La documentació de l’auditoria permet crear una base per treure conclusions sobre la correcció del procediment i la suficiència, professionalitat, exactitud de les accions dels auditors que van implementar l’esdeveniment. A partir dels treballs elaborats durant l’auditoria, podeu obtenir la quantitat de dades necessària per a l’anàlisi de les activitats d’auditoria i la seva avaluació.
La documentació de l’auditoria permet establir un control sobre el control, independentment de si es va organitzar una auditoria interna o d’una organització de tercers. Si la situació de conflicte ha arribat al jutjat, són els papers formats durant l’auditoria els que ajudaran a defensar la seva posició en la instància estatal, fins i tot si el client està convençut que el servei es prestava insuficientment.
Documentació: auditoria i paper
És inacceptable descuidar el disseny dels papers oficials. Una de les tasques principals d’un especialista en auditoria és recopilar detingudament de la manera establerta informació que almenys té certa importància per a la conclusió, així com una que es pot utilitzar per demostrar la posició. A més, cal recordar que per a la realització de l’auditoria s’han introduït estàndards federals, que s’han de complir sense fallar. La documentació correcta i correcta de l’auditoria, els documents de treball de l’auditor serveixen com a prova del compliment de les normes establertes a nivell estatal, que ajudaran a protegir els vostres interessos en cas de conflicte amb el client.
Per documentació, s’acostuma a comprendre aquests materials, documents formats durant l’auditoria, sobre els quals va treballar l’auditor. També inclou les dades proporcionades pel client a l’auditor, emmagatzemades per un especialista, segons requereixen les condicions de verificació. En aquest aspecte, documentar l’auditoria d’una petita empresa té els mateixos requisits que treballar amb una empresa mitjana i gran.
Descuidar és inacceptable.
Per què l’organització de l’auditoria sempre inclou la planificació del treball amb una quantitat enorme de documents oficials? Hi ha diverses justificacions d’aquest flux de treball i ofici que s’adopten entre especialistes i empreses organitzadores d’inspeccions.
Si l’auditor pot proporcionar un pla d’auditoria i una documentació de treball, sobre la base de la qual es va fer una conclusió final, això vol dir que l’auditoria s’ha realitzat d’una manera alta i completa. Però, en el cas que no es va formar documentació de treball durant l’auditoria, diuen que el control va ser "fals". Podem suposar amb seguretat que l’informe d’auditoria s’ha fet literalment des de zero. Si es pot demostrar una posició com a judici, l'empresa perdrà la llicència per a activitats d'auditoria.
Aspectes importants
El motiu especificat no és l’únic, que obliga a tractar detingudament la qüestió de la documentació de l’auditoria. Així doncs, és la presència de documents oficials el que permet fer un seguiment de quina eficàcia, eficiència i responsabilitat de la persona responsable de l’auditoria. Els supervisors poden supervisar el progrés del treball i prendre mesures en funció dels indicadors.
Si una entitat econòmica no estava satisfet amb l’informe d’auditoria, la documentació generada en el flux de treball pot ser un factor clau per ajudar a defensar la seva posició. En alguns casos, n’hi ha prou amb presentar aquests documents per fundamentar les conclusions, en d’altres caldrà demostrar el seu cas davant dels tribunals.Cal recordar que el tribunal és una instància més aviat burocràtica, que presta molta atenció a si tots els papers van ser elaborats de manera puntual. És a dir, el pla d’auditoria i altres documents poden ser un aspecte decisiu, demostrant la validesa de l’empresa d’auditoria.
Què més buscar?
Els estàndards d'auditoria, la documentació d'auditoria no es van inventar per casualitat. És un enfocament minuciós, atent i minuciós dels tràmits que permet obtenir la màxima optimització del flux de treball, és a dir, minimitzar els esforços, el temps del personal dedicat a les activitats previstes. Si els documents s’estandarditzen, s’executen sistemàticament, sense faltar punts importants, l’auditor pot processar ràpidament tota la informació que hi figura, analitzar-la i donar un resultat fiable i precís.
Al mateix temps, l’auditor té dret en cada cas a decidir quin volum de documentació del procés de treball és necessari i què es convertirà en una pèrdua de temps innecessària. Al mateix temps, es tenen en compte els estàndards de documentació d’auditoria, però la clau serà l’opinió professional, “l’instint”. L’examinador considera un gran nombre de preguntes durant el procés de treball i, segons les regles, no cal reflectir cadascuna d’elles a la documentació. La documentació està feta només per aspectes importants i importants.
Posició oficial
Els criteris d'auditoria es van formular per primera vegada el 2006, quan van entrar en vigor les normes internacionals d'auditoria. Fins i tot aleshores es va indicar que la documentació de l’auditoria es va dur a terme per tal que s’expressés adequadament l’opinió de l’auditor, així com per tenir proves de l’auditoria d’acord amb les normes internacionals, les lleis i els requisits aplicables. Els requisits en la norma actualitzada es van revisar per endurir-los. Tal com van explicar els autors de les innovacions, això es va fer per millorar la qualitat dels controls realitzats.
