Molts empresaris no saben què és EGAIS i per què es necessita. Actualment, el Sistema d’informació automatitzada de l’estat unificat és una eina obligatòria amb la qual tots els venedors o productors de begudes alcohòliques haurien de relacionar-se al territori de la Federació Russa. És per aquesta raó que serà important per a tots els representants d'aquest negoci esbrinar en què consisteix EGAIS i per a què serveix.
Per què es necessita?
La pràctica moderna suggereix que aproximadament el 30% del volum total d’alcohol a Rússia es produeix de manera il·legal, és a dir, que cada tercera ampolla de begudes alcohòliques és un producte fals. Naturalment, en un entorn així, la introducció del control és obligatòria, però de fet per als empresaris que actualment ni tan sols saben què és EGAIS, això és un estrès addicional.
Si sou el propietari d’una botiga minorista que opera a Rússia, en aquest cas heu de tenir en compte que, a partir del 01/01/16, heu de transferir tota la informació al Sistema d’informació automatitzada estatal unificat per a totes les operacions de compra d’alcohol. si només venen cervesa al detall. Al juliol, entra en vigor el requisit que també cal crear informes detallats sobre vendes al detall i, mitjançant aquest sistema, s’ha de realitzar cada unitat de venda individual.
Com funciona aquest sistema al detall?
Per entendre com funciona EGAIS, heu de tenir en compte la interacció amb aquest sistema en diverses etapes. Els passos són els següents:
- lliurament;
- venda;
- després de la venda;
- casos d’error.
Lliurament
Què és EGAIS, heu d’entendre des del començament de la comanda. En rebre begudes alcohòliques de proveïdors, heu de realitzar una conciliació detallada del nombre real d’ampolles amb la factura electrònica o en paper que us proporcioni. Podeu confirmar el fet de comprar mitjançant aquest sistema mitjançant el correu electrònic el document que us proporciona el sistema d'informació, i a l'ordinador hi hauria d'haver un programa especialitzat de comptabilitat de productes bàsics que admet el treball amb EGAIS. Vendre cervesa o qualsevol altra beguda alcohòlica, en aquest cas no importa.
Si conflueixen les dades, accepta en aquest cas la factura elaborada pel proveïdor, i finalment es confirma el fet de la compra a EGAIS. Si algunes mercaderies tenen marques danyades, en aquest cas es pot rebutjar completament el plec de carregament o simplement elaborar el corresponent certificat de discrepància.
Suposem que tot ha funcionat bé, i heu confirmat el fet de la compra a EGAIS. Es va comprar cervesa i altres begudes, i ara caldrà descarregar totes les dades sobre productes comercialitzables al programa de caixa, que també s’ha d’instal·lar en un ordinador al detall d’acord amb els requisits bàsics de l’EGAIS.
Se suposa que posteriorment a cada ampolla amb alcohol hi haurà una marca especialitzada sobre la qual s'aplica un codi de barres bidimensional amb la marca Micro PDF417. Aquest codi de barres inclou informació bàsica sobre la llicència i el fabricant i també indica les principals característiques del producte.
A la venda
Després que les ampolles ja estiguin totalment col·locades als prestatges, comença la negociació.El comerç minorista també té una relació directa amb EGAIS, de manera que cal mantenir registres en totes les fases.
El comprador selecciona el producte desitjat i està preparat per pagar el seu cost. Després d'això, el caixer llegeix completament la informació del codi de barres mitjançant un escàner 2D, i la mercaderia és colpejada. Al mateix temps, el programa de caixes genera un fitxer XML, que s'envia al mòdul de transport universal. Es tracta d’una aplicació especial que intercanvia informació amb el servidor Rosalkogolregulirovanie. És allà on es crearà un rebut en què hi ha un codi de barres i una signatura digital de la botiga, s’envia una confirmació al caixer, després que es pugui tancar el xec. Així, la implementació de cada caixa o ampolla individual de begudes alcohòliques es marcarà en línia mitjançant EGAIS. L’alcohol està controlat per l’estat mitjançant aquest sistema, a partir del 2016.
Després de la venda
Juntament amb els béns adquirits, el comprador hauria de proporcionar un xec del caixer i no hauria d'estar estàndard, sinó dotat d'un codi de barres bidimensional. Aquest codi confirma que el fet de la venda de mercaderies es registra a EGAIS. L’alcohol es pot vendre en qualsevol quantitat, però al mateix temps només es marca un codi al xec. Ara, el comprador ja pot verificar de forma independent l’autenticitat de l’alcohol adquirit llegint aquest codi mitjançant el seu telèfon mòbil, si ho preveu.
