L’organització de viatges de negocis és un element important de l’activitat econòmica de moltes empreses domèstiques. La necessitat de la presència d’empleats d’una determinada organització en sucursals o sucursals remotes es pot associar a esdeveniments de caràcter molt diferent. Sovint, es fan accions de viatge per eliminar problemes d’organització i producció, obrir una nova unitat a una altra ciutat o país, realitzar pràctiques per a empleats contractats i també realitzar altres tasques de servei similars.
La consciència és la clau per a l'eficiència i la tranquil·litat dels empleats
A més de l’aspecte laboral, la feina del personal secundat està estretament relacionada amb l’establiment de contactes amb els empleats de l’empresa d’acollida i la preparació de diversos tipus de documentació. L’últim matís és extremadament significatiu, ja que depèn de la correcció de la recopilació d’impreses, sol·licituds, comandes i permisos si l’empleat secundat rebrà accés a les instal·lacions necessàries, tant si complirà plenament la seva tasca com si rebrà una compensació monetària.
Conèixer quins requisits s’imposen als viatgers de negocis facilita molt el procés de viatge per als comptables i els que participen en la documentació.
A més, aquesta informació és necessària per a l'empleat que va de viatge de negocis, ja que li permet preparar-se amb antelació per complir les seves funcions i no posar-se en problemes. I, finalment, el personal de l’empresa d’acollida només està obligat a tenir coneixement dels requisits per als viatgers de negocis. En cas contrari, hi pot haver malentesos relacionats amb la cerca de responsables.
Qui i en quines condicions es pot secundar
Per tant, s'hauria de considerar un viatge d'un empleat a una altra localitat per complir la tasca que li dóna l'empresari. Al mateix temps, el nombre de viatges de negocis no inclou els desplaçaments d'aquells empleats les activitats de les quals consisteix en un moviment constant o es poden realitzar a la carretera.
La legislació, que vetlla pel compliment dels drets dels ciutadans treballadors, ha establert restriccions a les categories d'empleats que poden ser enviats en viatges de negocis:
- Dones embarassades.
- Dones amb fills menors de tres anys.
- Les mares amb discapacitat o aquelles que tenen fills de 3 a 14 anys només poden enviar-se amb el seu consentiment.
- Pares que independentment criden un fill menor d’edat.
Dirigit a una altra empresa, l’empleat se sotmet a la seva rutina interna. Si el dia de sortida o arribada cau en les vacances legals de l'empleat, se li deixa un altre dia per descansar. És cert, en aquells casos en què el viatger de negocis va de viatge intencionadament un cap de setmana o vacances, se li compensa d’acord amb la legislació laboral.
Els viatges de negocis dins de l’estat no han de superar un mes i dos mesos fora d’aquest.
Viatge de negocis: tràmits
En comptabilitat, les despeses de viatge que es van produir durant el viatge s’inclouen a la llista de despeses de producció que participen en el càlcul de l’impost sobre la renda.
El procediment per organitzar un viatge consisteix en els passos següents:
- Emetre una comanda en un viatge de negocis basat en una tasca de treball.
- Registre d’un certificat de viatge.
- Emissió de certificat-càlcul de bestreta per al viatge.
- Emissió de fons sortints a l’empleat sortint.
- Registre de viatges en una revista especialment dissenyada per a això.
Identificador de viatge - Un dels documents més importants per a un empleat que va anar a una altra ciutat o país. Es marca a la sortida, arribada del treballador secundat. Els marcs van acompanyats de signatures i segells d’oficials plenipotenciaris tant de l’empresa remitent com de l’amfitrió.
Subtítols de compensació financera
Quan un empleat torni, haurà d’informar per escrit sobre com s’utilitzaven els fons assignats a ell informe de despeses. Fer un viatge finalitza amb el càlcul de la comptabilitat amb l’empleat. Un cop pagats els fons acumulats, aquesta operació es reflecteix en els comptes rellevants.
En el cas que l’empleat no hagi pagat l’anticipació íntegra, s’ha de retornar el saldo a la caixa de caixa o al compte de liquidació de l’empresa. Aquesta és una de les principals responsabilitats de l’empleat. Juntament amb això, sabent quins requisits s’imposen al personal secundat, l’empleat pot sol·licitar una indemnització per als fons personals gastats per ell. És cert que ha d’aportar arguments que demostrin la necessitat d’aquestes despeses, així com documents que confirmin el fet de la seva ocurrència (xec, declaració).
