Per prendre qualsevol decisió important necessària per a un edifici d'apartaments, cal un vot dels propietaris. Aquest procés es pot realitzar de diverses formes, cadascuna de les quals té les seves pròpies característiques i finalitat. Sovint no hi ha oportunitat per a tots els copropietaris d’assistir a la propera reunió, per la qual cosa s’ha de recórrer a la correspondència. Els propietaris d’apartaments d’un edifici haurien de saber de quina forma es fan els propietaris de les paperetes absents, quines pautes s’utilitzen i com s’elaboren els minuts i es compten els vots.
El concepte de votació absent
Per a qualsevol edifici de diverses unitats, l’òrgan suprem de govern és la reunió de propietaris. És sobre això que es prenen decisions significatives sobre el manteniment de l'objecte en condicions òptimes.
En aquestes reunions, els propietaris d’apartaments intenten millorar les condicions de vida, així com optimitzar la gestió. El procediment sobre la base del qual se celebra la votació es determina a la carta de l’OHA o al Codi penal. Perquè una decisió sigui legítima, cal un cert quòrum. Per a això, és necessari que almenys el 50% dels residents de la casa participin en el procediment.
Si a la reunió es resolen els problemes relacionats amb les activitats econòmiques i financeres, per exemple, cal un préstec o una revisió important, aleshores una característica important és la presència d'almenys el 60% dels propietaris.
Es reben avisos als residents de la cita mitjançant una citació especial. Forma de vot prèviament determinada. Si no és possible recollir el nombre obligat de copropietaris, haurà de recórrer al vot absent. El procediment suposa que els ciutadans no es reuneixen a cap habitació, de manera que reben paperetes, que després s’omplen a casa. Només després que siguin recollits i comptats, es va prendre una decisió.
Característiques del formulari de correspondència
El president de l’HOA ha de saber com són els propietaris de les paperetes les paperetes absents i quines condicions s’han de complir per això. Les característiques d’aquest procés inclouen les següents:
- Es realitza només amb la condició de que de cap manera es pugui organitzar una reunió presencial;
- el procediment es realitza en diverses etapes, ja que inicialment es realitza la preparació, després de la qual cosa es notifica a tots els inquilins el vot previst, i només llavors es realitza el procediment directe per emplenar el qüestionari;
- després de resumir-se, l'acta de la reunió es forma de manera competent;
- tots els ciutadans implicats en aquest procés haurien de ser notificats dels resultats;
- Les principals etapes són a càrrec del president del consell de la casa, i també pot utilitzar l’ajuda dels empleats del Codi penal responsables d’aquesta estructura.
Els residents poden implicar empleats del Codi penal en el procediment. Són els que preparen les paperetes absents per als propietaris d’habitatges i també expliquen als residents com es desenvolupa el procés. L’empresa gestora pot desenvolupar de forma independent la forma i el contingut del qüestionari.
Quins problemes s’aborden?
Quan trieu el formulari de votació absent dels propietaris, podreu resoldre molts problemes importants. Per exemple:
- es decideix quan i amb quins mitjans es duran a terme les reparacions actuals o importants de l’edifici de diversos pisos;
- defineix les regles i els matisos d’enjardinament situats al costat de la casa;
- es pren una decisió sobre la possibilitat de llogar locals pertanyents a la casa;
- va valorar la necessitat d'augmentar els aranzels per revisió;
- és designat el president o secretari de l’HOA.
Si enteneu com els propietaris d’habitatges voten els vots absents, podeu resoldre de forma legal i ràpida molts problemes importants que afecten a cada propietari d’un apartament d’aquest edifici. La llista de preguntes anterior és aproximada, per tant, es permet prendre decisions sobre altres punts importants.
Normes de notificació del llogater
Cal comunicar-ho amb antelació al propietari d’apartaments de l’edifici. Per això, se'ls envien notificacions per escrit. Són compilats per persones de la gestió de la llar que decideixen fer una enquesta.
Els iniciadors envien notificacions a tots els residents de la casa, per la qual poden visitar personalment apartaments o deixar documents a les bústies. La documentació es transmet deu dies abans de la recollida directa. No hi ha cap formulari aprovat per a aquestes notificacions, però certament han de contenir la informació següent:
- informació sobre les persones que són les iniciadores directes de l'enquesta;
- forma del procés;
- data en què es realitzarà el procediment;
- el temps en què tots els residents han de retornar les paperetes completades;
- s’indica el lloc on es recolliran els vots dels propietaris dels pisos;
- l’ordre del dia de la reunió i, després de la transferència de notificacions, serà impossible canviar aquesta agenda;
- mètode i temps de coneixement de la informació relacionada amb els problemes tractats.
Es pot enviar per correu electrònic les dades de notificació als propietaris d’apartaments. Per a això s’utilitzen cartes registrades amb confirmació d’entrega. Si es lliura la documentació a tots els residents, és important dur a terme aquest procés amb signatura.
Com es determina l’elegibilitat?
