Jak uspořádat věci do složek? Proč je nomenklatura potřebná a co se tímto termínem obecně myslí? Jak ukládat soubory, složky a jak jinak můžete organizovat dokumentaci v podniku? V současné době je kancelářská práce tak komplexním úkolem, který vyžaduje systematický přístup a maximální přesnost. O čem je nomenklatura záležitostí a k čemu je určena, by měli vědět nejen zaměstnanci odpovědní za tok dokumentů v rámci společnosti, ale také všichni vedoucí pracovníci, kteří mají zájem o udržení kontroly nad pracovními procesy organizace.
Obecná terminologie
Vzhledem k nomenklatuře případů je třeba nejprve poznamenat, že tento výraz se používá k označení takové systematizace, která zahrnuje vytvoření seznamu případů zahájených v rámci podniku a instituce. Pro každou z nich jsou doby skladování jasně předepsány, přičemž se zaměřují na pravidla, která vstoupí v platnost současnými zákony naší země.
Teorie a každodenní život
Jaká je nomenklatura případů v praxi? Toto je distribuční schéma, které pomáhá seskupovat provedenou dokumentaci, a tím vytvářet případy. Za tímto účelem společnost schválila schéma, klasifikaci a poté aplikovala v praxi. Index index je také zaveden pro případy, dokumenty. Musíte určit dobu skladování a určit design indexu karty, který se použije jako referenční materiál a použije se k vyhledání dokumentace podle počtu nevyplněných. Při zodpovězení otázky, jaká je nomenklatura případů, je třeba poznamenat, že tento termín se používá k označení takového účetního dokladu, který upravuje práci útvarů odpovědných za administrativní práci, archivů. Nomenklatura jasně uvádí všechny tyto případy, doba skladování je do deseti let, tj. Ta, která patří do počtu dokumentace pro dočasné skladování.
Proč je to nutné?
Kdo potřebuje vědět, jaká je nomenklatura případů, jak ji uvést do praxe? Nejprve to jsou osoby odpovědné za organizaci pracovního postupu v podniku, jakož i vedoucí instituce, právnické osoby. Nomenklatura pomáhá rychle najít potřebný dokument, pokud je druh nebo obsah znám. Kvalita formace, provádění nomenklatury případů určuje, jak rychle bude možné pracovat s dokumentací uvnitř zdí instituce. V současné době je skutečnost, že nomenklatura je k dispozici, povinná pro všechny právnické osoby, ať už se jedná o instituci nebo organizaci, podnik.
Na státní úrovni byla přijata Jednotná státní celní služba - je to takový systém, který nastíňuje pravidla pro vedení dokumentace. V přílohách tohoto dokumentu naleznete aktuálně relevantní ukázku nomenklatury případů. Kromě toho takový jednotný státní systematický zdroj informací shromáždil všechna ustanovení, která je třeba se řídit vývojem a prováděním nomenklatury případů na jeden rok v instituci nebo podniku.
Funkce otázky
V současné době je v kancelářské práci nomenklatura komplexní pojem, který zahrnuje několik typů a skupin dokumentace. Je obvyklé mluvit o typické, přibližné a specifické nomenklatuře.Jednotlivci jsou obvykle představováni na úrovni instituce jako celku a samostatné strukturální jednotky.
Typická příkladná nomenklatura je spojena s dokumentací, která je svou povahou a složením podobná. Model také upravuje specifický indexovací systém, který se používá v určité agentuře. Je třeba použít takový seznam názvů případů. Přibližná část má však poradní povahu, i když v obecném případě je přiměřené a vhodné ji dodržovat, protože pomáhá zefektivnit celý objem úředních dokumentů, které se ve společnosti hromadí.
Systém jako základ objednávky
Jakýkoli moderní podnik musí systematizovat současnou dokumentaci a je to nomenklatura, která představuje průvodce klasifikací, který může vyřešit problémy organizace. Jedná se o dokument, ve kterém jsou názvy všech záležitostí podniku, které lze zahájit, označeny řádek po řádku. Současně je jasně uvedeno, jak dlouho musí být papír uložen. Nomenklaturu účetnictví, personální služby, podnik jako celek musí schválit jeho vedoucí.
