V průběhu činnosti jakéhokoli podniku se objevuje velké množství obchodních dokumentů. Z této masy vynikají osobní dokumenty v samostatném komplexu. V našem článku chceme mluvit o tom, jaké typy existují, jak jsou uloženy.
Vztahy se zaměstnanci
Správně organizovaný pracovní postup v podniku je klíčem k úspěchu jeho činností. Proto je třeba vždy věnovat náležitou pozornost obchodním dokumentům, a proto je nutné je správně formátovat a ukládat.
Je třeba připomenout, že pracovní vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci jsou vždy upraveny zákoníkem práce Ruské federace. Organizace by měla na základě svých článků řádně organizovat propouštění, přijímání a převod zaměstnanců. Všechny dokumenty, ve kterých jsou uvedeny fáze pracovní činnosti pracovníků, jsou to dokumenty o personálu (zaměstnanci, zaměstnanci).
Úkolem těchto prací je řádně vykonávat a zabezpečovat pracovní vztahy mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem. Je třeba poznamenat, že personální dokumentace je jedním z nejdůležitějších aspektů personální služby v každém podniku. Správnost a včasnost papírování by měla být pod kontrolou hlavy.
Většina dokumentace je povinná a je stanovena zákoníkem práce Ruské federace, pokyny k vedení sešitů, penzijní legislativou a dalšími předpisy.
Druhy dokladů o personálu
Dokumenty o personálu lze rozdělit do následujících typů:
- Doklady, které se vztahují k personálnímu obsazení podniku.
- Dokumenty potvrzující povýšení zaměstnanců.
- Dokumenty potvrzující provádění pracovní kázně.
- Dokumenty týkající se ukončení pracovního poměru.
Jak vidíme, dokumenty o personálu zahrnují mnoho dokumentů, které upravují vztah mezi zaměstnavateli a zaměstnanci. Všechny upravují určité problémy týkající se zaměstnanců podniku.
Primární personální dokumenty jsou rozděleny do dvou typů:
- V účetním personálu.
- K účtování pracovní doby a výpočty týkající se odměňování.
Mezi dokumenty týkající se zaměstnanců patří: objednávky, pracovní smlouvy, diplomy, osvědčení, pracovní knihy, osobní spisy, karty, osvědčení o certifikaci zaměstnanců, osobní plné moci.
Ukládání dokumentů
V posledních letech bohužel došlo k trendu nedostatečné pozornosti na bezpečnost obchodních dokladů. Na základě výsledků inspekcí státní archivní služby byly učiněny závěry naznačující, že ukládání dokumentů o zaměstnancích za běžných podmínek je pozorováno pouze u 20% ověřených podniků.
Každá společnost však musí dodržovat pravidla stanovená zákonem. Správný přístup k obchodním dokumentům přímo souvisí s potřebou pomoci organizacím s orgány penzijního pojištění a jinými vládními agenturami. Porušení správy dokumentů může vést k nežádoucím následkům a také čelit pokutě.
Doklady o personálu (druhy cenných papírů jsou uvedeny v tomto článku) svědčí o pracovní zkušenosti lidí a jsou také základem pro jmenování důchodů a jiných plateb občanům. V případě, že zaměstnavatel učiní jakékoli chyby, které podceňují příjem zaměstnance, může osoba tuto skutečnost napadnout u soudu.
Kromě toho je užitečné pochopit, že je nezbytné uchovávat dokumenty o personálu, protože pouze na jejich základě je možné obnovit historické informace, které se odehrály. Není zbytečné, že u osobních dokladů jsou nejdelší doby skladování stanoveny zákonem.
Není nutné říkat, že dokumenty nelze ztratit, navíc je třeba je uchovávat v řádných podmínkách. Vedoucí a vedoucí personálního oddělení jakékoli organizace jsou povinni poskytnout všechny podmínky nezbytné pro současné a archivní ukládání.
Mezi hlavní požadavky na obsah cenných papírů patří:
- Dostupnost samostatné místnosti pro aktuální úložiště.
- Krabice nebo skříňky s papíry by měly být uzamčeny klíčem.
- Dokumenty by měly být omezeny.
- Pro archiv musíte vybrat samostatnou místnost a řídit přístup k ní.
Doba skladování
Podmínky uchovávání dokumentů na personálu jsou ve srovnání s jinými obchodními doklady nejdelší. Mezi dokumenty s dlouhou životností patří:
- Všechny administrativní dokumenty - objednávky, příkazy, vyhlášky.
- Seznamy zaměstnanců.
- Zaměstnanecké účetní karty.
- Osobní záležitosti.
- Osobní účty zaměstnanců.
- Oblečení a časové rozvrhy.
- Pracovní smlouvy a dohody.