Molts experts asseguren que si el procediment per a una venda d’aquest tipus de productes alcohòlics es realitza correctament, de fet, ni tan sols té sentit realitzar un control de codi de barres del propi comprador. Quan l'escàner no pot llegir el codi a la caixa, el sistema registrarà automàticament un intent d'implementació falsificar alcohol i, en conseqüència, el bloquejarà completament mitjançant EGAIS. La venda al detall funcionarà igual amb aquest sistema.
Fracàs
Si Internet a la botiga va desaparèixer sobtadament, durant un període de temps, es podran continuar venent begudes alcohòliques, ja que el programa emmagatzemarà completament les dades sobre vendes realitzades. Després de la restauració de la xarxa, l’utilitat transmet totes les dades rebudes a través del sistema d’informació automatitzada de l’estat unificat. En aquest cas, es vendrà alcohol amb normalitat i es tancaran els xecs. De moment, el treball en aquesta modalitat està permès no més de tres dies, i si durant aquest període no és possible desfer-se de tots els problemes amb l'alcohol present, llavors en aquest cas caldrà suspendre la venda de begudes alcohòliques.
Preguntes més importants
Tot i que la instrucció inclou una quantitat d’informació necessària per al sistema EGAIS, alguns problemes encara no es resolen.
En primer lloc, molts no entenen si cal escanejar constantment cada ampolla entrant en el procés de recepció de mercaderies del proveïdor. De fet, no cal escanejar d’alguna manera les mercaderies un cop rebudes. L’acceptació i el treball amb els proveïdors es realitzen en el marc de la gestió de documents electrònics en lots per paràmetres de volum.
A més, molts no entenen com es poden moure els saldos entre diverses botigues, però és difícil donar una resposta definitiva a aquesta pregunta. D’acord amb la posició oficial de FS RAR, qualsevol moviment entre divisions separades, així com des de l’oficina central o el magatzem, només és permès si el magatzem té una llicència a l’engròs. Però si considerem aquest problema des d’un punt de vista tècnic, UTM ens ofereix l’oportunitat de elaborar factures de viatge i això no contradiu les regles incloses a la instrucció UGAIS.
Entre d'altres coses, la pregunta òbvia és si l'alcodeclair s'ha cancel·lat la introducció d'aquest sistema, però de fet aquest sistema encara està plenament operatiu i funcionarà fins i tot abans del 2018. Després que el sistema EGAIS comenci a funcionar normalment a totes les empreses implicades en la venda de productes alcohòlics, la declaració estàndard serà cancel·lada.
Condicions de connexió
A partir de l’1 de gener de 2016, qualsevol empresa dedicada a la venda al detall de begudes alcohòliques ha de registrar necessàriament tots els fets de compra d’aquest producte. El sistema EGAIS s'utilitzarà no només a establiments urbans, sinó també a establiments rurals. Una altra data força important és l’1 de juliol del mateix any, ja que a partir d’aquesta data qualsevol empresa, a més d’informar directament sobre les compres, també haurà de comprometre’s mitjançant EGAIS i qualsevol venda minorista.
Val la pena assenyalar que la gestió de Rosalkogolregulirovanie va donar un cert alleujament als minoristes i proveïdors, que serà vàlida fins a l’abril del 2016. Això no significa que el Sistema d’informació automatitzada de l’estat unificat no s’hagi d’instal·lar a temps, però el Servei Federal va dir que entenen que en el procés de posar en funcionament aquest sistema, els usuaris poden experimentar inicialment diverses dificultats i, per tant, si algú. llavors apareixeran infraccions, per això no hi haurà sancions severes.
En aquest cas, molts es van preguntar si s’ha de connectar a aquest sistema directament l’1 de gener, si després d’això no està previst comprar productes alcohòlics durant molt de temps. De fet, en aquesta situació, podeu registrar-vos una mica més endavant, però si necessiteu deixar fora de la mercaderia o retornar-los al proveïdor, aleshores durant aquestes operacions ja s’hauria d’utilitzar el Sistema d’informació automatitzada de l’Estat.
Si encara teniu alguna mercaderia comprada abans de l’1 de gener, no haureu de posar-les en balanç, és a dir, podeu participar completament en la venda sense cap tipus de preocupació. Però, en el cas que necessiteu emetre una factura per a una devolució al proveïdor o cancel·lació d’aquests productes, totes aquestes operacions només es poden realitzar després del registre a EGAIS, i per a això ja hauríem de tenir en compte aquests productes.
