Bevor Sie eine Nachricht verfassen, müssen Sie sich daran erinnern, wie sich die Etikette eines Geschäftsbriefs und eines persönlichen Briefs unterscheidet. Das Wichtigste ist, das Maß an Vertrauen in die Präsentation des gewählten Themas zu beobachten. Es ist wahrscheinlicher, dass der Adressat von diesem oder jenem Problem durchdrungen ist, und er wird versuchen, sich an der Lösung der gestellten Fragen zu beteiligen, wenn er Live-Kommunikation in den Zeilen des Briefes empfindet. Aus diesem Grund enthalten diejenigen, die die moderne Etikette des Geschäftsschreibens kennen, solche Anachronismen wie „Ausgehend von der Tatsache“, „Sie sollten“ oder sogar „Ich informiere Sie hiermit“ nicht im Text.
Auffallende Merkmale
Die Geschäftsorientierung und die eindeutige Festlegung des Ziels, die Kohärenz der Tatsachenfeststellung, die Besonderheiten von Vorschlägen und Anfragen sowie der Informationsgehalt von Mitteilungen über Handlungen und Taten wurden gewahrt. Die Erstellung von Geschäftsbriefen begann entspannter zu werden, ohne jedoch offene emotionale Ausdrücke, Epitheta und Vergleiche aus den Merkmalen der persönlichen Korrespondenz zu gewinnen, die alte Etikette des Geschäftsschreibens hat hier immer noch Gültigkeit. Und nur weil der Zweck einer solchen Botschaft nach wie vor darin besteht, einen Vorschlag zu unterbreiten, auf den unbedingt eine bestimmte Antwort folgen muss, sollte der Einfluss des Verfassers eines Geschäftsbriefs sehr groß sein, da er den Adressaten zu Handlungen bestimmter Art motiviert. Darüber hinaus ist der Text so zusammengestellt, dass der Standpunkt des Autors nicht seine eigene Einstellung zum Problem darstellt, sondern ein für beide Seiten vorteilhaftes Interesse an seiner Lösung.
Die Etikette eines Geschäftsbriefes schreibt vor, das Pronomen "I" nicht zu verwenden, wie es in der persönlichen Korrespondenz üblich ist, sondern ein anderes Pronomen zu betonen - "du" ist auch hier angebracht. Wenn eine Geschäftsnachricht fehlerfrei und korrekt gedruckt geschrieben ist, wird der Text in Übereinstimmung mit allen Regeln und bestehenden Anforderungen platziert und ist daher nicht nur leicht zu lesen, sondern auch gerne, die Korrespondenz wird sicherlich eine Fortsetzung haben. Obwohl es heutzutage sehr oft notwendig ist, skurril verdrehte Phrasen zu entziffern und nach dem Thema und dem Prädikat zu suchen, um ihrer Bedeutung auf den Grund zu gehen. Die Regeln des Business Writing ändern sich jetzt sehr schnell. Was für ein guter Ton war es, mit der Hand zu schreiben. Dann konnte sichergestellt werden, dass die Nachricht nicht unter Kopie erstellt wurde. Wie viel Persönlichkeit war in dieser Nachricht zu sehen, und der Beziehung zwischen dem Adressaten und dem Autor wurde stets Respekt entgegengebracht. Schade, dass dieser Brauch völlig veraltet ist und mittlerweile fast alle Briefe elektronisch geworden sind.
Moderne Regeln
Ein Geschäftsbrief, von dem im Folgenden ein Beispiel vorgestellt wird, repräsentiert die Korrespondenz mit einem modernen zivilisierten Akt. Heute gibt es nicht weniger unterschiedliche Regeln, die befolgt werden müssen. Verglichen mit der Amtssprache, die vor fünfzig Jahren im Land existierte, ähneln diese Regeln eher Nuancen oder besonderen Feinheiten. Zunächst müssen Sie, wie es die Geschäftsregeln vorschreiben, einen Gruß in der persönlichen Adresse an Ihren Adressaten senden, bevor der Text beginnt. Obwohl Unternehmen und nicht so kleine Organisationen nun eine interne Verbindung zum ISQ-Format haben, folgt die Antwort der Frage, die Frage nach der Antwort und in dieser schnellen Korrespondenz ist es nicht jedes Mal erforderlich, mit dem Namen zu sprechen. Die korrekte Ausführung eines Geschäftsbriefes setzt jedoch eine individuelle Ausrichtung voraus, weshalb eine persönliche Ansprache erforderlich ist.
