Als notwendiges und wichtiges Dokument kann ein Arbeitsbuch nicht nur die Berufserfahrung einer Person bestätigen, sondern auch dazu beitragen, ihre künftige Rente korrekt zu berechnen. Leider gibt es Situationen, in denen das Arbeitsformular beschädigt werden oder verloren gehen kann. Dann müssen Sie dringend ein Duplikat des Arbeitsbuchs erstellen. Warum wir das brauchen, werden wir weiter überlegen.
Das Konzept
Unter dem Arbeitsbuch wird ein individuelles Dokument verstanden, das Informationen über die Beschäftigung (sofern es offiziell ist) und Arbeitserfahrung bestätigen kann. Alle Angaben erfolgen vorbehaltlich des Art. 66 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.
Das Arbeitsbuch enthält folgende Daten:
- Persönliche Daten.
- Informationen über die geleistete Arbeit.
- Angaben zu Übertragungen, Entlassungen und Prämien.
- Informationen zu den Dokumenten, die die Grundlage für die Eingabe in die Arbeit sind.
Ein Muster eines doppelten Arbeitsbuchs muss vollständig mit dem Original übereinstimmen und alle Informationen enthalten, die in der ersten Kopie angegeben wurden. Eine Ausnahme bilden die Tatsachen, bei denen die Aufzeichnungen vor Gericht angefochten wurden oder die Informationen verloren gingen und nicht wiederhergestellt werden können.
In welchen Fällen sie ausstellen
Ein doppeltes Arbeitsbuch wird nur ausgestellt, wenn die Arbeit mit dem Original unmöglich wird. Solche Fälle umfassen:
- Verlust eines Dokuments durch einen Mitarbeiter;
- Verlust eines Dokuments durch einen Arbeitgeber;
- Schäden an der Form;
- Eingabe falscher Informationen bezüglich Entlassung oder Überweisung.
Jeder dieser Fälle hat seine eigenen Merkmale.
Für den Fall, dass keine Originalarbeit vorliegt, wird dem Mitarbeiter ein Duplikat ausgestellt. Dazu muss er eine Aufforderung schreiben, ein zweites Dokument zu erstellen, ein neues Formular zu bezahlen (wenn die Arbeit aufgrund des Verschuldens des Arbeitnehmers verloren geht oder beschädigt wird). Manchmal kann ein Verlust nicht sofort bemerkt werden, sondern erst nach einiger Zeit: nachdem er von einem früheren Job entlassen wurde und wenn er an einem neuen Ort platziert wird.
Und wenn der bisherige Arbeitgeber aufgrund der Kündigungsbeschränkung kein Duplikat anfertigen möchte? Da es keine gesetzliche Bestimmung gibt, wie lange es möglich ist, am Ort der alten Arbeit doppelte Dokumente zu beantragen, muss der ehemalige Mitarbeiter auf der Neuausstellung des Dokuments bestehen, wenn die ursprüngliche Arbeit unbrauchbar geworden ist. Oder vor Gericht gehen.
Die Ausstellung eines doppelten Arbeitsbuchs erfolgt nur auf Anfrage. Auf der Titelseite sollte der Hinweis erscheinen, dass es sich um ein Duplikat handelt. Um Informationen wiederherzustellen, muss ein Bürger Dokumente vorlegen, die personenbezogene Daten bestätigen und das Dienstalter sicherstellen.
Wenn der Arbeitgeber die Arbeit verliert, kann eine Sonderkommission die Betriebszugehörigkeit bestätigen. Mitglieder der Kommission müssen Dokumente oder Kopien einreichen, die Informationen über die Spezialisierung und die Orte, an denen der Mitarbeiter gearbeitet hat, bestätigen. Wenn es keine solchen Dokumente gibt, erstellt die Kommission ein Gesetz über Zeugenaussagen, die zuverlässige Informationen über die Arbeitstätigkeit dieses Arbeitnehmers haben.
Freigabe
Die Registrierung eines doppelten Arbeitsbuchs (ein Beispiel ist unten dargestellt) erfolgt in Fällen, in denen ein Bürger eine offizielle Beschäftigung hatte und hier keine Rolle spielt, das Formular ist verloren oder beschädigt.
Das Duplikat hat das gleiche Yursila wie das Originaldokument. Duplikate können direkt vom Leiter selbst oder von einer dazu befugten Person ausgestellt werden. In den meisten Fällen ist dies ein Personalreferent, ein Buchhalter oder eine Sekretärin. Alle Dokumente, die für das Wiedereintrittsformular vorgelegt werden, müssen vom Mitarbeiter eingereicht werden.Trotzdem ist das Unternehmen verpflichtet, den Mitarbeiter auf jede erdenkliche Weise bei der Beschaffung zu unterstützen (sofern die Umstände dies erfordern).
