Registrace organizačních dokumentů je důležitou součástí pracné papírenské práce. Hlavním cílem tohoto procesu je poskytnout dokumentům právní sílu. Díky tomu jsou také brány v úvahu, sledovány a rychle vyhledávány, pokud vznikne naléhavá potřeba. Získání nezbytných informací o dokumentech, bez ohledu na stupeň práce s nimi, lze snadno provést v krátkém časovém období, pokud jsou dodržena všechna zavedená pravidla pro oběh dokumentů.
Koncept
Registrace dokumentů organizace je fixace jejich vzniku nebo příjmu pomocí indexu a vyznačením určitých údajů ve zvláštních formulářích. Index zahrnuje číslo v pořadí doplněné o další indexy nomenklatury, klasifikátory a další komponenty. Části indexu, které za sebou následují, jsou odděleny lomítkem.
Registrace dokumentů organizace je vytvořena za účelem získání certifikátů plánované, účetní, administrativní, reportingové, finanční a jiné povahy. Používají se interně a také jsou odesílány do jiných struktur nebo pocházejí z nich. Rukopisné papíry i tištěné pomocí moderních technických zařízení podléhají registraci.
Cíle
V organizaci papírování patří hlavní místo do registračního procesu. Úkoly provozního řízení lze snadno řešit pouze při dobře zavedených operacích, které následují jeden po druhém. Za tímto účelem musí úředníci poskytnout jakékoli dokumenty v krátkém čase, interní i dokumenty přijaté od jiných společností.
Při registraci dokumentů organizace ve zvláštních formách jsou uvedeny nejdůležitější skutečnosti, včetně doby vytvoření, odeslání nebo přijetí. Dokument se tak stává legálním. Až do tohoto okamžiku se považuje za neexistující. To znamená, že organizace není odpovědná za její uchování ani za přijetí.
Hodnota
Registrace je jednou z prvních fází práce po počátečním zpracování po obdržení dokumentu, nebo předposlední, pokud je odeslána do jiné struktury. Po této fázi jsou odchozí papíry zapečetěny v obálkách a zaslány poštou nebo jinými komunikačními kanály.
Registrace je považována za jeden z časově nejnáročnějších a odpovědných operací v papírování. Pokud tedy vyvstane otázka zefektivnění pracovního postupu, začnou tímto procesem.
Úkoly
Mezi hlavní úkoly registrace patří:
- Účetnictví.
- Kontrola provádění.
- Referenční práce.
Při účetnictví se získávají kvantitativní informace o objemu práce, analýze dokumentů jako celku a jednotlivých typů, podle struktury a dalších prvků. V budoucnu bude databáze vytvořena ve formě speciálního vyhledávače.
Pravidla
Pouze v případě potřeby je dalším využitím organizace práce s dokumenty. Registrace dokumentů není nutná, pokud jsou přijaty pouze pro informaci. Každá společnost musí schválit seznam dokumentů, které by neměly být zaregistrovány. Je zpravidla obsaženo v příloze pokynů pro úředníky, ale může být také složeno ve formě samostatného papíru. Pokud to situace vyžaduje, musí být aktualizována.
Mezi neregistrované cenné papíry obvykle patří:
- Propagační materiály.
- Gratulujeme
- Pozvánky na semináře a konference.
- Knihy a jiná tisková média.
- „Osobní“ balíčky přijaté poštou.
- Kopie vládních dokumentů.
- Informační dopisy.
Po registraci je každému dokumentu přiřazeno odpovídající číslo. Příchozí papíry mají svůj vlastní systém čísel, který je vyražen na účtence.
Postup se provádí pouze jednou. Toto je jedno z hlavních pravidel pro organizaci práce s dokumenty. Registrace dokumentů ve velké společnosti se provádí v administrativním oddělení. Pokud je to malá společnost, pak se tajemník zabývá touto otázkou. Ve společnosti s divizemi a dalšími strukturálními skupinami lze tento proces provádět decentralizovaně. To se však týká pouze interních dokumentů. Jejich registrace by měla být provedena v den přijetí, schválení nebo odeslání.
Výrobní metody
Dokumenty lze získat následujícími způsoby:
- Poštou.
- Prostřednictvím kurýrních služeb.
- Faxem.
- E-mailem.
Různé formy organizace registrace dokumentů se provádějí ve vztahu k následující korespondenci:
- Doručená pošta.
- Odchozí.
- Vnitřní.
Registrační informace
U příchozího dokumentu data jako:
- Datum přijetí.
- Příchozí číslo.
- Datum sestavení dokumentu.
- Index
- Registrační číslo.
- Autor dokumentu.
- Jméno.
- Rozlišení
- Realizační období.
- Dodavatel.
- Postup práce.
- Číslo případu, kdy jde po nezbytných manipulacích.
Zadávání informací
Zaprvé se provádí organizace registrace primárních dokumentů, které nejsou zcela vyplněny, protože ještě nebyly předloženy řediteli a nemají odpovídající usnesení, jakož i určené prováděcí období a zhotovitele. Zbývající údaje jsou uvedeny po seznámení s oprávněnými osobami. Pokud byl s vůdcem navázán dobrý vztah a každé ráno se dívá prostřednictvím korespondence, můžete mu dokument nejprve ukázat a poté, co učiníte příslušné rozhodnutí, okamžitě zadat všechny potřebné údaje.
Pokud mluvíme o organizaci registrace a kontroly nad prováděním interních dokumentů, lze údaje uvést v příslušné formě s možností následných změn a doplnění. Datum přijetí v nich samozřejmě chybí. Na rozdíl od příchozího dokumentu má tedy interní dokument jediné registrační číslo.