Das Thema des Briefes in der modernen Korrespondenz wird normalerweise in ein separates Feld gestellt und muss entsprechend dem Inhalt angemessen ausgefüllt werden.Formulieren Sie den Betreff des Briefes richtig - erzielen Sie den halben Erfolg, denn dies ist das erste, was der Adressat sieht. Der genaue Wortlaut hilft ihm dabei, die richtigen Einstellungen vorzunehmen und die erhaltenen Informationen schnell und vollständig zu erfassen. Und Sie müssen den Empfänger unbedingt über den Erhalt seiner Antwort informieren - dies ist ein guter Ton, der den Kollegen und Partnern Respekt entgegenbringt. Dies wurde vor einhundertundzwanzig Jahren getan, und dann hatten Sie es nicht eilig zu leben und wussten genau, wie man einen Geschäftsbrief schreibt. Heutzutage müssen Sie schnell auf die Nachricht antworten, was der E-Mail hilft - die Kommunikation erfolgt sehr schnell. Wenn Sie nicht sofort antworten können, müssen Sie dennoch eine Nachricht über den Empfang der Antwort senden, in der Sie den Zeitpunkt der nächsten Kommunikationssitzung angeben.
Zeit und Ort
Es muss daran erinnert werden, dass die Grenze der Antwort in der Zeit in ihrem kritischen Wert psychologisch achtundvierzig Stunden beträgt. Dies ist der Fall, wenn keine Anrufbeantworterfunktion vorhanden ist. Nach Ablauf von zwei Tagen ist der Adressat bereits voller Zuversicht, dass sein Brief unbeaufsichtigt oder bestenfalls verloren gegangen ist. Die Regeln des Geschäftsbriefs enthalten diesen Punkt: Verzögern Sie niemals die Antwort, denn dies ist ein unverzichtbarer Verlust des Kunden, und der Partner wird anfangen, sich Sorgen zu machen und darüber nachzudenken, alle Arten von Beziehungen aufzubrechen. Dies ist in jedem Fall ein grober Verstoß gegen die Ethik der Geschäftskorrespondenz. Wenn Sie die gleichen Informationen senden müssen, können Sie einfach die Mailingliste erweitern. Durch das Einfügen aller Adressen in ein An-Feld wird die Lieferzeit erheblich verkürzt und die Transparenz in Partnerschaften gewährleistet: Jede Person, die den Brief erhält, sieht die Liste.
Ein großes Versprechen, Partnerschaften fortzusetzen, ist der höfliche Satz "Vielen Dank im Voraus". Wie es in einem Geschäftsbrief steht und in welchem Teil es steht, entscheidet jeder für sich. Natürlich sollte der Adressat es sehen, nachdem die Informationen bereits erfasst wurden und der Impuls zu handeln. Am Ende des Briefes, vor dem Kontaktblock, ist der beste Platz für diesen Satz. Übrigens zu Kontaktinformationen: Es sollte in jedem Brief stehen, nicht nur im ersten. Die Telefonnummern, die Position und alles andere des Autors können nicht überprüft werden. Die Erstellung eines Geschäftsbriefes hängt nicht von der Dauer der Korrespondenz ab. Regeln müssen immer befolgt werden. Und um nicht zu erraten, ob der Empfänger den Brief erhalten hat, gibt es eine Anforderungsfunktion. Nur in diesem Fall können Sie sicher sein, dass es gelesen wird. Der Korrespondenzverlauf muss erhalten bleiben. Sie können keine Antwort mit einer neuen Nachricht schreiben. Wenn Sie jedoch das gesamte Kommunikationsband senden, um ein bestimmtes Problem zu beheben, müssen Sie nicht nur die Unterordnung, sondern auch die Vertraulichkeit berücksichtigen. Sind in der Korrespondenz personenbezogene Daten enthalten, müssen diese vor dem Lesen durch Dritte gelöscht werden.