Noves normes per a la venda de cervesa el 2016
Empresaris privats que venen cervesa i diversos begudes de cervesa així com la sidra, la praderia i el poir, d’acord amb les noves regles vigents des del 2016, han d’implementar un procediment com ara el registre a EGAIS. Després d'això, qualsevol informació sobre la contractació es transferirà a aquest sistema. La gran majoria dels comerciants d’alcohol necessiten fer-ho a partir de l’1 de gener. La nova normativa no preveu la resolució d’altres fets de la venda de cervesa el 2016.
Es requereix EGAIS a la restauració pública?
Atès els aclariments de les autoritats oficials, la resposta a la pregunta sobre si es requereix EGAIS a la restauració pública també és força rellevant. Les empreses de restauració que venguin begudes alcohòliques han de registrar la compra d’aquests productes al sistema EGAIS. Al mateix temps, no es preveu solucionar les vendes d'aquest tipus de begudes a restaurants i cafeteries.
Exempció d’aquest sistema
Cal destacar algunes normes, segons les quals algunes empreses que venen begudes alcohòliques estan exemptes temporalment de la necessitat de registrar-se a EGAIS.
En primer lloc, es proporciona un alleujament en aquesta llei per a les empreses que treballin a Crimea i Sebastopol.En particular, això s’aplica a aquelles organitzacions implicades en la venda al detall d’alcohol, així com a empresaris individuals que venen cervesa i diverses begudes baixes en alcohol al detall. Als assentaments urbans, l’inici del registre de fets d’adquisició d’alcohol a EGAIS hauria d’iniciar-se a partir del començament del 2017. Si parlem d’assentaments rurals, aleshores per a ells a l’EGAIS el registre s’haurà de realitzar encara més tard, a partir de l’1 de gener de 2018.
Diverses organitzacions alcohòliques al detall que operen a les zones rurals amb una població de fins a tres mil persones, on actualment no es disposa d’internet complet a les botigues, pertanyen a la categoria d’empreses que no haurien d’enregistrar productes que contenen alcohol en reparar les vendes i, en aquest cas, es retarda fins a l'1 de juliol de 2017. Si parlem de contractacions, en aquest cas no hi ha, en principi, retards en els assentaments rurals.
A més del fet que s’ha de registrar la contractació a EGAIS, ni tan sols tots els assentaments rurals estan exempts de fixar vendes. La llista de liquidacions per a les quals es concediran ajornaments és aprovada directament pel subjecte de la federació.
També hi ha diverses categories d’empreses que estan exemptes de la necessitat de connectar-se a EGAIS:
- fabricants de begudes de cervesa, sidra, cervesa, poire o prat, que no produeixen més de 300.000 decalitres anuals;
- productors de xampany o vi elaborats amb raïm propi;
- pel que fa a la reparació de vendes, la necessitat de connectar-se a EGAIS no es preveu per a empresaris individuals que venen les begudes amb alcohol baix al detall, ni per a organitzacions de restauració, és a dir, restaurants i cafeteries.
També és important el fet que de moment no hi hagi completament cap suport legislatiu per al comerç legal d'Internet d'alcohol, però les autoritats reguladores asseguren que aquesta qüestió s'està estudiant activament. Fins al moment, se suposa que la legislació futura que regula tots aquests processos prescriuran restriccions en el temps de venda, així com en l’edat dels compradors.
Explotació forestal
El manteniment d’aquestes revistes també és necessari des del 2016. Hauria de contenir el número, codi de barres, nom del producte i el seu codi, data de venda, així com la quantitat i capacitat en litres. Les dades d'informació sobre les característiques del subministrament d'alcohol no es mostraran en aquesta revista. La forma de la seva conducta està aprovada per l’ordre de “Rosalkogolregulirovanie”.
El document es pot conservar en format electrònic o en paper. Sempre que esteu connectat directament a EGAIS, els requisits per mantenir un diari es poden considerar completament implementats, però també hi ha algunes subtileses. La fixació del comerç al detall de begudes alcohòliques a EGAIS només es fa obligatòria al juliol del 2016 i la revista es manté des del gener, és a dir, caldrà registrar les vendes durant sis mesos per separat. Però, en realitat, actualment hi ha un nombre bastant gran de serveis especialitzats que ofereixen oportunitats per a la implementació de qualsevol requisit per mantenir un diari comptable.
En relació amb totes aquestes funcions, es recomana que comenceu a estudiar les regles de funcionament d’aquest sistema, de manera que després no experimentareu cap dificultat.