Quines despeses es compensen
Mentre es troba en una altra localitat o país, l’empleat secundat rep el seu sou habitual, bonificacions degudes a ell i subvencions, així com els fons necessaris per a una estada còmoda fora del seu lloc de residència habitual.
Les despeses de viatge inclouen els següents elements:
- Pagament del viatge (interurbà i al territori de la liquidació).
- El cost dels habitatges de lloguer.
- L’anomenat per dia: despeses per aliments i altres necessitats de l’empleat.
- Costos reconeguts per l'empleat com a necessaris i aprovats pel seu responsable.
L’import màxim permès de les despeses de viatge i l’import del dia són determinats pel conveni col·lectiu de l’empresa o de la normativa local. Com que per dia es realitza diners per a les necessitats diàries de l’empleat, se’ls cobra fins i tot dies laborables (caps de setmana, festius, temps d’aturada de la producció forçada, retards).
Més detalladament sobre l’assignació laboral de l’empleat secundat
Aquest document té una forma unificada, és a dir, la seva aparença i contingut són els mateixos per a totes les empreses del territori d’un determinat estat.
L’assignació de treball l’elabora el cap de l’empleat que va de viatge de negocis i l’aprova l’empresari. El document inclou les dades següents:
- Cognom, nom, patronímic de l’empleat que surt en viatge de negocis per ordre del cap.
- El nom de l'organització que la dirigeix.
- Destinació dels empleats (nom de l'empresa, ciutat).
- Dates d’inici i finalització del viatge.
- Dades resumides sobre l'avanç de la tasca.
La cessió oficial i l'ordre de viatge de negocis elaborats a la seva base es troben a l'empresa remitent. Juntament amb altres documents, es guarden durant el període establert per la llei.
Quins són els requisits per als viatgers de negocis
Atès que un viatge de negocis és la transferència d’autoritat a un empleat per realitzar qualsevol acció important per a l’empresa, la direcció ha d’assegurar-se que el treball es farà de manera eficient i puntual. Per tant, els empleats més qualificats, amb experiència i responsables se solen enviar a aquests viatges.
Hi ha diversos criteris que estudien quin és el responsable que decideix el nomenament d'un empleat concret:
- Edat major de 18 anys.
- Bona formació.
- La disponibilitat de formació adequada, confirmada per certificació.
- Possessió de les categories de tolerància necessàries (quan es treballa amb xarxes elèctriques).
- En funció de les característiques específiques de l’activitat econòmica de les empreses i de la finalitat del viatge de negocis, es pot requerir que l’empleat tingui formació i certificació sobre protecció del treball.
Si un empleat és adequat en tots els aspectes i no hi ha obstacles legislatius per al seu viatge de negocis, el cap l’informa d’un futur viatge.
Responsabilitats d’un empleat secundat
Cada empresa té els seus propis requisits que han de complir els empleats, però hi ha diversos punts rellevants per a la majoria de les organitzacions:
- Manteniment correcte, competent i oportú de la documentació necessària.
- Compliment de la rutina adoptada per l'organització amfitriona.
- Realització dels objectius formulats en la tasca.
- Exercici de consciència de les seves funcions.
- Despesa legítima de fons anticipats emesos a un empleat.
- Estalvi de documents que confirmin la implementació de costos.
- Informe puntual del viatge després de la seva finalització (generalment dins dels tres dies).
Instruccions per als empleats en un viatge de negocis
En arribar a l’empresa receptora, els empleats secundats han d’escoltar la informació introductòria, que inclou regles de conducta a les botigues, a prop d’equips o en altres llocs. Aquesta mesura és obligatòria fins i tot per aquells empleats que han estat en aquesta empresa diverses vegades i que coneixen de debò totes les instruccions.
La sessió informativa del personal publicat també inclou informació sobre les normes de seguretat contra incendis i protecció laboral.
A diferència de les disposicions generals del briefing introductori, l’objectiu es relaciona directament amb aquells treballs que realitzaran l’empleat secundat en aquest moment.
Conclusió
L’organització de viatges de negocis és un procés responsable que la majoria d’empreses, organitzacions i empreses no poden prescindir. Per assolir amb èxit el propòsit del viatge, així com per a l'ús més eficient i eficaç dels recursos, els empleats han de complir amb diversos requisits, exercir les seves funcions professionals de manera eficient i conèixer totes les regles per mantenir la documentació.
