Im Laufe der Tätigkeit eines Unternehmens erscheint eine Vielzahl von Geschäftspapieren. Unter dieser Masse fallen die Personaldokumente in einem eigenen Komplex auf. In unserem Artikel möchten wir darüber sprechen, welche Arten von ihnen existieren, wie sie gespeichert werden.
Mitarbeiterbeziehungen
Ein ordnungsgemäß organisierter Workflow im Unternehmen ist der Schlüssel zum Erfolg seiner Aktivitäten. Geschäftspapiere müssen daher stets mit der gebotenen Aufmerksamkeit behandelt und ordnungsgemäß formatiert und aufbewahrt werden.
Es sei daran erinnert, dass die Arbeitsbeziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer immer durch das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation geregelt sind. Auf der Grundlage seiner Artikel sollte die Organisation die Entlassung, den Empfang und die Versetzung von Mitarbeitern ordnungsgemäß organisieren. Alle Papiere, in denen die Arbeitsschritte der Arbeitnehmer angegeben sind, sind die Dokumente zum Personal (Personal, Personal).
Diese Dokumente haben die Aufgabe, die Arbeitsbeziehungen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern ordnungsgemäß auszuführen und zu sichern. Es ist zu beachten, dass die Personaldokumentation einer der wichtigsten Aspekte des Personaldienstes in jedem Unternehmen ist. Die Richtigkeit und Aktualität der Unterlagen sollte unter Kontrolle des Kopfes sein.
Der größte Teil der Dokumentation ist obligatorisch und wird vom Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, Anweisungen zur Führung von Arbeitsbüchern, Rentengesetzen und anderen Vorschriften bereitgestellt.
Arten von Dokumenten zum Personal
Dokumente zum Personal können in folgende Typen unterteilt werden:
- Papiere, die sich auf die Besetzung des Unternehmens beziehen.
- Dokumente, die die Beförderung von Mitarbeitern bestätigen.
- Dokumente, die die Umsetzung der Arbeitsdisziplin bestätigen.
- Dokumente im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Wie wir sehen können, enthalten die Dokumente zum Personal viele Papiere, die das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern regeln. Alle von ihnen regeln bestimmte Fragen im Zusammenhang mit dem Personal des Unternehmens.
Primäre Personaldokumente werden in zwei Typen unterteilt:
- Im Rechnungswesen.
- Über die Abrechnung von Arbeitszeiten und Berechnungen im Zusammenhang mit der Vergütung.
Zu den Personalunterlagen gehören: Bestellungen, Arbeitsverträge, Diplome, Zertifikate, Arbeitsbücher, Personalakten, Karten, Zertifikate für die Zertifizierung von Mitarbeitern, persönliche Vollmacht.
Dokumentenablage
In den letzten Jahren wurde der Sicherheit von Geschäftspapieren leider zu wenig Beachtung geschenkt. Nach den Ergebnissen der Inspektionen des staatlichen Archivdienstes wurden Schlussfolgerungen gezogen, wonach die Aufbewahrung von Dokumenten auf Personal unter normalen Bedingungen nur in 20% der überprüften Unternehmen beobachtet wird.
Obwohl jedes Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften einhalten muss. Die richtige Einstellung zu Geschäftspapieren hängt direkt mit der Notwendigkeit zusammen, Organisationen bei Rentenversicherungsträgern und anderen Regierungsbehörden zu unterstützen. Verstöße gegen das Dokumentenmanagement können unerwünschte Folgen haben und werden mit einer Geldstrafe belegt.
Dokumente zum Personal (Arten von Wertpapieren werden von uns im Artikel angegeben) bezeugen die Arbeitserfahrung der Menschen und sind auch die Grundlage für die Ernennung von Renten und anderen Zahlungen an die Bürger. Falls der Arbeitgeber Fehler macht, die das Einkommen des Arbeitnehmers unterschätzen, kann eine Person diese Tatsache vor Gericht anfechten.
Darüber hinaus ist zu verstehen, dass die Speicherung von Dokumenten im Personalbereich erforderlich ist, da nur auf deren Grundlage historische Informationen wiederhergestellt werden können, die stattgefunden haben. Es ist nicht umsonst, dass für Personalpapiere die längsten Aufbewahrungsfristen gesetzlich festgelegt sind.
