Berufsbezeichnung des Sekretärs

Es ist schwer vorstellbar, dass ein großes Unternehmen, ein Staat oder eine Bildungseinrichtung eine solche Position nicht innehat. Das Planen von Besprechungen, das Vorbereiten von Unterlagen, das Arbeiten mit Korrespondenz und das Empfangen von Anrufen gehören nur zu den Aufgaben der Person, die die Position innehat, die wir untersuchen werden. Seit 2016 ist der Kreis der Grundfunktionen in der neuen regulatorischen Vorschrift - dem professionellen Standard der Sekretärin - umrissen. Jetzt kann es als Grundlage für die Erstellung der erforderlichen Serviceanweisungen verwendet werden.

Berufsmerkmale

Trotz des ständigen Wechsels der Liste der beliebtesten und gefragtesten Berufe der Welt ist die Position des Sekretärs nach wie vor recht weit verbreitet. Offiziell existiert dieser Beruf in Russland seit drei Jahrhunderten. 1720 stimmte Peter I. zu, die Anforderungen an die Mitarbeiter waren recht hoch: Alphabetisierung, Kenntnis der Gesetze, Fähigkeit, Dokumente zu erstellen.

Anfangs waren nur Männer Sekretärinnen, heute ist es hauptsächlich ein weiblicher Beruf. Dies ist teilweise auf die Tatsache zurückzuführen, dass die Erfüllung von Sekretariatsaufgaben Ausdauer, Sorgfalt, die Fähigkeit zur Ausführung derselben und eintönige Arbeit erfordert.

Welche Anforderungen stellen moderne Manager an Mitarbeiter, die eine solche Position innehaben? Die Sekretärin muss ein sicherer Benutzer grundlegender Bürocomputerprogramme sein, in der Lage sein, mit Bürogeräten umzugehen, mit Dokumentationen zu arbeiten und über gute Kommunikationsfähigkeiten (gute Sprach- und Dialogfähigkeiten, Höflichkeit, Etikette) zu verfügen. Seien Sie außerdem aufmerksam, organisiert, diszipliniert und emotional stabil.

In Bezug auf die erforderliche Ausbildung gibt es diesbezüglich keine strengen Anforderungen im Berufsstandard des Sekretärs. Wenn Sie eine allgemeine Ausbildung haben, sind Berufserfahrung oder spezielle Kurse ausreichend. Das Vorhandensein eines Hochschuldiploms bietet jedoch in der Regel einen Vorteil bei der Einstellung.

Professioneller Standard

Die Anforderungen an die Sekretariatsarbeit wurden 2016 in Form eines Gesetzes erlassen. Für einen Spezialisten für dokumentarische und organisatorische Unterstützung des Organisationsmanagements wurde ein allgemeiner beruflicher Standard festgelegt. Hauptziel des Standards ist die Optimierung der Personalpolitik. Der Kopf kann sich bei der Beurteilung der beruflichen Qualitäten des Mitarbeiters auf ihn konzentrieren. Das Dokument wird auch zur Vorbereitung von Schulungsprogrammen für die Schulung von Sekretärinnen verwendet.

Professioneller Standard enthält:

• Liste der grundlegenden Arbeitsfunktionen;
• Liste der Fähigkeiten, Kenntnisse und Kenntnisse, die für ihre Umsetzung erforderlich sind;
• Anforderungen an das Bildungsniveau und die Berufserfahrung.

Das Dokument listet auch mögliche Berufsbezeichnungen und Anforderungen für sie auf. Es umfasst zum Beispiel Berufsstandards "Sekretär des Leiters", Angestellter und andere.

Die Struktur enthält mehrere semantische Blöcke:

• allgemeine Informationen (Bezeichnung des Zwecks der Tätigkeit, Kodifikator);
• Funktionskarte (Liste der Arbeitsfunktionen und Qualifikationskategorien);
• Beschreibung der Arbeitsfunktionen (Angabe der Liste der dem Arbeitnehmer vorgeschriebenen Pflichten, Fähigkeiten);
• Informationen über Standardentwickler.

Der dritte Abschnitt beginnt mit dem beruflichen Standard des Sekretärs / Administrators, an dessen Qualifikation, Bildungsniveau und Erfahrung die geringsten Anforderungen gestellt werden.

Die Hauptfunktionen des Mitarbeiters, der die studierte Stelle innehat, sind wie folgt formuliert:

• organisierte Sammlung von Fachinformationen;
• Informationsunterstützung zu aktuellen Themen;
• Systematisierung, Dokumentation und Speicherung eingehender Informationen;
• Begleitung von Geschäftsveranstaltungen;
• Schaffung der notwendigen Voraussetzungen für die Arbeit des Leiters der Organisation und administrative Unterstützung.