Hlavní cíle zavedení nomenklatury
Takový úřední dokument zjednodušuje systematizaci interního pracovního postupu. Ve skutečnosti je to takový plán, který jasně stanoví, jaké algoritmy by měly být použity k distribuci prováděných dokumentů a v čem by měly být umístěny. To tvoří archivní systém podniku a usnadňuje orientaci mezi nashromážděnými papírovými prostředky.
Současně nomenklatura personálních záležitostí, účetnictví a obecná nomenklatura podniku obsahuje jasnou definici časových intervalů ve vztahu k různým kategoriím dokumentace. Strukturovaný systém přesně uvádí, kolik času na uložení dokumentů uspořádaných v konkrétním případě. Při vytváření případu pomocí provedených dokumentů musíte okamžitě předpokládat, jak dlouhá bude doba skladování. Tato fáze se nazývá primární prohlídka, která umožňuje určit hodnotu dokumentace.
Rejstřík, systém a základní informace
Nomenklatura případů úředně prohlašuje, podle kterého systému je třeba případy indexovat. Tyto informace jsou relevantní pro registraci, protože index stanovený nomenklaturou je prvkem registračního čísla přiřazeného každému jednotlivému dokumentu v podniku. Nomenklatura je informativní odkaz, který vám umožní rychle analyzovat strukturální rysy konkrétní právnické osoby.
Dokumentace se používá, když je třeba vytvořit seznam případů. To je důležité pro skladování cenných papírů, které mají podle zákona lhůtu delší než deset let, včetně trvalého skladování. Díky tomu je nomenklatura případů hlavním účetním dokladem používaným v útvarech odpovědných za administrativní práci v podniku.
Účetnictví a další rozvoj
Nomenklatura případů je často nejpohodlnějším dokumentem, prostřednictvím kterého je účetní systém implementován v podniku, což vám umožňuje řídit dočasné záležitosti, tj. Určené k ukládání po dobu deseti let.
Dalším důležitým účelem nomenklatury případů je její použitelnost při vytváření souboru referenční karty, který je nezbytný k udržení příslušných informací o provedené dokumentaci. Klasifikační systém používaný při vytváření nomenklatury se stává základem pro vytvoření kartotéky, která poskytuje referenční informace o toku dokumentů v rámci organizace.
Jak to vypadá?
Ukázková nomenklatura případů může vypadat následovně.
Při přípravě dokumentace je nutné uvést vaše jména podniku, oddělení, pro která je nomenklatura zadána, a aktuální data.
To je důležité!
Podnikatelům se někdy zdá, že při relativně malém pracovním postupu je zavedení nomenklatury jen nepořádek, nadměrné „papírování“, které nepřinese skutečné výhody. Tento přístup k otázce je kategoricky nesprávný. Je nutné zavést správné, vhodné, s ohledem na nomenklaturu konkrétní organizace v každé moderní společnosti. Při vývoji dokumentu je nutné zajistit, aby pokrýval celý objem pracovního postupu podniku, včetně fází vytváření. Je nezbytné, aby se všechna nomenklatura promítla do všech odvětví činnosti, procesů a činnosti společnosti.
Obecně přijímané požadavky na přípravu takového normativního dokumentu si můžete přečíst v právních aktech přijatých na státní úrovni. Tomu jsou věnována pravidla práce zavedená pro archivy společností, standardní pokyny upravující oběh dokumentů podniků. V roce 1988 byl vyvinut státní systém podpory dokumentace, který je dodnes relevantní. Dokumenty pravidelně přijímané na státní úrovni jsou finalizovány s přihlédnutím ke skutečnosti dnešní doby, včetně používání elektronických počítačů, zatímco základní teorie systematizace a klasifikace zůstávají stejné.
