En el marc de l'activitat de qualsevol empresa, apareixen una gran quantitat de documents empresarials. Entre aquesta massa destaquen els documents de personal en un complex a part. Al nostre article volem parlar de quins tipus d’ells existeixen, com s’emmagatzemen.
Relacions amb els empleats
El flux de treball adequat de l’empresa és la clau de l’èxit de les seves activitats. Per tant, els papers comercials sempre han de tenir la deguda atenció i, per tant, formatar i emmagatzemar adequadament.
Cal recordar que les relacions laborals entre l’empresari i els empleats sempre estan regulades pel Codi del Treball de la Federació Russa. Sobre la base dels seus articles, l'organització hauria d'organitzar adequadament l'acomiadament, recepció i trasllat d'empleats. Tots aquells papers en què s’indiquen les etapes de l’activitat laboral dels treballadors, es tracta dels documents sobre el personal (personal, personal).
La tasca d’aquests papers és executar i assegurar correctament les relacions laborals entre els empleats i l’empresari. Cal destacar que la documentació de personal és un dels aspectes més importants del servei de personal en qualsevol empresa. La correcció i la puntualitat dels tràmits han d'estar sota el control del cap.
La major part de la documentació és obligatòria i està prevista pel Codi del Treball de la Federació Russa, instruccions sobre el manteniment dels llibres de treball, la legislació de pensions i altres regulacions.
Tipus de documents sobre personal
Els documents sobre el personal es poden dividir en els següents tipus:
- Documents relacionats amb la plantilla de l'empresa.
- Documents que confirmen la promoció d'empleats.
- Documents que confirmen la implantació de la disciplina laboral.
- Documents relacionats amb la finalització de l’ocupació.
Com podem veure, els documents sobre personal inclouen molts documents que regulen la relació entre empresaris i empleats. Totes elles regulen determinats problemes relacionats amb el personal de l'empresa.
Els documents de personal primari es divideixen en dos tipus:
- En personal comptable.
- Sobre la comptabilitat de la jornada i càlculs relacionats amb la retribució.
Els documents sobre el personal inclouen: comandes, contractes laborals, diplomes, certificats, llibres de treball, arxius personals, targetes, certificats de certificació dels empleats, procurador personal.
Emmagatzematge de documents
Els darrers anys, malauradament, hi ha hagut una tendència d’atenció insuficient a la seguretat dels papers empresarials. D'acord amb els resultats de les inspeccions del servei d'arxivística estatal, es van treure conclusions que suggereixen que l'emmagatzematge de documents sobre el personal en condicions normals només s'observa en un 20% de les empreses verificades.
Tot i que cada empresa ha de complir les normes consagrades en la llei. L’actitud correcta davant els papers empresarials està directament relacionada amb la necessitat d’assistir a organitzacions amb òrgans d’assegurança de pensions i altres agències governamentals. Les infraccions a la gestió de documents poden comportar conseqüències indesitjables i també tenen una multa.
Els documents sobre el personal (els tipus de valors els proporcionem a l'article) testimonien l'experiència laboral de les persones, i també són la base per a la designació de pensions i altres pagaments a ciutadans. En cas que l’empresari cometi errors que subestimessin els ingressos de l’empleat, una persona pot impugnar aquest fet davant dels tribunals.
A més, convé entendre que l’emmagatzematge de documents al personal és necessari, ja que només sobre la seva base és possible restaurar la informació històrica que es va produir. No va en va que per als papers del personal els períodes d’emmagatzematge més llargs s’estableixin per llei.
No cal dir que no es poden perdre els documents, sinó que s’han de conservar en condicions adequades. El cap i el cap del departament de personal de qualsevol organització han de proporcionar totes les condicions necessàries per a l'emmagatzematge actual i arxiu.
Els requisits principals per al contingut dels títols són:
- Disponibilitat d’una habitació independent per a l’emmagatzematge actual.
- Les caixes o armaris amb papers s’han de bloquejar amb una clau.
- S’han de restringir els documents.
- Per a l'arxiu, heu de seleccionar una habitació i controlar-ne l'accés.
Temps d’emmagatzematge
Les condicions d’emmagatzematge de documents sobre el personal són les més llargues en comparació amb altres papers de negocis. Els documents amb una llarga vida útil inclouen:
- Tots els papers administratius - ordres, ordres, decrets.
- Llistes d’empleats.
- Targetes de comptabilitat dels empleats.
- Afers personals.
- Comptes personals dels empleats.
- Vestits i fulls d’horari
- Contractes i convenis laborals.
- Acta de la reunió.
- Llistes de persones que es jubilen en una jubilació preferent.