- Zápis ze schůze.
- Seznamy lidí, kteří odcházejí do důchodu na preferenční důchod.
- Knihy účetní příjem a propuštění zaměstnanců.
Dali jsme daleko od celého seznamu těch papírů, které byly uloženy po dobu 75 let. Výjimkou jsou následující dokumenty:
- Zákony o průmyslových haváriích - 45 let.
- Sazebník - 25 let.
- Zápis ze schůzí komise o výplatě příspěvků na dlouhou službu - 15 let.
Po stanovenou dobu musí společnost zajistit bezpečnost cenných papírů způsobem stanoveným zákonem.
Příprava dokumentů
Archiv dokumentů o zaměstnancích v podniku by měl být v oddělené místnosti, kde není přístup k neoprávněným osobám. Případy plně připravené a řádně připravené se do něj převádějí. Stojí za zmínku, že příprava příspěvků začíná ve fázi jejich tvorby.
Personální oddělení odpovídá za správné provedení dokladů o personálu. Pro snadné použití je celá řada papírů uspořádána důstojníky personálu takto:
- Pro každý typ dokumentu se vypracovávají případy: pro objednávky, osobní spisy, protokoly atd. Nadpisy odrážející nomenklaturu jsou uvedeny ve složkách.
- Všechny případy jsou přiřazeny čísla účtu a je přiložen soupis.
- Poskytuje se důvěrné bezpečné úložiště proudu: v trezoru nebo v uzamčené skříni.
- Všechny případové listy jsou vyplněny a očíslovány. Místo firmwaru je opatřeno pečetí podniku a potvrzeno podpisy odpovědných osob.
- V každém případě musí být jistě přítomny interní soupisy.
- Na obálkách hotových dokumentů jsou uvedeny všechny podrobnosti: doby skladování, jména, data.
Vytvoření osobního spisu
Osobní spis obsahuje všechny dokumenty, které obsahují informace o zaměstnanci podniku a jeho pracovní činnosti. V zásadě by měly být osobní soubory vytvořeny pro všechny zaměstnance organizace. V současné době je však personál zpravidla vydává pouze vedoucím odborníkům a vedoucímu. Organizace má právo samostatně rozhodnout o tom, jaký druh papíru se dostane k zaměstnancům. Složení dokumentů osobního spisu se proto může v různých podnicích lišit. Obecně by však měla zahrnovat následující dokumenty:
- Soupis dokladů.
- Shrnutí a autobiografie.
- Profil.
- Kopie příspěvků o dostupnosti vzdělání.
- Kopie specifikací.
- Kopie objednávky ke schválení příspěvku.
- Pracovní smlouva.
- Všechny druhy pomoci.
- Kopie příkazů ke jmenování, odvolání a přemístění.
Interní inventář by měl obsahovat informace o sériových číslech každého dokumentu v souboru. Takový dokument je podepsán osobou, která jej složila.
V tomto případě musí existovat dotazník, který obsahuje spoustu informací týkajících se biografie, vzdělání, rodinného stavu zaměstnance. Pro správné vyplnění zaměstnanci obvykle používají pracovní knihu, vojenský průkaz a pas, diplom.
Personální účetní doklady
Personální záznamy jsou vedeny personálním důstojníkem. Na základě primárních cenných papírů se provádí provozní účetnictví změn a pohybů v počtu zaměstnanců podniku. Účetní dokumenty zahrnují: objednávky, karty, personální obsazení, mzdy a mnoho dalších dokumentů.
Při najímání je každému zaměstnanci přiděleno personální číslo, které je následně uvedeno ve všech dokumentech pro personální účetnictví a mzdy. I když je osoba přemístěna na nové místo nebo při propuštění, její osobní číslo zůstává s ním a není přiděleno jiné osobě.
Personální objednávky
Objednávky dokumentů o personálu jsou jedním z nejdůležitějších dokumentů v personálních záležitostech. Jsou seskupeny do samostatných případů a zároveň mají své vlastní číslování. Uvnitř složky je uspořádáno chronologicky.
Některé objednávky jsou vytvářeny v jednotné podobě a v budoucnu vyplní pouze potřebné sloupce. Všechny ostatní jsou sestaveny podle potřeby, ale současně musí všechny dokumenty splňovat určité požadavky.
Organizace dokumentů o personálu, včetně objednávek, se provádí na základě podmínek jejich uložení. Je logické ukládat je v případech, které mají stejné termíny. Například příkazy k přijetí a propuštění by měly být zachovány po dobu 75 let, což znamená, že musí být uchovávány odděleně od ročních dokumentů upravujících dovolenou a uchovávány pouze po dobu pěti let.