Každá společnost má právo změnit a doplnit údaje v příchozím dokumentu s ohledem na specifika dané činnosti. Například často uvádějte počet listů a aplikací.
Formuláře
Registrační formuláře jsou ve formě:
- Časopisy.
- Karta.
- Automatizované elektronické systémy.
Uvažujme každou formu zvlášť.
Časopisy
Systém žurnálu je užitečný, když organizace pracuje s malým počtem dokumentů. Pokud má společnost velký objem pracovních postupů, již se nepoužívá, protože v mnoha ohledech je horší než jiné vyspělejší systémy.
Informace jsou uvedeny v časopisech pro registraci dokumentů organizace v pořadí, v jakém byly doručeny. Tento proces zahrnuje jednu osobu. Když tedy dorazí mnoho dokumentů, registrace trvá dlouho. To přirozeně výrazně zpomaluje pracovní postup.
Kromě toho musí být operace zdvojena, protože informace jsou vyžadovány jak v kanceláři, tak v jednotlivých strukturálních jednotkách, kde bude dokument proveden v budoucnu. V důsledku toho by se ve stejné společnosti měly stejné cenné papíry registrovat 3-5krát v samostatných časopisech.
Současně je nemožné získat referenční informace v krátkém čase, protože položky deníku jsou vedeny v chronologickém pořadí. Chcete-li získat informace, musíte vědět alespoň přibližně o tom, kdy byl dokument zaregistrován.
Termíny nebude možné kontrolovat, protože všechny mají své vlastní a nelze je klasifikovat samostatně.Proto, pokud má řídicí funkce přednost, použijte systém karet.
Karty
Systém registrace karet řeší nedostatky, které existují při provádění papírování pro časopisy. Objevila se na začátku minulého století a je velmi běžná v evropských zemích. V Rusku se rozšířilo během vývoje systému sjednoceného státní evidence. Tento systém registrace dokumentů v organizaci je nezbytný pro bezproblémové zvládnutí velkého množství cenných papírů. Má následující výhody:
- Proces registrace může zvládnout několik zaměstnanců najednou.
- Dokumenty mohou být vytvářeny v množství, které je nezbytné pro hladké fungování organizace.
- Karty lze systematizovat, stejně jako vytvářet soubory karet. Tím je funkce nápovědy k dispozici.
- Může být převedena konkrétní instance za účelem kontroly nad prováděním dokumentů.
- Forma a označení podrobností jsou stanoveny přímo v organizaci a jsou předepsány v pokynech pro papírování.
- Vybraný formulář karty lze propagovat pomocí kopírovacího stroje. Chcete-li vést záznamy, musíte mít oběh dostatečný po dobu alespoň 1 roku.
Organizace může mít tolik kopií karet, kolik je potřeba. Obvykle musíte vyplnit alespoň dva. Poté je jedna kopie uložena v dočasném souborovém kabinetu a druhá v informačním a referenčním oddělení. Samotný dokument je zaslán dodavateli k provedení práce. Často však používají tři karty, aby je přenesli i na umělce.
Takový systém je vhodný jak pro dokumenty pro registraci veřejné organizace, tak pro provádění kancelářské práce ve státní instituci. Soubory referenčních karet se vytvářejí v různých otázkách, například podle oblasti. Pak se jejich počet automaticky zvyšuje. Tento systém je samozřejmě náročný na pracovní sílu a lze jej efektivně vytvořit pouze v organizacích, kde služba správy kanceláří vykonává své funkce bezchybně. Modernější systém pomohl zbavit se potřeby vyplnit obrovské množství karet. Bylo to možné díky zavedení počítačové technologie.
Automatizované elektronické systémy
Tato forma dokumentace se provádí prostřednictvím softwaru (nebo softwaru). Je nainstalován na PC, serveru nebo několika integrovaných PC. Při použití automatizovaného systému se informace zadávají do elektronické karty, která je uložena v příslušné databázi. Pro zajištění bezpečnosti jsou informace souběžně ukládány do další (záložní) databáze.
Právě tato forma získala v současnosti největší žádost, protože má oproti předchozím dvěma možnostem významné výhody. Jedná se zejména o:
- Rychlé vyhledávání na libovolném základě, například datum.
- Generování sestav a analytických informací v automatickém režimu.
- Schopnost zaregistrovat se z různých pracovišť současně.
- Možnost správy dokumentů decentralizovaným způsobem v samostatných jednotkách s integrací informací do jediné databáze.
- Další funkce.
Program pro registraci dokumentů může být vyvinut samotnou organizací. V naprosté většině případů se však používají hotová řešení, která usnadňují práci s velkým množstvím dokumentů, počínaje fází vytváření a končící jeho provedením nebo odesláním do jiné společnosti.
V automatizovaném systému lze shromažďovat a ukládat nejúplnější informace o všech dokumentech. Díky tomu je implementována efektivní kontrola a jsou prováděny referenční práce a v případě potřeby interní inventář.
Závěr
V současné době se v každém podniku a instituci vytváří velké množství dokumentů. Kancelářská práce, řádně zavedená v souladu se zákonem a splňující všechny stanovené úkoly, mnohokrát zvyšuje efektivitu řízení. Osobní počítače, programy a nové technologie tento proces zorganizovaly. Automatizovaný systém urychluje a usnadňuje práci jako celek, zejména registraci a účtování dokumentů v organizaci.
Tento proces je důležitý během celého duchovního cyklu. Díky organizované práci můžete snadno najít potřebné informace a konkrétní dokument v krátkém čase. A to zase poskytuje operační řešení problémů.
Karty, které byly donedávna distribuovány všude, se postupně nahrazují automatizovaným systémem, a to i pro registraci u neziskové organizace dokumentů. Celý proces se provádí ve zrychleném režimu, včetně účinné kontroly toku dokumentů.