Per prendre decisions després de la votació amb autoritat, s’han de tenir en compte algunes condicions. Aquests inclouen:
- tots els propietaris d’apartaments situats en un edifici d’apartaments han de ser notificats amb antelació del procediment;
- no calen els vots de tots els inquilins, però cal un quòrum, per tant, almenys el 50% dels opositors han de votar com a mínim;
- si es resolen problemes financers, haurà de recollir vots del 60% dels propietaris.
Si no podeu assolir el quòrum, haureu de tornar a votar.
Requisits del procés
Perquè la votació sigui legal, es tenen en compte els requisits següents:
- s’utilitzen butlletins òptims;
- s’aconsegueix quòrum òptim;
- els propietaris d’apartaments són notificats en temps i forma per votar;
- s’estan tractant qüestions importants;
- resultats registrats de forma competent;
- es notifica a tots els residents de la decisió.
Només en aquestes condicions s’obtindran resultats òptims que no es poden impugnar.
Com es mantenen els propietaris de les votacions absents?
El procediment es considera força senzill, però per tal que totes les decisions preses siguin legals, cal tenir en compte la seqüència correcta de les accions. Per tant, s’implementen els passos següents:
- determina les raons per les quals és impossible celebrar una reunió general per a la implementació de la votació oberta;
- s’elabora un avís en el qual s’introdueix informació sobre l’ordre del dia i s’inclouen dades sobre tots els iniciadors d’aquesta votació;
- en el termini especificat, cada propietari de la casa ha de rebre aquesta notificació;
- en un període predeterminat, tots els propietaris reben paperetes prèviament preparades;
- responen a les preguntes plantejades en forma de vot, per les quals poden triar les opcions següents: per, en contra, abstenir-se;
- els formularis especificats en el mètode de notificació es transmeten als iniciadors de la votació;
- es compten els vots, després dels quals s’elabora un protocol;
- A partir dels resultats, es pren una decisió.
Quan es redacti un avís, es pot utilitzar qualsevol formulari adequat. El vot absent dels propietaris hauria de celebrar-se en el moment indicat en aquest document.
Regles del butlletí
Els electors poden crear les seves pròpies paperetes. Inclouen informació sobre els problemes que els propietaris d'apartaments han de resoldre exactament. Es recomana estudiar les mostres de paperetes absents per part dels propietaris per tal de tenir una idea de com es veu aquesta documentació.
Per fer una decisió més senzilla, totes les preguntes s’escriuen amb precisió i claredat. El document proposa tres possibles respostes, cosa que permet comprovar la resposta contrària. Els exemplars de propietaris d'habitatges només mostren una mostra. A continuació es pot estudiar un exemple d’aquest document.
Unitats de recompte de vots
Després de les votacions, el grup d’iniciativa compta els vots. Per a això, es tenen en compte les respostes a totes les preguntes disponibles als butlletins. Només a partir de la informació disponible en aquests documents, es determinen els resultats de la votació absent dels propietaris d’habitatges. A continuació es pot estudiar un butlletí informatiu.
Només s’utilitzen aquells documents que els propietaris han presentat puntualment. El nombre de vots es determina en funció de la zona de l'apartament de la casa. Un representant que té un procurador notari s'omple la votació.
Només es comptabilitzen aquells vots en els quals es selecciona una resposta entre tres opcions. Si la gent incompleix els requisits per emplenar un document, no es comptabilitzaran els seus vots.
Com s’elaboren els resultats?
Tan aviat com es fa el recompte de vots, el president de l’HOA elabora un protocol per votació absent. Quan empleneu les següents regles:
- el nombre de propietaris d’un apartament;
- la forma correcta d’omplir els formularis pels ciutadans;
- si s’ha arribat al quòrum;
- si la votació es va dur a terme correctament, ja que si s’identifiquen errors greus, els resultats es reconeixen fàcilment com a no vàlids.
Totes les decisions executades correctament es registren al protocol. A més, inclou la informació següent:
- nom del document;
- data de la votació;
- lloc de trobada de butlletins;
- informació sobre els iniciadors del procés;
- el nombre de propietaris d'apartaments votats;
- informació sobre el president i secretari de la reunió;
- qüestions que es van plantejar en el procés de votació;
- indica si s’ha aconseguit el quòrum desitjat;
- es donen resultats de la votació directa;
- al final, la signatura la fa el president i secretari.
L’original d’aquest document l’ha de guardar el president, i les còpies s’han d’enviar en un termini de 5 dies a la Codi Penal, Associació de propietaris d’habitatges i cooperativa d’habitatges. A continuació, es pot trobar un protocol de votació per absent.
Conclusió
Si no es pot celebrar una reunió general, es realitzarà una votació absent. Suposa la transferència de diferents maneres als residents de l’edifici d’unes votacions especials. De manera oportuna, aquestes formes s’han de transmetre a persones proactives.
A partir dels resultats obtinguts, es forma un protocol de votació, amb el qual podreu esbrinar quines decisions van prendre els residents de l’edifici.