- Llibre de comptabilitat de recepció i acomiadament d'empleats.
Hem deixat lluny de tota la llista d’aquests documents que s’han conservat durant 75 anys. Són excepcions els documents següents:
- Actes sobre accidents industrials: 45 anys.
- Full de tarifa: 25 anys.
- Actes de les reunions de la comissió sobre el pagament de les bonificacions per servei llarg - 15 anys.
Durant el temps especificat, l’empresa ha de vetllar per la seguretat dels títols de la forma que preveu la llei.
Elaboració de documents
L’arxiu de documents sobre el personal de l’empresa hauria d’estar en una sala independent, en la qual no hi ha accés a persones no autoritzades. Es transfereixen els casos completament preparats i degudament preparats. Val la pena assenyalar que la preparació dels papers comença a l’etapa de la seva creació.
El departament de personal és responsable de la correcta execució dels documents sobre el personal. Per facilitar-ne l’ús, tota la massa de papers els ordenen els oficials del personal de la següent manera:
- Es creen casos per a cada tipus de document: per a comandes, fitxers personals, protocols, etc. Els títols que reflecteixen la nomenclatura s'indiquen a les carpetes.
- A tots els casos s’assignen números de compte i s’inclou un inventari.
- Es proporciona un emmagatzematge de corrent segur confidencial: en un cofre o en un armari tancat.
- Totes les fulls d’expedient estan arxivades i numerades. I el lloc del firmware està segellat amb el segell de l'empresa i certificat per les signatures de les persones responsables.
- En cada cas, els inventaris interns han de ser, certament, presents.
- A les portades dels documents acabats s’indiquen tots els detalls: períodes d’emmagatzematge, noms, dates.
Formació d’un fitxer personal
El fitxer personal conté tots aquells documents que contenen informació sobre l’empleat de l’empresa i la seva activitat laboral. En principi, s’han de instituir expedients personals per a tots els empleats de l’organització. Però, per regla general, en l'actualitat, els agents de personal els emeten només per especialistes capdavanters i cap. L’organització té dret a decidir de forma independent sobre quin tipus de paper obtenir els treballadors. Per tant, la composició dels documents d'un fitxer personal pot diferir en diferents empreses. Però, en general, hauria d'incloure els articles següents:
- Inventari de documents de casos.
- Resum i autobiografia.
- Perfil.
- Còpies de treballs sobre disponibilitat de formació.
- Còpies d'especificacions.
- Còpies de la comanda a l'aprovació del lloc.
- Contracte laboral.
- Tot tipus d’ajuda.
- Còpies de comandes de nomenament, acomiadament i trasllat.
L'inventari intern ha de contenir informació sobre els números de sèrie de cada document del fitxer. Aquest document el signa la persona que l'ha compost.
Dins del cas, hi ha d’haver un qüestionari que contingui molta informació sobre la biografia, l’educació, l’estat civil de l’empleat. Per emplenar-lo correctament, els empleats solen utilitzar un llibre de treball, DNI i passaport militar, diploma.
Documents de comptabilitat de personal
Un agent de personal manté els registres de personal. A partir de valors primaris, es realitza una comptabilitat operativa dels canvis i moviments del nombre d'empleats de l'empresa. Els documents comptables inclouen: comandes, targetes, personal, nòmines i molts altres documents.
A l’hora de contractar, a cada empleat se li assigna un número de personal, que posteriorment s’enumera a tots els papers per a la comptabilitat i la nòmina del personal. Tot i que una persona sigui traslladada a un nou lloc o després de l'acomiadament, el seu número de personal roman amb ell i no s'assigna a una altra persona.
Comandes de personal
Les ordres de documents sobre personal són un dels papers més importants en matèria de personal. S’agrupen en casos separats i alhora tenen la seva pròpia numeració. Dins la carpeta es sistematitza per ordre cronològic.
Algunes ordres es creen de forma unificada i omplireu només les columnes necessàries en el futur. Tota la resta està elaborada segons sigui necessari, però, al mateix temps, tots els documents han de complir determinats requisits.
L’organització de documents sobre personal, incloses les comandes, es realitza a partir dels termes d’emmagatzematge. És lògic arxivar-los en casos que tinguin els mateixos terminis. Així, per exemple, s’han de conservar les ordres d’admissió i acomiadament durant 75 anys, cosa que significa que s’han de mantenir separats dels documents anuals que regulen l’excedència i guardar-los només cinc anys.
Si l’empresa és gran i el flux de documents és bastant decent, es poden elaborar diferents tipus de papers com a qüestió separada (per exemple, comandes de vacances (una carpeta, comandes de viatges de negocis) i una altra). Això facilitarà molt el treball amb documents. A més, cada cas individual s’anota a la nomenclatura de l’organització. Si la comanda té un apèndix, també s'arxiva. Però pel que fa als motius de les comandes: informes, declaracions, actes, es guarden per separat.
