Die Organisation von Personalakten im Unternehmen ist keine schwierige, aber mühsame Aufgabe. Es wird gelöst, indem nacheinander Personalprozesse gestartet werden, die durch geltendes Recht geregelt sind.
Im Allgemeinen erspart die ordnungsgemäße Pflege der Personaldokumentation dem Unternehmen nicht nur behördliche Kontrollen, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Probleme zu vermeiden, z. B. beim Bezug von Renten oder bei der Beantragung anderer sozialer Garantien. Es kommt häufig vor, dass Menschen aufgrund unsachgemäßer Aufzeichnungen am Arbeitsplatz viel Zeit, Geld und Nerven aufwenden müssen, um den Behörden ihr Recht auf Leistungen, Zulagen und andere Zahlungen zu beweisen. Daher sollte sich jeder Manager daran erinnern, dass die Führung von Personalakten und die ordnungsgemäße Organisation der Büroarbeit eine der Hauptaufgaben ist, für die er gegenüber seinen Mitarbeitern und dem Staat verantwortlich ist.
Dieser Artikel wird über die Richtigkeit der Etablierung dieses Prozesses sowie über all seine Nuancen sprechen. Dann ist es möglich, Schritt für Schritt eine Antwort auf die Frage zu erhalten, wie Personalakten von Grund auf neu organisiert werden können, ohne Fehler zu machen.
Konzepte und Definitionen
Bevor Sie den Aufbau dieses Prozesses verstehen, sollten Sie die Grundkonzepte definieren. Also, Personalakten - dies ist der Prozess der Organisation der Abrechnung von Mitarbeitern, die mit der offiziellen Registrierung von Einstellungen, dem Wechsel von einer Position zu einer anderen und der Freigabe von Personal sowie der Abrechnung der Arbeitsbeziehungen des Unternehmens und seines Personals verbunden ist.
HR Records Management ist eine Aktivität, die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit HR-Dokumenten bietet.
Somit wird deutlich, dass Personalmanagement und Personalakten zwei miteinander verbundene Phänomene sind, die auf die Umsetzung der Personalpolitik des Unternehmens abzielen.
Ziele und Aufgaben
Der Zweck von Personalakten besteht darin, ein wirksames und funktionierendes System für die Verwaltung von Personalakten und die ordnungsgemäße Registrierung der Arbeitsbeziehungen zwischen dem Arbeitgeber (Unternehmen) und dem Arbeitnehmer (Personal) direkt zu schaffen.
Die Aufgaben, die mit Personalakten gelöst werden sollen, lauten jedoch wie folgt: Regulierung des Verhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer des Unternehmens und Schaffung des rechtlichen Rahmens für die Arbeitsbeziehungen.
Nachdem Sie sich mit der Personalabrechnung vertraut gemacht haben, können Sie Schritt für Schritt überlegen, wie Sie Personalunterlagen von Grund auf neu organisieren können.
Phasen der Organisation von Personalakten
Bevor Sie also beginnen, Personalakten Schritt für Schritt neu zu organisieren, benötigen Sie einen klaren Aktionsplan, der in Phasen unterteilt ist. Dies wird dazu beitragen, wichtige Punkte in diesem Prozess nicht zu verpassen.
Die Organisation von Personalakten umfasst im Allgemeinen die folgenden Schritte:
- Schaffung eines Personaldienstes (Abteilung) für den Fall, dass das Unternehmen eine große Anzahl von Mitarbeitern beschäftigen möchte, oder Zuweisung von Buchhaltungsaufgaben an einen bestimmten Spezialisten, wenn das Unternehmen eine kleine Anzahl von Mitarbeitern plant.
- Entwicklung grundlegender regulatorischer Dokumentationen (im Bereich Personalmanagement eines Unternehmens).
- Organisation der Büroarbeit (Festlegung, wer und wie die Dokumentation erstellt, Erstellung von Auftragsformularen zu Personalfragen, Führung von Berichtsjournalen usw.).
- Automatisierung von Personalakten (falls erforderlich).
- Ermittlung von Möglichkeiten zur Kontrolle der Genauigkeit der Rechnungslegung (Regulierung und Übertragung von Befugnissen an die für die ordnungsgemäße Rechnungslegung zuständigen Beamten).
Jede dieser Phasen hat bestimmte Aufgaben und Unteraufgaben. Es ist notwendig, alle von ihnen zu berücksichtigen.
Wer soll Aufzeichnungen führen?
Wie bereits erwähnt, gibt es zwei Möglichkeiten, um zu bestimmen, wer an der Verwaltung von Personalunterlagen in einem Unternehmen beteiligt ist. Im Allgemeinen kommt es darauf an, wie viele Personen beschäftigt werden sollen, um ihre Ziele zu erreichen (in der Regel besteht das Ziel eines Unternehmens darin, kommerzielle Aktivitäten mit Gewinn zu organisieren).
