Der Büroleiter ist eines der wichtigsten Personalmitglieder in der Arbeit eines modernen Unternehmens. Ein breites Verantwortungsspektrum umfasst die Funktionen eines Organisations- und Aufsichtsspezialisten. Es vereint gleichzeitig bis zu drei Bevollmächtigte: Sekretär, Geschäftsführer, Administrator. Die Aufgaben eines Büroleiters beinhalten vor allem große Verantwortung und hohe Sorgfalt.
Fachliche Anforderungen
Die Anweisungen für den Job Office Manager enthalten die notwendigen Anforderungen für die Einstellung und Implementierung in der Zukunft. Das erste, was ein Kandidat für diese Position haben sollte, ist eine angemessene Ausbildung und berufliche Fähigkeiten. Der Arbeitnehmer muss über ein Abschlussdiplom einer weiterführenden Fach- oder Hochschulausbildung verfügen.
Die Fähigkeiten sollten Kenntnisse über die Struktur des Büros und die Merkmale seiner Arbeit haben. Die Zonierung des Raumes ist ein wichtiger Faktor für die Funktionalität. Wenn der Büroleiter mit den Grundsätzen für die Organisation von Aktivitäten vertraut ist, kann er einzelne Arbeitspositionen problemlos steuern. Das Personal sollte nach Aufgaben verteilt werden, damit andere Arbeiten nicht gestört werden. Der Büroleiter muss den Arbeitsumfang und den Grad der Verantwortung jedes Spezialisten kennen.
Verantwortlichkeiten des Office-Administrators
Der Geschäftsführer ist verpflichtet, eine möglichst komfortable Produktion im Bürogebäude zu organisieren. Zusätzlich zur Zoneneinteilung muss der Manager die Mitarbeiter so verwalten, dass alle Funktionen jedes Frames stabil ausgeführt werden. Die Grundlagen des Büros werden vom Administrator zu folgenden Punkten festgelegt:
- Auswahl und Vermittlung von Fachkräften.
- Planungsstrategien und Taktiken bei der Arbeit.
- Aufbau der Organisationsstruktur des Büros.
Für einen stabilen Arbeitszustand im Büro ist es notwendig sicherzustellen, dass jeder Schuss bei seinen Aktivitäten erfolgreich ist. Positive Arbeitsergebnisse werden durch Methoden der Motivation und des Managements seiner Strategie realisiert. Die Entwicklung und Umsetzung innovativer Ansätze zur Qualitätsverbesserung und Produktivitätssteigerung ist Aufgabe eines Büroleiters.
Die Geschäftskommunikation im Arbeitsteam basiert auf Moral und Berufsethik. Ein Büroleiter ist ein Beispiel für Höflichkeit und Respekt gegenüber den Mitarbeitern.
Interne Kontrolle
Alle getroffenen Entscheidungen müssen vom Administrator kontrolliert werden. Die Kontrolle erfolgt in folgenden Berufsfeldern:
- Einführung und Pflege des internen Arbeitsplans.
- Einhaltung spezifischer Kommunikationsstandards des Unternehmens.
- Kontrolle über die Sprachkultur bei der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.
- Die Kleiderordnung ist ein wichtiger Punkt in der Arbeit des Unternehmens. Die Mitarbeiter müssen geeignete Uniformen tragen, die durch Normen festgelegt sind. Geschäftsumfeld und die Statuten der Gesellschaft.
Der Büroleiter, zu dessen Aufgaben das Personalmanagement und die Aktivitätskontrolle gehören, sollte eine eigene Organisationsmethode und -struktur für die Beurteilung der Arbeitsqualität entwickeln. Jeder Mitarbeiter ist bei Verstoß gegen Arbeitszeitplan und Arbeitsethik disziplinarisch haftbar. Der Manager selbst trägt diese Verantwortung. Das System von Maßnahmen zur Verhinderung von Verstößen, Methoden zur Lösung von Konflikten mit dem Management und anderen Mitarbeitern sowie Methoden für moralische Anreize werden vom Administrator entwickelt.
Pflichten des Managers
Die Funktionen des Managers können auch vom Büroleiter ausgeführt werden. In diesem Fall muss er Personal und Räumlichkeiten mit der notwendigen Versorgung versorgen. Jeder Mitarbeiter muss über einen Ausweis und Visitenkarten verfügen, damit seine Persönlichkeit, sein Name, seine Position und seine Kontaktdaten immer herausgefunden und korrekt gehandhabt werden können. Das Gesicht des Spezialisten ist das Gesicht des Büros und des Unternehmens.
Büromaterial wird regelmäßig zur Verfügung gestellt und liegt in der Verantwortung des Büroleiters. Für die Bereitstellung von Waren werden Wirtschaftspläne erstellt, die die Menge der an das Unternehmen gelieferten Produkte, die Kosten für Großeinkäufe und Rabattsysteme berücksichtigen. Ständige Lieferungen von Büromaterial, einschließlich Papier und Verbrauchsgütern für Geräte, erfolgen unter Abschluss von Geschäften mit Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen unter direkter Beteiligung des Büroleiters. Der Wareneingang wird durch Zahlungs- und Buchungsbelege kontrolliert. Die Ausgabe von Schreibwaren und Lieferungen an das Personal erfolgt mit der Ernennung von Verantwortlichen und der Verfügbarkeit von Programmen und Verfahren für die Verteilung wirtschaftlicher Werte.