Es muss nicht gesagt werden, dass Dokumente nicht verloren gehen können, und dass sie in angemessenem Zustand aufbewahrt werden müssen. Der Leiter und der Leiter der Personalabteilung einer Organisation müssen alle Voraussetzungen für die aktuelle und archivierte Aufbewahrung erfüllen.
Die Hauptanforderungen an den Inhalt von Wertpapieren umfassen:
- Verfügbarkeit eines separaten Raums für die aktuelle Lagerung.
- Kästen oder Schränke mit Papieren sollten mit einem Schlüssel verschlossen werden.
- Dokumente sollten eingeschränkt werden.
- Für das Archiv müssen Sie einen separaten Raum auswählen und den Zugriff darauf steuern.
Lagerzeit
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen sind im Vergleich zu anderen Geschäftspapieren am längsten. Dokumente mit langer Haltbarkeit umfassen:
- Alle Verwaltungsdokumente - Bestellungen, Bestellungen, Dekrete.
- Mitarbeiterlisten.
- Mitarbeiterabrechnungskarten.
- Persönliche Angelegenheiten.
- Persönliche Konten von Mitarbeitern.
- Outfits und Stundenzettel.
- Arbeitsverträge und Vereinbarungen.
- Protokoll der Sitzung.
- Listen von Personen, die im Vorruhestand in Rente gehen.
- Bücher Buchhaltung Empfang und Entlassung von Mitarbeitern.
Wir haben weit entfernt von der gesamten Liste der Papiere, die seit 75 Jahren aufbewahrt werden. Folgende Dokumente sind Ausnahmen:
- Akte über Arbeitsunfälle - 45 Jahre.
- Tarifblatt - 25 Jahre.
- Sitzungsprotokolle der Kommission über die Auszahlung von Dienstalterszulagen - 15 Jahre.
Während der festgelegten Zeit muss die Gesellschaft die Sicherheit der Wertpapiere auf die gesetzlich vorgeschriebene Weise gewährleisten.
Vorbereitung der Unterlagen
Das Personalarchiv des Unternehmens sollte sich in einem separaten Raum befinden, in dem kein Zugang zu Unbefugten besteht. Fälle, die vollständig vorbereitet und ordnungsgemäß vorbereitet sind, werden an sie übertragen. Es ist erwähnenswert, dass die Vorbereitung der Papiere bereits in der Phase ihrer Erstellung beginnt.
Die Personalabteilung ist für die ordnungsgemäße Ausführung der Personalunterlagen verantwortlich. Zur Vereinfachung der Bedienung wird die gesamte Masse der Papiere von Personalverantwortlichen wie folgt angeordnet:
- Für jede Art von Dokument werden Fälle erstellt: für Bestellungen, persönliche Dateien, Protokolle usw. Überschriften, die der Nomenklatur entsprechen, sind in Ordnern angegeben.
- Allen Fällen werden Kontonummern zugewiesen, und ein Inventar ist beigefügt.
- Vertrauliche sichere Aufbewahrung des Stroms: in einem Safe oder in einem verschlossenen Schrank.
- Alle Fallblätter sind abgelegt und nummeriert. Und der Ort der Firmware ist mit dem Siegel des Unternehmens versiegelt und durch die Unterschriften der Verantwortlichen bescheinigt.
- In jedem Fall müssen interne Bestände vorhanden sein.
- Auf den Deckblättern der fertigen Dokumente sind alle Details angegeben: Aufbewahrungsfristen, Namen, Daten.
Bildung einer persönlichen Akte
Die Personalakte enthält alle Dokumente, die Informationen über den Arbeitnehmer des Unternehmens und seine Arbeitstätigkeit enthalten. Grundsätzlich sollten für alle Mitarbeiter der Organisation Personalakten eingerichtet werden. Derzeit stellen sie die Personalverantwortlichen in der Regel nur für führende Spezialisten und den Leiter aus. Die Organisation hat das Recht, unabhängig darüber zu entscheiden, welche Art von Papier die Arbeitnehmer erhalten sollen. Daher kann die Zusammensetzung der Dokumente einer Personalakte bei verschiedenen Unternehmen unterschiedlich sein. Im Allgemeinen sollten jedoch die folgenden Dokumente enthalten sein:
- Inventar der Falldokumente.
- Zusammenfassung und Autobiographie.
- Profil.
- Kopien von Papieren über die Verfügbarkeit von Bildung.
- Kopien der Spezifikationen.
