Před sestavením zprávy si musíte pamatovat, jak se liší etiketa obchodního dopisu a osobního dopisu. Nejdůležitější věcí je dodržování úrovně důvěry v prezentaci zvoleného tématu. Adresát je s tímto či onakým problémem s větší pravděpodobností spojen a pokusí se zapojit do řešení položených otázek, pokud cítí přímou komunikaci v řádcích dopisu. To je důvod, proč ti, kteří znají moderní etiketu obchodního psaní, do textu nezahrnují takové anachronismy, jako je „vycházející ze skutečnosti“, „měli byste“ nebo ještě více zapomenuté „tímto vás informuji“.
Hlavní rysy
Byla zachována obchodní orientace a jasná definitivita cíle, soudržnost prohlášení o skutečnostech, specifika návrhů a požadavků a informační obsah zpráv o akcích a skutcích. Obchodní dopisy se začaly sestavovat uvolněnějším způsobem, nezískaly však otevřené emoční výrazy, epithety a srovnávání z rysů osobní korespondence, stále zde převládá stará etiketa obchodního psaní. A pouze proto, že účelem takové zprávy je, jako dříve, předložení návrhu, na který musí nutně následovat konkrétní odpověď, by měl být vliv autora obchodního dopisu velmi velký, protože motivuje adresáta k činnostem specifické povahy. Text je navíc sestaven tak, že autorův názor nepředstavuje jeho vlastní přístup k problému, ale vzájemně prospěšné zájmy na jeho řešení.
Etiketa obchodního dopisu nařizuje nepoužívat zájmeno „já“, jak je obvyklé v osobní korespondenci, ale zde je také vhodné zdůraznit jiné zájmeno - „vy“. Je-li obchodní zpráva psána bez chyb, přesně vytištěna, je text umístěn v souladu se všemi pravidly a stávajícími požadavky, a proto je nejen snadno čitelný, ale také s potěšením, korespondence bude jistě pokračovat. Ačkoli dnes je velmi často nutné rozluštit rozmarně zkroucené fráze, hledat předmět a predikát, aby se dostali na konec svého významu. Pravidla obchodního psaní se nyní mění velmi rychle. Jaký dobrý tón bylo psát ručně. Pak bylo možné se ujistit, že zpráva nebyla vytvořena pod kopií. Kolik osobnosti bylo v této zprávě vidět a ke vztahu mezi adresátem a autorem byla vždy přidána úcta. Je škoda, že tento zvyk je zcela zastaralý a téměř všechna písmena se nyní stala elektronickou.
Moderní pravidla
Obchodní dopis, jehož vzor bude uveden níže, představuje korespondenci s moderním civilizovaným aktem. Dnes neexistují neméně různorodá pravidla, která je třeba dodržovat. Ačkoli, ve srovnání s oficiálním jazykem, který v zemi existoval před padesáti lety, se tato pravidla jeví spíše jako nuance nebo zvláštní jemnosti. Především, jak stanoví pravidla obchodního psaní, musíte před zahájením textu použít pozdrav na osobní adrese adresáta. Ačkoli korporace a jakékoli ne tak malé organizace nyní mají interní propojení formátu ISQ, kde odpověď na otázku odpovídá, není otázka za odpovědí a v této rychlé korespondenci pokaždé nutná adresová jména. Správné provedení obchodního dopisu však vyžaduje individuální zaměření, a proto je nutné osobní odvolání.
Předmět dopisu v moderní korespondenci je obvykle umístěn v samostatném poli a musí být vyplněn přiměřeně, tj. Podle obsahu.Správně formulujte předmět dopisu - získejte polovinu úspěchu, protože to je první věc, kterou vidí adresát. Přesné znění mu pomůže správně naladit a rychle a v plné míře vnímat obdržené informace. A určitě musíte příjemce informovat o obdržení jeho odpovědi - to je dobrý tón, který ukazuje respekt k kolegům a partnerům, to se stalo před sto a dvěma stovkami let, a pak jste nebyli ve spěchu žít a přesně věděli, jak napsat obchodní dopis. Dnes musíte na zprávu rychle reagovat, což pomáhá e-mailu - komunikace probíhá velmi rychle. Pokud nemůžete okamžitě odpovědět, musíte ještě poslat zprávu o přijetí odpovědi, kde uvedete čas další komunikační relace.
