Aby společnost fungovala efektivně, měla by v týmu převládat přátelská a zdravá atmosféra. Ne vždy má vlastník podniku pravomoc každého zaměstnance přiměřeně vyhodnotit a zjistit, odkud pocházejí problémy se zaměstnanci. Aby bylo možné vyřešit nepříjemné situace a odstranit možné konflikty, zbavit se neefektivních zaměstnanců a kontrolovat finanční náklady na zaměstnance, je nutné zorganizovat plnohodnotný audit zaměstnanců organizace.
O čem to mluvíš?
Co se běžně rozumí termínu „audit“? Zaměstnanci v organizaci jsou hlavním zdrojem, důležitějším než peníze. A audit je metoda, jak určit, jak efektivní jsou zaměstnanci. Během auditu je možné zjistit, jak dobrý je systém řízení personálu, a také najít způsoby optimalizace a zvýšení efektivity. Hlavním cílem takové události je zhodnotit produktivitu v kontextu každého konkrétního zaměstnance, což nám umožňuje obecně vypočítat, jak užitečný je zaměstnanec z hlediska ziskovosti.
Při provádění specializované analýzy je možné provést audit výpočtů se zaměstnanci za úplatu, posoudit, jak efektivní je systém a jak kontrolovat vztahy v rámci organizace:
- ekonomické;
- sociální;
- práce.
Systém personálního auditu je nezbytný pro vysokou fluktuaci zaměstnanců v podniku, protože umožňuje zjistit příčinu tohoto jevu.
Analytické úkoly
Hlavní úkoly, které jsou pověřeny odborníky provádějícími audit personálu, jsou obvykle tyto:
- určení, zda lidské zdroje odpovídají strategii růstu společnosti;
- identifikace souladu řídící struktury a pracovního procesu s normami státního práva;
- posouzení efektivnosti zaměstnanců při řešení jejich úkolů;
- identifikace příčin problémů s interakcí personálu, nalezení způsobů řešení situací a snížení negativního dopadu.
Jak to jde?
V obecném případě se audit zaměstnanců dělí na:
- školení;
- sběr dat;
- analýza informací;
- shrnutí.
Příprava
Audit a kontrola personálu začíná stanovením cílů, které událost sleduje. Na základě toho připravují dokumentární podporu a stanoví lhůty. V přípravné fázi jsou jmenováni realizátoři projektů, jsou vybíráni účastníci a je vytvořen plán, podle kterého budou data shromažďována a analyzována. Je rovněž nutné rozhodnout ve prospěch tohoto nebo tohoto typu hlášení.
Práce s informacemi
Sběr dat zahrnuje činnosti pro sledování pracovního postupu vybraných zaměstnanců. Současně odborníci provádějící personální audit dokumentace studijních materiálů, zpráv, průzkumů a shromažďování dotazníků, organizují rozhovory se zaměstnanci společnosti. Statistiky získané v průběhu takové studie jsou předem zpracovány a poté podrobeny důkladné analýze.
Třetím krokem auditu je zpracování všech dříve shromážděných údajů. Na základě obdržených informací se tvoří:
- Tabulky
- plány;
- Grafy
- schémata.
Takové metody prezentace dat jsou jasné a srozumitelné a umožňují vám rychle analyzovat situaci. Audit systému řízení personálu se provádí s přihlédnutím k předem zvolenému algoritmu pro analýzu informací a hodnocení účinnosti zaměstnanců.Vypočítané ukazatele jsou jasně porovnány s podobnými společnostmi, vědecky spolehlivými standardy.
Poslední krok
V závěrečné fázi nám samotný audit osídlení s pracovníky (práce, její výplata) pracovního procesu umožňuje vyvodit závěry. Specialisté, kteří akce pořádali, formulují doporučení pro zlepšení efektivity pracovního procesu. Na základě zjištěných situací je zřejmé, jak lze lidské zdroje optimalizovat a jak snížit jejich náklady.
Co to dá?
