Hospodářské činnosti organizací zahrnují spoustu akcí, operací, typů komunikací a dalších aspektů každodenní rutiny. Vedení organizace a její zaměstnanci se denně potýkají s potřebou řešit různé problémy a rozhodovat o řízení. Některé případy nelze vyřešit na pracovišti, pohodlně sedět v kancelářské židli u počítače. Je zapotřebí cest a služebních cest, vyjednávání v jiných městech a dokonce i v zemích. Tento článek podrobně pojednává o otázce potřeby služební cesty, jejích cílech a příkladech, návrhu v souladu s platnou legislativou, požadavcích na dokumentaci a také o vlastnostech cest do Ruska a zahraničí. V tomto článku bude také uvažována otázka, kdo může být poslán na cestu a co by mělo být považováno za služební cestu.
Business Travel Concept
Tento koncept má jasnou definici, která je vysvětlena v pracovním právu. Podle Zákoníku práce Ruské federace je pracovní cesta směrem zaměstnance na cestu s konkrétním úkolem. Zároveň je cíl daleko od hlavního pracoviště, cesta má jasně formulovaný cíl, který je předepsán v dokumentech, a načasování jeho realizace je omezené. Registrace průvodních dokladů, hlášení na konci cesty, záruky pro zaměstnance se řídí pracovním a daňovým zákonem. Dále jsou uvedeny možné cíle mise, jejichž příklady jsou uvedeny níže.
Proč potřebujete služební cesty
Když zaměstnanec jede na služební cestu, vedení mu určí jasný úkol, který musí dokončit ve svém procesu. Úkol se může týkat různých oblastí podnikání organizace. Příklady turistických cílů zahrnují:
- uzavření smluvních vztahů o dodávkách nebo prodeji s protistranami;
- jednání o spolupráci;
- urovnávání sporů, konfliktů a jiných otázek týkajících se právní stránky činnosti;
- nákup zařízení, surovin a spotřebního materiálu;
- obchodní konference, účast na setkáních a výstavách týkajících se směřování společnosti;
- propagace zboží na nových trzích, rozšiřování zákaznické základny;
- účast na výzkumných projektech souvisejících s činností společnosti;
- rozvoj zaměstnanců;
- průzkum prodejních trhů, konkurenčních organizací a dalších marketingových otázek;
- nastavení hardwaru, softwaru a práce s dalšími technickými problémy v dceřiných společnostech nebo divizích;
- provádění kontrol pobočkové sítě a jednotek.
Co nelze považovat za služební cestu
Ne každou zaměstnaneckou cestu lze považovat za služební cestu. Výlet je nezákonný v následujících situacích:
- chybějící úřední registrace zaměstnance v organizaci, pracovní smlouva nebyla uzavřena, žádný zápis do sešitu;
- pracovní smlouva zaměstnance definuje cestovní povahu práce;
- zaměstnanec je zaměstnanec na volné noze, který nemá pevné stálé pracoviště.
Druhy cestování a jejich načasování
Firemní zájezdy lze klasifikovat podle různých charakteristik. Z teritoriálního hlediska se tedy cesty uskutečňují přes území Ruské federace a do cizích států.Z hlediska cesty se rozlišují krátkodobé a dlouhodobé. Složení cestujících - skupina a singl. Mohou existovat také naplánované a neplánované cesty.
K dnešnímu dni nemají právní předpisy jasné pokyny týkající se načasování cesty. Nejsou žádná minimální ani maximální omezení. Vedení organizace nezávisle určuje složitost úkolu a čas potřebný k jeho dokončení. Omezení existovala již dříve. Předpokládalo se, že maximální délka cesty nemůže přesáhnout čtyřicet dní. Ve výstavbě dosáhla maximální prahová hodnota jednoho roku.
Právní požadavky a regulace
U cest vydaných jako služby jsou zákonem stanoveny určité požadavky. Regulují se cesty zákoníku práce Ruské federace a daňového zákoníku Ruské federace. Zákoník práce definuje předpisy pro tyto pracovní procesy v článcích 166, 167, 168. Zveřejňují řadu otázek, které mohou nastat při provádění tohoto postupu: co lze považovat za služební cestu, záruky pro zaměstnance a otázky týkající se náhrady výdajů za cestu.
Daňový zákon popisuje informace o tom, jak zohlednit cestovní výdaje v účetnictví, co lze odečíst z toho, jaké částky jsou vypláceny do fondů sociálního pojištění občanů. Existují také samostatná usnesení obsahující nejúplnější informace o změnách legislativních aktů, inovacích v účetnictví a zajištění požadavků regulačních orgánů. Všechny tyto informace najdete v následujících dokumentech: vyhlášky č. 749, 729, 812, 64.
