Státní podnikání a sféra kancelářské práce jsou nejdůležitějším odvětvím veřejného života jakéhokoli státu. Zdokumentované informace jsou zákonná data. Zákonodárné činnosti přispívají k budování občanského práva a pořádku a blahobytu, které jsou velmi důležité.
Koncept dokumentovaných informací
Takové označení se na první pohled nepoužívá v jurisprudenci příliš často, ale zároveň je velmi důležité. Na základě federálních právních předpisů jsou zdokumentované informace typem souboru určitých údajů, které jsou z důvodu bezpečnosti zaznamenávány na hmotném nosiči.
Tento materiál rovněž předpokládá přítomnost podrobností o dostupných zdrojích jeho původu, což obecně umožňuje určit povahu těchto údajů nebo jejich nosičů, bez ohledu na formu prezentace. Bez nich koncept dokumentované informace ve skutečnosti ztrácí svůj význam. Požadavky inherentně vykonávají dvě základní funkce - informace a bezpečnostní certifikace. Jinými slovy, na jedné straně obsahují nezbytná data a na druhé straně znemožňují falšování dokumentů.
Mezinárodní organizace pro standardizaci
Správa dokumentovaných informací je upravena různými právními akty, federálními vyhláškami, příkazy, mezinárodními regulačními dokumenty. Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) se tak nepřetržitě přímo podílí na vývoji dogmat, pravidel a předpisů týkajících se tvorby, uchovávání a používání informací. Vyvíjí se směřování k eliminaci porušení rozporů v obsahu reality, při vytváření požadavků na formu prezentace dat.
Příznaky zdokumentovaných informací
Prvním a nejdůležitějším znakem je přítomnost nosiče materiálu. Jako takový může působit absolutně jakýkoli objekt okolního světa, včetně objektů a fyzických polí, kde jsou zobrazeny určité akce nebo informace. Stejná data lze zaznamenat na různá média. Bude také pravda, že na stejném místě mohou být dokumentovány různé materiály.
Další nejdůležitější vlastností zdokumentovaných informací je schopnost identifikovat zaznamenaný materiál. To je zajištěno pomocí podpůrné role rekvizit. Jejich přítomnost pomáhá určit účel údajů, jejich povahu, zdroj, dobu dokumentace. V některých případech tyto údaje poskytují nezbytnou míru ochrany konkrétního vzorku ve formě připojeného elektronického digitálního podpisu.
Třetí charakteristikou zdokumentované informace je schopnost vybrat různé variace a formy, které vyjadřují její obsah. Může být také uložena na různých médiích v různých formách, aniž by došlo ke ztrátě obsahu a podrobností. To znamená, že uložení dokumentovaných informací znamená možnost jejich kopírování. Takové materiály mohou existovat ve formě různých modifikací.
Správa informací o dokumentech
Podle verze Mezinárodní organizace pro normalizaci jsou zdokumentované informace data, která musí být uchovávána a používána pod zvláštní kontrolou. V oblasti podřízenosti je přímo nositelem hmotné přírody, na které je tento materiál uložen.Soubor požadavků na správu zdokumentovaných informací je uveden v části č. 7 normy ISO 9001: 2015. Pokud se pokusíte shrnout a zobrazit tyto povinnosti, budou mít následující podobu:
- pravidelná analýza úrovně přístupnosti informací v nezbytném rozsahu, tam, kde je to nutné, av době, kdy je to nutné;
- pravidelné hodnocení stupně bezpečnosti dokumentovaných dat;
- řešení problémů týkajících se organizace procesů distribuce, vyhledávání, kontroly přístupu a využívání informací;
- posouzení dopadu účinných procesů na ochranu a ukládání dokumentů před různými chybami, například zda je zaručena jejich čitelnost;
- ověření souladu s pravidly zabavení a skladování.
Co se stane?