Alle Geräte werden vom Supply Manager gesteuert, in diesem Fall vom Office Manager. Die Zuständigkeiten umfassen die Überwachung des Zustands der technischen Ausrüstung und der Kommunikation. Bei einem Ausfall von Geräten und Maschinen wird eine Servicefirma oder ein Reparaturtechniker hinzugezogen und das Ergebnis seiner Arbeit überprüft. Eine solche Kontrolle findet auch statt, wenn neue Geräte ins Büro geliefert werden.
Der Büroleiter führt eine Bestandsaufnahme der Geräte und Betriebsmittel durch, indem er die Verfügbarkeit und den technischen Zustand des Wirtschaftsgutes regelmäßig mit den Buchhaltungsdaten in Einklang bringt.
Unter seiner Verantwortung verwaltet der Leiter der Wirtschaftsförderung die Mittel, die dem Büro für den Kauf der für das Unternehmen und die technischen Bedürfnisse der Räumlichkeiten erforderlichen Waren zugewiesen werden. Der Supply Manager organisiert die materielle und technische Versorgung mit Beratungsveranstaltungen, Konferenzen und Verhandlungen.
Sekretär und seine Aufgaben
Alle oben genannten Schlüsselprozesse in der Arbeit des Managers und seine Entscheidungen sollten offiziell festgelegt werden. Daher umfasst die Verantwortung des Büroleiters, Sekretärs in einer Person, die Unterstützung der Dokumentation für organisatorische Aktivitäten. Jedes Dokument hat je nach Verwendungszweck eine eigene Form und Struktur der Zusammenstellung. Nur dann haben die getroffenen Entscheidungen oder Pläne eine rechtliche Grundlage und erfordern eine strikte Umsetzung aller Punkte. So entsteht eine klare und kohärente Unternehmenstätigkeit.
Zusammenarbeit und Integration
Sekretär-Manager organisiert ein Treffen und Empfang von Gästen. Delegationen und Kommissionen, Partner, Kunden sind wichtige Besucher des Unternehmens. Die Aktivitäten des Unternehmens und seine Entwicklung hängen unmittelbar davon ab. Die Kommunikation findet auf Unternehmensebene mit einer formal freundlichen Ethik statt, ohne auf persönliche Beziehungen und Interaktionen zu verzichten. Der Büroleiter soll Kultur und Respekt nicht nur als führender Vertreter, sondern auch für das gesamte Unternehmen symbolisieren. Der Empfang und die Übermittlung der Kontaktinformationen erfolgt direkt durch die Sekretärin. Zur Zusammenarbeit und Lösung wichtiger Interaktionsprobleme werden Visitenkarten ausgetauscht, analysiert und in der Abteilung abgelegt. Für die Aufrechterhaltung der Geschäftskorrespondenz mit Partnern und Niederlassungen ist der Büroleiter verantwortlich. Er sorgt dafür, dass elektronische und Kurierdienste das erforderliche Material senden, Informationen empfangen und analysieren sowie Daten verwalten Geschäftskorrespondenz.
Manager in der Führungsstruktur
Der Manager ist in den meisten Fällen direkt dem Generaldirektor des Unternehmens und der Geschäftsleitung unterstellt. Verantwortung und Rechte werden von den Behörden vorgegeben, die deren Einhaltung überwachen.Die Aufgaben des Büroleiters für den Lebenslauf umfassen einen Bericht über die durchgeführte interne Büroorganisation, das Erreichen von Produktivitätsergebnissen und die Schwierigkeiten bei der Arbeit und Bereitstellung von Aktivitäten. Sie unterbreiten Vorschläge zur Verbesserung der Bedingungen sowie wirtschaftlicher und wirtschaftlicher Fragen in Bezug auf den Kauf von Ausrüstung und Material, Anträge auf Umsiedlung, Beförderung und Entlassung von Arbeitnehmern. Disziplinarstrafen und Anreize für hochkarätige Fachkräfte werden zur Prüfung übergeben.
Fachunterricht
Die Einstellung eines neuen Managers geht mit der Erstellung und Annahme einer Reihe von Pflichten, Rechten und Verantwortlichkeiten einher. Die Anweisung des Büroleiters enthält eine vollständige Liste aller oben genannten Normen und Regeln für die Arbeit und Organisation sowie Personen oder Stellen, die dem Administrator Bericht erstatten.
Karriereleiter
Die Karriere des Managers basiert auf interner Entwicklung und beruflicher Weiterentwicklung, um die Fähigkeiten zu verbessern. Die Änderung des Einflusses geht mit einer Zunahme oder Abnahme der Befugnisse in den Augen von Untergebenen und anderen Mitarbeitern einher. Die vertikale positive Mobilität der Position wird durch Erfolge bei der Erreichung der vom Unternehmen gesetzten Ziele, Initiative und gesellige Eigenschaften, Innovationsfähigkeit und effektive Arbeitsmethoden festgelegt.
Büroleiter ist einer der gefragtesten Berufe. Ein effektiver Spezialist sollte der Personalabteilung große Aufmerksamkeit schenken, diese Anforderung liegt in der Verantwortung des Büroleiters für den Lebenslauf. Wird von intern korrekt zugeordnet Führungsqualitäten und ein hochqualifiziertes Personal wird die Dynamik der Unternehmensentwicklung positiv beeinflussen.