Die erste Option und Einführung
Wie schreibe ich einen Geschäftsbrief, damit sich der Adressat sofort für diese Nachricht interessiert und sein Interesse erst am Ende der Lektüre nachlässt? Es gibt drei Punkte, die für diejenigen, die sie verwenden, beinahe magisch sind. Dies ist zunächst ein Thema, das eine Person sieht, bevor sie eine E-Mail öffnet. Es hängt von ihr ab, ob dies stattfinden wird, ob sich der Adressat mit der Nachricht vertraut machen möchte. Der zweite Punkt ist der erste einleitende Satz, der die Person zum Lesen einlädt. Und natürlich ist das Ende wichtig. Der Satz "Danke im Voraus" funktioniert sehr gut. Wie in einem Geschäftsbrief geschrieben, ist das Ende der wichtigste Moment, es gibt eine Vielzahl von Optionen für die endgültigen Sätze, die Hauptsache ist, den richtigen Ton zu wählen. Aus dem demokratischen "Was sagst du?" an die offizielle "Was wird Ihre Meinung zu diesem Thema sein?"
Versuchen wir nun, den Geschäftsmusterbrief im Detail zu analysieren.
Variante 1.
Betreff: Geschäftsbrief
Datum: 02. Juni, Freitag
Von: Ivan Petrov
An: Anna Sidorova
Hallo hallo
Wir laden Sie am 12. Juni um 14.00 Uhr zu einem Arbeitgebergespräch ein. Da es weitere Bewerber geben wird und die Arbeitgeber nur zwei Stunden ein Treffen planen, ist es besser, nicht zu spät zu kommen.
Mit freundlichen Grüßen,
Ivan Petrov.
Die zweite Option und Nachwort
Betreff: Geschäftsbrief. Treffen mit Arbeitgebern
Datum: 02. Juni, Freitag
Von: Ivan Petrov
An: Anna Sidorova
Hallo hallo
Wir haben Ihren Lebenslauf sorgfältig geprüft und laden Sie am 12. Juni um 14.00 Uhr zu einem Vorstellungsgespräch mit Arbeitgebern ein. Da auch andere Bewerber befragt werden und die Arbeitgeber nur zwei Stunden ein Treffen planen, ist es besser, nicht zu spät zu kommen. Bitte geben Sie in der Antwort an, ob Sie kommen werden, und warnen Sie im Voraus, wenn Sie uns zu diesem Zeitpunkt nicht besuchen können.
Mit freundlichen Grüßen,
Ivan Petrov.
Hier ist ein typischer Geschäftsbrief über eine Besprechung, und anhand der beiden vorgestellten Optionen wird sofort klar, welche von ihnen effektiver ist. In der zweiten Variante wird der Adressat auf das Thema des Briefes aufmerksam gemacht und versteht sofort, worüber diskutiert wird. Außerdem wird er diesen Brief zum Zeitpunkt des Treffens in zehn Tagen leicht finden, wenn er sich nur das Thema ansieht, auch wenn er täglich fünfzig bis einhundert Briefe erhält. Der Betreff identifiziert die Nachricht perfekt. Das heißt, in diesem Brief geht es genau um das Meeting und nicht um Dokumente, nicht um Zahlungen, nicht um Kunden und dergleichen - alles ist klar angegeben. Der einleitende Satz präzisiert leicht die Situation und fügt den Gesprächspartnern gegenseitigen Respekt hinzu: der erste respektierte und schrieb „sorgfältig überlegt“, plus das Ergebnis - ein Interview, und der zweite sollte dafür dankbar sein. Es enthält auch den Grund für den Brief. Der letzte Satz verpflichtet den Adressaten, eine Antwort zu schreiben.
