Ще отделите само 3-5 минути на ден за тази дреболия. Това не е толкова много. Въпреки това, благодарение на такива записи, вие ще можете да създадете отчет за работата си за всеки бъдещ период без никакви проблеми.