Položka formuláře
V klasické verzi je tento dokument kompilován jako tabulka. Indexy, klasifikace se stávají základem pro registrační procesy dokumentace vytvořené v rámci podniku, od ní k externím příjemcům a přijímané ke zpracování z externích zdrojů. Dobře sestavená nomenklatura je vhodným nástrojem pro vytváření dalších klasifikátorů, které nutně doprovázejí proces kancelářské práce jakékoli moderní společnosti. Takže předběžné přezkoumání dokumentace často vyžaduje klasifikátor otázek, oblastí pro diskusi. Pro provedenou dokumentaci jsou také vyžadovány speciální klasifikátory. Při zavádění elektronického systému je nutné vyvinout navigátory, reprezentace, které odrážejí různé strukturální jednotky a účinkující. Kromě toho můžete na základě nomenklatury případů vyvinout systém, který vám umožní uspořádat dokumentaci podléhající zvláštní kontrole, jakož i jiné typy.
Nomenklatura patří do kategorie plánovací dokumentace. V něm najdete názvy případů navrhovaných pro plánování, účetnictví v různých směrech činnosti, ekonomická činnost podniku. Funkce přiřazené společnosti jsou viditelné z nomenklatury. Dokument je připraven na příští rok, takže je v něm nutné položit nejen dostupné možnosti a potřeby pracovního postupu, ale také ty, které jsou plánovány v blízké budoucnosti. Je žádoucí, aby při sestavování nomenklatury bylo možné přesně předpovědět potřeby systému správy dokumentů v podniku na následujících pět let, ačkoli to není vždy možné za současných obtížných ekonomických podmínek, které nutí podniky k přizpůsobení.
Realita a plán
V praxi se nejčastěji nomenklatura případů považuje za účetní dokumentaci, která je dána přítomností čísla, indexem pro každou uvedenou položku. Konečný záznam nomenklatury shrnující výsledky roku nám umožňuje dospět k závěru o počtu a kategorií případů zahájených v minulém období. Můžete si také spočítat, aniž byste museli věnovat zvláštní úsilí a zbytečně ztrácet čas, počet případů, objemy, zavedené za minulý čas. To poskytuje kvantitativní popis dokumentárního fondu, systému workflow. Potřeba takové analýzy vyvstává jak v rámci samostatné strukturální jednotky, tak v organizaci jako celku.
Nomenklaturu, která funguje jako účetní záznamy, lze použít při přenosu souborů do archivu.To platí především pro ty, které jsou určeny k dočasnému skladování - ne více než deset let. Nomenklatura rovněž poskytuje vhodný základ pro vytvoření soupisu, který zahrnuje případy určené k trvalému nebo dočasnému skladování, pokud doba překročí deset let. Nomenklatura je vhodná, když se vytvoří soupis případů obsahujících dokumentaci o zaměstnancích společnosti, jakož i úkony, které stanoví zničení dokumentů, alokaci dokumentů, které nepotřebují nebo nemohou být uloženy.
Specifika určitých typů organizací
Povinným opatřením bude sestavení nomenklatury pro jakoukoli státní instituci. Tento dokument musí být přítomen v obecních, podřízených územních právnických osobách. Takový povinný postup je způsoben převodem dokumentace vytvořené v organizacích, institucích pro uchovávání v archivech obce nebo na federální úrovni.
Pokud mluvíme o soukromé organizaci, pak je také nutné vytvoření nomenklatury, ale požadavky, které se na ni vztahují, jsou mnohem méně přísné. Na jedné straně je dokument také multifunkční - nezávisí na státní účasti ve společnosti. Doporučuje se vypracovat nomenklaturu v době, kdy se právnická osoba právě vytváří. Během převzetí, fúze je nutné znovu vytvořit takový systém pro klasifikaci toku dokumentů, pokud se současně vytvoří nová právnická osoba. Podle pravidel je vývoj nomenklatury nesmírně prioritním úkolem a je třeba na něm pracovat ještě před vytvořením instrukce popisující pravidla pracovního postupu.