Stellenbeschreibung

Bei seiner Arbeit orientiert sich der Sekretär an der geltenden Gesetzgebung, der Satzung der Organisation, den Befehlen und Befehlen des Leiters sowie seiner eigenen Stellenbeschreibung. Im letzten Dokument werden berufliche Aufgaben zugewiesen, die dem Beamten zugewiesen sind. Der Mitarbeiter sollte mit den wichtigsten Bestimmungen der Anweisungen vertraut sein, bevor er seine offiziellen Aufgaben wahrnimmt. Ihre Bestimmungen können im Falle eines Konflikts der Arbeitssituationen als Beweismittel dienen. Daher sollte der Inhalt der Anweisungen spezifisch sein. Und die Möglichkeit der doppelten Interpretation ausschließen.

Die Stellenbeschreibung des Sekretärs für berufliche Standards wird unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer bestimmten Organisation erstellt und umfasst die folgenden Abschnitte:

• allgemeine Bestimmungen;
• Mitarbeiterfunktionen
• berufliche Verantwortung;
• Arbeitnehmerrechte;
• andere Bedingungen und Anforderungen.

Die allgemeinen Bestimmungen geben an, zu welcher Kategorie der Arbeitnehmer gehört und wem er unterstellt ist, welches Verfahren für die Ernennung und Entlassung anzuwenden ist, welche Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich sind. Im Folgenden wird detailliert beschrieben, was genau die Funktion des Mitarbeiters ist und welche Rechte er hat. Der Abschnitt über die amtliche Verantwortung gibt die Verstöße in der Arbeit an, für die der Arbeitnehmer bestraft werden kann.

Die Stellenbeschreibung wird vom Leiter der Organisation genehmigt und dem Mitarbeiter zur Kenntnis gebracht (unter Unterschrift).

Berufsstandard "Sekretär des Kopfes"

In Übereinstimmung mit seinen Bestimmungen ist es wünschenswert, Mitarbeiter mit Hochschulausbildung (Bachelor) oder Sekundarschulausbildung für diese Position zuzulassen. Darüber hinaus wird Berufserfahrung (mindestens zwei Jahre) geschätzt.

Der Berufsstandard listet die wichtigsten Arbeitshandlungen eines Arbeitnehmers auf:

• Abstimmung der vorläufigen Pläne mit dem Leiter;
• die Wahl der Planungsform und die Leitung des Organisators des Chefs;
• Koordination von Besprechungen, Verhandlungen mit Partnern, Kunden, Mitarbeitern;
• Informieren des Leiters über den Zeitpunkt und den Zeitplan bevorstehender Ereignisse.

Die Sekretärin eines Leiters muss über eine Reihe von Fähigkeiten verfügen, um die oben genannten Aktionen ausführen zu können. Legen Sie Ziele fest, legen Sie die Reihenfolge und Priorität ihrer Umsetzung fest, unterstützen Sie den Marktführer bei der Verteilung der Arbeitszeit, gewährleisten Sie die Informationssicherheit und wählen Sie die bequemsten Möglichkeiten, um über bevorstehende Ereignisse zu informieren. Anhand dieser Arbeiten wird in der Regel die Stellenbeschreibung des Sekretärs des Leiters des Berufsstandes erstellt.

Er sollte auch mit den Besonderheiten des Kerngeschäfts der Organisation, den Bestimmungen des Arbeitsrechts und den Regeln für die Durchführung von Geschäftsverhandlungen vertraut sein.

Die aufgeführten Arbeitstätigkeiten des Sekretärs des Leiters umfassen eine Reihe von unterschiedlichen Aufgaben:

• Arbeitstagesplanung;
• Organisation von Telefongesprächen und Geschäftsreisen;
• Arbeit mit Besuchern an der Rezeption;
• Organisation von Arbeitsveranstaltungen und Treffen;
• Aufrechterhaltung der notwendigen Arbeitsordnung im Büro des Leiters;
• Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen und Anweisungen;
• Ausführung der Arbeitsdokumentation;
• gegebenenfalls Entwicklung lokaler Akte;
• Aufbewahrung von Unterlagen;
• Organisation der Informationsinteraktion der Mitarbeiter und des Managements der Organisation.

Die Hauptaufgaben des Sekretärs des Leiters

Die Position des Sekretärs des Leiters der Organisation beinhaltet die ständige Interaktion mit Menschen und die Bereitschaft, Kunden und Besucher in grundlegenden Fragen zu beraten. Natürlich hängt vieles von den Besonderheiten der Haupttätigkeit der Einrichtung und der Position des Managements ab.Sie haben einen wesentlichen Einfluss auf die Erstellung der Stellenbeschreibung des Sekretärs nach beruflichem Standard.

