Obsah pojmu „elektronický dokument“

V naší době se papírování (správa dokumentů) postupně přesouvá z papírové formy na digitální. V tomto ohledu by měl každý moderní vzdělaný člověk mít představu o pojmu „elektronický dokument“ a o vlastnostech jeho aplikace. Podívejme se podrobněji na tento jev a zjistíme, co je EDS.

Co se nazývá dokument

Před zvážením koncepce a struktury „elektronického dokumentu“ je třeba připomenout jeho papírového předchůdce.

V širším slova smyslu je to název předmětu hmotného světa, ve kterém jsou informace obsaženy v pevné formě.

V užším slova smyslu je dokument médiem informací potvrzujících významné skutečnosti, které jsou prezentovány v různých formách (textové, obrazové, zvukové nebo video nahrávky, jakož i jejich kombinace). Je navržen pro ukládání a přenos dat v čase a prostoru.

Každý dokument obsahuje určité podrobnosti, podle kterých je možné jej identifikovat.

Pokud takové médium obsahuje nepravdivé informace nebo když bylo vytvořeno, byly porušeny zavedené legislativní normy, nazývá se nepravdivé (falešné) a nemá právní sílu.

Soubor nositelů spolehlivých informací se nazývá dokumentace. Tvoří se na základě jejich zaměření na konkrétní problém, jev, proces, osobu, instituci atd. Samotný proces vytváření / navrhování takových médií se nazývá dokumentace. Je-li do toho zapojeno, je nezbytné zohlednit normy platné legislativy a dodržovat vnitrostátní pravidla pro sestavování. Nezapomeňte také na kompetenci kompilátoru. Ředitel má tedy právo potvrdit osvědčení o zralosti, nemůže však podepsat vysokoškolský diplom. Přesněji to může, ale takový dokument nebude mít právní sílu.

Dalším důležitým konceptem v tomto tématu je „papírování“. Jedná se o soubor prací zaměřených na dokumentování řídící činnosti objektu a na organizování pohybu výše uvedených nosičů informací.

V různých historických obdobích byl tento proces prováděn na různých materiálech. Jednalo se o hliněné tablety, kámen, papyrus, kůži, dřevo, březovou kůru atd. Postupně byly všechny nahrazovány papírem.

Podle typu nosného materiálu se dnes rozlišují:

• tradiční papírování (papír);
• smíšené (papír + elektronická výpočetní zařízení);
• elektronické (digitální).

V závislosti na jejich obsahu a účelu mohou dokumenty vykonávat řadu funkcí:

• Legální.
• Manažerské.
• Sociální.
• Kulturní.
• Historické.
• Informativní.
• Komunikativní.

Vývoj koncepce „elektronického dokumentu“

Od vynálezu počítačů lidstvo začalo hledat způsob, jak přejít na bezpapírovou dokumentaci. V SSSR se již v sedmdesátých letech dvacátého století začalo uvažovat o vytvoření takového modelu kancelářské práce. Pravda, v té době pojem „elektronický dokument“ (ED) ještě neexistoval. Místo toho byl použit název „strojově čitelné médium“.

V polovině osmdesátých let nebyla taková technologie dosud plně vyvinuta. V té době však byl obsah pojmu „elektronický dokument“ v právních předpisech upřesněn. Je pravda, že se to také nazývalo „strojově čitelné“. V GOST 1984 to byl název dokumentu vhodného pro automatické čtení dat v něm obsažených.

S počátkem rozšířené počítačové automatizace v devadesátých letech a dvě tisíciny, tento koncept postupně získal svůj současný význam.

Který dokument se dnes nazývá „elektronický“

Moderní pojem „elektronický dokument“ má několik způsobů interpretace, které se odrážejí v legislativním rámci. Všichni jsou si však blízcí v chápání podstaty tohoto jevu a vyžadují přítomnost takových složek:

• digitální forma záznamu;
• ukládání dat na elektronická média se schopností číst a porozumět člověku.

Na základě toho lze provést obecnou definici uvažovaného konceptu.

Elektronický dokument je dokument, jehož informace (včetně podrobností) jsou zaznamenány ve formě digitálních dat. Například jako soubor znaků, zvuků, obrázků nebo jejich kombinací.

ED lze vytvořit, uložit, přenést a transformovat pomocí digitálních prostředků do vizuální formy srozumitelné pro člověka.