Co je zaměstnanci zaručeno
Záruky pro zaměstnance nezávisí na účelu cesty, může být spousta příkladů. Ale u kterékoli z nich má zaměstnavatel určité povinnosti vůči zaměstnanci. Zaměstnanci, který je vyslán na služební cestu, jsou poskytovány následující záruky:
- udržení pozice, pracoviště, průměrná denní mzda;
- platba dní volna strávených na služební cestě s dvojím tarifováním;
- náhrada výdajů, které mohou vzniknout při služební cestě do Ruska a do zahraničí, včetně vydání zahraničního pasu, získání víza, cel a jiných poplatků.
Všechny tyto záruky jsou uvedeny v pracovním právu a podléhají povinnému plnění ze strany zaměstnavatele.
Koho poslat na služební cestu
Volba zaměstnance vyslaného na cestu závisí na cílech cesty, příkladech zaměstnání, jeho délce a závažnosti očekávaných podmínek. Různé důvody pro cestování vyžadují specifické znalosti a dovednosti zaměstnance.
Plnění smlouvy o dodávce tedy musí být svěřeno osobě, která je důvtipná v obchodních jednáních a diplomacii. Může se jednat o specialistu, jehož pracovní náplní je nákup, plánování a kalkulace rozpočtu pro obchodní vztahy s dodavateli, nebo osoba, která dokáže správně vysvětlit svou pozici a dosáhnout optimálních podmínek ve smlouvě o dodávce.
Pokud účelem cesty je nastavení vybavení nebo softwaru, pro vyslaného zaměstnance nestačí dostatečná znalost kancelářské práce a obvyklého lidského charisma. Na takovou cestu je vyslán úředník s technickým zázemím. Stejná situace při provádění polních auditů a auditů. Na takovou cestu by měl být poslán účetní nebo ekonom.
Kdo je zakázán posílat na služební cesty
Kromě lidského faktoru, otázek o kvalifikaci a osobních schopnostech uchazečů existuje ještě další aspekt při výběru zaměstnance na služební cestu. Existují právní požadavky na kategorie občanů, kteří nemohou být za žádných okolností vysláni. Patří sem následující skupiny jednotlivců:
- menší zaměstnanci, stážisté, stážisté;
- těhotné ženy;
- zaměstnanci společnosti pracující na základě dohody se studentem (s výjimkou služebních cest za účelem školení);
- členové volebních kampaní, kandidáti na politickou funkci;
- lidé, jejichž schopnosti jsou touto nemocí omezeny.
Existují také skupiny lidí, kteří mohou být posláni na služební cestu pouze po obdržení jejich písemného souhlasu:
- ženy s malými dětmi (do tří let);
- osamělý rodič vychovávající dítě do pěti let;
- strážci dětí do věku většiny;
- Zaměstnanec, v jehož rodině je závislý a potřebuje stálou péči.
Cestovní povolení
Aby byla pracovní cesta zohledněna v daňovém, účetním a manažerském účetnictví, je nutné ji řádně zařídit. Nejprve se sestaví úkol mise, nastaví se data a data. Uchazeč o cestu se musí seznámit s vypracovaným dokumentem a písemně vyjádřit svůj souhlas nebo odmítnutí.
Pokud je odpověď ano, manažer vydá příkaz k odeslání specialisty na služební cestu. Zaměstnanci je vydán a vydán průkaz služební cesty a zadání úlohy. Na konci cesty musí vyslaný zaměstnanec předložit zprávu o provedené práci a předběžnou zprávu s potvrzením šeků, potvrzení a vstupenek.
Od roku 2016 došlo k úpravě legislativy, podle níž přestává být vydávání osvědčení a oficiální pověření povinné. Místo toho používají poznámku. Mnoho organizací pro účely interního účetnictví však tyto dokumenty i nadále zpracovává.
Při používání osobní nebo firemní automobilové dopravy je vyžadována servisní poznámka a nákladní list, jakož i plná moc a další dokumenty potvrzující legitimitu používání konkrétního automobilu.
Informace v dokumentech
Servisní poznámka je vypracována ve volné formě, ale existuje několik podrobností, které jsou povinné pro uvedení: datované období služební cesty, informace o použité dopravě, cíle stanovené pro zaměstnance a výsledky jejich implementace.
