Накладните са представени от основната счетоводна документация, която трябва да бъде съставена от всеки предприемач или ръководител на компанията, ако дейностите на компанията са свързани с използването на автомобили. Ако фирмата е собственик на автомобила, тогава накладните товари потвърждават възможността за използване на автомобила в процеса на извършване на дейност. Ако автомобилът принадлежи на служителя, тогава листовете ви позволяват да определите оптималния размер на обезщетението за използване на автомобила за официални цели. Попълването на товарителницата е важен процес, тъй като по време на процедурата не могат да се правят сериозни грешки. Процесът се осъществява от служители на компанията.
Концепцията и нуждата от товарителници
Те са основните документи, потвърждаващи използването на машината за компанията. Те съдържат важна информация за директното превозно средство, водача и компанията. Тези документи могат да бъдат проверявани от инспекцията по труда, данъчните инспектори или пътната полиция, така че служителите на фирмата трябва да вземат предвид правилата за попълване на пътни листове. Те ще помогнат да се избегнат различни нарушения и грешки.
Ако инспекторите намерят неточна информация и грешки, това ще стане основа за налагане на големи глоби.
Защо се използва?
Попълването на товарителницата се извършва от всяка организация, което по един или друг начин е свързано с необходимостта от използване на превозни средства. Използвайки този документ, можете да постигнете няколко цели едновременно, които включват:
- движението на автомобила се следи през работния ден;
- въз основа на този документ се изчислява заплатата на водача;
- фиксирана сума пари, изразходвани за гориво и смазочни материали;
- амортизацията е правилно изчислена върху използваното имущество;
- общите разходи за автомобила се вземат предвид.
Освен това водачът се нуждае от товарителницата за представяне пред служителя на КАТ, тъй като именно той потвърждава законността на превоза на стоки или пътници. Той действа като доказателство, че превозното средство е в оптимално състояние и че определен гражданин е официалният водач. Ако по време на проверката се установят грешки в документа или изобщо се установи липсата на товарителница, водачът ще носи отговорност на основание чл. 12.13 Административен кодекс.
Функции на документа
Попълването на товарителницата се счита за доста прост процес. Всяка компания независимо избира дали да използва един формуляр или дали ще бъде разработена уникална форма на този документ, която е заложена във вътрешната регулаторна документация на организацията.
Ако фирмата е специализирана в превоза на хора или стоки, тогава процедурата за счетоводно отчитане на автомобила трябва да се извършва само на специално одобрен бланк. Кой трябва да издава указания на водачите? Процесът се извършва изключително от работодателя, който подготвя и попълва този документ. Обикновено директорът на компанията издава заповед, с която назначава отговорното лице. Именно този служител на компанията участва в създаването, попълването и предаването на листовки на водачите.
Характеристиките на попълването на документ включват:
- лист се изписва изключително при използване на автомобила за бизнес цели;
- няма значение по каква причина собственикът на компанията използва определено превозно средство, така че автомобилът може да бъде собственост на компанията въз основа на собствеността или да бъде отдаден под наем;
- максималният срок на валидност на документа е 30 дни;
- позволено е да го изпишете за един ден или дори за едно пътуване.
Според новите правила, които са в сила през 2018 г., е разрешено да се удължи валидността на листа.
Видове документи
Правилата за попълване на товарителниците могат да варират леко в зависимост от разнообразието на този документ. Всеки тип превозно средство използва собствен тип листовка. Поради това има товарителници за следните превозни средства:
- товарни автомобили;
- леки автомобили;
- специален транспорт;
- такси, което може да бъде кола или камион;
- автобуси, които могат да бъдат предназначени за обществен пътнически трафик или други цели.
За всяко превозно средство се използва съответната форма Ако организацията е независимо ангажирана с разработването на документация, тогава избраният формуляр се фиксира в специален журнал.
Нюансите на пълнене
Процедурата за попълване на товарителницата се определя индивидуално във всяка компания. Най-често за това се използват следните правила и функции:
- със заповед на ръководителя на фирмата се назначава диспечер, който изготвя пътни листове за всеки автомобил, използван от служителите в процеса на изпълнение на работните задължения;
- ако фирмата е малка, тогава документацията често се попълва от прекия шофьор на автомобила, но те въвеждат информация само в една част от формуляра, която се отнася до пробега на автомобила, за който се вземат предвид показателите на одометъра;
- позволено е да се въвежда информация, за да се използва специална програма, с която са скрити допълнителните части на документа;
- Преди да изпратите колата на полет, отговорният служител на компанията трябва да се увери, че превозното средство е в оптимално състояние;
- преди полета дори шофьорите трябва да преминат медицински преглед, потвърждаващ, че гражданите могат да шофират.
След полета листът се прехвърля обратно на диспечера. Веднага след като документът изтече, той се прехвърля за съхранение в архива на компанията за 5 години. За грешки и нарушаване на отговорността са лидерите на организацията.
Пример за попълване на товарителница за превозно средство можете да намерите по-долу.
Каква информация е включена?