Aus den allgemeinen Bestimmungen geht hervor, dass die Position zur Kategorie der technischen Ausführenden gehört, die Anforderungen an die Ausbildung und die Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers festgelegt sind. Der Termin wird direkt vom Chef vereinbart. Zur Formulierung der erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten kann ein professioneller Standard der Sekretärin herangezogen werden. Dazu gehören: Kenntnisse der Grundlagen der Büroarbeit; Kenntnis der Methoden zur Registrierung und Verarbeitung von Informationsdaten; PC-Besitz Kenntnis der Regeln für Geschäftskorrespondenz und Kommunikation; Kenntnisse über interne Regeln und Sicherheitsverfahren und vieles mehr.

Der zweite Abschnitt der Anleitung beschreibt die Pflichten des Mitarbeiters. Im dritten Abschnitt - seine Rechte. Beispielsweise hat der Sekretär des Managers das Recht, sich mit Entscheidungsentwürfen in Bezug auf seine Aktivitäten vertraut zu machen, Vorschläge zur Optimierung seiner Arbeit zu machen, Informationen und Dokumente anzufordern, die für die Ausführung von Aufträgen erforderlich sind usw.

Im letzten Abschnitt der Anweisung werden Maßnahmen zur Haftung der Mitarbeiter bei nicht ordnungsgemäßer Erfüllung behördlicher Pflichten aufgeführt, die zu Sachschäden führen.

Angestellter

Die Hauptaufgabe des Sachbearbeiters besteht darin, den Arbeitsablauf der Einheit oder der gesamten Organisation zu steuern (häufig sind mehrere Mitarbeiter im Personal, die diese Funktion ausführen). Die Liste der Hauptverantwortlichkeiten ist in der Berufsnorm des Sekretärs angegeben:

• Archivierung und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten;
• Organisation der Arbeit mit Dokumenten;
• die Bildung von Fällen in Übereinstimmung mit den Nomenklaturanforderungen der Organisation.

Um sich auf diese Stelle zu bewerben, benötigt der Bewerber eine weiterführende Berufsausbildung.

Während der Organisation der Arbeit mit Dokumenten kann der Sekretär eingehende Materialien entgegennehmen und verarbeiten, sie sortieren und bei Bedarf registrieren, für die Prüfung durch den Leiter vorbereiten, an die direkten Ausführenden weiterleiten und eine Datenbank führen.

Um die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten zu gewährleisten, muss der Sachbearbeiter in der Lage sein, eine Fallnomenklatur zu erstellen, die Richtigkeit der Unterlagen zu überprüfen, Fälle zu formulieren und den Zeitpunkt für die Aufbewahrung, Verteilung und Ablage von Dokumenten festzulegen.

Bevor die Dokumente zur Aufbewahrung an die Archive gesendet werden, überprüft der Sachbearbeiter die Aufbewahrungsbedingungen (dauerhaft oder langfristig), erstellt ein internes Inventar und erstellt die Aktenumschläge.

Referent oder Sekretär-Administrator?

Es kann manchmal schwierig sein, die Hierarchie der Sekretariatsstellen und ihre Zuständigkeiten zu klären. Was ist zum Beispiel der grundlegende Unterschied zwischen dem stellvertretenden Sekretär und dem Administrator? Schließlich sind die Funktionen, die sie ausführen, ziemlich ähnlich.

Die Berufsbezeichnung des Sekretärs-Administrators nach beruflichem Standard sieht vor:

• Empfang und Verteilung eingehender Anrufe;
• Organisation der Arbeit mit Besuchern;
• Implementierung von Koordinierungsfunktionen.

Er sollte mit den Regeln der Geschäftsetikette und den Telefongesprächen (mit Kunden, Partnern, Medienvertretern und anderen) vertraut sein, in der Lage sein, ein Gespräch zu führen und eine Konfliktsituation zu glätten. Die koordinierenden Funktionen des Administrators bestehen in der Regel darin, die Bewegungen der Mitarbeiter, Kurierfahrten und Fahrtrouten zu protokollieren.

Es gibt noch keine eigene berufliche Norm für den Referenten, aber seine Aufgaben sind in vielerlei Hinsicht ähnlich wie die des stellvertretenden Geschäftsführers. Wie der Administrator arbeitet er mit Korrespondenz, beantwortet Anrufe, trifft und begleitet Besucher, erstellt Reisepläne. All dies steht jedoch in direktem Zusammenhang mit der Figur des Leiters der Organisation. In einigen Fällen kann seine Zuständigkeit erweitert werden, was sich im Arbeitsplan widerspiegelt (kann unregelmäßig sein).

