Els documents personals són documents emesos per autoritats estatals que contenen informació biogràfica per identificar el propietari. Es requereixen a l’hora de realitzar transaccions amb béns immobles, obtenir préstecs, comprar bitllets. Així com el registre de relacions laborals.
Classificació del document
Per a la classificació de documents amb principi de procedència i semblança.
Per origen, hi ha tipus de documents:
- privat
- oficial.
Un document d'origen privat és un mitjà de paper creat per una persona en la seva vida personal, no relacionat amb la seva àrea laboral ni amb els deures públics. Aquests documents inclouen cartes, memòries de caràcter privat, dietaris, àlbums de fotos.
Un document oficial és una font d’informació creada per una persona jurídica, un empresari individual per complir les seves tasques estatutàries i afectar l’àmbit social i laboral.
Tipus de documents
Entre els oficials distingeixen aquest tipus de documents personals:
- targetes d’identitat;
- confirmació d’especialitat, educació, qualificació;
- confirmant l’antiguitat;
- personal.
És impossible trobar feina si no es proporcionen els documents anteriors al servei de personal. Aquesta obligació d’un empleat està regulada per l’article 65 del Codi del treball de la Federació Russa. El document principal que demostra la identitat d’una persona és un passaport.
Però, a més del passaport, hi ha un munt de documents que poden substituir-lo, si cal, d’identificació. Es tracta d’un certificat de mariner, militar militar, DNI militar, permís de residència, certificat de naixement, passaport estranger, etc.
Documents d’ocupació
Se li denegarà l'ocupació si el càrrec preveu habilitats professionals i el candidat no disposa de cap document educatiu. Per als treballadors mèdics es tracta, a més d’un diploma d’un institut mèdic i una pràctica, un certificat de formació avançada i un certificat del dret a prestar serveis mèdics en una especialitat determinada.
Els documents de caràcter personal inclouen queixes, queixes, reclamacions per escrit, explicatives.
Arxiu personal
La llista d’assumptes de nomenclatura l’aprova el cap de l’organització. Un fitxer personal no és obligatori per a les empreses. Una excepció per a les organitzacions governamentals, on s’emeten a tothom. L’empresari decideix independentment si es crea o no. Beneficis tangibles: els fitxers personals proporcionen informació ràpida, oportuna i completa sobre cada empleat. En el cas de les inspeccions de les autoritats inspectores, quan es poden necessitar urgentment nombrosos documents dels empleats, la realització d'aquests casos simplifica molt el procediment. Tots els documents necessaris per crear carpetes són proporcionats pel propi empleat, però de vegades l'empresari recull de forma independent informació per verificar l'empleat recentment contractat, per exemple, característiques i recomanacions.
Durant el període de treball, l’empleat participa en el procés laboral: és possible traslladar-lo a altres departaments o a altres càrrecs, imposant sancions disciplinàries o premis. Tot plegat s’acompanya de la publicació de documents de personal que reomplen el fitxer personal de l’empleat. Es tanca després de la finalització de les relacions laborals amb l’empleat. El període de retenció dels expedients personals dels empleats concedits abans del 01.01.2003 és de 75 anys, i de 50 anys per als contractats després del 01.01.2003. Els casos de líders de l'organització, diputats de qualsevol nivell, empleats amb guardons i títols es guarden indefinidament.
Estructura reguladora dels documents
No hi ha cap acte que reguli la composició dels fitxers personals. Els empresaris determinen la llista de documents de manera independent, en funció de les particularitats de l'organització. Els documents entrants es divideixen en diverses categories.
Hi ha documents personals que es necessitaven per concloure un contracte laboral. Basant-se en un contracte laboral, s'informa la informació al programa 1C. No hi ha manera de prescindir d’un contracte laboral, passaport, registre d’ocupació, TIN, SNILS.
Si el candidat sol·licita una posició que requereixi formació professional, haureu de obtenir un diploma. Si un candidat és responsable del servei militar, aleshores una targeta militar. Per a algunes categories d’empleats, és obligatori un informe mèdic basat en els resultats d’un examen mèdic.
La següent categoria són els documents que es van crear durant el període de treball a l’organització. Inclou còpies de comandes de transferències, una execució hipotecària.
I la darrera categoria són els documents que es van formar en la rescissió del contracte de treball. Segons els motius d’acomiadament, es tracta d’una carta de renúncia, una notificació d’acomiadament, una còpia del certificat de defunció i una còpia de l’ordre d’acomiadament.
Flux de treball
Els empleats designats per ordre del director general responsable de mantenir el flux de treball del personal són els responsables personals de la seguretat dels documents. Si canvia la informació sobre l’empleat, el fitxer personal es complementa, però el document antic no es pot eliminar. Les carpetes amb estoigs haurien d’estar en un armari especial o metàl·lic. Està prohibit emmagatzemar documents personals dels empleats després d’assolir objectius de processament. Un cop assolit l’objectiu per al qual es van sol·licitar els documents, haurien de ser exclosos del cas i retornats al propietari sota signatura. Si no hi ha possibilitat de retornar, una comissió especialment designada és objecte de destrucció.