Jaký druh dokumentu je popis úlohy? Je k dispozici v každé instituci a určuje funkce, práva a míru odpovědnosti zaměstnance, který má konkrétní postavení. Výuka je nezbytná pro správné rozdělení povinností, včasné dokončení pracovního úkolu, definici pracovních kontaktů zaměstnanců a jejich vztahů, organizaci jednotné zátěže.
Odkud pocházejí pokyny
Při vývoji tohoto dokumentu se spoléhají na existující strukturu organizace, průvodce klasifikací a standardy řízení.
Vezměme si příklad povolání vedoucího kanceláře, jak se dělá popis práce sekretáře. Ukázka toho (zpravidla typické) má několik sekcí.
Prvním z nich jsou obecná ustanovení. První část obsahuje informace o najaté osobě: kdo přesně se může ucházet o tuto funkci, kterou se tajemník podrobuje a čeho se bude v práci řídit, popisuje jeho znalosti a dovednosti a kdo jej během své nepřítomnosti nahradí. Druhá část se týká funkčních povinností. Co vyžaduje popis práce pro sekretářku?
Kontroluje vyřizování příkazů a příkazů vedoucích jinými zaměstnanci, organizuje schůzky a schůzky, telefonuje jeho bezprostřední šéf, přijímá návštěvníky, registruje korespondenci.
Jedná se o běžné funkce - provádí je každý tajemník. Mohou se rozšiřovat v závislosti na specifikách podniku, o nichž budeme diskutovat níže.
Ostatní položky a oddíly
V části „Odpovědnosti“ jsou podrobně popsány všechny podrobnosti o činnosti. Jeho obsah vyplývá z předchozího.
V odstavci „Práva“ popis práce tajemníka vysvětluje, o co může požádat. Jsou to: optimalizace pracovního procesu, schopnost používat potřebné dokumenty nebo informace pro práci, zvyšování odborné úrovně.
Poslední odstavec „Odpovědnost“ popisuje, za co je tajemník odpovědný zaměstnavateli. Tato část, stejně jako předchozí, je obvykle standardní pro většinu těchto pokynů.
A další?
Co přesně tento zaměstnanec dělá? Zvažte, jaká funkce obsahuje typický popis práce tajemníka hlavy.
Z technického hlediska organizuje a zajišťuje manažerské činnosti vedoucího. Přijímá příchozí korespondenci, převody konkrétním zaměstnancům nebo strukturálním jednotkám.
Provádí papírování, provádí na počítači různé operace, aby shromažďoval a zpracovával informace nezbytné pro přijímání rozhodnutí.
Popis práce referenta-referenta přebírá mnoho různých povinností. Přijímá žádosti a připravuje dokumenty k podpisu vedoucímu, vybírá materiály potřebné pro tuto práci. Kontroluje správnost provedení a provádí úpravy návrhů dokumentů, organizuje telefonní hovory vedoucího, opravuje informace v jeho nepřítomnosti, přenáší a přijímá je faxem, kopíruje dokumenty na kopírce, přijímá a odesílá telefonní zprávy.
Popis práce referenta-sekretáře znamená status kompetentního a kompetentního asistenta, který připravuje žádosti a dopisy jménem vedoucího, a vypracuje na ně odpovědi.
A to není vše ...
Tajemník také plánuje a organizuje schůze a schůze úřadů, pro které shromažďuje potřebné materiály, informuje účastníky o programu akce, jejím datu a také vyhotovuje zápisnice.
Dohlíží na to, aby zaměstnanci řádně a včas plnili objednávky a objednávky, a vede soubor registračních karet. Popis práce tajemníka, mimo jiné, jej zavazuje poskytnout vedoucímu pracoviště kancelářské vybavení a kancelářské potřeby.
Tiskne kancelářské materiály, udržuje databanku aktuálních informací. Řídí příjem návštěvníků, pomáhá při operativním posuzování požadavků a dalších problémů. Spouští případy, odesílá do archivu, řídí jejich bezpečnost.