Für große Unternehmen empfiehlt sich die Schaffung eines Personaldienstes oder einer vollwertigen Personalabteilung. Für kleine Unternehmen ist die Übertragung von Personalaufgaben an einen Wirtschaftsprüfer oder Sekretär zulässig. Es gibt jedoch eine dritte Option - die Übertragung von Buchhaltungsunterlagen an spezialisierte Organisationen.
Beim Erstellen einer Dienstleistung oder Abteilung müssen Sie bestimmte behördliche Dokumente erstellen, nämlich die Bereitstellung der Dienstleistung (Abteilung) und die Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter. Im Falle der Zuweisung von Aufgaben an einen Buchhalter oder eine Sekretärin müssen die Personalfunktionen in der Stellenbeschreibung des ausgewählten Mitarbeiters eingetragen werden. Wenn dies erforderlich ist, wird empfohlen, dass Sie einen Buchhalter oder eine Sekretärin zu HR-Kursen schicken. Dies wird dazu beitragen, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern, die mit Personalaufgaben betraut werden. Wenn jedoch entschieden wurde, bei der Übertragung von Buchhaltungspflichten mit Drittorganisationen zusammenzuarbeiten, ist ein Vertrag erforderlich.
Entwicklung der obligatorischen Personaldokumentation
Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die Personen, die Personalakten führen, und die Aktenverwaltung zwingend anleiten. Zuallererst ist ein solches Dokument die Mitarbeiterliste. Es handelt sich um ein Dokument, in dem die Zusammensetzung, die Anzahl der Mitarbeiter und die Gehälter der Mitarbeiter sowie die Berufsbezeichnungen angegeben sind. In der Besetzungstabelle sind die Stellen der Mitarbeiter in Einheiten unterteilt, wodurch eine quantitative und qualitative Analyse des gesamten Unternehmens möglich ist.
Der nächste Schritt ist die Entwicklung einer Standardform von Personalaufträgen, die Informationen über die Zulassung, den Wechsel auf eine andere Position, die Abwesenheit und die Entlassung von Mitarbeitern des Unternehmens enthält.
Das nächste verbindliche Dokument ist die interne Arbeitsordnung. Sie zeigen die Hauptpunkte auf, die die Arbeitstätigkeit aller Mitarbeiter des Unternehmens regeln. Gemäß diesem Dokument kann ein Mitarbeiter, der gegen die in dem Dokument beschriebenen Regeln verstößt, bestraft werden, indem er ihn diszipliniert.
Ein weiteres Dokument der Personalakten ist eine Mustervereinbarung über den Abschluss von Arbeitsbeziehungen zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitnehmer. Arbeitsverträge können von der gleichen Art sein oder für jede Position separat ausgearbeitet werden. Darüber hinaus muss das Unternehmen ein Arbeitszeitblatt erstellt haben, in dem die tatsächlichen Stunden angegeben sind, für die der Arbeitnehmer einen Lohn erhält.
Sie sollten sich auch an den Urlaubsplan im Unternehmen erinnern. Dieses Dokument wird spätestens zwei Wochen vor Jahresende erstellt. Der Urlaubsplan enthält einen Kalenderplan für die Entsendung von Personen an Feiertagen. Bei der Ausarbeitung eines solchen Plans ist darauf zu achten, dass das Personal so in den Urlaub geschickt wird, dass bei gleichzeitiger Abwesenheit bestimmter Arbeitnehmer der Arbeitsprozess des Unternehmens nicht unterbrochen wird.
Wir sollten die Entwicklung von Vergütungsvorschriften nicht vergessen.Dieses Dokument spiegelt den Prozess der Gehaltsabrechnung an die Mitarbeiter der Organisation wider und regelt auch die Berechnung zusätzlicher Zahlungen, z. B. Zulagen, Anreize oder Prämien. Die letzte Stufe ist die Entwicklung von Vorschriften über die Einheiten des Unternehmens und Stellenbeschreibungen von Fachleuten und Arbeitnehmern. Darüber hinaus wird empfohlen, eine Verordnung über personenbezogene Daten zu entwickeln. Sobald die Zulassungsdokumente vorliegen, können Sie mit der Organisation der Unterlagen beginnen.
Büroarbeit
Papierkram umfasst die ordnungsgemäße Pflege der Dokumentation in Bezug auf den Empfang, die Beförderung und die Freigabe von Personal.
Obligatorisch ist das Führen von Personalakten, die für jeden Mitarbeiter des Unternehmens erstellt werden. Es enthält eine Personalausweiskarte, einen Zulassungsantrag, eine Kopie eines Reisepasses, Kopien von Ausbildungsunterlagen, eine ärztliche Untersuchung, eine Kopie eines Militärausweises (falls vorhanden) und andere Dokumente, die während der Arbeit eines Mitarbeiters erstellt werden . Eine weitere und sehr wichtige Aufgabe ist das Ausfüllen von Arbeitsbüchern.
Zusätzlich zu all dem, was oben erwähnt wurde, können auch andere Dokumente entwickelt werden, die in direktem Zusammenhang mit den Besonderheiten des Unternehmens stehen und den korrekten Betrieb im Bereich der Personalakten sicherstellen.
Welche Magazine sollten im Personalmanagement sein?