Čas a místo
Je třeba si uvědomit, že psychologicky je hranice reakce v čase v její kritické hodnotě čtyřicet osm hodin. To je, pokud neexistuje funkce záznamníku. Po uplynutí dvou dnů je adresát již plný důvěry, že jeho dopis zůstal bez dozoru nebo přinejlepším ztracen. Pravidla obchodního dopisu obsahují tento bod: nikdy neodkládejte odpověď, protože se jedná o nepostradatelnou ztrátu klienta a partner se začne obávat a přemýšlet o přerušení všech druhů vztahů. V každém případě se jedná o hrubé porušení etiky obchodní korespondence. Pokud potřebujete zaslat stejné informace, můžete jednoduše rozbalit seznam adres. Vložení všech adres do jednoho pole „do“ výrazně zkracuje dodací lhůtu a v partnerstvích je zachována transparentnost: každý, kdo obdrží dopis, vidí seznam vytvořený.
Velkým příslibem pokračování v partnerství je slušná věta „děkuji předem“. Jak je psáno v obchodním dopise a v jaké části je umístěno - každý se rozhodne sám za sebe. Adresát by to samozřejmě měl vidět poté, co informace již byla získána a podnět k jednání. Na konci dopisu je před kontaktním blokem to nejlepší místo pro tuto větu. Mimochodem, o kontaktních informacích: mělo by to být v každém dopise, nejen v prvním. Telefonní čísla, postavení a všechno ostatní autora nemohou být nuceni hledat. Vytvoření obchodního dopisu nezávisí na délce korespondence. Vždy je třeba dodržovat pravidla. A aby nebylo hádat, zda příjemce dopis obdržel, existuje funkce požadavku. Pouze v tomto případě si můžete být jisti, že je přečten. Historie korespondence musí být zachována, nemůžete napsat odpověď s novou zprávou. Při odesílání celé komunikační pásky k vyřešení konkrétního problému je však třeba mít na paměti nejen podřízenost, ale také důvěrnost. Pokud jsou v korespondenci osobní údaje, musí být před čtením třetími stranami vymazány.
První možnost a úvod
Jak napsat obchodní dopis tak, aby se adresát okamžitě začal zajímat o tuto zprávu a jeho zájem nezmizel až do samého konce čtení? Jsou tři body, které jsou téměř magické pro ty, kteří je používají. Nejprve je to téma, které člověk uvidí, než otevře e-mail. Záleží na ní, zda k tomu dojde, zda se adresát chce s touto zprávou seznámit. Druhým bodem je první úvodní věta, která nastaví osobu na čtení. A samozřejmě, konec je důležitý. Fráze „děkuji předem“ funguje velmi dobře. Jak je psáno v obchodním dopise, konec je nejdůležitější okamžik, existuje velké množství možností pro konečné věty, hlavní věc je vybrat ten správný tón. Z demokratického „Co říkáš?“ úředníkovi "Jaký bude váš názor na tuto otázku?"
Nyní se pokusíme podrobně rozebrat obchodní ukázkový dopis.
Varianta 1
Předmět: Obchodní dopis
Datum: 2. června, pátek
Od: Ivan Petrov
Komu: Anna Sidorová
Ahoj, ahoj!
Zveme vás na pohovor se zaměstnavateli 12. června ve 14:00. Protože budou další uchazeči a zaměstnavatelé plánují uspořádat schůzku pouze na dvě hodiny, je lepší neskoro.
S pozdravem
Ivan Petrov.
Druhá možnost a doslov
Předmět: Obchodní dopis. Setkání se zaměstnavateli
Datum: 2. června, pátek
Od: Ivan Petrov
Komu: Anna Sidorová
Ahoj, ahoj!