Jeho provozní režim je stanoven v souladu s pravidly pracovního harmonogramu organizace. Popis práce tajemníka vedoucího mu ukládá úřední povinnosti a služební cesty v případě průmyslové potřeby.
Mluvte o právech a povinnostech
Práva tajemníka v organizaci znamenají možnost vyžadovat od vedení běžné pracovní podmínky, pomoc při plnění úředních povinností, informační podporu - může si vyžádat jakékoli dokumenty, které potřebuje při své práci.
Má právo zlepšovat svou vlastní kvalifikaci, vědět o nadcházejících rozhodnutích vedení týkajících se jeho činnosti, předkládat návrhy a klást otázky.
Tajemník má právo podepisovat referenční a informační dokumenty v rámci své působnosti.
Jako každý zaměstnanec odpovídá za své vlastní neplnění pracovních povinností podle zákoníku práce Ruské federace, za přestupky spáchané v průběhu činnosti, za způsobení materiální škody.
Pokud jsou opatření týkající se práv a odpovědnosti přijatá pro toto postavení v různých institucích docela podobná, může se funkce tajemníků, jak již bylo uvedeno, výrazně lišit. Považujte tyto rozdíly za příklad povinností ostatních zástupců funkce.
Popis práce tajemníka výcvikové jednotky
Tento specialista je považován za technického dodavatele. K tomu, aby byl jmenován do funkce, potřebuje vyšší odborné nebo střední odborné vzdělání. Co přesně by měl dělat sekretář tréninkového oddělení?
Jako každý tajemník je povinen kompetentně vést papírování, znát vedení všech oddělení instituce, být schopen používat hlasové záznamníky, přijímací a komunikační zařízení, magnetofony. Dodržujte normy systému obchodní dokumentace a pracovněprávních předpisů, jakož i ochranu a bezpečnost práce.
Povinnosti tajemníka tréninková část
Popis práce tajemníka ve vzdělávací instituci má svá specifika. Vede zápisy ze schůzí výběrové komise, zpracovává osobní spisy žáků (studentů). Vydává a zapisuje potřebné informace do studentských průkazů a akademických záznamů, vyplňuje knihy o vydávání diplomů a jejich duplikátů, osvědčení, studentské registry v abecedním pořadí.
Zohledňuje hodiny výuky a docházky studentů, připravuje odborné časopisy, příkazy k pohybu kontingentu. Přijímá účetní a vykazovací dokumentaci o aplikacích, zpracovává osobní soubory studentů a předkládá je do archivu.
Jeho činnost probíhá v úzkém kontaktu s vedoucími kateder, učiteli a účetními odděleními vzdělávací instituce.
A co dělá sekretářka školy?
V popisu práce tajemníka školy se uvádí, že tento zaměstnanec je přijímán a odvoláván přímo ředitelem, vzdělání musí mít střední odborné vzdělání nebo všeobecné vzdělání se zvláštní přípravou na požadovaný program.
Ve své činnosti se řídí normativními dokumenty o papírování, pracovněprávními předpisy, pokyny k vedení pracovních knih, standardy ochrany práce, chartou školy a vlastní výukou.
Mluví kompetentně psanou řečí, umí pracovat na kancelářském vybavení.
Hlavní směry práce
Popis práce tajemníka školy je uvádí dostatečně podrobně. Slouží pro činnost ředitele školy a jeho zástupců, provádí papírování, shromažďuje informace o školních pracovnících a studentech. Organizuje telefonní hovory pro ředitele, přijímá a přenáší faxy, telefonní zprávy, zaznamenává zprávy v nepřítomnosti ředitele.
