Wie ordne ich Dinge in Ordnern an? Warum ist eine Nomenklatur erforderlich und was versteht man unter diesem Begriff allgemein? Wie speichert man Dateien, Ordner und wie kann man die Dokumentation im Unternehmen organisieren? Derzeit ist Büroarbeit ein derart komplexer Aufgabenbereich, der ein systematisches Vorgehen und äußerste Genauigkeit erfordert. Über die Nomenklatur und die Zweckbestimmung sollten nicht nur die für den Dokumentenfluss im Unternehmen verantwortlichen Mitarbeiter informiert werden, sondern auch alle Führungskräfte, die daran interessiert sind, die Kontrolle über die Arbeitsprozesse der Organisation zu behalten.
Allgemeine Terminologie
In Anbetracht der Nomenklatur der Fälle ist zunächst darauf hinzuweisen, dass mit diesem Begriff eine solche Systematisierungsmethode bezeichnet wird, bei der eine Liste von Fällen erstellt wird, die innerhalb des Unternehmens und der Einrichtung eingerichtet wurden. Für jeden von ihnen sind die Aufbewahrungsfristen klar vorgeschrieben, wobei der Schwerpunkt auf den Regeln liegt, die nach den geltenden Gesetzen unseres Landes in Kraft treten.
Theorie und Alltag
Was ist die Nomenklatur der Fälle in der praktischen Anwendung? Dies ist ein solches Verteilungsschema, mit dessen Hilfe die ausgeführte Dokumentation gruppiert und auf diese Weise Fälle erstellt werden können. Zu diesem Zweck genehmigte das Unternehmen das Schema, die Klassifizierung und wandte es dann in der Praxis an. Ein Indexindex wird auch für Fälle und Dokumente eingeführt. Sie müssen die Aufbewahrungsdauer angeben und das Design der Kartei bestimmen, die als Referenzmaterial verwendet wird und für die Suche nach Dokumentation anhand der Anzahl der nicht erfüllten Dokumente verwendet wird. Bei der Beantwortung der Frage nach der Nomenklatur der Fälle ist zu beachten, dass der Begriff zur Bezeichnung eines solchen Rechnungslegungsdokuments verwendet wird, das die Arbeit der für die Büroarbeit zuständigen Abteilungen, Archive, regelt. In der Nomenklatur sind alle diese Fälle eindeutig aufgeführt, die Speicherdauer liegt innerhalb eines Jahrzehnts, d. H. Diejenigen, die zur Nummer der Dokumentation der vorübergehenden Speicherung gehören.
Warum ist das nötig?
Wer muss wissen, was die Fallnomenklatur ist, wie sie in die Praxis umgesetzt werden kann? Zuallererst sind dies die Personen, die für die Organisation des Workflows im Unternehmen verantwortlich sind, sowie der Leiter der Institution, die juristische Person. Die Nomenklatur hilft, das erforderliche Dokument schnell zu finden, wenn die Art oder der Inhalt bekannt ist. Die Qualität der Bildung, die Ausführung der Fallnomenklatur bestimmt, wie schnell es möglich sein wird, innerhalb der Wände der Institution mit der Dokumentation zu arbeiten. Gegenwärtig ist die Verfügbarkeit der Nomenklatur für jede juristische Person, sei es eine Institution oder eine Organisation oder ein Unternehmen, als verbindlich festgelegt.
Auf Landesebene wurde der Einheitliche Staatliche Zolldienst eingeführt - ein solches System, das die Regeln für die Aufbewahrung von Unterlagen umreißt. In den Anhängen dazu finden Sie das aktuell relevante Muster der Fallnomenklatur. Darüber hinaus wurden in einer einzigen staatlichen systematischen Informationsquelle alle Bestimmungen zusammengetragen, die für ein Jahr in einer Institution oder einem Unternehmen von der Entwicklung und Umsetzung der Fallnomenklatur abhängen müssen.