Berufliche Standards des Sekretärs der akademischen Abteilung

Solche Angestellten können im Personal einer Schule, Hochschule oder Universität gefunden werden. Die Stelle gehört zur Kategorie der Lehrkräfte. Zur Ermittlung der Grundfunktionalität kann der Arbeitgeber den allgemeinen Standard eines Spezialisten für Dokumentationsunterstützung heranziehen. Das Arbeitsministerium hat noch keine eigene berufliche Norm für den Sekretär der Bildungseinheit der Bildungseinrichtung verabschiedet. Für die Arbeit ist eine berufliche Ausbildung (Sekundarstufe) auf dem Gebiet der Büroarbeit oder der Berufsausbildung auf der Grundlage der allgemeinen Bildung erforderlich. Es gibt keine strengen Anforderungen an die Verfügbarkeit von Berufserfahrung.

In dieser Position hat der Mitarbeiter:

• Korrespondenz entgegennehmen, an den Leiter der Bildungseinrichtung und die ausübenden Künstler weiterleiten;
• führt Papierkram (einschließlich elektronischer) durch;
• bereitet Entwürfe für ein Kontingent von Studenten vor;
• erstellt Personalakten der Studierenden;
• Verfolgt die Unterrichtsstunden der Lehrer;
• macht Anfragen, Briefe;
• übt die Kontrolle über die Ausführung von Befehlen und Anweisungen des Leiters.

Wissenschaftlicher Sekretär und seine Aufgaben

Dieser Beitrag gehört zum Bereich der Wissenschaft. Wissenschaftliche Sekretäre sind an Universitäten, Forschungsinstituten, Akademien und wissenschaftlichen Organisationen gefragt. Sie stellen in der Regel die Arbeit von Forschern und Dissertationsräten zur Verfügung. Der fachliche Standard des wissenschaftlichen Sekretärs umfasst die Planung wissenschaftlicher Veranstaltungen (Sitzungen, Konferenzen, Runde Tische), deren Organisation und Durchführung, die Erstellung einschlägiger Unterlagen und die Überwachung der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen.

Mitarbeiter mit einem wissenschaftlichen Abschluss, Erfahrung in organisatorischer und wissenschaftlicher Arbeit (mindestens 5 Jahre) und Veröffentlichungen in begutachteten Veröffentlichungen können für diese Position ernannt werden.

Wissenschaftlicher Sekretär:

• sammelt Vorschläge für den Jahresplan für wissenschaftliche Entwicklung und Forschung;
• kontrolliert die rechtzeitige Umsetzung festgelegter thematischer Pläne der wissenschaftlichen Arbeit und die Erstellung einschlägiger Berichte;
• erstellt Entwürfe von Arbeitsplänen für den wissenschaftlichen (wissenschaftlichen und technischen) Rat, überwacht die Umsetzung seiner Entscheidungen;
• betrachtet die Materialien, die für die Verleihung des akademischen Ranges und die Verteidigung einer Dissertation erforderlich sind;
• erarbeitet Vorschläge für einen Plan zur Veröffentlichung wissenschaftlicher Arbeiten;
• entwickelt Kriterien zur Bewertung der Leistung der Mitarbeiter für die Zertifizierung;
• formuliert Vorschläge für Fortbildungen und Praktika für Wissenschaftler.

Sprecherfunktionalität

Hübscher "junger" Beruf. In Russland begann es um die Mitte der 90er Jahre des letzten Jahrhunderts an Popularität zu gewinnen. Der Name dieser Stelle wird im Berufsstandard der Sekretärin nicht gesondert vergeben. Für viele Unternehmen ist es jedoch dringend erforderlich, einen solchen Mitarbeiter zu haben. Er ist es, der die öffentliche Meinung über das Unternehmen bildet. Die Hauptaufgaben umfassen: Organisation von Pressekonferenzen; den Inhalt der Website der Organisation; Vorbereitung von Pressemitteilungen; Planung von Informationskampagnen (in der Presse, in Netzwerken, im Fernsehen) zur Schaffung eines positiven Images des Unternehmens.

Der Berufsstandard des Pressesprechers sieht vor, dass der Bewerber über einen Universitätsabschluss in Journalismus, Werbung, Philologie oder PR verfügen muss. Arbeitserfahrung (ab 3 Jahren) im jeweiligen Fachgebiet, kompetente mündliche und schriftliche Ansprache, Fremdsprachenkenntnisse sind ebenfalls wünschenswert.