Váš životopis jsme pečlivě zkontrolovali a zveme na pohovor se zaměstnavateli 12. června ve 14:00. Vzhledem k tomu, že budou rovněž vedeni pohovory s dalšími uchazeči a zaměstnavatelé plánují uspořádat schůzku pouze dvě hodiny, je lepší neskoro. A v odpovědi určit, zda přijedete, a také předem upozornit, pokud nás v tuto chvíli nemůžete navštívit.
S pozdravem
Ivan Petrov.
Zde je typický obchodní dopis o schůzce a podle obou uvedených možností se okamžitě zjistí, která z nich je efektivnější. Ve druhé variantě je adresátova pozornost upozorněna na předmět dopisu a okamžitě rozumí tomu, o čem bude diskutováno. Kromě toho tento dopis snadno najde do deseti dnů, v době schůzky, jednoduše tím, že se podívá na dané téma, i když obdrží denně padesát až sto dopisů. Předmět dokonale identifikuje zprávu. To znamená, že tento dopis je přesně o schůzce a ne o dokumentech, ne o platbách, ne o zákaznících a podobně - vše je jasně uvedeno. Úvodní věta mírně specifikuje situaci a přidává vzájemnou úctu předkladatelům: první respektovaný a psaný „pečlivě zvážený“, plus výsledek - rozhovor, a druhý by měl být za to vděčný. Obsahuje také důvod dopisu. Poslední věta zavazuje adresáta napsat odpověď.
Obchodní pozice
Obecná pravidla pro psaní obchodních dopisů se vztahují na veškerou korespondenci, ať už jde o dopis, na kterém je sjednána schůzka, nebo jde o dopis odmítnutí neúspěšnému partnerovi. Struktura je téměř vždy stejná, lze ji jednoduše zapamatovat, ale obsah charakterizuje autora a ve své osobě společnost, kterou zastupuje jako civilizovaný, korektní a kompetentní partner. Korespondence je často emocionálně nákladná a složitá práce, protože komunikace elektronickými prostředky se stala jednou z hlavních a v zásadě nedílnou součástí práce podnikatele.
Píšou kolegům o práci, píšou managementu, obchodním partnerům a klientům. Píšou lidem, kteří jsou dobře známí, a těm, kteří možná nikdy nic neuvidí. V zásadě neexistují žádné požadavky na sestavování obchodních dopisů podle jediného modelu, učebnice zatím nebyly napsány, ale etika obchodní komunikace se již rozvinula, protože právě to je motorem úspěšného podnikání. Obchodní dopis je vizitka společnosti, která odráží její oficiální postavení. Záleží na korespondenci, zda bude spolupráce pohodlná a produktivní a zda vůbec proběhne. Klíčem k úspěchu je proto dodržování pravidel dobrého chování v každé zprávě.
Obchodní korespondence
Pravidla a normy obchodní korespondence elektronicky jsou přesně stejná, jako by obchodní komunita pracovala v jakékoli ze svých interakcí - jedná se o telefonní rozhovory, vyjednávání a podobně. Existuje několik charakteristických rysů, které srovnávají elektronickou korespondenci s dlouho zavedenými způsoby obchodní komunikace, a především - to je nezbytnost času. Zásady však zůstávají stejné a vůbec nezávisí na způsobu vedení obchodní korespondence - ať už jde o elektronický dopis nebo o papír.
1. Oponenti musí vzájemně respektovat individuální i obchodní postavení.
2. Oponenti jsou vždy pozorní k obchodním zájmům druhé strany.
3. Důvěrnost je vždy respektována.
4. Výměna informací musí být doprovázena přesností.
Jsou tyto zásady dodržovány, pokud není pole Předmět navrženo nebo není jasně a správně naformátováno? Ne. Odesílatel neuznává čas adresáta a neplní svůj úkol dostatečně rychle. Klient nebo partner na zadané téma okamžitě ocení obsah zprávy a prioritu čtení. Je také důležité vědět, jak začít obchodní dopis. Toto je osobní pozdrav. To určuje důvěru předkladatelů, dává určité osobní zaměření. Ignorování jména příjemce je nepřijatelné, protože je považováno za nesprávné.