Fragenfunktionen
Derzeit ist die Nomenklatur in der Büroarbeit ein komplexes Konzept, das verschiedene Arten und Gruppen von Dokumentationen umfasst. Es ist üblich, von einer typischen, ungefähren, spezifischen Nomenklatur zu sprechen.Einzelpersonen werden in der Regel auf Ebene der gesamten Institution und einer eigenen Struktureinheit eingeführt.
Typische, beispielhafte Nomenklaturen müssen eine Dokumentation kombinieren, die in Art und Zusammensetzung ähnlich ist. Das Modell regelt auch das spezifische Indizierungssystem, das innerhalb einer bestimmten Agentur verwendet wird. Es ist notwendig, eine solche Liste von Fallnamen anzuwenden. Die ungefähre Angabe ist jedoch von Natur aus beratend, obwohl es im Allgemeinen sinnvoll und zweckmäßig ist, sie beizubehalten, da sie dazu beiträgt, das gesamte im Unternehmen angehäufte Volumen an amtlichen Dokumenten zu optimieren.
Das System als Grundlage der Bestellung
Jedes moderne Unternehmen muss die vorliegende Dokumentation systematisieren. Die Nomenklatur stellt einen solchen Klassifizierungsleitfaden dar, mit dem die Probleme des Unternehmens gelöst werden können. Dies ist ein Dokument, in dem die Namen aller Angelegenheiten des Unternehmens, die gestartet werden können, zeilenweise angegeben werden. Gleichzeitig wird deutlich angegeben, wie lange das Papier gelagert werden muss. Die Nomenklatur des Rechnungswesens, der Personaldienstleistungen und des gesamten Unternehmens muss von seinem Leiter genehmigt werden.
Die Hauptziele der Einführung der Nomenklatur
Ein solches offizielles Papier vereinfacht die Systematisierung des internen Workflows. Tatsächlich handelt es sich um einen solchen Plan, in dem klar dargelegt wird, welche Algorithmen zur Verteilung der ausgeführten Dokumente verwendet werden sollen und in welche Bereiche sie gestellt werden sollen. Dies bildet das Archivsystem des Unternehmens und erleichtert die Orientierung unter den angesammelten Papierressourcen.
Gleichzeitig enthält die Nomenklatur für Personalangelegenheiten, Rechnungswesen sowie die allgemeine Nomenklatur für das Unternehmen eine klare Definition der Zeitintervalle in Bezug auf verschiedene Kategorien von Dokumentationen. Das strukturierte System gibt genau an, wie viel Zeit zum Speichern von Dokumenten in einem bestimmten Fall erforderlich ist. Wenn Sie einen Fall mit ausgeführten Dokumenten erstellen, müssen Sie sofort davon ausgehen, wie lange die Haltbarkeit ist. Diese Phase wird als primäre Prüfung bezeichnet, die es ermöglicht, den Wert der Dokumentation zu ermitteln.
Index-, System- und Basisinformationen
Die Fallnomenklatur gibt offiziell an, nach welchem System Fälle indiziert werden müssen. Diese Informationen sind für die Registrierung relevant, da der von der Nomenklatur festgelegte Index ein Element der Registrierungsnummer ist, die jedem einzelnen Dokument im Unternehmen zugeordnet ist. Die Nomenklatur ist eine informative Referenz, mit der Sie schnell die strukturellen Merkmale einer bestimmten Rechtsperson analysieren können.
Die Dokumentation wird verwendet, wenn eine Fallliste erstellt werden muss. Dies ist relevant für die Aufbewahrung von Wertpapieren, die laut Gesetz eine Frist von mehr als einem Jahrzehnt haben, einschließlich der dauerhaften Aufbewahrung. Dies macht die Fallnomenklatur zum wichtigsten Buchhaltungsdokument in den Abteilungen, die für die Büroarbeit im Unternehmen zuständig sind.