Výhoda takového dokumentu

Stejně jako jeho papírový protějšek, ED vykonává stejnou sadu funkcí. Má však řadu vlastností, které z něj činí slibnější datový nosič:

• Informace zaznamenané v elektronické podobě lze snadno a rychle upravovat.
• Takové dokumenty lze teoreticky uložit navždy.
• ED technologie zjednodušuje, zrychluje a snižuje náklady na papírování.
• Tyto dokumenty lze podepisovat a odesílat na dálku, aniž by došlo ke ztrátě času na osobních schůzkách.
• Můžete rychle získat požadovaný počet instancí ED. Navíc budou mít všechny právní sílu.

Vlastnosti ED. Metadata

Koncept „elektronického dokumentu“ je charakterizován třemi vlastnostmi:

• Obsah je jeho textové, grafické nebo zvukové komponenty.
• Kontext je informace o vztahu dokumentovaných dat k jiným ED, fyzickým nebo právnickým osobám.
• Struktura elektronického dokumentu je vnitřní a vnější. V prvním případě mluvíme přímo o obsahu ED. Ve druhém - o prostředí, ve kterém existuje (paměťové médium, formát samotného souboru atd.)

Pojem „elektronický dokument“ je definován jeho metadaty. Toto je název informace o všech vlastnostech ED, jakož i o její sociální jistotě.

Metadata jsou nedílnou součástí procesu ukládání jakéhokoli elektronického dokumentu. Obsahují prvky právních, obchodních, organizačních a procedurálních důkazů integrity ED, jakož i jeho pravosti.

Podrobnosti ED

Další důležitý aspekt pojmu „elektronický dokument“ - podrobnosti. Jedná se o analog analogového listu, který obsahuje všechny informace o vytvoření ED.

Mezi ně patří:

• Název elektronického dokumentu.
• Datum a místo kompilace a všechna vydání (pokud existují).
• Údaje o kompilátoru nebo kompilátorech ED.
• Informace o úrovni zabezpečení dokumentu.
• Data, která umožní určit pravost, pravost a spolehlivost elektronického digitálního podpisu ED.
  
• Data o programech potřebných k otevření tohoto dokumentu. Je to o jeho formátu. Počítačové pirátství v domácím prostoru dnes prosperuje. V tomto ohledu většina uživatelů PC používá nelicencovaný software a ne vždy má podezření, že všichni milovaní .doc, .xls a .ppt jsou podporováni placenými programy Microsoft Office. Takže za normálních podmínek musíte za jejich použití platit, a ne stahovat napadené verze. Proto dnes nejpoužívanějším, nejuniverzálnějším a nejdůležitějším formátem ED zdarma na světě je .odt. Jeho obliba dokonce přiměla Microsoft vložit schopnost číst to v jeho softwaru. Mezi hlavní výhody tohoto formátu patří kombinace schopností takových programů jako Word, Excel, PowerPoint.
• Digitální podpis.

Digitální podpis

Jak již bylo uvedeno výše, jednou z nejdůležitějších složek pojmu „elektronický dokument“ jsou náležitosti. Zejména digitální podpis, který je přeložen z angličtiny jako „digitální podpis“.

Toto je název způsobu pozorování ED, který je získán v důsledku kryptografického převodu sady elektronických dat.Tento podpis vám umožní identifikovat osobu, která jej vložila, a také potvrdit integritu celého dokumentu.

Podle současného zákona se EDS ve většině moderních zemí rovná „mokrému“ podpisu na papíře.

Je důležité si uvědomit nerozlučné spojení mezi pojmem „elektronický dokument“ a digitálním podpisem. Koneckonců, je to přítomnost druhé, která dává první právní sílu.

Každý EDS má osobní certifikovaný klíč, což je jedinečná posloupnost číslic o velikosti 264 bitů. Chcete-li to získat, musíte kontaktovat specializovanou společnost, jejíž je v dnešní době docela dost. Je třeba si uvědomit, že elektronický digitální podpis má určité datum vypršení platnosti a různé úrovně zabezpečení.

Při registraci elektronického digitálního podpisu je stejný flash klíč zaznamenán na flash disku jeho zákazníka. Funguje to pouze ve spojení s veřejným klíčem - dalším programem používaným druhou a třetí stranou k ověření digitálního podpisu v přijatých dokumentech.

Data jsou v digitálním certifikátu, který obsahuje informace o vlastníkovi, jeho registrační číslo (nezaměňovat se soukromým klíčem) a dobu trvání digitálního podpisu.