Zunächst müssen Sie die folgenden Magazine starten:
- Einarbeitung in die Regeln des internen Arbeitsplans;
- Registrierung von Personalaufträgen;
- Registrierung von Arbeitsaufträgen;
- Registrierung von Bestellungen für regelmäßige Ferien;
- Registrierung des Krankenstands;
- Registrierung von Arbeitsverträgen;
- Buchführung für abgeordnete Arbeitnehmer;
- Zeiterfassung;
- Bilanzierung der Bewegung von Arbeitsbüchern;
- Abrechnung von persönlichen Karten;
- Buchhaltungschecks.
Neben den Zeitschriften selbst können ergänzend Anleitungen zum Ausfüllen entwickelt werden. Außerdem werden alle in diesen Journalen registrierten Dokumente gemäß der genehmigten Nomenklatur in separaten Ordnern gespeichert.
Buchhaltungsautomatisierung
Wie aus den obigen Informationen hervorgeht, handelt es sich bei Personalakten um einen sehr sorgfältigen Prozess, der von den Mitarbeitern, die für die Behebung dieses Problems verantwortlich sind, besondere Aufmerksamkeit erfordert. Daher kann es heute durch Automatisierung vereinfacht werden.
Es gibt viele Programme, die die Arbeit der Personalverantwortlichen vereinfachen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringern. In der Regel muss ein Unternehmen lizenzierte Versionen dieser Software installieren. Es ist jedoch anzumerken, dass sich der Kauf eines solchen Programms in kurzer Zeit amortisiert und keine schwerwiegenden Fehler bei der Arbeit zulässt. Im Allgemeinen lösen solche Programme die folgenden Probleme:
- Führen von Personalunterlagen in Übereinstimmung mit der Arbeitsgesetzgebung;
- Zusammenstellung und Berichterstattung zum Thema Personal;
- rechtzeitige Genehmigung aller Personalprozesse durch die Rechnungsabteilung oder das Rechnungswesen.
Eines der beliebtesten und gefragtesten Programme ist heute 1C mit der Konfiguration „Human Resource Management“.
Was tun, wenn es nicht möglich ist, Personalakten Schritt für Schritt von Grund auf neu zu organisieren?
Wenn ein Unternehmen mit einem solchen Problem konfrontiert werden musste, wenn es nicht möglich ist, Personalprozesse eigenständig zu etablieren, ist es nicht schwierig, eine solche Situation zu lösen. Für diese Zwecke gibt es Unternehmen, die einen solchen Service anbieten können.
Spezialisten von Beratungsunternehmen führen ein Audit durch und erarbeiten das notwendige Dokumentenpaket. Im Allgemeinen sind solche Organisationen aufgefordert, solche Probleme zu lösen:
- Wählen Sie das optimale Personalmanagementsystem im Unternehmen.
- Entwicklung interner Regulierungsdokumente.
- Entwickeln Sie die notwendigen Anweisungen und Vorschriften.
Darüber hinaus können solche Spezialisten bei Bedarf den Aufbau eines Personalmanagementdienstes und einer Dokumentenmanagementabteilung leiten. Im Allgemeinen hilft die Einbeziehung von Fachleuten Dritter dem Management dabei, eine Arbeit in diese Richtung einzurichten. Dies ist sehr nützlich für das gesamte Unternehmen, insbesondere beim Erstellen.
Fazit
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Personalbuchhaltung und Personalmanagement miteinander verbundene Prozesse sind, bei denen die Personalpolitik des Unternehmens vollständig von der Qualität der Organisation des ersten Unternehmens abhängt.
In keinem Fall sollte man Personalfragen außer Acht lassen, da nicht nur die Aktivitäten des Unternehmens davon abhängen, sondern auch das Schicksal der Mitarbeiter. Man muss sich nur vorstellen, wie empört diejenigen Menschen sind, die aufgrund der mangelhaften Erfüllung ihrer Aufgaben durch einen Personalverantwortlichen ihren wohlverdienten Ruhestand oder eine andere Vergütung nicht erhalten können.
Nachdem wir uns Schritt für Schritt mit der Frage befasst haben, wie Personalakten von Grund auf neu organisiert werden können, können wir damit beginnen, ein Programm zu implementieren, um diesen Prozess im Unternehmen zu etablieren. Das Wichtigste ist, die Empfehlungen des Arbeitsgesetzbuchs, die Entscheidungen des Arbeitsministeriums, von Goskomstat, Rosarkhiv und anderer Regierungsabteilungen nicht zu vernachlässigen.
Nachdem alle Personalprozesse im Inneren angepasst wurden, sollten Sie diese nicht aus den Augen verlieren. Es ist wichtig zu bedenken, dass Arbeitnehmer, die mit Personalakten befasst sind, zumindest gelegentlich zu Kursen für Personaladministration geschickt werden sollten, um ihre Fähigkeiten zu verbessern. Und sollte auch eine Routineprüfung der Rechnungslegungsprozesse im Bereich des Personals durchführen. Dies wird dazu beitragen, die Arbeit in diese Richtung fortzusetzen.