Buchhaltung und Weiterentwicklung
Häufig ist die Fallnomenklatur das bequemste Dokument, über das das Buchhaltungssystem im Unternehmen implementiert wird. Auf diese Weise können Sie vorübergehende Angelegenheiten kontrollieren, die für ein Jahrzehnt aufbewahrt werden sollen.
Ein weiterer wichtiger Zweck der Fallnomenklatur ist ihre Anwendbarkeit bei der Erstellung einer Referenzkartei, die erforderlich ist, um relevante Informationen über die ausgeführte Dokumentation zu erhalten. Das bei der Erstellung der Nomenklatur verwendete Klassifizierungssystem wird zur Grundlage für die Erstellung eines Archivs, das Referenzinformationen zum Dokumentenfluss innerhalb der Organisation enthält.
Wie sieht es aus?
Eine Beispielnomenklatur von Fällen kann wie folgt aussehen.
Bei der Erstellung der Dokumentation müssen Ihre Namen des Unternehmens, die Abteilungen, für die die Nomenklatur eingegeben wurde, sowie die aktuellen Daten angegeben werden.
Es ist wichtig!
Manchmal scheint es dem Unternehmer, dass die Einführung der Nomenklatur bei einem relativ kleinen Workflow nur ein Chaos ist, ein übermäßiger „Papierkram“, der keinen wirklichen Nutzen bringt. Diese Herangehensweise an die Frage ist kategorisch falsch. Es ist notwendig, die richtige und geeignete Nomenklatur unter Berücksichtigung der jeweiligen Organisation in einem modernen Unternehmen einzuführen. Bei der Entwicklung eines Dokuments muss sichergestellt werden, dass es den gesamten Workflow des Unternehmens abdeckt, einschließlich der Erstellungsstufen. Es ist notwendig, dass alle Bereiche der Aktivitäten, Prozesse und Aktivitäten des Unternehmens in der Nomenklatur berücksichtigt werden.
Sie können die allgemein anerkannten Anforderungen für die Erstellung eines solchen normativen Dokuments in auf Landesebene erlassenen Rechtsakten nachlesen. Diesem Thema sind die für die Archive von Unternehmen eingeführten Arbeitsregeln, Standardanweisungen für den Dokumentenumlauf von Unternehmen, gewidmet. 1988 wurde ein staatliches Dokumentationssystem entwickelt, das bis heute aktuell ist. Dokumente, die regelmäßig auf staatlicher Ebene verabschiedet werden, werden unter Berücksichtigung der heutigen Gegebenheiten, einschließlich der Verwendung elektronischer Computer, fertiggestellt, während die grundlegenden Theorien der Systematisierung und Klassifizierung unverändert bleiben.
Artikelformulare
In der klassischen Version ist dieses Dokument als Tabelle zusammengestellt. Indizes, Klassifikationen werden zur Grundlage für die Registrierungsprozesse der im Unternehmen erstellten Dokumentation, die an externe Empfänger weitergeleitet und von externen Quellen zur Verarbeitung angenommen werden. Eine gut zusammengestellte Nomenklatur ist ein praktisches Hilfsmittel für die Bildung anderer Klassifikatoren, die den Büroarbeitsprozess eines modernen Unternehmens unbedingt begleiten. Eine vorläufige Überprüfung der Dokumentation erfordert daher häufig eine Klassifizierung der Themen und Diskussionsbereiche. Für die ausgeführte Dokumentation sind spezielle Klassifikatoren erforderlich. Bei der Einführung eines elektronischen Systems müssen Navigatoren entwickelt werden, die unterschiedliche Struktureinheiten und Darsteller widerspiegeln. Basierend auf der Fallnomenklatur können Sie außerdem ein System entwickeln, mit dem Sie die Dokumentation, die einer besonderen Kontrolle unterliegt, sowie andere Arten von Dokumenten organisieren können.
