Osobní účinnost je hlavním tajemstvím úspěchu ve všech věcech a závisí mimo jiné na schopnosti správně alokovat časové zdroje. Časový management je vhodný pro vědecké studium a plánování. Existují speciální techniky, které vám umožňují správně distribuovat čas tak, aby stačilo na všechno.
Koncept řízení času
Osoba při narození dostává jedinečný, nenahraditelný zdrojový čas. Jak to s tím nakládá, často záleží na úspěchu osoby v podnikání, na její efektivitě. Time management, neboli time management, je vícestupňový proces, který zahrnuje dovednosti v plánování, analýze a organizaci procesů.
Myšlenka na řízení času není vůbec nová, dokonce i v prvních letech naší éry, římský filozof Seneca napsal, že čas vyžaduje zvláštní přístup, a formuloval první pravidla řízení času: je třeba dodržovat časový deník, musíte posoudit, kolik času bylo a jak Časové období bylo nasyceno událostmi. Později filozofové více než jednou přemýšleli o tom, jak udržet plynulý čas, předložit teorie a vymyslet metody pro své hospodářství a racionální výdaje.
Ale vědecké manažerský přístup tento zdroj se objeví až na přelomu 19. a 20. století. Americký inženýr Frederick Taylor navrhl koncept řízení času zaměstnanců a spojil tento proces s motivací a stanovením cílů. Na začátku 20. století vytvořili ruští vědci celé pole nazvané „vědecká organizace práce“ a položili vážný základ pro moderní teorii řízení času. Termín „řízení času“ se objevuje až v 70. letech 20. století a na začátku 21. století se toto odvětví stalo jednou z nejdůležitějších a dobře rozvinutých součástí řízení.
Druhy času
Abyste mohli něco spravovat, musíte pochopit podstatu objektu. Čas je specifickým objektem managementu, abychom ho mohli správně utratit, vyplatí se jej rozdělit do typů. První klasifikace je založena na konceptech práce a volného času, kdy je čas rozdělen na pracovní a volný čas nebo volný. Správa ročních období vám umožňuje rozlišit druhy, jako je sezónní čas: trávení času v hlavní a dolní sezóně.
Dočasný zdroj můžete také klasifikovat v závislosti na činnosti, které je věnován, a poté je přidělen pracovní, osobní a společenský čas. Pracovník je utracen za plnění oficiálních povinností, plánování, osobní zahrnuje volný čas, vzdělávání, zábavu a veřejnost je utrácena za rodinu, přátele, zřízení různých komunikací. Při plánování se obvykle bere v úvahu pracovní doba, i když samozřejmě je nutné aplikovat získané dovednosti ekonomického trávení času na všechny jeho typy.
Funkce řízení času
Každou správu vykonává hlavní funkce - jedná se o racionální využívání zdrojů. Funkce řízení času jsou plánování, distribuce a výdaje tohoto neobnovitelného zdroje. Časové řízení je nezbytné pro co nejefektivnější využití dostupné časové rezervy, která přímo ovlivňuje produktivitu osoby nebo zaměstnance. Hlavními funkcemi řízení času jsou plánování využití času, organizace procesů pro využití času, sledování dodržování zásad a stanovení času stráveného.
Výhody správy času
Time management přináší řadu pozitivních výsledků.Abyste dosáhli úspěchu v jakékoli činnosti, musíte se naučit, jak správně trávit svůj čas. Osoba, která zvládla technologii řízení času, má následující výhody:
- rychleji a častěji dosahuje svých cílů;
- vytváří okolnosti svého života a může je ovládat;
- schopen dosáhnout jakéhokoli cíle a úspěchu v jakékoli činnosti;
- méně nervózní zážitky, protože v jeho životě není místo marnost a spěch;
- má dostatek času na sebevzdělávání a duchovní rozvoj;
- má akční plán na každý den, stává se disciplinovanějším a shromažďovaným;
- odpočívá více, a proto se cítí vesele a zdravě, má více příležitostí pro komunikaci s přáteli a příbuznými, pro koníčkové kurzy;
- produktivnější v práci;
- nakonec je člověk sebevědomější a šťastnější.
Struktura procesu řízení času
Systém řízení času zahrnuje několik základních procesů:
- analýza - abyste se mohli někam pohybovat, musíte vědět, co chcete a jaké prostředky máte;
- strategické plánování;
- prohlášení o cílech;
- taktické a operační plánování;
- dosažení cílů;
- kontrola vynakládání prostředků a dosažení cílů.
Existují i jiné přístupy k určování struktury řízení času, rozlišuje 4 oblasti formování znalostí, dovedností a návyků, mezi ně patří:
- stanovení cílů, zvládnutí technik stanovení cílů;
- schopnost upřednostňovat;
- schopnost používat plánovací nástroje a jejich příslušné použití;
- rozvoj, konsolidace a aplikace dovedností racionálního využití času.
Typy řízení času
Stejně jako každé řízení lze i hlavní správu času rozdělit na strategické a provozní plánování. Lze ji také rozdělit na typy řízení tohoto zdroje podle času: dlouhodobé a krátkodobé, což ve skutečnosti duplikuje první klasifikaci.
Strategické plánování je spojeno s dosahováním dlouhodobých globálních cílů, zatímco čas je přidělován na rok nebo déle. Je spojena s prognózami na základě hloubkové analýzy situace.
Současné řízení času je spojeno s dosahováním cílů v krátkodobém horizontu: od měsíce do šesti měsíců. Je součástí strategického plánu, ale zahrnuje pouze jeho bezprostřední část.