Adresování
Zde by mělo být vše promyšleno do nejmenších detailů. Pole „Komu“, „Kopírovat“ nebo - co je důležitější - „Bcc“ jsou nejdůležitějšími nástroji pro etickou komunikaci a její efektivitu. Moderní podnikatelské prostředí již vyvinulo základní zásady týkající se využití těchto oblastí. Je-li jméno přímo v poli „do“, musí adresát odpovědět na tento dopis, odesílatel této odpovědi čeká, protože dopis pravděpodobně položil otázky. Pokud je ve stejném poli několik jmen, znamená to, že odesílatel obdrží odpovědi od každého příjemce. Pokud je jméno v poli „Kopírovat“, není nutné odpovídat, pouze odesílatel potřebuje, abyste byl aktuální. Pokud se však materiál dopisu zajímá a nutí vás účastnit se korespondence, budete na začátku potřebovat zvláštní větu, která bude sloužit jako známka dobrého vkusu. Příklady frází obchodního dopisu, pokud se jméno adresáta objeví v poli „kopie“: „Dovolte mi také hovořit o tomto problému ...“, „Dovolte mi připojit se k diskusi ...“ nebo, demokratičtěji, „omlouvám se, že zasahuji ...“.
Etiketa zvláště jemně označuje situaci, kdy je jméno adresáta v poli „Skrytá“. V tomto případě je obchodní etika zranitelnější než kdykoli předtím, protože je vnímána jako nástroj tajných informací a kontroly. Nikdo tyto příjemce nevidí. A vidí všechny a všechno. Mnoho společností v korporátní korespondenci tento nástroj zakazuje, protože pečlivě sledují etiku podnikání. Jediný čas, kdy je to povoleno, je prostřednictvím hromadných pozvánek (výročí, firemní akce, důležité schůzky nebo vyjednávání). V takovém případě se položky přesunou na mnoho adres, ale žádný příjemce neuvidí e-mailovou adresu někoho jiného. Příjemci z pole Bcc samozřejmě nikdy nevstoupí do korespondence.
Informativita
Formát, struktura, svazek, jazyk - to vše se týká správné práce s informacemi. Zvláštnost a povaha jeho podání je také nástrojem, ukazatelem vůle korespondovat a schopností sestavit příslušný text dopisu - s respektem a co nejpřesněji s ohledem na adresáta. Text je nejlépe vnímán v svazku, který se vejde na jednu obrazovku, tj. Formát listu A4. Přílohy zaslané dopisem by neměly přesáhnout tři megabajty, protože by je poštovní server příjemce nemohl minout. Odeslané soubory nezpůsobí příjemci problémy, pokud se použije univerzální kódování rar nebo Zip. Text odpovědi by měl být umístěn nahoře a ne dole, tj. Na začátek dopisu, který příjemce uloží z vyhledávání.
Odpověď, jak již bylo uvedeno výše, nelze napsat jako nové písmeno, musíte si uložit historii korespondence, aby adresát nehledal původní zprávu. Jazyk obchodního psaní by měl být co nejjednodušší a srozumitelný, s minimálním využitím interních firemních, odborných slovníků, slangů, anglicismu, zkratek a zkratek. To je však možné aplikovat v rámci společnosti během korespondence, protože tímto způsobem se výrazně zvyšuje efektivita i rychlost komunikace, a proto je považována za přijatelnou a zcela etickou. Vnitřní korespondence obvykle sestává ze zkratek a slang sestává téměř úplně. V komunikaci s externími partnery nebo obchodními klienty však takové případy téměř nikdy nenastanou.
Trochu o podmínkách
Je někdy nemožné obejít se bez terminologie, zejména ve specializovaných společnostech. Další otázkou je, že potřebná slova zavedená do obchodního kontextu musí být vysvětlena a partner musí být naučen, jak je používat. Například klient chce inzerovat své produkty na internetu a manažer prodávající tyto služby píše fráze, které jsou zcela nepochopitelné pro outsidera s takovými zatáčkami, jako jsou „klíčová slova“, „kontextový banner“ atd. Bez nich se však nemůžete obejít, a proto musíte klienta vyškolit.
