In jeder Organisation muss jedes Dokument registriert und in ein spezielles Journal eingetragen werden. Dies gilt auch für Tarifverträge. In jedem Unternehmen, das Aufzeichnungen über Dokumente und Daten seiner Mitarbeiter führt, ist ein Arbeitsvertragsregister erforderlich, dessen Muster weiter analysiert wird.
Brauche ich eine Zeitschrift?
Führungskräfte von Organisationen sollten verstehen, dass das Register der Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen keine Zeitverschwendung ist, sondern eine Gelegenheit, sich selbst zu versichern. Erstens ist es sehr bequem. Alle Informationen zu den Dokumenten sind an einem Ort gespeichert, anstatt einen Stapel von Verträgen aller Mitarbeiter auf Ihrem Schreibtisch zu speichern. Zweitens kann eine Zeitschrift erforderlich sein, wenn Konflikte zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber auftreten. Drittens kann ein Personalverantwortlicher dank des Magazins in kurzer Zeit Informationen an einen Mitarbeiter herausgeben.
In einigen Organisationen ist es üblich, mehrere solcher Journale zu führen: für unbefristete und für dringende Verträge.
Das Wort des Gesetzes
Übrigens gibt die Gesetzgebung nirgendwo an, dass das Register der Arbeitsverträge erforderlich ist. Es kam jedoch vor, dass dies eine bestimmte Büroarbeit und ihre allgemeinen Regeln sind. Gemäß den Normen muss jedes Dokument fixiert werden. Darüber hinaus wird dieses Journal in der Liste der Verwaltungsdokumente aufgeführt. Und seine Abwesenheit in der Organisation kann Probleme mit Kontrollstellen verursachen.
Erfahrene Mitarbeiter der Personalabteilung argumentieren, dass das Vorhandensein eines Registers der Arbeitsverträge, von dem ein Beispiel später vorgelegt wird, die Arbeitstage erheblich erleichtert und es Ihnen ermöglicht, Daten über Mitarbeiter zu organisieren und Aufzeichnungen darüber zu führen.
Füllung
Es ist nicht gesetzlich geregelt, wie genau ein Buchhaltungsjournal aussehen soll. In den meisten Fällen handelt es sich bei der Form des Arbeitsvertragsregisters um ein normales Notizbuch. Die Hauptsache ist, dass die Abdeckung für eine größere Ausnutzung dicht ist.
Das Titelblatt der Zeitschrift muss den Namen der Organisation, den Namen der Zeitschrift und den Beginn der Pflege enthalten. Als nächstes werden auf dem ersten Blatt die Personen angegeben, die für die Pflege des Buches verantwortlich sind. Wenn angenommen wird, dass sich befugte Personen ändern können, ist es besser, die Informationen über sie ordnungsgemäß einzugeben:
- Nummer in der Reihenfolge.
- Angaben zum Mitarbeiter.
- Titel des Beitrags.
- Die Gründe, aus denen diese Person Änderungen am Journal vornehmen kann.
- Unterschrift des Mitarbeiters.
Das Ausfüllen des Arbeitsvertragsregisters kann als Standard bezeichnet werden. Alle Informationen werden in eine Tabelle eingetragen, deren Anzahl von den Wünschen der Organisation abhängt. Im Durchschnitt können bis zu zehn Spalten vorhanden sein. Die Tabelle wird wie folgt gefüllt:
- Die Seriennummer der Dokumentenregistrierung.
- Datum des Vertragsabschlusses.
- Vertragsnummer.
- Angaben zum Mitarbeiter.
- Der Name der Position oder Spezialität.
- Der Name der Abteilung oder Einheit.
- Die Laufzeit des Vertrages.
- Die Art der Arbeit.
- Das Vorhandensein zusätzlicher Vereinbarungen.
- Besondere Hinweise.
Optional können Sie eine andere Spalte eingeben, in der der Mitarbeiter neben den angegebenen Informationen unterschreibt. Darüber hinaus weist die Unterschrift darauf hin, dass der Mitarbeiter eine Kopie des Vertrags erhalten hat.
Wer nicht weiß, wie das Arbeitsvertragsregister aussieht, kann das Beispieldokument auf dem Foto unten sehen.
Papierversion
Trotz der Tatsache, dass die Ära der Computertechnologie heute floriert, führen fast alle Unternehmen eine Papierversion des Registrierungsjournals.
Erstens muss dieses Dokument vom Leiter der Organisation geheftet, nummeriert und zertifiziert werden. Zweitens versichert die Personalabteilung, dass es viel bequemer ist, ein solches Tagebuch zu führen. Und drittens sollten in der Zeitschrift Unterschriften von Mitarbeitern stehen, aus denen hervorgeht, dass sie den angegebenen Informationen zustimmen.
Elektronische Version
Die elektronische Form der Registrierung von Arbeitsverträgen hat Vor- und Nachteile. Zweifellos sind elektronische Dokumente sehr benutzerfreundlich. Stapel von Ordnern und Papieren verstopfen nicht den Schreibtisch und die Regale, da alles auf einem Computer gespeichert ist. In der elektronischen Version wird die Unterschrift des Mitarbeiters jedoch nicht im Dokument angezeigt, und es kommt häufig vor, dass Computer ausfallen und alle Informationen einfach verschwinden.