Pomocí elektronického digitálního podpisu můžete vzdáleně odesílat dokumenty univerzitám (někdy i zahraničním), provádět bankovní transakce, platit daně a některé služby státních orgánů obecních organizací.

Existuje však řada případů, kdy elektronický dokument a podpis na něm nejsou považovány za legitimní. Například získání osvědčení o dědictví nebo vydávání migračních dokumentů.

Druhy elektronických dokumentů

V současné době neexistuje ani jedna klasifikace ED. Nejčastěji jsou však tyto dokumenty rozděleny do typů do následujících kategorií:

• Typ obsahu: text, grafika, zvuk, animace a multimediální ED.
• Úroveň přístupnosti: otevřená a skrytá. Dokumenty prvního typu neobsahují nic tajného, ​​a proto jsou veřejně přístupné a mohou si je přečíst všichni. Toto jsou technické údaje o zařízeních nebo složení produktů, licenčních dohodách, cenících atd. Skryté ED mohou číst pouze určité úzké okruhy lidí. Obvykle obsahují informace představující obchodní nebo dokonce státní tajemství. Může se jednat o mapu umístění tajných vojenských jednotek, výkresy patentovaného zařízení nebo složení drogy, údaje o bankovním účtu fyzické nebo právnické osoby atd.
• Přítomnost / nepřítomnost elektronického digitálního podpisu (EDS). Zákonnost / nezákonnost dokumentu závisí na tom.
• Postoj ke konkrétnímu odvětví. Jsou zvýrazněny obecně přijímané elektronické dokumenty (forma a obsah jsou stejné pro všechny oblasti použití) a úzce specializované.

Příznaky ED

Po zvážení koncepce a typů elektronického dokumentu je vhodné věnovat pozornost jeho rozlišovacím prvkům. Rozlišují ED od ostatních předmětů hmotného světa.

• Sémantika obsahu. Jakýkoli dokument tohoto typu má nutně smysl a není náhodnou sadou obrázků, zvuků nebo symbolů.
• Stabilní forma materiálu.
• Úplnost a integrita.
• Zaměřte se na aplikaci pro sociální komunikaci.

Právní stránka

Po zvážení vlastností, podrobností, atributů, pojmu elektronického dokumentu, struktury a typů, je vhodné pečlivěji prozkoumat právní stránku tohoto problému.

Pokud je ED vypracován v souladu se všemi právními normami a jeho podpis má všechna potřebná osvědčení, má právní sílu rovnající se jeho papírovému protějšku.

V každém státě je samozřejmě právní úprava pojmu „elektronický dokument“ poněkud odlišná, jedná se však o maličkosti.Obecně platí, že právní předpisy různých zemí jsou vůči ED stejně loajální, protože dnešní kancelářské práce tohoto druhu již dávno dosáhly mezinárodní úrovně. V tomto ohledu se získá paradox. Některé pravomoci se více týkají externí správy elektronických dokumentů. Současně může být ve státě téměř nevyvinutý. Zde je takový přehnaný analog úrovně moderní počítačové gramotnosti. S ním člověk umí instalovat různé aplikace na Android, ale nezná základní principy práce s tabulkami Exel.

Funkce digitální kancelářské práce

Ve srovnání s papírem má digitální kancelářská práce několik významných výhod:

• Poskytuje provozní registraci, účetnictví, ukládání a přístup k elektronickým dokumentům.
• Vyžaduje méně finančních prostředků.
• Vyžaduje minimální plochu pro umístění archivu. Ve skutečnosti je veškerá dokumentace pro velký podnik umístěna na pevný disk v kapse sáčku.
• S pomocí elektronické administrativní práce se snižují nevýrobní náklady na čas zaměstnanců.
  
• Rychlost šíření dat mezi širokou škálou uživatelů roste.
• ED může obsahovat nejen text a obrázky, ale také multimediální informace. A to je velmi důležité, pokud je práce podniku spojena se soukromými prezentačními událostmi.

Stojí za zmínku, že použití papírových dokumentů je často povoleno v elektronické kancelářské práci. Prioritou v tomto případě je však právě ED.

Většina soukromých a veřejných organizací na světě je dnes zaměřena na postupné odstraňování papírové dokumentace z papírování. Ale i ve vysoce rozvinutých zemích je to ještě daleko. Koneckonců, jedná se o velmi dlouhý a nákladný proces.

Prověřili jsme koncepty elektronického dokumentu a správy elektronických dokumentů a vyřešili jsme všechny nuance problému. Doufáme, že tyto informace byly pro vás užitečné.