Докладната записка е междудържавен документ, чрез който се осъществява официалната комуникация между служителите. Съдържанието му се свежда до задачи, изпълнение на всякакви задачи и т.н., тоест работни проблеми. Въпреки факта, че писането на бележка е проста материя и нерегулирана от много строги правила, все пак, трябва да ги знаете. В тази статия ще разгледаме процедурата за съставяне на тази документация, видове и т.н.
особеност
Характерът на служебната бележка е информационен, което означава, че съдържа определени известия, съобщения, инструкции и др. Въпросите, адресирани в нея, се отнасят до конкретния служител, до когото е изпратена. С други думи, бележката е кутия с инструменти за комуникация в рамките на предприятието.
Забележка: задължителната бележка не е създадена. Това е допълнителен документ, въпреки че на негова основа могат да се изготвят заповеди и инструкции.
практика
Бележката се счита за често използвана документация, като в същото време не е включена в списъка на официално класифицирани документи за управление. Широко използвана, тя се превръща в комуникация на хоризонтално ниво: тоест се съставя от служител на едно звено за прехвърляне на искане или предложение на служител от друго.
Важно: статусите на обектите на управление, между които комуникацията се осъществява чрез бележка, трябва да бъдат еквивалентни. В противен случай документът се счита не за бележка, а за бележка.
Цел на употреба
Бележката за работа може да се използва в различни случаи.
Ето няколко примера:
- за бонуси на служителите;
- да изпрати служител в командировка;
- докладване на логистичния отдел за неизправност в оборудването;
- бележка за покупка;
- уведомяване на началника на охраната от ръководителя на всяко друго звено за необходимостта неоторизирани лица (а не служители) да влязат в сградата на компанията с причини;
- искане под формата на докладна записка, изпратена до счетоводния отдел за разпределение на материалните ресурси за определени нужди и др.
Избрани калъфи за писане на бележки
Въпреки че бележката се счита за вътрешна хартия, една от нейните разновидности е документ, изпратен до атестационната комисия. Все пак използването на лепкави само за работеща комуникация все още е по-често.
Как да напиша бележка?
Основните правила за писане на бележка са подобни на всички други. Те включват писане на лист с формат А4, инструкции от кого и на кого е изпратено, сертифициране по дата и подпис. Но как да напиша бележка в съответствие с всички изисквания?
- в центъра (разрешено също от лявата страна на листа) напишете съответното име на документа;
- Има две възможности за писане на датата - както с изцяло арабски цифри, така и с обозначаване на месеца с думи;
- в заглавието, кратко описание на съдържанието на документа може да се добави към основната позиция;
- Информацията за изпращача и получателя трябва да е пълна: име, фамилия и отче, пълно име на длъжността и отдела (звената), към която е прикрепена тази позиция.
Съдържание на бележката за услугата
Отговорът на въпроса как да напишете бележка включва не само детайлите и атрибутите на този документ, но и какво трябва да бъде съдържанието му.
Разглежданият документ не изисква изясняване на същността на проблема на много сух и официален език - позволено е безплатно разказване, което конкретно отразява причината за писането.
Съдържанието обикновено се разделя на две части. Първата от тях се нарича преамбюла. Накратко се говори за това, което подтикна съставителя да напише бележка и да го изпрати на конкретен служител.
Втората част се счита за основна, освен това е по-голяма от преамбюла. Този текст включва изявление за директното искане или предложение. Към него може да се добави анализ на ситуацията, заключения и резултати.
форма
На въпроса как да напишат бележка, някои компании просто предоставят на служителите си специална форма. Но трябва да се отбележи, че това не е задължително обединение - GOST предоставя само консултативни разпоредби (относно шрифтовете, размерите и разстоянието) без одобрена извадка. Ако това съществува в конкретна компания, най-добре е да се придържате към него.
Обслужване и бележки
Малко по-високо в бележката беше отбелязано как официалните и отчетните бележки се различават. Но много хора все още са склонни да ги объркват един с друг.