Daher ist es für viele Personalmanager nur eine Sicherungsversion von Papiermedien, wenn sie ein elektronisches Journal führen.
Sie erstellen normalerweise eine elektronische Version im Excel-Format. Diese Tabelle hat viele Funktionen und ist einfach auszufüllen. Das elektronische Format der Zeitschrift lautet:
- Kontrolle über die Speicherung von Informationen;
- Geheimhaltung von Informationen;
- Sofortige Erstellung von Kopien von Bestellungen und Zertifikaten;
- Sofortige Suche nach den erforderlichen Dokumenten.
Darüber hinaus können Sie ein zusätzliches Protokoll separat führen. Vereinbarungen zu Arbeitsverträgen. Manchmal ist es jedoch unpraktisch, in verschiedenen Dokumenten nach Informationen zu einem Mitarbeiter zu suchen. Es ist besser, wenn diese Informationen in einem gemeinsamen Dokument als separate Spalte hervorgehoben werden.
Eigenschaften
Es gibt einige Funktionen, die beim Protokollieren am besten erhalten bleiben. Dies kann beinhalten:
- Das Vertragsregister für Arbeitsverträge und die Verträge selbst können jedes Jahr neu erstellt werden. Dies gilt insbesondere für große Unternehmen, in denen viele Dokumente vorhanden sind.
- Wenn die befugte Person bei der Eingabe der Informationen einen Fehler gemacht hat, werden hierfür keine Bußgelder verhängt.
- Ein solches Dokument sollte mindestens 75 Jahre aufbewahrt werden.
- Nachdem das Logbuch beendet wurde, muss es geflasht und nummeriert werden. Als nächstes legen Sie das Siegel und senden es an das Archiv der Dokumente, wo es tatsächlich gespeichert ist.
- Geht ein befristeter Vertrag in die Kategorie unbefristet, ist dies zu vermerken. Als nächstes wird der Vertrag neu registriert oder eine entsprechende Notiz im Journal gemacht.
- Der Leiter muss das Registrierungsjournal mit seiner Unterschrift auf der Rückseite des Notizbuchs beglaubigen.
Wer hält eine Zeitschrift
Wie wir bereits herausgefunden haben, ist das Vertragsbuchhaltungsjournal ein Dokument, das das Vorhandensein wichtiger Dokumente in einer Organisation bestätigt.
Nach den Regeln werden solche Dokumente von autorisierten Personen ausgefüllt und gepflegt. Im Kern sind dies HR-Mitarbeiter oder HR-Manager. Sie sind für verschiedene Überprüfungen verantwortlich, dh die vollständige Bereitstellung von Informationen über Mitarbeiter.
Dieselben Mitarbeiter tragen auch die Verantwortung für die Originale aller Verträge und Nebenabreden zu ihnen. Beginnen Sie diese Dokumente gemäß der Reihenfolge des Arbeitgebers.
Die Reihenfolge bestimmt:
- Art der Protokollierung (Papier oder elektronisch);
- Journalist
- Anmeldeformular.
Zuvor wurde ein Arbeitsvertragsregister eingereicht (Musterdokument). Jetzt können Sie auf dem Foto unten sehen, wie das Journal für die Registrierung zusätzlicher Vereinbarungen zu den Verträgen aussieht.
Änderungen
Früher wurde gesagt, dass der Mitarbeiter mit einem kleinen Versehen keine besondere Verantwortung oder Strafen trägt. Trotzdem müssen Sie das Tagebuch sorgfältig ausfüllen.
Es ist strengstens untersagt, Änderungen vorzunehmen, unabhängig von der Art des Dokuments. Wenn ein autorisierter Mitarbeiter einen schwerwiegenden Fehler macht, sollte das Journal geschlossen werden. Dies bedeutet, dass auf der letzten Seite des Buches der Grund für die Schließung angegeben ist. Darüber hinaus sollte das Problem dem Leiter des Unternehmens gemeldet werden. Um ein neues Buchungsjournal zu erstellen, müssen Sie einen Auftrag erteilen.
Zu den zusätzlichen Änderungen, die sich auf einen bestimmten Mitarbeiter beziehen, gehören:
- Entlassung;
- Änderung der Arbeitsbedingungen;
- Versetzung eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung, Abteilung oder Änderung der Position eines Mitarbeiters.
Für solche Informationen wird entweder ein separates Buch für Zusatzvereinbarungen erstellt oder eine separate Spalte im Vertragsregistrierungsjournal.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein solches Tagebuch in erster Linie für einen Mitarbeiter wichtig ist, der Informationen über Mitarbeiter verwaltet.
Dank dieses Dokuments finden Sie leicht Informationen in den Zeitschriften, die seit langem in das Archiv übertragen wurden. Die Zeitschrift gilt auch als rechtliche Bestätigung für das Bestehen all jener Arbeitsverträge, die mit Arbeitnehmern abgeschlossen werden, die ihre Tätigkeiten im Unternehmen ausüben.