Попълването на товарителницата на автомобил или камион трябва да се извършва от оторизиран служител на компанията. Той първо трябва да разбере правилата на този процес. Задължителните данни при попълването на товарителницата се представят със следната информация:
- име на документа;
- неговият номер;
- срок на валидност;
- информация за собственика на автомобила;
- вид и марка на машината;
- регистрационни номера на автомобили;
- индикатори за километри и те се отстраняват, когато автомобилът напусне предприятието, както и при изпращане на автомобила до гаража;
- точно време на заминаване и пристигане;
- информация за отговорния служител на компанията, който поставя колата на линия и съставя товарителница;
- информация за водача;
- час и дата на преминаване на медицинския преглед на водача;
- информация за медицинския служител, провеждащ прегледа;
- маркировка за часа и датата на техническия преглед на автомобила и процедурата може да се извърши директно в организацията, ако има необходимото оборудване и съответните специалисти;
- информация за механиката, извършила проверката.
Разрешено е да се въведе друга информация в документа. Това е възможно, ако организацията използва собствена товарителница.
Каква информация не е задължителна?
Процедурата за попълване на товарителницата може да варира леко в зависимост от компанията за компанията. Вземат се предвид следните точки:
- Не изисква присъствието на листа за печат на фирмата с детайлите;
- особено много внимание трябва да се обърне на проучването на техническото състояние на автомобила;
- единната форма на този документ е премахната със закон;
- не е необходимо да посочвате маршрута в текста, тъй като се изискват само данните, представени от одометъра.
На практика пътната полиция или служителите на други инспекционни органи често смятат, че липсата на информация за маршрута е сериозно нарушение, така че шофьорите и собствениците на фирми са подведени под отговорност. В този случай трябва да се обърнете към съда, за да оспорите големи глоби. За да избегнете подобни неприятни ситуации, се препоръчва да запишете директно в текста на документа каква е крайната точка на маршрута.
Нюансите на използването на документа
Попълването на товарителницата на камион или друг транспорт е задължителен процес за всяка компания, която използва различни машини за работа. Използването на този документ има следните функции:
- Формуляр 4-C се прилага, ако индикаторите за парчетата се използват за изчисляване на заплатите на водачите;
- ако се използват заплати, базирани на времето, се създава натоварване с форма 4-P;
- в допълнение към този документ водачите трябва да имат придружаваща документация, предоставена от товарителницата за превозваните стоки;
- документ се издава изключително от отговорно лице, което работи в определена смяна;
- документът трябва да бъде маркиран от механик, който проверява техническото състояние на машината, медицински работник, провеждащ медицински преглед, диспечер, изпращащ автомобила на полет, а също и директният водач.
Всяка товарителница трябва да е налична във всяка компания в оптимално количество.
Период на съхраняване на документи
Компаниите трябва да съхраняват своите пътни листове най-малко 5 години, което е предписано в Заповедта на Министерството на транспорта № 152 и Федералния закон № 402.
Ако по време на попълването на товарителницата са допуснати сериозни грешки или нарушения, документът е невалиден, следователно не може да бъде използван за никакви цели. Отговорността за подобни грешки е на длъжностните лица, които попълват документацията, както и на прекия ръководител на компанията.
Как да разработите своя собствена форма?
Не всички компании предпочитат да използват унифицирани формуляри, така че предпочитат да разработят свои собствени форми на документа. За това е позволено да се използва всяка структура, както и да се включват различни точки в документа.
Но при формирането на нов формуляр се взема предвид, че в текста трябва да бъдат включени задължителни подробности. Без тях товарителницата лесно се разпознава като невалидна, следователно няма да е възможно да се използва за каквато и да е цел.
След разработването на формуляра е необходимо да се предаде мострата му на Федералната данъчна служба по мястото на регистрация. В този случай е възможно в бъдеще да се избегнат проблеми с възлагането на разходите по товарителници към разходите на компанията.
Отговорност за липсата на документ
Ако водачът се движи по пътищата без необходимия набор от документи, които включват товарителницата, тогава това е значително нарушение. Той е привлечен от административна отговорност от КАТ, така че ще трябва да плати глоба от 500 рубли.
Юридическите лица с такива нарушения плащат глоба в размер на 100 хиляди рубли. Същите санкции важат за фирми, които превозват хора или стоки с електрически транспорт.
Други функции
При попълване на товарителницата на автобус или друг транспорт се вземат предвид и други нюанси:
- не е необходимо да се съставя товарителница, ако се използва автомобил под наем, но с негова помощ е възможно да се вземат предвид разходите за гориво и смазочни материали в разходите на компанията
- за една екскурзия се съставя една листовка, но срокът й на валидност може да варира от 1 до 30 дни;
- не е позволено частично да попълва документацията, в противен случай такъв документ ще бъде обявен за невалиден.
Отговорното лице, назначено за диспечер, трябва първо да премине специални курсове, които му позволяват да разбере правилата за съставяне на основната документация, която всеки водач на компанията трябва да притежава. Освен това водачът трябва да има удостоверение за медицински преглед преди полета.
заключение
Тежестите са важни документи във всяка компания, специализирана в превоз на стоки или хора. Те се съставят от специални служители на предприятието, назначени на длъжността чрез издаване на заповед от ръководството на организацията.
Всяка фирма може да разработи своя собствена форма на документация, но някои задължителни подробности трябва да присъстват във формуляра. Ако бъдат открити грешки или нарушения, листът се счита за невалиден или недействителен.