L’informe anticipat (formulari AO-1) és el document principal per confirmar la despesa pagada anteriorment per persones responsables. L’import de l’informe s’emet a les següents finalitats:
- despeses de viatge;
- despeses per necessitats empresarials i operatives;
- reemborsament de les despeses de viatge realitzades per l'empleat.
Bestreta
El pagament anticipat s’emet mitjançant la directiva del director de l’organització, on s’indica la llista d’empleats a qui s’assignen els fons, el calendari, els objectius i l’import. Els viatgers de negocis es destinen a diners en funció d'una comanda per enviar-los en un viatge.
El formulari s'omple persona responsable. Es presenten documents acreditatius de despeses. El comptable comprova la finalització de l’informe de despeses, corregeix els documents de despesa en forma d’AO-1 i envia el formulari per a la seva signatura al capçalera.
La resta de l’import es retorna al caixer de l’empresa. En cas de no retorn, els fons es dedueixen del sou de l’empleat, Secció 137 Codi del treball de la Federació Russa (deducció dels salaris per pagar els deutes amb l'empresari).
Normes per omplir un document anticipat
L’informe de despeses és un document bilateral. Al costat de la coberta s’indica el nom de l’organització, el número del formulari, la data d’emplenament. Les inicials de l’empleat, departament, departament (si n’hi ha), on s’introdueix la posició de l’empleat, número de personal.
La finalitat de l’import ha de correspondre amb la finalitat de la comanda de tramitació de fons.
A la part esquerra del formulari trobareu informació sobre el saldo del pagament anticipat i l'import realment gastat. Línia 1A per a moneda estrangera. La reflexió de fons en forma d'AO-1 i el reemborsament del deute en moneda estrangera es produeix al tipus de canvi del Banc Central de la Federació Russa a la data de la signatura de l'informe de despesa.
A la part de darrere del formulari s’enumeren els consumibles: notes d’enviament, documents de viatge i rebuts comercials actes i altres papers. Indiqueu el número, la data, el nom, l’import en rubles i moneda estrangera (si n’hi ha).
La línia de fons és la signatura del responsable.
Patró d'escriptura
L'empleat de l'organització que ha rebut els fons i el comptable omplen el formulari AO-1.
Com es veu un informe de despeses? A la foto superior es presenta un exemple d’emplenar un empleat de l’empresa. L’empleat que es troba a la part de davant del document indica el nom de l’empresa, les inicials, el càrrec, el número de personal, la finalitat del pagament anticipat (despeses d’hostaleria o d’empresa) i la data de l’informe.
Al costat del flip, l'empleat emplena les següents línies:
- paràgraf 1: número de sèrie del document que certifica les despeses;
- columna 2: la data de preparació del document de despesa: quan es va produir la compra, el viatge;
- columna 3: el número de comprovació, facturació o acte que confirma els costos;
- paràgraf 4: el tipus de malbaratament de fons: despeses clericals, tarifes;
- línia 5 i 6: import en rubles i moneda estrangera segons l'informe.
L’import total s’indica a la línia “Total”, paràgrafs 5 o 6.
El formulari completat amb consumibles s’envia al departament de comptabilitat.
Què més s’inclou a l’informe de despeses? A la foto superior es mostra una mostra del comptable que emplena l’empresa. El comptable signa la recepció del formulari AO-1 per part de l'empleat. El document constarà de la data de la presentació del formulari. El rebut es lliura al responsable.
Després de comprovar la correcció del document i la despesa dels imports, el comptable omple les línies:
- Columnes 7 i 8: fons acceptats per a la comptabilitat en rubles i moneda estrangera.
- Clàusula 9: el nombre de comptes dels comptes que es depenen dels imports gastats.
S'omple el títol del formulari. L’informe de despeses conté informació sobre l’emissió de fons: número, data del document en què es van emetre els imports.Es proporciona informació sobre el saldo o la despesa de l'avançament anterior.
A la columna "Comptabilitat" del títol del formulari s'indica informació sobre el dèbit i el crèdit. La informació es recull a la línia 9 de la part posterior del formulari.
Comprova la correcció de càlculs aritmètics i tràmits. El formulari s’envia per a la seva signatura al director de l’empresa.
Després de l’aprovació del formulari, l’import emès es cancel·la i la liquidació definitiva amb l’empleat.
La resta de la bestreta es retorna a la caixa de la companyia a la comanda de recepció. L’empresa paga fons en excés per garantia en efectiu de despeses.
Si l'empleat no ha retornat la resta de la quantitat segons el document anterior, no se li podrà emetre un nou avanç.
Data límit d’informe
En tornar d’un viatge de negocis, l’empleat envia un informe de despeses. El termini per a la presentació d’un document és de tres dies. 10 dies: si hi va haver un viatge a l'estranger. En cas de no presentació del formulari, es registra una infracció disciplina en efectiu.
Si el servei tributari troba que no s’està seguint l’ordre, els inspectors poden intentar multar l’organització en virtut de l’article 15.1 del Codi de delictes administratius per infraccions administratives. Tot i que la llei no preveu cap responsabilitat.
El control sobre els fons assignats és la tasca de l’empresa.
Documents en un idioma estranger
Si, a l'arribada d'un viatge de negocis a l'estranger, un empleat envia documents que acreditin la despesa dels fons en un idioma estranger, cal realitzar traducció interlinear.
La clàusula 9 del Reglament de compliment comptable regula que s’han de traduir els títols en una llengua estrangera. Qualsevol empleat que conegui un idioma estranger pot realitzar traducció de documents primaris. Només s’indiquen exactament els números. La informació restant no es pot escriure de forma verbal.
El comptable principal de l'organització o una altra persona autoritzada acredita un informe anticipat amb una traducció.
El formulari de l’informe s’omple en una còpia. Almenys tres persones participen en la preparació del formulari: una persona responsable, un comptable, un director.