Proč potřebujeme audit? Personál je kategoricky ostražitý před takovými událostmi a předem se přesvědčuje, že manažeři chtějí někoho prostě vyhodit. Výhody auditu jsou ve skutečnosti mnohem větší, než si může laik představit. Po dokončení ověření můžete:
- posoudit, zda jsou potřební další zaměstnanci;
- zkontrolovat, zda je společnosti poskytován personál;
- identifikovat řídící strukturu;
- určit, zda školit zaměstnance;
- pochopit, jaký styl řízení se používá;
- zhodnotit psychologické, sociální klima v organizaci;
- zjistit, kde začíná odolnost vůči inovacím;
- pochopit, zda je inovační potenciál velký;
- zjistit, jaké rozdělení zaměstnanců ve společnosti.
Pokud byl proveden audit kvality, stávají se zaměstnanci a vůdce soudržným celkem. Studie identifikuje nebezpečné pracovníky, neproduktivní a také se snaží eliminovat konfliktní situace. Audit vám umožňuje vytvořit takový motivační systém. Což bude použitelné pro podmínky konkrétní organizace.
Úrovně auditu
Audit systému řízení personálu je rozdělen do tří úrovní:
- socio-psychologické;
- finanční;
- organizační a technologické.
Pokud jde o měnové otázky, je věnována pozornost:
- konkurenceschopnost společnosti, posoudit, které porovnávají ukazatele s průměrem a nejlepším pro tuto oblast;
- účinnost personálního oddělení, jeho úloha při zlepšování kvality pracovního procesu;
- jak souvisí náklady na auditorské činnosti a jejich výsledky.
Organizační a technologická - úroveň, která zahrnuje studium dokumentů, analýzu ukazatelů, aby bylo možné hovořit o zákonnosti fungování, účinnosti. V tomto ohledu zahrnuje audit a kontrola personálu podrobnou analýzu:
- tekutost;
- případy, kdy zaměstnanci nechodili na pracoviště;
- stížnosti
- zranění na pracovišti;
- postoje zaměstnanců k jejich úkolům;
- úroveň potěšení pro zaměstnance;
- vývojové programy.
A konečně, socio-psychologický - takový audit, který zahrnuje analýzu vztahů v rámci společnosti, která umožňuje identifikovat motivační faktory. Současně je úkolem zjistit, jak je možné zlepšit činnost společnosti jako celku a zejména každého jednotlivého zaměstnance.
Důležité funkce
Manažer musí okamžitě jasně informovat všechny zaměstnance, za jakým účelem je audit plánován. Zaměstnanci budou připraveni se setkat, pouze pokud si každý zaměstnanec uvědomí, že událost je pro něj přínosná a užitečná. Po provedení zvláštního školení nebo semináře vysvětlujícího hlavní cíle mohou být okamžiky auditu tím nejlepším řešením problému a dobrým začátkem komunikace mezi pozvanými odborníky a stálými zaměstnanci.
Při kontrole indikátorů získaných během výše popsaných kroků jsou analyzovány jako celek, tedy komplexně. Tento přístup je zárukou, že výsledek bude odrážet dynamiku společnosti.
Audit navíc není jen kontrolou toho, jak efektivně pracuje zaměstnanec nebo jednotka. Během akcí je analyzován systém řízení lidských zdrojů implementovaný v organizaci. Inspektoři budou věnovat značnou pozornost manažerům společnosti i manažerům na různých úrovních.
Společnost dovedně řídíme
Řízení podniku je především dovedné řízení lidských zdrojů. Zároveň je práce rozdělena do tří úrovní:
- lineární
- strategické;
- funkční.
Z toho vyplývá, že ověřování by se mělo také řídit těmito úrovněmi. Výsledky auditu by však měly být takové, aby byly užitečné při dlouhodobém plánování budoucí firmy. Některé závěry pomohou pochopit, jaké jsou krátkodobé potřeby některých pracovníků. Nakonec vám audit umožní zjistit, zda je v organizaci potřeba více manažerů.
Strategický audit je analýza z pohledu vyšších úředníků společnosti. Odborníci zároveň zkoumají manažerské postupy ve společnosti a analyzují, jak personální služba funguje. Pro získání dat je nutné vést rozhovor s celým manažerským týmem, prostudovat si obchodní plán, zhodnotit práci personální služby. Tento přístup nám umožňuje pochopit, jak zvýšit konkurenceschopnost společnosti identifikováním silných, slabých rysů, rizik a potenciálu podniku.
