Návrh archivního inventáře v naší zemi v posledních letech je zvláště důležitý kvůli neustále se vyskytujícím změnám, reformám, restrukturalizacím a změnám ovlivňujícím ekonomický sektor. Informace uložené v archivech jsou považovány za důležité a cenné. To vám umožní pochopit, proč se situace vyvinula specifickým způsobem, a také pochopit, jaké jsou vyhlídky do budoucna. Archivy jsou neocenitelným zdrojem informací, ale teprve tehdy jsou užitečné, když se v nich můžete pohybovat. Za tímto účelem byl zaveden systém organizování archivů.
Relevance problému
Archivy naší země jsou zaměřeny na shromažďování spolehlivých informací. Hlavní funkcí archivního inventáře je zjednodušit vyhledávání potřebných informací v největších úložištích informací. Za tímto účelem je poskytován referenční systém, metodický základ, který se vztahuje na všechny archivní instituce státu. Ve skutečnosti mluvíme o vědeckém a referenčním aparátu, díky kterému funguje archiv na národní úrovni. Účinnost tohoto zařízení závisí na tom, jak efektivně a pečlivě se vytvářejí adresáře, tj. Inventář.
Současná realita podnikání je taková, že archivní soupis případů je klíčovým referenčním průvodcem, který pomáhá navigovat mezi mořem informací. Inventář je dokument, který obsahuje seznam uložených souborů a současně se používá k záznamu dokumentace. Informační zatížení je odhadováno jako velké, inventář slouží jako základ pro kompilaci ukazatelů a průvodců. V mnoha ohledech, jak dobrý je seznam, určuje, jak snadno a rychle jsou nalezeny potřebné informace. Mluví o dvou hlavních funkcích takové dokumentace: informace a účetnictví.
O terminologii
Archivní soubor případů je hlavním adresářem strukturujícím práci archivní organizace. Inventář je účetní záznam, zároveň je to vědecký a referenční objekt, který poskytuje příležitost rychle najít to, co hledáte. Inventář - poslední krok papírování s dokumentací, která musí být uložena ve státním archivu nebo uspořádána s některým oddělením. Aby byl archiv plně vybaven, je nutné vytvářet soupisy všech záležitostí určených k trvalému nebo trvalému skladování na více než deset let. Je nutné vytvořit adresáře popisující, která osobní dokumentace vztahující se ke státu byla odborníky vyhodnocena a uznána jako hodnotná, proto musí být také uložena.
V moderních kancelářských pracích, když mluvíme o archivních inventářích a jejich účelu, poznamenávají, že dokumentace patří do kategorie referencí. Je vytvořen za účelem popisu složení a obsahu uložených jednotek a konsolidace systému systematizace a účetnictví přijatého v konkrétním fondu. Objekty, které jsou v inventáři brány v úvahu, jsou jednotky. Každý inventář je jedna úroveň. V něm by mělo být dostatek informací, abyste v jednotce našli potřebná data, aniž byste na to museli trávit spoustu času.
Který a kde
Podle metodických doporučení by kompilace archivních inventářů měla být individualizována pro případy, které jsou určeny k trvalému skladování po více než deset let, a pokud jde o osobní informace o personálu. Odděleně je nutné sestavit soupis případů, které jsou typické pouze pro jednu právnickou osobu. Například se může jednat o úřední vyšetřovací, soudní nebo vědecké zprávy - vše záleží na povaze instituce.Obvykle je inventář vytvořen ve stejné instituci, kde byly dokumenty, které mají být uloženy, kompilovány a přeneseny s nimi do archivu. Státní archivní organizace mají specializovaný vědecký aparát. Pokud přijatý popis nesplňuje jeho standardy, soupis se sestaví znovu, s přihlédnutím k místním požadavkům.