Veškeré výdaje vzniklé zaměstnanci během cesty musí být uvedeny ve výkazu výdajů. Tento požadavek se vztahuje na absolutně všechny druhy výdajů, včetně nákladů na bydlení, dopravu, palivo, stravu a další výdaje. Aby bylo možné potvrdit náklady na placení za bydlení, musíte na konci cesty poskytnout účetnímu oddělení kontrolu, doklad nebo potvrzení obsahující informace o pronajímateli, ceně a době pronájmu objektu.
V souladu s tím musí být vydán příkaz k řízení. V kancelářské práci existuje jednotný formulář č. T-9, ale organizace není povinna jej používat výhradně. V účetní politice konkrétní organizace může být stanovena její vlastní forma dokumentu. Můžete také využít příležitost k vypracování objednávky ve formě zdarma. Hlavní podmínkou je obsah následujících dat:
- jména a podrobnosti o organizaci, která vyslala zaměstnance na cestu;
- informace o zaměstnancích;
- data vyhotovení objednávky;
- datum zahájení a ukončení období služební cesty;
- úkoly pro zaměstnance, účel cesty.
Příklad pracovní cesty
Čím zodpovědnější je úkol, tím více úrovní obsahuje. Čím více společnost investuje do podnikání, tím více výsledků má v úmyslu dosáhnout. Ne všechny drobné údaje, které chce manažer vědět, budou uvedeny v objednávce. O některých z nich lze hovořit ústně na schůzkách a při briefingu cestujících. Ale s největší pravděpodobností bude zaměstnanec na základě cesty muset podat zprávu za všechny body, dokonce i za ty, které nebyly oficiálně zaregistrovány, ale byly ústně oznámeny. Pro přehlednost uvádíme níže příklad přiřazení úlohy.
Například: - Uzavření dodavatelské smlouvy, reklamní produkty. Pro pohodlí reflexe používáme typ dokumentu generovaného programem 1C.Najdete ji v osobních záznamech, tiskopis T-10a. Tento formulář obsahuje 11 sloupců k vyplnění: strukturální jednotka, pozice specialisty, země, město a organizace, do které byl zaměstnanec poslán, datum zahájení a ukončení pracovní cesty, celkový počet kalendářních dnů a bez času na cestu, organizace plátce, důvod, obsah úkoly a stručná zpráva o jeho provádění. Dokument je podepsán vedoucím strukturální jednotky, vedoucím organizace a samotným zaměstnancem.
Objednávka vyplní informace o cestě takto:
- Příjmení, jméno, patronymie zaměstnance a jeho personální číslo: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personální číslo v samostatném okně, podle osobních záznamů).
- Subdivize: Oddělení marketingu a reklamy.
- Pozice (specializace, profese): přední obchodník.
- Místo služební cesty (země, město, organizace): Rusko, město Moskva, LLC „Společnost“.
- Po dobu 14 kalendářních dnů od 14. ledna 2018 do 27. ledna 2018.
- S cílem: reklamní kampaň, uzavření dodavatelské smlouvy.
- Služební cesta na úkor prostředků: LLC "Realizer".
- Základ (dokument, číslo a datum): Zadání úlohy č. 3 ze dne 13.1.2018
Na konci objednávky jsou podpisy vedoucího a zaměstnance. Podpis zaměstnance je umístěn naproti nápisu, že je s objednávkou obeznámen.
Jemnosti designu
Pokud zaměstnanec z nějakého důvodu neposkytl podpůrné doklady o výdajích (šeky, příjmy), organizace mu tyto náklady neuhradí. Proto je v průběhu pracovní cesty tak důležité nezapomenout na podávání zpráv. I jízda taxíkem nebo autobusem musí být potvrzena jízdenkou nebo potvrzením řidiče.
Důležitým bodem je také označení strukturální jednotky organizace a účel cesty. V závislosti na zadaných údajích dojde k dalším odpisům nákladů v účetním a daňovém účetnictví. Pokud tedy účelem cesty bylo oprava strojů, při provádění účetních výpočtů bude odepsána částka nákladů, aby se opravené zařízení odepisovalo. Pokud bylo cílem uzavřít smlouvu, odpis se uskuteční jako obecné obchodní náklady.
A na poslední chvíli - služební cesta s nenaplněným cílem. Daňová služba ve většině případů náklady na takovou cestu neuznává a nesnižuje základ daně. Na jednání se můžete pokusit bránit svou nevinu, ale ve většině případů zákon zůstává na straně Federální daňové služby.