Geschäftslage
Die allgemeinen Regeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen gelten für jede Korrespondenz, sei es ein Brief, in dem eine Besprechung ausgehandelt wird, oder es handelt sich um ein Versagungsschreiben an einen gescheiterten Partner. Die Struktur ist fast immer dieselbe, man kann sich nur daran erinnern, aber der Inhalt charakterisiert den Autor und in seiner Person das Unternehmen, das er als zivilisierter, korrekter und kompetenter Gesprächspartner vertritt. Korrespondenz ist sehr oft eine emotional kostspielige und komplexe Arbeit, da die Kommunikation auf elektronischem Wege zu einem der wichtigsten und im Prinzip integralen Bestandteile der Arbeit eines Unternehmers geworden ist.
Sie schreiben an Kollegen über die Arbeit, sie schreiben an das Management, Geschäftspartner und Kunden. Sie schreiben an bekannte Personen und an Personen, die möglicherweise nie etwas sehen müssen. Grundsätzlich gibt es keine Anforderungen für die Zusammenstellung von Geschäftsbriefen nach einem einzigen Muster, Lehrbücher wurden noch nicht geschrieben, aber die Ethik der Geschäftskommunikation hat sich bereits entwickelt, da genau dies der Motor für ein erfolgreiches Geschäft ist. Ein Geschäftsbrief ist eine Visitenkarte eines Unternehmens, die seine offizielle Position widerspiegelt. Es hängt von der Korrespondenz ab, ob die Zusammenarbeit komfortabel und produktiv sein wird und ob sie überhaupt stattfinden wird. Das Befolgen der Regeln der guten Manieren in jeder Nachricht ist daher der Schlüssel zum Erfolg.
Geschäftskorrespondenz
Die Regeln und Normen für die elektronische Geschäftskorrespondenz sind genau die gleichen, die die Geschäftswelt in ihren Interaktionen anwendet - dies sind Telefongespräche, Verhandlungen und dergleichen. Es gibt verschiedene Besonderheiten, die den elektronischen Schriftverkehr mit den seit langem etablierten Formen der Geschäftskommunikation gleichsetzen, und vor allem - das ist das Gebot der Zeit. Die Grundsätze bleiben jedoch gleich und hängen in keiner Weise davon ab, wie die Geschäftskorrespondenz geführt wird - sei es in elektronischer Form oder auf Papier.
1. Die Gegner müssen sich gegenseitig respektieren, sowohl die individuelle als auch die geschäftliche Position.
2. Die Gegner achten stets auf die Geschäftsinteressen des anderen.
3. Vertraulichkeit wird immer respektiert.
4. Der Informationsaustausch muss von Pünktlichkeit begleitet sein.
Werden diese Grundsätze eingehalten, wenn das Feld Betreff nicht entworfen oder nicht klar und richtig formatiert ist? Nein. Der Absender schätzt die Zeit des Empfängers nicht und führt seine Aufgabe nicht schnell genug aus. Ein Kunde oder Partner zu einem bestimmten Thema weiß den Inhalt der Nachricht und die Priorität des Lesens sofort zu schätzen. Es ist auch wichtig zu wissen, wie man einen Geschäftsbrief startet. Dies ist eine persönliche Begrüßung. Dies bestimmt das Vertrauen der Gesprächspartner, gibt einen gewissen persönlichen Fokus. Das Ignorieren des Namens des Empfängers ist nicht akzeptabel, da er als falsch angesehen wird.
Adressierung
Hier sollte alles bis ins kleinste Detail durchdacht sein. Die Felder "To", "Copy" oder - was noch wichtiger ist - "Bcc" sind die wichtigsten Werkzeuge für die ethische Kommunikation und ihre Effizienz. Das moderne Geschäftsumfeld hat bereits grundlegende Grundsätze für die Nutzung dieser Felder entwickelt. Befindet sich der Name direkt im Feld "An", muss der Adressat diesen Brief beantworten, der Absender dieser Antwort wartet, da der Brief wahrscheinlich Fragen gestellt hat. Befinden sich mehrere Namen im selben Feld, bedeutet dies, dass der Absender von jedem Empfänger Antworten erhält. Befindet sich der Name im Feld "Kopieren", muss nicht geantwortet werden, lediglich der Absender muss auf dem neuesten Stand sein. Wenn Sie jedoch das Material des Briefes interessieren und an der Korrespondenz teilnehmen möchten, benötigen Sie am Anfang einen speziellen Satz, der als Zeichen des guten Geschmacks dient. Beispiele für Formulierungen eines Geschäftsbriefs, wenn der Name des Empfängers im Feld "Kopie" angezeigt wird: "Lassen Sie mich auch zu diesem Thema sprechen ...", "Lassen Sie mich an der Diskussion teilnehmen ..." oder demokratischer: "Entschuldigen Sie bitte, dass Sie sich einmischen ...".