Kompilace archivního inventáře vám umožní odhalit složení dokumentace, popsat její obsah, zjednodušit účtování celkového počtu uložených souborů a přispět ke stabilizaci vnitřní systematizace údržby oběhu dokumentace. Každý případ je popsán na speciální kartě. Musí být uveden název, od kterého je zřejmé, jaký typ dokumentů je uvnitř uložen, a obsah takové jednotky. Správně vyplněný dokončený inventář jasně popisuje obsah celého dokumentačního fondu.
Funkčnost a kompilace: řada nuancí
Kompilace archivního inventáře vám umožní určit, kolik jednotek je ve fondu. Tím je zajištěna bezpečnost dokumentace a kontroly nad nastavením objemu. Protože případům jsou přiřazena sériová čísla, můžete rychle najít užitečné informace. Soupis zároveň pomáhá vytvořit a nastavit racionální uspořádání dokumentace odpovídající jasné logice. Klasifikace dokumentace v rámci archivu je seskupení založené na některých vědeckých výpočtech. V tomto případě se berou v úvahu strukturální rysy historicky přijímané v konkrétní instituci, jakož i specifika práce fondu.
Klasifikace, která je nedílnou součástí archivního inventáře, zahrnuje nejprve vývoj systému pro rozdělení všech případů do skupin a poté jeho přímou distribuci. Po klasifikování všech karet můžete pro ně vytvořit inventář. Někdy je vytvořen soupis, který odráží všechny záležitosti nadace. To je obvykle nutné, pokud podnik již neexistuje. Pokud část právnické osoby přestane existovat, vytvoří se soupis všech případů za všechny roky existence této jednotky.
Popisy: k čemu slouží
Na federální úrovni existuje dokumentace vysvětlující, jaké jsou archivní soupisy shromažďovány - jedná se o legislativu. V podniku mohou být rovněž přijaty místní akty upravující tuto otázku. Zásoby se zpravidla provádějí za rok, ale lze je také sestavit na jiné časové období. Takto klasifikují záležitosti, které se ve společnosti objevily během tohoto období. Zásoby mohou nést různé funkce, ať už tematické, předmět. Můžete nechat soupis všech záležitostí fondu, můžete vytvořit samostatný nezávislý dokument pro různé části tohoto fondu.
Archivní inventář je ve skutečnosti seznam uložených souborů, konečný výsledek, certifikační list, adresář. Popis označuje, které jednotky jsou uloženy v souboru. K tomu použijte čísla, indexy, nadpisy, termíny, počet listů a poznámek. Soupis je obvykle zkompilován v tabulce a každý uvedený parametr má svůj vlastní sloupec. Primární dokumentací pro osobu odpovědnou za sestavení soupisu je nomenklatura přijatá při administrativní práci podniku. Než začnete pracovat v archivech, měli byste zkontrolovat, zda se názvy dokumentů shodují s názvem případu, jak je správně naformátováno, zda je dokumentace uvnitř správná. Aby byl soupis považován za správně sestavený, musí být všechny paměťové jednotky očíslovány s ohledem na vnitřní pravidla systematizace. Sjednocený systém norem je aplikován jak na záležitosti, tak na předměty v nich. Chcete-li správně vyplnit popisný článek, musíte převést všechny nadpisy s maximální přesností. Při zavádění prvků, jejichž záhlaví se shoduje, musíte napsat „Stejné“. Pokud se záhlaví liší, informace se přenesou úplně.
Základní pravidla
Seznam archivních dokumentů se může skládat z několika listů.U každého nového by měla být všechna čísla uvedena v plném znění, přesně odpovídající původní dokumentaci, i když předchozí list měl stejný název. V poznámkách je nutné popsat fyzický stav dokumentace a v případě, že případ vypadne, uvést značku. Pokud jeden případ obsahuje dokumentaci po dobu několika let, je třeba ji třídit se zaměřením na datum zahájení údržby. Při číslování nesmí být překročena hodnota „9999“. Pětimístná čísla se na to nevztahují. Pokud je to možné, mělo by se vše systematizovat a popsat s ohledem na chronologii. Druhým pravidlem třídění je vnitřní struktura podniku.