Ausgabepreis
In Anbetracht der Normen für die Aufrechterhaltung und Lagerung der Arbeit muss ein Bürger den Leiter seines letzten Arbeitsplatzes über den Verlust des Formulars informieren. In diesem Fall ist der Leiter verpflichtet, ein Duplikat des Arbeitsbuchs spätestens 15 Tage nach dem Datum des Erstellens des entsprechenden Antrags auszustellen.
Gemäß den gesetzlich festgelegten Regeln kann eine Organisation einem Mitarbeiter eine Gebühr für ein Beschäftigungsformular in Rechnung stellen. Die Zahlung wird nicht in Anspruch genommen, wenn:
- Verlust von Unterlagen durch den Arbeitgeber aufgrund unvorhergesehener Umstände;
- die Titelseite wurde falsch gefüllt;
- Schäden am Dokument sind ohne Verschulden des Mitarbeiters entstanden.
Somit kann das Unternehmen eine Geldprämie für ein Duplikat erhalten, wenn der Verlust des Buches oder dessen Beschädigung auf ein Verschulden der Kontaktperson zurückzuführen ist.
Ein doppeltes Arbeitsbuch (ein Beispiel für die Gestaltung des Formulars) wird im Artikel vorgestellt.
Schritt für Schritt Anleitung
Schauen wir uns die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines doppelten Arbeitsbuchs genauer an. Die Arbeitsgesetzgebung schreibt vor, wie ein wiederholtes Dokument und ein klares Verfahren zu erstellen sind. Was Sie tun müssen:
- Ein Bürger, der das Dokument verloren hat, muss gegenüber der Organisation, die als letzter Dienstort gilt, eine Erklärung abgeben.
- Das Unternehmen ist auf dem eingereichten Antrag verpflichtet, die notwendigen Angaben zum Dienstalter des Bürgers zu sammeln.
- Eine Bestellung wird unterschrieben (ein doppeltes Arbeitsbuch kann nur auf der Grundlage einer Bestellung ausgestellt werden).
- Die Arbeit muss unter Berücksichtigung bestimmter Regeln ausgeführt werden: Informationen müssen in Übereinstimmung mit dem Original eingegeben werden.
- Informationen über das Duplikat sollten in das Rechnungswesen eingetragen werden.
- Nach Erhalt des fertigen Dokuments muss der Bürger es in einem speziellen Journal unterschreiben.
Erforderliche Dokumentation
Um ein Duplikat der Arbeit zu erhalten, müssen Sie eine Reihe von Dokumenten sammeln, die das Dienstalter eines Bürgers bestätigen. Wenn nicht, kann das Unternehmen eine Anfrage an die FIU richten.
Im Falle eines Massenverlusts von Dokumenten sollte die Unternehmensleitung eine Kommission einrichten, deren Aufgabe es ist, durch Anfragen und Datenverarbeitung herauszufinden, ob Arbeiten ausgeführt wurden, wie lange sie gedient haben.
Das erste, was ein Bürger tun muss, ist eine Erklärung zu schreiben, in der es heißt:
- der Grund für das Fehlen einer Form;
- Antrag auf ein Duplikat;
- Datum der Schrift und Unterschrift.
Der Antrag kann sowohl von Hand geschrieben als auch ausgedruckt werden. Die meisten Unternehmen verfügen möglicherweise über vorgefertigte Antragsformulare.
Wie erstelle ich ein doppeltes Arbeitsbuch? Ein Musteranmeldeformular zeigt Ihnen die wichtigsten Nuancen.
Nach Prüfung des Antrags bereitet der Leiter einen Auftrag zur Erstellung eines Duplikats vor. Die Bestellung sollte Folgendes enthalten:
- Dokumentennummer;
- Hauptthesen, die die Gründe für die Ausstellung eines Dokuments begründen;
- das Dokument selbst wird nur schriftlich veröffentlicht;
- Bevor die Unterschrift der Person verlangt wird, muss die Bestellung zur Überprüfung bei ihr eingereicht werden.
Wenn die oben genannten Anforderungen nicht erfüllt sind, wird das ausgestellte Dokument als ungültig betrachtet.
Um die Arbeitserfahrung zu bestätigen, Dokumente wie:
- Personalakte des Mitarbeiters;
- Anträge auf Aufnahme, Entlassung, Überweisung;
- Zertifikate;
- Arbeitsverträge;
- Vergleichsbuch.