Die Nomenklatur gehört zur Kategorie der Planungsdokumentation. Darin finden Sie die Überschriften der für die Planung vorgeschlagenen Fälle, Buchhaltung in verschiedenen Tätigkeitsrichtungen, wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens. Die dem Unternehmen zugewiesenen Funktionen sind aus der Nomenklatur ersichtlich. Das Dokument ist für das nächste Jahr vorbereitet, daher müssen nicht nur die verfügbaren Funktionen und Anforderungen des Workflows dargelegt werden, sondern auch die in naher Zukunft geplanten. Es ist wünschenswert, dass es bei der Erstellung der Nomenklatur möglich ist, die Anforderungen des Dokumentenverwaltungssystems im Unternehmen für die nächsten fünf Jahre ziemlich genau vorherzusagen, obwohl dies unter den derzeit schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen, die die Unternehmen zur Anpassung zwingen, nicht immer durchführbar ist.
Realität und Plan
In der praktischen Anwendung wird die Nomenklatur von Fällen häufig als Buchhaltungsdokumentation betrachtet, was auf das Vorhandensein einer Nummer, eines Index für jede aufgeführte Position, zurückzuführen ist. Das endgültige Nomenklaturprotokoll, in dem die Ergebnisse des Jahres zusammengefasst sind, gibt Aufschluss über die Anzahl und die Kategorien der Fälle, die im vergangenen Zeitraum eingeleitet wurden. Sie können auch ohne besonderen Aufwand und ohne vergebliche Zeitverschwendung die Anzahl der in der Vergangenheit eingeleiteten Fälle und Volumina berechnen. Dies gibt eine quantitative Beschreibung des Dokumentarfonds, des Workflow-Systems. Die Notwendigkeit einer solchen Analyse ergibt sich sowohl im Rahmen einer eigenen Struktureinheit als auch der gesamten Organisation.
Bei der Übertragung von Dateien in das Archiv können Nomenklaturen verwendet werden, die als Buchhaltungsunterlagen dienen.Dies gilt in erster Linie für diejenigen, die zur vorübergehenden Verwahrung bestimmt sind - nicht mehr als ein Jahrzehnt. Die Nomenklatur bietet auch eine bequeme Grundlage für die Erstellung eines Inventars, das Fälle umfasst, die zur fortlaufenden oder vorübergehenden Aufbewahrung vorgesehen sind, wenn der Zeitraum ein Jahrzehnt überschreitet. Die Nomenklatur ist zweckmäßig, wenn ein Inventar von Fällen erstellt wird, in denen Unterlagen über das Personal des Unternehmens enthalten sind, und wenn Maßnahmen zur Behebung der Vernichtung von Dokumenten, zur Zuweisung von Papieren, die nicht benötigt werden oder nicht aufbewahrt werden können, getroffen werden.
Die Besonderheiten bestimmter Arten von Organisationen
Eine obligatorische Maßnahme ist die Erstellung einer Nomenklatur für jede staatliche Einrichtung. Dieses Dokument muss in kommunalen, nachgeordneten Gebietskörperschaften vorhanden sein. Ein solches verbindliches Verfahren beruht auf der Übermittlung von Unterlagen, die in Organisationen oder Einrichtungen zur Aufbewahrung in den Archiven der Gemeinde oder des Bundes erstellt wurden.
Wenn es sich um eine private Organisation handelt, dann ist auch die Bildung der Nomenklatur notwendig, aber die Anforderungen, die dafür gelten, sind viel weniger streng. Zum einen ist das Dokument auch multifunktional - es hängt nicht von der staatlichen Beteiligung am Unternehmen ab. Es wird empfohlen, eine Nomenklatur zu einem Zeitpunkt zu erstellen, an dem gerade eine juristische Person gegründet wird. Bei der Übernahme, Verschmelzung, muss ein solches System zur Belegflussklassifizierung neu gebildet werden, wenn gleichzeitig eine neue juristische Person gebildet wird. Gemäß den Regeln ist die Entwicklung der Nomenklatur eine äußerst vorrangige Aufgabe, und es ist notwendig, bereits vor der Bildung der Anweisung, die die Regeln des Arbeitsablaufs beschreibt, daran zu arbeiten.