Všechny činnosti zaměstnanců v podniku související s přijetím a dodáním materiálů, zboží nebo jiných cenností musí být řádně provedeny. Jedním z hlavních dokumentů nezbytných k provedení takového postupu je plná moc pro získávání zboží a materiálů. Co je a jak správně vyplnit takový formulář?
Popis dokumentu
V každém podniku nebo organizaci existuje služba, která se zabývá dodávkami. Předmětem dodávky mohou být suroviny, materiály, různé zboží a další hodnoty. To vše je nezbytné, aby výroba pokračovala v nepřetržité práci každý den. Technologie tohoto procesu je jednoduchá. Nejprve kontaktujte dodavatele. Poté musíte zaplatit podle předchozí dohody. A až poté můžete jít za zbožím, přičemž si vezmete s sebou plnou moc k přijímání zboží a materiálů.
Co tento dokument dává a proč je tak důležitý? Zaprvé potvrzuje autoritu zaměstnance a skutečnost, že jedná v zájmu konkrétního podniku. Jak jinak se může dodavatel ujistit, že dodává zboží správné osobě? Za druhé, plná moc pro přijímání zboží a materiálů potvrzuje, že zaměstnanec jedná v rámci dříve uzavřené dohody. Po převzetí zboží je zaměstnanec povinen jej poskytnout nákladní list. Někdy musíte mít také doklad potvrzující platbu. Ve většině případů by však měla být finanční stránka věci sjednána předem.
Druhy plné moci
Aby při obdržení sjednaného zboží nedošlo k problémům, musíte být při přípravě průvodních dokladů velmi opatrní. A za tímto účelem je naprosto nezbytné vědět o každém z nich. Je tedy třeba poznamenat, že plná moc pro získání zboží a materiálů může mít jinou dobu platnosti. Maximální doba nepřesahuje pět let. Takové dlouhodobé dokumenty se používají jen zřídka. Zejména pokud jde o získávání konkrétního zboží a materiálů. Zde se vše provádí na základě smlouvy. Proto jsou tyto plné moci nejčastěji jednorázové povahy. Vydávají se zpravidla na dobu nejvýše deseti dnů. Kromě toho je třeba mít na paměti, že kupující může svěřit převzetí zboží nejen svému zaměstnanci, ale také osobě, která není členem podniku. V tom je jisté riziko. Nebezpečí se můžete vyhnout pouze tehdy, pokud s takovou neoprávněnou osobou usoudíte, že ručí za úhradu veškerých nákladů za zboží, bude-li ztraceno.
Dobrý příklad
Není vůbec těžké vypracovat plnou moc pro přijímání zboží a materiálů. Nemusíte mít po ruce vzorek. Hlavní věcí je vědět, jaká data by měla být v tomto dokumentu uvedena.
Například jde o poštovní zásilku nebo obchodní osoba jde do obchodu, aby přijala papírnictví. Co pro to bude potřebovat? Samozřejmě musí být nejprve uzavřena dohoda, na jejímž základě je vystavena faktura. Uvádí každou položku podle položky s uvedením počtu jednotek. Nyní zbývá pouze převést ji na pověřenou osobu z podniku. Jak může dodavatel vědět, kteří zaměstnanci přijdou k převzetí zboží? Na základě čeho by mu měl věřit? Ústně se takové problémy nevyřeší. Za tímto účelem existuje plná moc k přijímání zboží a materiálů. Vzorek lze vytvořit libovolně. Hlavní věc je, že v dokumentu jsou jasně uvedeny následující body: kdo, na jakém základě a co by mělo být přijato.Pokud jsou všechny tyto skutečnosti uvedeny v tištěné podobě a potvrzeny podpisem vedoucího, pak dodavatel nemá pochybnosti.
Prázdný formulář
V případě, že je dodávka a příjem zboží trvalé, je třeba rychle vystavit plnou moc k přijímání zboží a materiálu. V tomto případě by nejvhodnější možností bylo prázdné pole. Není třeba pokaždé znovu vynalézat text a vybírat správná slova. Zbývá pouze vyplnit chybějící sloupce a můžete jít po silnici.
Chcete-li zohlednit všechny potřebné aspekty, musíte vědět, že jakákoli plná moc tohoto druhu by měla obsahovat následující informace:
- celé jméno podniku nebo organizace;
- název samotného dokumentu a jeho podrobnosti;
- místo a datum vydání (požadováno slovy);
- podrobnosti o společnosti;
- údaje o zaměstnanci nebo právníkovi (pozice, F. I. O., údaje o pasech);
- úkol pro zaměstnance (co je třeba udělat);
- datum vypršení platnosti občana.
Informace by měly být co nejúplnější a srozumitelné, aby nikdo nemohl zpochybnit zmocnění k přijímání zboží a materiálů. Formulář musí nutně obsahovat podpis vedoucího (někdy hlavního účetního) spolu s kulatou pečetí společnosti.
Plná moc
Každá společnost má zaměstnance, který je povinen vést záznamy a vydávat plnou moc k přijímání zboží a materiálů. Forma dokumentu v tomto případě může být použita jak jeho vlastní, tak vyvinutá státem. Je známo, že Goskomstat Ruské federace v říjnu 1997 ve svém usnesení č. 71a schválil dvě typické meziresortní formy plné moci: M-2 a M-2a.
Jsou si navzájem velmi podobné a liší se pouze v tom, že první z nich má další tabulku, ve které jsou všechny uvedené informace duplikovány. Na čáře řezu je oddělena od hlavního tvaru a je dána do rukou příjemce. To umožňuje oprávněnému zástupci potvrdit splnění úkolu, který mu byl přidělen. Jinak jsou obě formy identické. Jejich plnění není obtížné. Na přední stranu napište následující text:
1. Název dokladu, datum vydání a platnost.
2. Údaje o přijímající společnosti (název, běžný účet a název servisní banky).
3. Kompletní informace o zplnomocněném zástupci.
4. Jméno dodavatele.
5. Základ pro příjem zboží (číslo účtu).
Na zadní straně je uvedeno:
1. Název hmotného majetku s uvedením jeho množství.
2. Podpis příjemce, vedoucí společnosti a hlavní účetní.
3. Tisk.
S takovým formulářem v ruce můžete bezpečně jít za zboží.