Informationen eingeben
Wie wird ein Duplikat des Arbeitsbuchs ausgegeben? Zunächst müssen Sie das erste Blatt ausfüllen, das nur relevante Informationen enthalten sollte. Zu diesen Informationen gehören:
- vollständige Angaben zum Arbeitnehmer;
- Geburtsdatum;
- Art der Ausbildung und deren Verfügbarkeit;
- Beruf oder Spezialität.
Die Zuverlässigkeit der aufgeführten Daten muss durch Unterlagen bestätigt werden. Daher muss ein Bürger einen Reisepass und ein Bildungsdokument vorlegen. Das erste Blatt enthält auch die Unterschrift des Mitarbeiters, der das Duplikat erhält, die verantwortliche Person sowie den Firmenstempel.
Als nächstes müssen Sie im Anstellungsformular die Anzahl der Berufserfahrungen angeben. Dazu wird in der dritten Spalte in den Informationen zur Arbeit ein Eintrag über die allgemeine Erfahrung gemacht. Diese Informationen sind nicht mit Stempel und Unterschrift versehen.
Die folgenden Spalten werden nacheinander ausgefüllt: Wenn der Mitarbeiter die Stelle angetreten hat, Informationen zu seiner Position und Organisation, Gründe für die Entlassung oder Versetzung.
Das Duplikat sollte nur Informationen enthalten, die dokumentiert werden können. Es werden keine weiteren Informationen eingegeben.
Alle Eingaben erfolgen in blauer oder schwarzer Paste. Unzulässige Fehler, Flecken, Abkürzungen.
In dem neu herausgegebenen Dokument sollte in der oberen rechten Ecke auf dem Deckblatt "Duplizieren" stehen.
Das Timing
Wie bereits erwähnt, beginnt der Prozess der Verarbeitung eines wiederholten Dokuments mit der Einreichung eines Antrags. Das Ausfüllen eines doppelten Arbeitsbuchs dauert 15 Tage. In dieser Zeit muss dem Mitarbeiter ein Duplikat zur Verfügung gestellt werden. Gleiches gilt für ehemalige Mitarbeiter. Darüber hinaus sieht das Arbeitsrecht keine Verjährungsfristen für die Beantragung von Zweitarbeit durch einen Bürger vor.
Wichtige Punkte
Es gibt Situationen, in denen der Kopf ein Duplikat der Arbeit ausgestellt hat und der Mitarbeiter das Original findet. In solchen Fällen kann nur ein Beleg einen formalen Status haben, der zuletzt im Buchungsjournal erfasst wurde. Daher ist dies ein Duplikat.
Das Original kann für den Fall aufbewahrt werden, dass Sie bei einer Behörde eine offizielle Bestätigung des Dienstalters benötigen.
Auslieferung nach Entlassung
Wie dupliziere ich das Arbeitsbuch, wenn der Mitarbeiter bereits gekündigt hat? Das Gesetz sieht vor, dass der Arbeitgeber einen Bürger nicht nur deshalb ablehnen kann, weil er nicht mehr in dieser Organisation tätig ist oder nach der Entlassung keine Informationen über den Arbeitsplatz liefern kann.
Das Unternehmen muss auf der Grundlage des Antrags ein Duplikat des Dokuments ausstellen. Darüber hinaus wurde nirgends darauf hingewiesen, dass ein Bürger Angaben zu den Aktivitäten machen muss, die er nach der Entlassung durchgeführt hat. Das Duplikat ist generell auszustellen.
Belegabrechnung
Nachdem der wiederholte Beleg ausgefüllt wurde, werden Informationen dazu in ein spezielles Buchungsjournal eingegeben. Da das Duplikat die gleiche rechtliche Struktur aufweist wie das Original, müssen die Regeln für die Aufbewahrung, Aufbewahrung und Abrechnung angemessen sein. Der einzige Unterschied ist der Hinweis, dass dies ein Duplikat ist.
Ein Arbeitsbuchformular wird als wichtiges Dokument angesehen, das nicht nur die Arbeitstätigkeit der Person während ihres gesamten Lebens bestätigt, sondern auch eine Garantie für ihre weiteren Pensionsrückstellungen darstellt.
Und obwohl das Gesetz die Ausstellung von Duplikaten für verlorene oder beschädigte Originale vorsieht, ist es besser, mit Ihrem eigenen Arbeitsbuch vorsichtiger umzugehen. In der Tat nimmt die Sammlung von Informationen und erforderlichen Informationen viel Zeit in Anspruch, und einige Informationen können insgesamt verloren gehen. Daher müssen Sie diese Art von Dokumenten sorgfältig behandeln, ihre Wartung und Aufbewahrung überwachen.