Konkurenceschopnost jako cesta k úspěchu
Během auditu je možné zvýšit konkurenceschopnost společnosti na trhu následujícími opatřeními:
- odstranění strukturálních nedostatků při současném udržení personálního potenciálu tak, aby si společnost upevnila svou pozici tím, že se zbaví zbytečných nežádoucích prvků ve své struktuře. Proces zpravidla zahrnuje reorganizaci podniku, ve které jsou některé jednotky vyloučeny, zaměstnanci odejdou a strategie změny společnosti;
- identifikace jedinečných vlastností organizace, díky čemuž je atraktivní pro potenciální zaměstnance a zákazníky.
Konkurenceschopnost je obecně určena tím, jak efektivně společnost využívá potenciál každého zaměstnance. Personální management se provádí nejen prostřednictvím známých mechanismů správy dokumentů, ale také nepřímo prostřednictvím:
- inovace;
- marketing
- služby.
Pamatujte, že čím vyšší je produktivita společnosti, tím silnější každý zaměstnanec respektuje svou společnost.
Významné nuance
Pro hodnocení společnosti na personálním trhu se používají následující ukazatele:
- personální obsazení společnosti;
- úroveň spokojenosti zaměstnanců.
Audit umožňuje vyhodnotit strategii společnosti na provozní úrovni, když jsou přímo analyzovány výsledky práce. Auditor studuje:
- korelace cíle a výsledku;
- schopnost zlepšit, zjednodušit pracovní postup;
- schopnost dosáhnout stejného výsledku při menších investicích.
Použitím účinných metod je možné rozvíjet lidské zdroje, zvyšovat počet zaměstnanců a zlepšovat systém správy informací. Všechny procesy související s personální službou jsou přímo a nepřímo podrobeny pečlivému studiu.
Funkce
Ve výzkumu v podniku:
- odpovědná osoba vyniká;
- cíle jsou formulovány;
- studium politiky, praktické metody dosahování cílů;
- HR zprávy jsou analyzovány;
- zprávy se připravují s doporučeními o situaci;
- vytváří se plán rozvoje společnosti;
- analyzuje důsledky nápravy zjištěných nedostatků pomocí plánu.
Není to tak jednoduché
Každý směr auditu vyžaduje hodně času a úsilí. Externí audit je poměrně nákladný a je k dispozici pouze firmám, které jsou „bezpečně na nohou“. Zároveň je nutný audit, pokud existuje přání zvýšit účinnost a dosáhnout lepších výsledků než ty stávající.
Mnoho velkých společností v naší době zavádí do svých zaměstnanců odborníky zapojené do auditu v rámci organizace. Tato praxe prokázala účinnost s decentralizovanou personální službou a přítomností regionálních poboček.
Při správném provedení procesu umožňuje interní audit včasné odhalení nedostatků v práci společnosti a přijímá opatření k jejich řešení.Zásady takového auditu:
- nezávislost odborníků;
- odpovědnost;
- kompetence.
A co peníze?
S komplexními opatřeními je povinný audit vypořádání se zaměstnanci za odměnu. Pozornost je věnována rozsahu, v jakém společnost dodržuje požadavky právních a správních předpisů a zákonů upravujících pracovní vztahy. Odborníci na ověřování analyzují, jak přesně a správně vypočítávají:
- retence;
- platba
- daňové odpočty;
- výplaty mezd;
- sociální složka.
Audit sídel zaměstnanců je založen na zákonech upravujících pracovní vztahy, občanské právo a daňové zákony.
K získání dat jsou potřebné dokumenty o převodech, náboru, propouštění, primárních, výkaznických a účetních registrech.
Co potřebuješ?
Pokud plánujete audit vypořádání s pracovníky za úplatu, nezapomeňte, že analýza je možná za přítomnosti primárního účetnictví, pro které se používají jednotné formuláře.
Vedoucí společnosti musí předložit dokumenty:
- objednávky zaměstnání;
- Karty T2;
- objednávky vysílající personál na dovolenou na jiné příspěvky;
- dokumenty o ukončení pracovního poměru.