Tajemník organizuje schůze školské rady, valná hromada zaměstnanců, opatrovnictví a pedagogické rady, vedené ředitelem schůzí. Za tímto účelem shromažďuje a připravuje potřebné materiály, upozorňuje pozvané na akci, registruje účastníky. Vypracuje konečné protokoly.
Další úkoly
Jako každý tajemník poskytuje řediteli kancelářské potřeby a kancelářské vybavení, vytváří podmínky pro to, aby šéf pracoval efektivně. Vysílá a přijímá informace, tiskne dokumenty a materiály.
Formuláře případů podle schválené nomenklatury, předloží archivu včas. Přijímá korespondenci, systematizuje způsobem přijatým ve škole, převody z režiséra na jmenované účinkující, sleduje implementaci, zasílá korespondenci.
Přijímá žádosti a dokumenty zaměstnanců, studentů, rodičů. Organizuje příjem, optimální sled žádostí a návrhů.
Popis práce sekretářky ve škole zpravidla předpokládá nepravidelný pracovní rozvrh, který je vázán na pracovní rozvrh, ale vychází z pracovního týdne 40 hodin. Přitom spolupracuje s administrativním, pedagogickým a servisním personálem.
Popis práce soudního úředníka
Má také své vlastní specifické vlastnosti. Soudní úředník ve své práci vychází z úkolu zajistit hladké fungování soudního aparátu. Musí vykonávat velké množství nezbytné rutinní práce spojené s přijímáním občanů, přípravou dopisů, dotazů, výpisů a předvolání, předvoláním svědků a účastníků procesu.
Vypracovává a kontroluje seznamy případů, které budou na schůzi projednány, zkontroluje oznámení o oznámení, vyhotoví kopie závěrů, zkontroluje účast osob předvolaných na schůzku a zaznamená čas jejich přítomnosti u soudu na předvoláních.
Kromě toho tajemník vyhotovuje dokumenty pro předvolané oběti a svědky, kteří zaplatí za cestu, na žádost účastníků přinese obsah soudního záznamu, vyhotovuje případy na konci přezkumu (správní, trestní a civilní), vede záznamovou knihu.
Obtížná profese
Jeho povinností je také připravovat kopie soudních písemností, vykonávat a předávat exekuční titul, další materiály související s výkonem trestu, jakož i v samostatném soudním příkazu.
Popis funkce soudního úředníka vyžaduje k plnění povinností dostatečnou úroveň kvalifikace. Musí dodržovat určité zákazy a omezení specifická pro státní službu, normy úředního chování zaměstnanců.
Jaké znalosti a dovednosti požaduje soudní úředník?
Za prvé, legální. Oficiální popis práce soudního úředníka předkládá požadavek znát řadu zákonů, počínaje ústavou a zákoníkem práce až po administrativní pokyny schválené jeho zřizujícím subjektem Ruské federace.
Většina z nich se týká soudních řízení a činnosti orgánů.Kromě nich musíte znát základy interakce se strukturami řízení a různými organizacemi, kancelářskou práci, gramatické normy ruského jazyka, jemnosti obchodního stylu v psaném a mluveném jazyce, pravidla korektury a editace.
Patří sem také základní úroveň kvalifikačních požadavků v oblasti informačních technologií, znalost pracovních postupů a problematika zabezpečení informací.
A mnohem, mnohem více ...
Tajemník potřebuje dovednosti při plánování pracovního dne, analýze a systematizaci příchozích informací, přípravě analytických materiálů a vedení konstruktivního dialogu.
Ve své činnosti musí být schopen pracovat s periferními počítačovými zařízeními a internetem, používat e-mail, tabulky a textové editory, připravovat prezentace atd.
Jak vidíme, popis práce sekretářky-typisty v posledních desetiletích prošel radikálními změnami a dnes zahrnuje mnoho nových technických a informačních požadavků. Moderní sekretář musí být nejen pozorný a výkonný zaměstnanec, ale také držet krok s věkem a využívat nejnovější vývoj ve své profesní oblasti.