Най-често срещаните грешки са:
- бележка за служителя от служителя до шефа (всъщност доклад);
- за увеличение на заплатите;
- относно промоцията.
Последните две включват лечение не на хоризонтално ниво, а вертикално, което отрича дефиницията на бележка.
Важно: разделението на бележките на бележки и обяснително априори е неправилно.
регистрация
Всички бележки се записват в регистъра. В зависимост от това как е организирана документацията във всяка конкретна компания, или този, който е изготвил хартията, или този, който я е получил, може да се справи с това. Във всеки случай това се свежда до факта, че на бележката за услуга е присвоен уникален номер, който трябва да бъде посочен в текста му.
Примерна бележка
„Отдел продажби, директор на отдел„ Информационни технологии “В. А. Куцак
меморандум
№ 19-43/102
13 април 2015 г.
При тестване на състоянието на компютър за неговата производителност
От 04.10.2015 г. в личния компютър на служител по продажбите R. D. Maksimenko има редовни неизправности, а именно: рестартиране, без да се дава тази команда на компютъра, проблеми с включване / изключване, а също и трептене на екрана. Поради описаното ви моля да извършите необходимата диагностика от специалистите на вашия отдел, за да откриете причините за неизправностите, както и успешно да ги отстраните. Предлагам резултатите от тестовете да бъдат издадени в писмена форма с обобщени последващи действия: ремонт или подмяна на машината.
Ръководител на отдел Л. А. Кудрявцев “
Да предположим, че се оказа, че компютърът не е поправим. В този случай изготвяме бележка за отписване на оборудването.
Примерна бележка за извеждане от експлоатация
„Отдел продажби, Директор по логистика Отдел М. А. Олейник
меморандум
№ 21-45/104
16 април 2015 г.
Относно извеждането от експлоатация на неработещ компютър
От 10 април 2015 г. се появяват редовни неизправности в личния компютър на служител по продажбите Р. Максименко. Диагностиката, извършена в резултат на това от специалистите на IT отдела, показа следното: компютърът не е подходящ за по-нататъшна работа. Във връзка с това искам да отпиша горното оборудване за неработоспособност.
Ръководител на отдел Л. А. Кудрявцев “
В допълнение към нея ще ви трябва още една бележка - за подмяна на изведеното от употреба оборудване.
Бележка за смяна на оборудването
„Отдел продажби, директор на отдел„ Логистика “М. А. Олейник
меморандум
№ 22-46/104
17 април 2015 г.
Относно подмяната на счупен компютър
Личният компютър на специалист от отдела Максименко Р. Д. бе изведен от експлоатация и трябва да бъде заменен поради неговата неработоспособност (съгласно док. № 20-44 / 103 от 15.04.2015 г.).Моля, предоставете ново оборудване, което съответства на изведените от експлоатация параметри. Моля, информирайте за изпълнението писмено. Прилагам към бележката доклада на отдела за информационни технологии за диагностиката и резултатите от нея.
Ръководител на отдел Л. А. Кудрявцев “
В заключение
Обикновено писането на бележка не създава проблеми. Този междудържавен документ е доста познато средство за комуникация между различните нива на управление. Само „объркване“ между бележките и бележките могат да причинят условни бариери (статията посочва как се различават).
В някои компании съставянето на бележки се извършва изключително според въведения и одобрен модел (в този случай е по-добре да се запасите със специални формуляри за тях), в други е повече от безплатно.
Когато съставяте този документ, човек трябва да се ръководи от същите правила, както и за други документи - шрифта и разстоянието според GOST, датата и подписа за валидността на бележката.
Като цяло, бележката е много удобен инструментариум, който е лесен за овладяване и при правилна употреба има добре координирана и ясна работа на екип от организации. Той помага за поддържане на цялостна връзка между отделите, а също така укрепва структурата, която те изграждат.
