Každý občan, který potřebuje obdržet určité informace, se může stát uživatelem archivních informací. Pro získání archivního certifikátu musíte přijít osobně nebo poslat pověřenou osobu jednající na základě osvědčovacích dokumentů.
Jaké informace jsou uloženy v archivu
V souladu se zákonem o archiváliích organizace, státních orgánech jsou fyzické osoby, které vykonávají obchodní činnost, povinny poskytnout žadateli informace obsažené v archivních dokumentech. Taková služba by měla být bezplatná.
Archivní certifikát je úřední dokument vyhotovený na zvláštním formuláři a obsahující komplexní informace požadované žadatelem. Kromě osvědčení mají občané právo obdržet kopie archivních dokumentů týkajících se žadatele. Potřeba získat tyto dokumenty může souviset s podáním žádosti orgánům sociálního zabezpečení, sepsáním důchodového zabezpečení a získáním určitých dávek.
Ochrana osobních údajů
Podle zákona by k poskytování archivních informací mělo dojít prostřednictvím přístupu uživatelů k originálům a vyhledávacím strojům. Je třeba poznamenat, že všechny uložené informace jsou důvěrné, a proto by k nim měl být přístup omezen na určitý okruh lidí.
Tato opatrnost souvisí se skutečností, že informační banka obsahuje osobní údaje občanů, informace o místě jejich bydliště, manželském stavu, platu, rejstříku trestů a dalších životopisných prvcích. V tomto ohledu není získání archivního certifikátu povoleno bez souhlasu jednotlivce. Pracovníci s přístupem do archivu jsou povinni dodržovat pravidla pro poskytování informací.
Uživatelé archivních informací
Vzhledem k tomu, že v archivech je uloženo poměrně velké množství informací, dochází k vydávání archivních certifikátů velkému počtu uživatelů. Patří sem právnické a fyzické osoby, bývalí zaměstnanci podniků, orgány činné v trestním řízení a daňové úřady, penzijní fondy, pojišťovací agentury a běžní občané.
Pro každého jednotlivého uživatele existují pravidla pro poskytování informací.
Pravidla pro vydávání archivních certifikátů, kopií a výpisů
Všechny informace požadované v archivu jsou vydávány na základě písemné žádosti. Tento dokument nastiňuje podstatu žádosti a všechny podrobnosti nezbytné pro vyhledávání. Aplikace také informuje osobní údaje žadatele, iniciály, adresu, telefonní číslo. Žádost musí být podepsána osobním podpisem žadatele.
Osvědčení o práci (archivované) obsahující informace o senioritě se vydává na základě nejpřesnějších informací o pracovišti žadatele. Také v tomto případě musíte určit pozici a dobu práce. Při změně příjmení je nutné do žádosti zapsat předchozí iniciály.
Požadované informace z archivu musí být poskytnuty do 30 dnů od data registrace žádosti. Je-li pro získání zvláštních informací vyžadován další čas, archiv žadateli o prodloužení termínu oznámí.
Jak vypadá archiv, ukázkový formulář
Osvědčení získané ze státního archivu nebo z osobních dokumentů obchodní společnosti by mělo být sestaveno na hlavičkovém papíře organizace a mělo by mít jasné jméno. Přibližný vzorek takové žádosti lze vidět při podání žádosti.
Vyplňování archivního dokumentu je založeno na originálech nebo ověřených kopiích.Archivní osvědčení musí obsahovat přesné informace o použitých dokumentech a tyto informace by měly být uvedeny v chronologickém pořadí. Všechna jména uvedená v certifikátu jsou registrována v rozšířené formě a výňatky z originálu jsou uzavřeny v uvozovkách. Pokud byly při vyplňování dokumentu zjištěny nesrovnalosti, převedou se na certifikát v podobě, v jaké se objevují v originále. Správně vyplněné osvědčení má plnou právní sílu a může být předloženo formou důkazů u soudu.
Jaká porušení mohou způsobit neplatnost dokumentu?
Úřední archivní dokument nesmí obsahovat opravy, bloty ani nečitelné věty. V textu nejsou povoleny ani komentáře a různé osobní závěry pracovníků archivu.
Po textové části dokumentu jsou archivována čísla použitých registrů. Archivní certifikát je podepsán hlavním archivářem nebo vedoucím personálního oddělení a potvrzen pečetí. Pokud se dokument skládá z několika stránek, musí být každý list certifikován. Žádost o archivaci je vydána ve dvou kopiích, z nichž jedna je vydána na žádost a druhá je uložena v archivním registru.
Vydání archivované kopie dokumentu
Archivní instituce vydávají na žádost občanů kopie originálních dokumentů a archivních výpisů. Takové informační bloky jsou vytvořeny na hlavičkovém papíře organizace. Je-li vyhotovena kopie historického dokumentu, není třeba takový formulář používat.
Archivní prohlášení je relevantní, pokud jsou zdrojové informace v objemovém informačním registru. V zájmu optimalizace práce proto výňatek uvádí pouze tu část informací, která žadatele zajímá.
Žadateli se vydávají kopie dokumentů spolu s průvodním dopisem. Pokud požadované informace nejsou v archivu k dispozici, je uveden důvod nesplnění žádosti.
Formuláře 9 archivních osvědčení
Formulář č. 9 je mezi obyvateli poměrně populární dokument. Tento certifikát obsahuje informace o osobách registrovaných v určitém bytě, o velikosti nemovitosti, právech vlastníka a jeho rodinných vztazích s ostatními akcionáři.
O takový dokument lze požádat v době podání dokumentů k privatizaci nebo na důkazu dědických práv. V případě prodeje nemovitostního archivního certifikátu číslo 9 se v současné době nevyžaduje. Chcete-li získat formulář č. 9, musíte jít do pasového úřadu v místě registrace a předložit tam pas a potvrzení o vlastnictví areálu.
Poměrně často se žadatelé potýkají s problémem, jako je odmítnutí vydat osvědčení č. 9 v souvislosti s výsledkem nedoplatky nájemného. Ve skutečnosti takové tvrzení nelze považovat za legitimní, protože ze zákona musí zaměstnanci pasového úřadu vydat doklad bez ohledu na nedoplatky.
V případě protiprávního odmítnutí je nutné vyžadovat písemné potvrzení důvodu odmítnutí, můžete také podat stížnost vedoucímu pasového úřadu nebo se obrátit na soud.