Die Etikette zeigt besonders subtil die Situation an, in der der Name des Empfängers im Feld "Bcc" steht. In diesem Fall ist die Geschäftsethik anfälliger als je zuvor, da sie als Instrument für geheime Informationen und Kontrolle wahrgenommen wird. Niemand sieht diese Empfänger. Und sie sehen alle und alles. Viele Unternehmen in der Unternehmenskorrespondenz verbieten dieses Tool, weil sie die Geschäftsethik mit Bedacht betrachten. Dies ist nur durch Masseneinladungen (Jubiläum, Firmenevent, wichtiges Meeting oder Verhandlungen) zulässig. In diesem Fall werden die Artikel an viele Adressen gesendet, aber kein Empfänger sieht die E-Mail-Adresse eines anderen Empfängers. Natürlich schreiben Empfänger aus dem Feld Bcc niemals eine Korrespondenz.
Informativität
Format, Struktur, Umfang, Sprache - das alles betrifft das richtige Arbeiten mit Informationen. Die Besonderheit und Art der Einreichung ist auch ein Hilfsmittel, ein Indikator für den Wunsch zu korrespondieren und die Fähigkeit, einen kompetenten Text des Schreibens zu verfassen - respektvoll und so korrekt wie möglich in Bezug auf den Adressaten. Der Text wird am besten in dem Volumen wahrgenommen, das auf einen Bildschirm passt, dh im A4-Blattformat. Mit einem Brief gesendete Anhänge sollten drei Megabyte nicht überschreiten, da sie vom Mailserver des Empfängers möglicherweise nicht übersehen werden. Dateien, die gesendet werden, verursachen keine Probleme für den Empfänger, wenn universelle rar- oder Zip-Codierungen verwendet werden. Der Antworttext sollte oben und nicht unten stehen, dh am Anfang des Briefes, um den Empfänger vor Suchanfragen zu schützen.
Die Antwort kann, wie oben bereits erwähnt, nicht als neuer Brief geschrieben werden. Sie müssen den Verlauf der Korrespondenz speichern, damit der Adressat nicht nach der Originalnachricht sucht. Die Sprache des Business Writing sollte so einfach und verständlich wie möglich sein, mit einem Minimum an firmeninternem, professionellem Vokabular, Umgangssprache, Englisch, Akronymen und Abkürzungen. Es ist jedoch möglich, all dies im Unternehmen während der Korrespondenz anzuwenden, da auf diese Weise sowohl die Effizienz als auch die Kommunikationsgeschwindigkeit erheblich gesteigert werden und dies als akzeptabel und absolut ethisch angesehen wird. Interne Korrespondenz besteht in der Regel aus Abkürzungen und Slang besteht fast vollständig. In der Kommunikation mit externen Partnern oder Geschäftskunden treten solche Fälle jedoch fast nie auf.
Ein bisschen über Begriffe
Insbesondere in spezialisierten Unternehmen ist es manchmal unmöglich, auf Terminologie zu verzichten. Eine andere Frage ist, dass die notwendigen Wörter, die in den Geschäftskontext eingeführt werden, erklärt werden müssen und dem Gesprächspartner beigebracht werden muss, wie man sie verwendet. Zum Beispiel möchte ein Kunde seine Produkte im Internet bewerben, und ein Manager, der diese Dienste verkauft, schreibt Sätze, die für einen Außenstehenden völlig unverständlich sind, mit Wendungen wie „Keywords“, „Kontextbanner“ usw. Sie können jedoch nicht ohne sie auskommen und müssen daher den Kunden schulen.