Formy dokumentovaných informací závisí především na povaze jejich hmotného média. Existuje několik hlavních typů. Nejběžnější:
- papír;
- zvukové nahrávky;
- video materiály;
- elektronické dokumentované informace.
Druhy dat na hmotných médiích
Informace mimo verzi mnoha vědců, mimo kritéria řádnosti a stupně organizace jsou rozděleny na zdokumentované a nezdokumentované. Jaký je mezi nimi rozdíl?
Dokumentovaná je specifická organizační, oficiální forma existence informací. Účel existence tohoto druhu údajů souvisí s veřejným blaho a právním státem. Typy zdokumentovaných informací se mohou lišit. Koneckonců, vše záleží na klasifikačním kritériu přijatém jako základ.
Pro kritéria přístupnosti jsou informace tyto:
- s omezeným přístupem;
- státní tajný materiál;
- důvěrný druh;
- s neomezeným přístupem, veřejné.
Pokud je to možné, stane se:
- volně distribuovaný;
- údaje, jejichž zveřejnění je přísně zakázáno;
- Informace zveřejňované v souladu s federálním zákonem;
- materiál, jehož zveřejnění je možné dohodou určitého okruhu osob.
Zdokumentované vlastnosti informací
Zdokumentované informace jsou data, která existují za určitých objektivních podmínek a mají řadu funkcí.
Mezi jeho vlastnosti patří:
- stálý charakter, tj. držení jeho zdroje, okamžik dokumentace a povinnost uchovávat;
- relevance - schopnost splnit požadavky potenciálního spotřebitele, vyhovět požadavkům;
- value - data vhodná pro daný účel;
- úplnost - optimální poměr mezi přijatými a potřebnými informacemi;
- užitečnost - stupeň jeho nezbytnosti;
- spolehlivost - zobrazuje úroveň objektivity informací;
- novinka - relevance, protože zdokumentované materiály jsou vysvětlením informací, které mohou být zastaralé nebo mohou přestat platit;
- včasnost;
- přístupnost - schopnost spotřebitele volně přijímat data;
- bezpečnost - nedostatek neoprávněného přístupu;
- ergonomie - optimální poměr objemu a formy dat pro konkrétního zákazníka;
- přiměřenost - soulad informací s realitou, připravenost odrážet skutečné objektivní podmínky.
Ochrana dokumentovaných informací v ruském právu
Zdokumentované informace poskytují tři zdroje federálního zákona. První zdroj uvádí úzkou interpretaci. Uvádí se v něm, že zdokumentovanou informací je zaznamenávání důležitých dat na hmotném nosiči prostřednictvím procesu zdokumentování nezbytných údajů, pokud existují podrobnosti, které umožňují identifikovat, označit nebo určit jeho hmotné médium (informační zákon, článek 2).
Jiný zdroj má širší výklad.Uvádí se v něm, že dokument znamená přítomnost média se zaznamenanými informacemi textové, zvukové nebo grafické povahy. Jeho obsah je určen k přenosu k zamýšlenému účelu v určitém čase.
Příklady zdokumentovaných údajů
Dokumentované informace jsou právní akty, dokumenty, archivy, které jsou ukládány pro různé účely. Uložené informace jsou ve velké většině případů určeny pro veřejné použití. Příklady zahrnují:
- právní akty, regulační rámec;
- dokumenty obsahující informace o mimořádných situacích environmentální, demografické, hygienicko-epidemiologické, meteorologické povahy;
- dokumenty obsažené v knihovních fondech a jiné různé fondy informačních systémů;
- informace hromadných sdělovacích prostředků a další veřejné informace v souladu s právními předpisy Ruské federace.
Na základě výše uvedeného stojí za zmínku, že dokumenty a dokumentované informace jsou celkově nejdůležitějšími prvky státní bezpečnosti a veřejného blaha. Jedná se často o úložiště strategicky důležitých informací pro stát. Proto by měl být tento druh informací pečlivě uložen s ohledem na požadavky stanovené státní legislativou.