- Kopien der Bestellung auf die Genehmigung der Post.
- Arbeitsvertrag.
- Alle Arten von Hilfe.
- Kopien von Aufträgen zur Ernennung, Entlassung und Verlegung.
Das interne Inventar sollte Informationen zu den Seriennummern der einzelnen Dokumente in der Datei enthalten. Ein solches Dokument wird von der Person unterschrieben, die es verfasst hat.
In dem Fall muss ein Fragebogen enthalten sein, der viele Informationen zu Biografie, Ausbildung und Familienstand des Arbeitnehmers enthält. Um es richtig auszufüllen, verwenden die Mitarbeiter normalerweise ein Arbeitsbuch, einen Militärausweis und einen Reisepass sowie ein Diplom.
Personalabrechnungsbelege
Personalakten werden von einem Personalreferenten geführt. Auf der Grundlage von Primärwertpapieren wird eine operative Bilanzierung von Veränderungen und Veränderungen der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens vorgenommen. Die Buchhaltungsunterlagen umfassen: Bestellungen, Karten, Personal, Gehaltsabrechnung und viele andere Dokumente.
Bei der Einstellung wird jedem Mitarbeiter eine Personalnummer zugewiesen, die anschließend in allen Unterlagen für die Personalabrechnung und die Personalabrechnung aufgeführt wird. Auch wenn eine Person eine neue Position einnimmt oder entlassen wird, bleibt ihre Personalnummer bei ihm und wird keiner anderen Person zugewiesen.
Personalbestellungen
Personalaktenbestellungen sind eines der wichtigsten Dokumente in Personalangelegenheiten. Sie sind in getrennten Fällen zusammengefasst und haben gleichzeitig eine eigene Nummerierung. Innerhalb des Ordners ist in chronologischer Reihenfolge systematisiert.
Einige Aufträge werden in einer einheitlichen Form erstellt und füllen in Zukunft nur die erforderlichen Spalten aus. Der Rest wird nach Bedarf erstellt, aber gleichzeitig müssen alle Dokumente bestimmte Anforderungen erfüllen.
Die Organisation der Personaldokumente, einschließlich der Bestellungen, erfolgt auf der Grundlage der Aufbewahrungsbedingungen. Es ist logisch, sie in Fällen einzureichen, in denen die gleichen Fristen gelten. So sollten zum Beispiel Zulassungs- und Entlassungsentscheidungen 75 Jahre aufbewahrt werden, was bedeutet, dass sie von den jährlichen Urlaubsunterlagen getrennt und nur fünf Jahre aufbewahrt werden müssen.
Wenn das Unternehmen groß ist und der Dokumentenfluss recht anständig ist, können verschiedene Papiertypen als separate Angelegenheit erstellt werden (z. B. Urlaubsaufträge - ein Ordner, Aufträge für Geschäftsreisen - ein anderer). Dies erleichtert die Arbeit mit Dokumenten erheblich. Darüber hinaus wird jeder Einzelfall in der Nomenklatur der Organisation festgehalten. Wenn der Bestellung ein Anhang beigefügt ist, wird dieser ebenfalls abgelegt. Die Gründe für die Bestellungen - Berichte, Erklärungen, Handlungen - werden jedoch getrennt gespeichert.
Wie die Praxis zeigt, werden die Bestellungen und die Gründe für sie in den aktuellen Unterlagen zusammengehalten, aber in Vorbereitung auf die Archivierung werden sie in verschiedenen Ordnern neu organisiert. Aussagen werden zum Beispiel bis zu 75 Jahre aufbewahrt, sind aber Teil der persönlichen Akte.
Alle anderen Stützpunkte haben eine Lagerdauer von bis zu fünf Jahren, so dass sie zu einem separaten Geschäft zusammengefasst werden.
Speicher bestellen
Um die Haltbarkeit von Bestellungen zu bestimmen, müssen Sie die Standarddokumentenliste verwenden. Es wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Momentan ist die im Jahr 2010 erstellte Liste relevant. Ihm zufolge sind die Gründe für Bestellungen nach wie vor etwa fünf Jahre aufzubewahren, und die meisten Bestellungen selbst werden bis zu 75 Jahre aufbewahrt (über die Erfüllung von Pflichten, Dienstreisen, Namensänderungen, Urlaube und Bescheinigungen).