Při sestavování soupisu archivních dokumentů je posledním krokem při jeho tvorbě jedinečné číslo. K určení toho jsou vedeni registrem zásob. Pokud organizace obdrží soupisy od strukturální jednotky a použije je ve své práci, aby bylo možné vygenerovat popis celého archivu podniku, je nutné, aby oddělení převedlo všechny dokumenty duplikátem. Soupis za rok je vyhotoven ve čtyřech kopiích, pro záležitosti personálu jsou nezbytné tři identické soupisy. V případech určených pro skladování po více než dvě desetiletí by měl být proveden soupis ve výši dvou kopií. Při sestavování soupisu dokumentace týkající se personálu musíte nejprve sčítat všechny objednávky, pak seznamy, karty. Teprve potom jsou tříděny osobní soubory, poté účty a výplatní listy. Dále v pořadí jsou pracovní knihy, poslední částí jsou akty vypracované v rámci průmyslových havárií. Chcete-li systematizovat osobní záležitosti, uchýlte se k abecednímu řazení. Je nutné, aby případy byly v inventáři, se zaměřením na rok, ve kterém byla osoba vypuštěna.
Struktura a obsah: jemnost designu
Za tvorbu různých typů archivních zásob jsou zodpovědné za různé struktury podniku. Takový strukturální dokument by tedy měl být po dobu jednoho roku složen z útvarů a odpovědnost za vytvoření konsolidovaného soupisu má archivní oddělení. Takový dokument bude základem pro práci odborníků státního archivu přijímajících dokumenty od podniku. Používají souhrnný inventář k vytvoření své interní archivní dokumentace tak, aby osobní soubory a dokumenty určené k trvalému uložení byly v různých oddílech archivu.
Jakákoli forma archivního inventáře začíná titulní stránkou. Za názvem následuje obsah, poté předmluva, po které začíná inventář přímo. Ujistěte se, že je uveden seznam všech zkratek použitých v dokumentu, jejich dešifrování, vložení ukazatelů a překladových tabulek. Nezbytným prvkem soupisu je bibliografie. Následuje glosář pojmů a certifikační list dokument uzavře. Název musí plně uvádět název archivu a společnost, která dokumenty vytvořila, název fondu a registrační značky, názvy zásob a data.
O čem píšou?
Účelem obsahu archivního inventáře je označit, které sekce jsou uvnitř, na kterých stránkách začínají. Předmluva shromažďuje informace o podniku, který tvořil fond dokumentace, o samotném fondu. Zde píšou anotaci, popisují, jaký druh dokumentace je uvnitř uložen. Předmluva je také seznam referenčního přístroje.
Hlavním textem je popis. U každé jednotky uveďte sériové číslo, jeho název a pravost. Pokud dříve společnost použila inventární čísla, musí být zaznamenána v hlavní části inventáře. Rovněž zmiňuje, jaké účetní jednotky jsou, kolik listů je v konkrétní jednotce, v jakém jazyce je složen a ve které verzi je reprodukován. V soupisu mohou být uvedeny některé vizuální vlastnosti uloženého případu. Pokud je zamýšleno ukládat zvláště důležitou a hodnotnou dokumentaci, může popis obsahovat popis těchto objektů.
Seznam zkratek použitých v archivním inventáři je nezbytný, pokud byly v práci použity konkrétní zkratky použité v konkrétním podniku. Přes ukazatele odrážejí koncepty předmětu. Někdy jsou ukazatele spojeny s geografií, jmény, daty. Poznámky jsou povoleny. Pokud byly v díle použity specializované termíny, musí být tyto dešifrovány ve slovníku doprovázejícím soupis. Účelem certifikačního listu je uvést celkové informace o dokumentu. Říká se, kolik listů je očíslováno uvnitř, kolik jednotek je uloženo, zda se složení během skladování změnilo. Kompilátor inventáře je povinen podepsat certifikační list. Pokud jsou nutné změny, zaznamenají je na certifikačním listu původce nebo jiná osoba odpovědná za postup.