Pokud je podnik velký a tok dokumentů je docela slušný, pak lze různé druhy dokladů sestavit jako samostatnou záležitost (například objednávky na dovolenou - jedna složka, objednávky na služební cesty - další). To výrazně usnadní práci s dokumenty. Kromě toho je každý jednotlivý případ zaznamenán v nomenklatuře organizace. Pokud má objednávka dodatek, je také podána. Ale pokud jde o důvody pro objednávky - zprávy, výkazy, akty, jsou uloženy samostatně.
Jak ukazuje praxe, objednávky a důvody pro ně jsou drženy pohromadě v současné papírování, ale při přípravě na archivaci se začnou reorganizovat a ukládat do různých složek. Například prohlášení se uchovávají až 75 let, jsou však součástí osobního spisu.
Všechny ostatní základny mají skladovací období až pět let, takže se tvoří samostatná firma.
Ukládání objednávek
Chcete-li určit trvanlivost objednávek, musíte použít standardní seznam dokumentů. Je pravidelně přezkoumáván a aktualizován. V současné době je relevantní seznam sestavený v roce 2010. Podle něj musí být důvody objednávek stejně jako dříve uloženy po dobu asi pěti let a většina objednávek samotných je uložena až 75 let (při plnění povinností, služebních cestách, měnících se jménech, dovolené a osvědčení).
Kromě toho můžete procházet doby skladování podle seznamů oddělení vypracovaných pro organizace určitých oblastí činnosti. Pravidla stanoví přezkoumání hodnoty cenných papírů.
Doklady o dlouhodobém skladování musí být přeneseny do archivu osobních dokumentů. Na nich je sestaven soupis, po kterém jsou převedeny pro dlouhodobé skladování.
Případy, jejichž doba skladování uplynula, lze zničit.
Jak zničit dokumenty?
Archivované dokumenty podniku lze zničit (pokud vypršela doba skladování) samostatně, nebo můžete požádat o pomoc speciální organizace, které se tímto problémem zabývají.Bez ohledu na to, jak tento proces organizujete, musí být bezpochyby vypracován akt ničení.
Papíry lze vypalovat samostatně, pokud je to bezpečné místo, nebo je můžete zničit pomocí speciálního přístroje. V takových případech je akt psán v jakékoli formě. Velké množství případů se však snáze likviduje. V tomto případě však musí být všechny akce doprovázeny papírováním. Při akceptaci je nutné stanovit počet případů a jejich váhu. Je lepší, když zaměstnanec organizace bude osobně přítomen při ničení dokumentů, aby byla zachována důvěrnost.
Státní archiv
V každém regionu Ruské federace je státní archiv dokumentů o personálu. Hlavním cílem jeho činnosti je zajistit spolehlivé uložení dokumentů o zaměstnancích všech podniků. Kromě toho archiv odpovídá na dotazy podniků a občanů ohledně otázek souvisejících s personálními papíry. Tento směr jeho činnosti je velmi nezbytný a relevantní, protože když je organizace uzavřena, lidé prostě nemají kam jít, aby získali potřebné informace.
Z tohoto důvodu se archivy potýkají s úkolem uchovat všechny dokumenty. V současné době jsou nejen soukromé, ale i rozpočtové organizace velmi často likvidovány a uzavřeny. V takovém případě musí dokumenty o personálu předat k uložení do státního archivu. V něm musí být uchovávány následující doklady po dobu 75 let: příkazy, vyúčtovací listy, dokumenty o přemístění a propuštění, osobní spisy atd.
Je třeba poznamenat, že případy musí být připraveny před převodem podle všech pravidel. Městské archivy poskytují své služby po předchozím souhlasu s předložením dokumentů.
Příprava dokladů k převodu zahrnuje správné provedení všech případů, odborné posouzení cenných papírů a sestavení zásob.
Musím platit peníze za skladování? Státní a rozpočtové podniky neplatí za archivní služby. Likvidované podniky nestátní formy převodu vlastnictví správně provedené případy pouze v případě dohody.
Případy se předávají na základě schválení a koordinace s odbornou revizní komisí archivu. Přijímání a převod cenných papírů provádí zaměstnanci instituce v přítomnosti likvidované organizace. Tento proces je poměrně zdlouhavý a pečlivý, protože stav dokumentů je kontrolován vizuální kontrolou. Na konci je vypracován odpovídající akt.
Namísto doslovu
Dokumenty o personálu jsou zvláštní kategorií dokladů, které jsou k dispozici v každém podniku. Jejich význam je ten, že neztrácejí význam po velmi dlouhou dobu. I po dlouhém období může nastat situace, kdy se k nim budete muset znovu obrátit. Není to nic za to, že tyto dokumenty jsou sepsány se zvláštní péčí a ukládány po mnoho let, nejen v podnicích, ale také ve státních archivech.