A més de l’objectiu principal, és a dir, millorar la qualitat, actualitzar els requisits, també hi va haver una sèrie d’altres addicionals, la consecució dels quals va semblar possible mitjançant la millora del sistema de gestió de documents durant les inspeccions. En particular, els auditors van poder assumir la responsabilitat total de les tasques realitzades, ser conscients d’això i també demostrar la seva posició si el representant del client no està d’acord. Com que la documentació es duu a terme a totes les fases de l’execució del treball, els informes generats durant el procés són força complets i donen una idea del grau de realització de les tasques, que és important tant per a l’auditoria actual com per acumular experiència útil en el futur. Si l’equip d’auditors té l’oportunitat de col·laborar amb un especialista amb més experiència en aquest camp, és a través dels documents generats durant el procés de treball que rep una avaluació qualitativa de tercers de la tasca que ha completat.
Aspectes de treball
Si feu referència a les recomanacions oficials sobre el format i el format de la documentació d'auditoria que reflecteix el procés de treball, podeu trobar consells persistents per excloure documents innecessaris dels arxius. En particular, no cal emmagatzemar els projectes que es van substituir per altres més avançats en el transcurs del treball; no cal emmagatzemar còpies dels informes que posteriorment es van tornar a reformar, reformular. Conclusions, els registres que no contenen informació útil, incloses troballes preliminars, també queden exclosos dels arxius. No cal emmagatzemar documents que s’hagin corregit en el futur, ni còpies addicionals.
La preparació de documents relacionats amb l’auditoria no és una tasca fàcil, per la qual cosa es recomana confiar-la en auditors amb experiència per comprendre les regles de la gestió de documents i el treball d’oficina.Al mateix temps, els treballs estan formats de manera que fins i tot l’especialista que no va participar directament en l’auditoria podria treure conclusions sobre les característiques de l’esdeveniment de la documentació. El volum de treball realitzat, la seva naturalesa i el temps dedicat a aquesta han de ser òbvies. Assegureu-vos de reflectir els resultats, les proves i les conclusions que es fan per obtenir l'obtenció del procediment. Es considera important registrar els aspectes significatius apareguts durant l’auditoria, així com els resultats obtinguts durant el seu estudi.
Màxima atenció a tot allò important
La documentació recopilada de forma correcta inclou necessàriament un volum d’informació a partir del qual és possible formar un pla de verificació clar, supervisar el rendiment de les tasques de treball i treure una conclusió que reflecteixi la situació real del tema econòmic estudiat. La documentació ha d’incloure informació que confirmi clarament que l’auditoria es va implementar tenint en compte les lleis, els requisits, els actes normatius, legals que regeixen aquesta àrea de prestació de serveis al nostre país.
Auditoria: una qüestió delicada
Una de les tasques importants de l’auditor responsable de la documentació del flux de treball no només és assegurar plenament l’auditoria amb papers oficials, sinó també organitzar-la puntualment, sense demora. Tan bon punt s’iniciï una etapa específica del treball, se li elabora un document que reflecteixi totes les dades d’aquest pas. Al mateix temps, la documentació que descriu l’etapa es pot dividir en tres grups: format al començament del treball, en el procés, al final del pas de verificació. En el moment de la recepció de l’informe d’auditoria per part del client, tots els documents en totes les etapes han d’estar preparats, elaborats segons les normes de gestió de documents vigents a l’estat.
És important o no?
Dels estàndards es desprèn que només aquestes dades que han estat documentades de la manera prescrita són significatives. La informació transmesa verbalment per l’auditor al client no constitueix la confirmació que s’ha executat la comanda. Els resultats orals no poden ser una opinió d'auditoria. Al mateix temps, es permet donar explicacions verbals, aclariments de les dades especificades al dictamen escrit.
La documentació de treball conté dades classificades com a proves. Es considera que són les fonts d’informació primàries a partir de les quals es forma una conclusió. Aquests certificats es poden utilitzar tant per generar declaracions d'impostos com per processar altres valors en diverses instàncies.
Ho arreglem tot!
Quan l’auditor prepara documentació que descriu el flux de treball, la seva tasca és descriure amb detall tots els aspectes significatius. Quan es caracteritzen els procediments, l’especialista prescriu la seva naturalesa, els límits de temps assignats per a l’execució, l’escala de la realització, les dades sobre qui va treballar en la tasca. Al mateix temps, se suposa que els llocs més alts controlen el procés de treball a cada pas i no és obligatori introduir cap prova d'aquest fet enlloc.
L’enfocament adequat al personal és la clau de l’èxit
El manteniment de la documentació que descriu el procés de verificació d’una entitat econòmica s’inicia en el moment en què un representant del client envia una carta de sol·licitud a l’adreça de l’empresa d’auditoria. El contractista designarà un auditor responsable que serà el principal especialista en aquesta tasca. És la seva àrea de responsabilitat: documentar l’auditoria en el marc de la cooperació amb un client determinat. Els assistents se solen assignar directament per assistir l'auditor principal, que només és responsable del control del personal. Però aquest esquema s’acorda prèviament amb l’equip directiu i s’obté el permís per a això. Es practica un enfocament especial si l’empresa d’auditoria té un gran volum de comandes, fet que permet augmentar la càrrega de treball dels principals especialistes.En aquesta situació, és possible confiar la feina als assistents només si hi ha informació fiable sobre el seu alt nivell de professionalitat.