Provozní přidělení času je spojeno s přípravou plánů na týden a den. Taktické přidělování zdrojů je spojeno se skutečnou současnou situací, za níž mohou okolnosti provést opravu.
Obecné principy řízení času
Procesy řízení času jsou založeny na hlavních principech:
- Správné nastavení cíle. Na tom závisí její dosažitelnost a motivace k jeho dosažení. Existují různé techniky stanovování cílů, nejslavnější a nejúčinnější je model SMART.
- Motivace. Úspora času by měla být při vědomí a měla by být spojena s uspokojením některých důležitých potřeb, jinak by se nemělo očekávat úspěch v řízení času.
- Ukládání. Časové řízení je nezbytné, aby se odstranil nebo snížil časový deficit, aby se zvýšila produktivita ve stejném časovém období.
Metody řízení času
Dnes jsou známy různé strategie a techniky pro distribuci a využití času. Nejznámější metody řízení času jsou následující:
- Matice Eisenhowera. Tato metoda spočívá v vyplnění matice podle 4 charakteristik: důležité, nedůležité, naléhavé, ne naléhavé. Všechny případy plánovacího období jsou vyhodnoceny v tomto měřítku a hodnoceny podle implementace. Nejprve jsou provedeny naléhavé a důležité záležitosti, méně naléhavé a důležité záležitosti jsou odloženy do druhé fáze, hlavní věcí není zpoždění jejich provádění tak, aby nepřecházely do první kategorie.Naléhavé a méně důležité případy by měly být delegovány na podřízené, kdykoli je to možné, neměly by se hromadit nevýznamné a nedůležité záležitosti, a proto by měly být delegovány nebo nevykonávány vůbec a vyloučeny z plánů.
- Pyramida B. Franklina. Tento solidní model vyžaduje důkladnou přípravu poprvé a poté se snadno používá. Pyramida je založena na globálních cílech a životě lidské hodnoty. Druhou úrovní jsou dlouhodobé cíle na 10–20 let. Třetím je strategický plán, rozhodnutí o tom, jak dosáhnout globálních cílů. Další je plán na nadcházející rok, pak krátkodobý plán. Nahoře je plán na den. Taková pyramida by měla být pravidelně revidována a aktualizována.
Existují i jiné metody řízení času, ale všechny jsou založeny na schopnosti oddělit důležité od nedůležité, na schopnostech stanovit správné a dosažitelné cíle a na motivaci šetřit čas.
Řízení pracovní doby: základní techniky a pravidla
Racionální rozložení pracovní doby je pro lidi, kteří se snaží zvýšit svou efektivitu, nejdůležitějším úkolem. Metody řízení času, řízení zaměřené na odstranění nedostatku pracovní doby. Proto je mimořádně důležité naplánovat pracovní den na základě těchto zásad:
- je nutné zajistit schopnost zaznamenávat čas strávený různými operacemi;
- během přípravy plánu by 60% času mělo být věnováno plánované práci, 20% nepředvídaným záležitostem, 20% spontánním úkolům;
- je nutné identifikovat „potopení času“ a co nejvíce je odstranit;
- potřebu klasifikovat pracovní úkoly podle naléhavosti a důležitosti;
- časové plánování by mělo být systematické, důsledné, odůvodněné.
Ke správě času v organizaci se často používá metoda ABC, která vám umožňuje klasifikovat firemní zdroje podle stupně důležitosti. Je postaven na třech principech:
- nejdůležitější věci dělá vůdce, tráví na nich 15% svého času;
- úkoly středního významu jsou delegovány na manažery, jsou jim přidělovány 20% pracovní doby;
- méně důležité úkoly jsou delegovány na výkonné umělce, kteří tráví 65% svého času.
Řízení času organizace
Řízení času ve společnosti je způsob, jak ušetřit až 30% pracovní doby specialisty. Tomu musí být proto věnována náležitá pozornost. Časový management v organizaci spadá na ramena manažerů, kteří pro výkonné umělce vytvářejí operativní a střednědobé pracovní plány. Dnes existuje mnoho počítačových programů, které vám umožní naplánovat pracovní dobu zaměstnanců a sledovat provádění úkolů a čas strávený. Například Toggl, Bitrix „Team“ a „Project“. Existují tři hlavní strategie pro řízení času organizace:
- Zrychlení. Je nutné minimalizovat čas strávený prováděním typických, zejména opakujících se operací.
- Akumulace. Je nutné určit rezervy a priority v každé fázi výroby, vytvořit rezervu času pro provádění nepředvídaných úkolů.
- Zjednodušení. Je nutné implementovat efektivní systémy pro plánování a kontrolu trávení času.
Řízení volného času
Každý člověk vždy pociťuje nedostatek volného času a musí být naplánován stejně pečlivě jako pracovník. Chcete-li to provést, musíte se naučit, jak přísně oddělit práci od volného času, aby měl čas obnovit pracovní kapacitu. Během prázdnin se musíte omezit na hovory a zprávy v práci, abyste se plně uvolnili. Práce v domácnosti se musí naučit organizovat s maximální úsporou času. Je nezbytné rozvíjet dovednosti pro identifikaci nejdůležitějších úkolů tak, aby bylo dost času nejen na relaxaci, ale i na vlastní rozvoj. Měli byste se také naučit opustit malé rutinní, zbytečné věci a ponechat maximální čas na dosažení prioritních cílů.