Podrobné a přesné
Jak můžete vyvodit ze vzorků archivních záznamů případů, hotový objekt by měl být navržen v souladu se standardy kancelářské práce. Je nutné vytvořit technickou podporu, díky níž se získávání dat stává rychlejším a efektivnějším. Prostřednictvím takového zařízení můžete rychle získat další údaje o fondu dokumentace. Referenční zařízení doprovázející soupis by mělo obsahovat titulní stránku a obsah dokumentu, předmluvu, seznam použitých zkratek a zkratek, jakož i indexy. V některých případech mohou existovat další prvky - tabulky, slovníky.
Název musí obsahovat název archivu, ve kterém je dokumentace uložena, jaký je název fondu, včetně zkratky, a jeho číslo. Uveďte číslo inventáře a jeho název. Obsah by měl obsahovat úplný seznam všech oddílů a referenční aparát, včetně předmluvy, seznamu použitých zkratek a názvů částí. Ke každému názvu je při kompilaci inventáře přiřazeno číslo stránky. Je oprávněně vzato v úvahu, že pro vyšetřovací personál je jednou z nejvýznamnějších částí předmluva, která popisuje historii instituce, která fond vytvořila. Píšou historické prostředí, podmínky, za kterých byla společnost aktivní, datum jejího vzniku a hierarchickou strukturu podřízenosti. Předmluva uvádí, jak byla organizace organizována, jak velká byla instituce a jaké funkce vykonával, proč byla reorganizována nebo likvidována a kdy k ní došlo.
O zkratkách
Takový seznam se sestavuje s přihlédnutím k abecedě. Měl by obsahovat všechny zkratky použité při sestavování soupisu. Dokument musí obsahovat celé jméno každého slova, které bylo alespoň jednou zkráceno. Zkratky se obvykle používají k úspoře místa, mění se pouze často používaná slova. Navíc help desk dešifruje všechny zkratky. Správná kompilace tohoto prvku pomáhá vytvořit jednotný soupis, z nichž každá položka je co nejvíce informativní a jasně poskytuje informace potřebné pro čtenáře.
Tam jsou některé zkratky, které jsou obecně přijímané a aktivně používané v psané řeči - symboly, které kódují délku a hmotnost, jiné měrné jednotky, stejně jako zkratky "t." d. “,„ t. e. “a podobně. Nemusí být natřeny. Není nutné dekódovat ty zkratky, které jsou skutečně používanými slovy. Například „odborový výbor“ odkazuje přesně na tuto kategorii zkratek, které se hojně používají v hovorové řeči.
Jak to všechno začalo
Z historie lidstva je známo, že archivní inventář je snad nejstarším typem referenční příručky zavedené pro archivy. Oficiálně bylo potvrzeno použití zásob ve třináctém století, kdy byly použity k zohlednění důležitých dokumentů a zajištění bezpečnosti. Díky inventářům bylo snazší vyhledávat dokumenty, takže je bylo možné uchýlit se k nim jako ke zdrojům cenných informací.V období 13–15 století byly zásoby krátké, sestavené bez zvláštní systematizace, pouze stručně popsané knihy, rukopisy. Ve skutečnosti šlo o neformální seznamy.
V šestnáctém století se přístup k inventáři stal zodpovědnějším. Seznamy obsahovaly seznam různých možností dokumentace. Byly inventury, ve kterých byly objekty seskupeny podle nějakého atributu, ačkoli současně byly stále používány, ve kterých byly informace zaznamenány bez systematiky. V sedmnáctém století pokračoval postup vytváření zásob, začaly se vytvářet podrobné příručky, lišící se formátem. Byli velmi užiteční a dokonce i moderní vědci, kteří takové zásoby využívají, získají od nich některé důležité informace o dříve vedených případech a poté vypracovávají dokumenty. V sedmnáctém století inventury konečně upevňují systematický popisný charakter.