Správný audit se zaměstnanci mezd je možný, pokud má odborník na ověření k dispozici:
- mzdy;
- časový výkaz;
- časový výkaz;
- prohlášení T-49;
- osobní účet.
Inspektor obdrží dodatečné informace z primárních dokumentů, kterými se stanoví platba za kus, a také zohledňuje vývoj.
Sada opatření
Při auditu je věnována pozornost těmto registrům:
- shrnutí;
- na 76. účtu;
- časopisy číslo 8, 10;
- rozvaha;
- hlavní kniha.
Během kontroly auditu:
- soulad se zákonem;
- účetnictví, kontrola platebních plateb v případě kusů;
- kontrola času;
- výpočet odpočtu;
- trezor za úplatu;
- Daně ze mzdy;
- vložený plat.
To je důležité!
Analytické účetnictví společnosti zohledňuje všechny jednotlivce:
- v seznamech;
- nevstoupili do nich.
Zvažováno:
- platba
- prémie;
- příspěvky;
- ostatní;
- různé odpočty, včetně daně.
Informace o tom jsou obvykle uloženy na osobním účtu, v zúčtování, v platebních dokladech. Studium dat je zjednodušeno dokumentací v elektronické podobě. Doporučuje se vést oddělené registry pro různé položky od výše uvedeného čísla.
Při kontrole prověřuje najatý odborník, zda existuje účetnictví jako takové, zjišťuje, jak dlouho jsou uložena data, z nichž lze odvodit roční ziskovost podniku, roční příjem zaměstnanců této společnosti.
Celkový příjem je tvořen:
- přímé poplatky;
- naturální zisk;
- zisk z výsledků určitého období;
- ceny zaměstnanců cestovních kanceláří v řadě regionů;
- bezdůvodná výživa;
- jednorázové platby.
Specializované regiony zahrnují:
- Severní
- teritoria s nimi rovná;
- Dálný východ.
Auditor provádí kontrolu výpočtů analýzou následujících dokumentů z interního pracovního postupu organizace:
- výpisy, platby;
- primární dokumentace;
- osobní účty zaměstnanců.
Současně jsou ověřovány výsledky společnosti a výsledky každého oddělení společnosti. Poté auditor určí, zda byly odpočty provedeny správně a zda byly vypláceny mzdy. Nezapomeňte věnovat pozornost jediné sociální dani. Pro sledování situace požaduje odborník přístup k základu daně. Srážky pokrývají následující oblasti:
- důchodové zabezpečení;
- zdravotní pojištění;
- sociální pojištění.
Při analýze správnosti odměňování práce je věnována pozornost 76. účtu, podle kterého dochází k interakci s věřiteli, dlužníky. Současně auditor zjistí, které karty byly vedeny a jak byly vyplněny, a zda byla věnována pozornost vloženým částkám, jak byly vydány zaměstnancům.
Je třeba si uvědomit, že při výpočtu mezd existuje velké množství společných chyb ve velkém počtu společností. Auditor bez jakéhokoli selhání zkontroluje každý podnik, takže vlastník podniku, který se na audit připravuje předem, může takové okamžiky kontrolovat sám. Jedná se o následující závažné nedostatky:
- nedostatek pracovních výkazů;
- nedostatek standardních formulářů pro dokumentaci primární platby;
- nesprávné vyměření daně;
- nesprávný výpočet částek pro různé typy plateb;
- nesprávné vyúčtování celkových příjmů zaměstnanců (často nezahrnuje bonusy, dárky atd.).
Shrnout
Provedení auditu zaměstnanců a vypořádání se zaměstnanci nám umožňuje formulovat řadu návrhů na zlepšení efektivity pracovního procesu. V rámci zaměstnanců je to vyjádřeno v doporučení reorganizovat podnik, zavést nové systémy motivace nebo použít jiné metodiky.
Pokud jde o výpočty mezd, nejběžnějším doporučením je zavedení automatizovaného systému mezd, který obsahuje standardní formy dokumentů. To zjednodušuje proces a zrychluje jej, čímž se eliminuje pravděpodobnost chyby vyvolané lidským faktorem.