Darüber hinaus können Sie in den Speicherzeiträumen nach Abteilungslisten navigieren, die für Organisationen bestimmter Tätigkeitsbereiche erstellt wurden. Die Regeln sehen die Prüfung des Wertes von Wertpapieren vor.
Langzeitspeicherpapiere müssen in das Personalaktenarchiv übertragen werden. Darauf wird ein Inventar erstellt, wonach sie zur Langzeitlagerung übertragen werden.
Fälle, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, können vernichtet werden.
Wie vernichte ich Dokumente?
Archivdokumente des Unternehmens können selbstständig vernichtet werden (wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist), oder Sie können sich an spezielle Organisationen wenden, die sich mit diesem Problem befassen.Unabhängig davon, wie Sie den Prozess organisieren, muss auf jeden Fall ein Akt der Zerstörung ausgearbeitet werden.
Papiere können alleine verbrannt werden, wenn es einen sicheren Ort dafür gibt, oder Sie können sie mit einem speziellen Gerät zerstören. In solchen Fällen ist das Gesetz in irgendeiner Form geschrieben. Große Mengen von Kisten sind jedoch leichter zur Entsorgung abzugeben. In diesem Fall müssen jedoch alle Maßnahmen von Papierkram begleitet werden. Bei der Annahme ist es notwendig, die Anzahl der Fälle und deren Gewicht festzulegen. Es ist besser, wenn der Mitarbeiter der Organisation persönlich anwesend ist, um die Vertraulichkeit zu wahren.
Staatsarchiv
In jeder Region der Russischen Föderation gibt es ein staatliches Archiv von Personalakten. Hauptziel seiner Tätigkeit ist es, die zuverlässige Aufbewahrung von Papieren beim Personal aller Unternehmen zu gewährleisten. Darüber hinaus beantwortet das Archiv Anfragen von Unternehmen und Bürgern zu Fragen im Zusammenhang mit Personalpapieren. Diese Richtung seiner Tätigkeit ist sehr notwendig und relevant, denn wenn die Organisation geschlossen ist, haben die Leute einfach keinen Platz, um die notwendigen Informationen zu erhalten.
Aus diesem Grund stehen Archive vor der Aufgabe, alle Papiere aufzubewahren. Derzeit werden nicht nur private, sondern auch Haushaltsorganisationen sehr oft liquidiert und geschlossen. In diesem Fall müssen sie Personaldokumente zur Ablage in das Staatsarchiv überführen. Folgende Papiere sind 75 Jahre aufzubewahren: Anordnungen, Abrechnungsblätter, Dokumente zur Umsiedlung und Entlassung, Personalakten usw.
Es ist anzumerken, dass die Fälle vor der Übertragung nach allen Regeln vorbereitet werden müssen. Gemeindearchive stellen ihre Dienste nur nach vorheriger Genehmigung der Einreichung von Unterlagen zur Verfügung.
Die Vorbereitung der zu übertragenden Papiere umfasst die ordnungsgemäße Durchführung aller Fälle, die Begutachtung von Wertpapieren sowie die Erstellung von Vorräten.
Muss ich für die Lagerung Geld bezahlen? Staats- und Haushaltsunternehmen zahlen nicht für Archivdienste. Liquidierte Unternehmen einer nichtstaatlichen Eigentumsform übertragen nur dann ordnungsgemäß ausgeführte Fälle, wenn eine Vereinbarung vorliegt.
Fälle werden vorbehaltlich der Genehmigung und Abstimmung mit der Gutachterkommission des Archivs weitergeleitet. Die Annahme und Übertragung von Sicherheiten erfolgt durch Mitarbeiter des Instituts in Gegenwart der aufzulösenden Organisation. Dieser Vorgang ist recht langwierig und mühsam, da der Status von Dokumenten durch visuelle Anzeige überprüft wird. Am Ende wird ein entsprechender Akt ausgearbeitet.
Anstelle eines Nachwortes
Dokumente zum Personal sind eine spezielle Kategorie von Dokumenten, die in jedem Unternehmen verfügbar sind. Ihre Bedeutung ist, dass sie nicht sehr lange an Relevanz verlieren. Auch nach einer langen Zeit kann es vorkommen, dass Sie sich erneut an sie wenden müssen. Nicht umsonst werden diese Papiere mit besonderer Sorgfalt erstellt und über viele Jahre nicht nur in Unternehmen, sondern auch in staatlichen Archiven aufbewahrt.