Tal com demostra la pràctica, les comandes i els motius per a ells es mantenen junts en els tràmits actuals, però com a preparació per a l’emmagatzematge d’arxiu es comencen a reorganitzar, distribuïts en diferents carpetes. Les declaracions, per exemple, es mantenen fins a 75 anys, però formen part del fitxer personal.
La resta de bases tenen períodes d’emmagatzematge de fins a cinc anys, de manera que es formen en un negoci independent.
Comanda l’emmagatzematge
Per determinar la vida útil de les comandes, heu d'utilitzar la llista estàndard de documents. Es revisa i actualitza periòdicament. De moment, la llista compilada el 2010 és rellevant. Segons ell, com fins ara, els motius de les comandes s’han d’emmagatzemar durant uns cinc anys i la majoria de les comandes s’emmagatzemen fins a 75 anys (durant l’exercici de tasques, viatges de negocis, canvis de noms, vacances i certificacions).
A més, podeu navegar pels períodes d'emmagatzematge segons les llistes departamentals elaborades per a organitzacions de determinats camps d'activitat. Les regles preveuen l'examen del valor dels títols.
Els documents d'emmagatzematge a llarg termini s'han de transferir a l'arxiu de documents de personal. S'hi compila un inventari, després es transfereixen per a emmagatzematge a llarg termini.
Es poden destruir casos dels períodes d'emmagatzematge dels quals.
Com destruir documents?
Els documents arxivats de l'empresa poden ser destruïts (si el període d'emmagatzematge ha caducat) de manera independent o podeu demanar ajuda a organitzacions especials que tractin aquest problema.Independentment de com organitzeu el procés, és cert que s'ha de preparar un acte de destrucció.
Els papers es poden cremar pel seu compte, si hi ha un lloc segur per a això, o bé els podeu destruir mitjançant un aparell especial. En aquests casos, l'acte s'escriu de qualsevol forma. No obstant això, es poden lliurar més volums de casos per a la seva eliminació. Però en aquest cas, totes les accions han d’anar acompanyades de paperassa. En acte d’acceptació, cal fixar el nombre de casos i el seu pes. És millor si l’empleat de l’organització estarà present personalment a la destrucció de papers per mantenir la confidencialitat.
Arxiu de l’Estat
A cada regió de la Federació Russa hi ha un arxiu estatal de documents sobre personal. L’objectiu principal de la seva activitat és assegurar l’emmagatzematge fiable de papers al personal de totes les empreses. A més, l’arxiu respon a consultes d’empreses i ciutadans sobre qüestions relacionades amb els papers del personal. Aquesta direcció de la seva activitat és molt necessària i rellevant, ja que quan l’organització està tancada, la gent simplement no ha d’anar per obtenir la informació necessària.
Per aquest motiu, els arxius s’enfronten a la tasca de preservar tots els papers. Actualment, no només les organitzacions privades, sinó també les organitzacions pressupostàries se solen liquidar i tancar. En aquest cas, han de transferir els documents del personal per emmagatzemar-los a l'arxiu estatal. S'han de conservar els següents documents durant 75 anys: ordres, fulls de liquidació, documents de trasllat i acomiadament, arxius personals, etc.
Cal destacar que s’han de preparar els casos abans de la transferència segons totes les regles. Els arxius municipals presten els seus serveis prèvia aprovació de la presentació de documents.
La preparació dels papers per a la transferència inclou l’execució correcta de tots els casos, una avaluació experta de valors, així com la recopilació d’inventaris.
He de pagar diners per emmagatzemar? Les empreses estatals i pressupostàries no paguen els serveis d’arxiu. Les empreses liquidades amb una forma no estatal de transferència de propietat han executat correctament els casos només si hi ha un acord.
Els casos es transmeten sota aprovació i coordinació amb la comissió de revisió experta de l'arxiu. Els empleats de la institució accepten i transfereixen títols en presència de la liquidació de l'organització. Aquest procés és força llarg i acurat, ja que es comprova l'estat dels documents visualitzant-los visualment. Al final, es redacta un acte corresponent.
En comptes d’un mot després
Els documents sobre personal són una categoria especial de documents disponibles en qualsevol empresa. La seva importància és que no perden rellevància durant molt de temps. Fins i tot després d’un llarg període de temps, es pot produir una situació en què cal tornar-hi. No és per res que aquests mateixos papers han estat elaborats amb especial cura i guardats durant molts anys, no només a les empreses, sinó també als arxius estatals.