Persönlicher Assistent des Leiters: Aufgaben und Anforderungen

Die Hauptressource jeder Organisation sind ihre Mitarbeiter. Sie tragen zum Wachstum und Wohlstand der Produktion bei. Kompetente Chefs schätzen ihre Mitarbeiter. Besonders hervorzuheben ist unter anderem der stellvertretende Geschäftsführer. Pflichten und deren Bedeutung ist schwer zu überschätzen. Dies ist die rechte Hand und Hauptberaterin, Veranstalterin und Sitzungskoordinatorin. Ohne einen guten Assistenten ist es für einen Top-Manager sehr schwierig, ein Unternehmen zu führen.

Besonderheiten und Besonderheiten des Assistenten

Es gibt keine solche Position, die in Bezug auf die Anforderungen als stellvertretender Geschäftsführer so widersprüchlich und mehrdeutig wäre. Die Verantwortung der Mitarbeiter, die in dieser Art von Tätigkeit tätig sind, umfasst einige Punkte. Außerdem werden persönliche Assistenten häufig mit Sekretärinnen oder Büroleitern verwechselt. Obwohl sie ähnlich sind, handelt es sich um verschiedene Arten von Aktivitäten.

Funktionale Aufgaben des stellvertretenden Geschäftsführers:

• Gewährleistung des Arbeitstages des Chefs - Zeitplan, Besprechungen, Unterzeichnung von Dokumenten und Geschäftsreisen;
• Bereitstellung eines komfortablen Arbeitsplatzes für einen Top-Manager - Gewährleistung des Mikroklimas, der Sauberkeit und des Komforts des Zimmers;
• Arbeit mit Dokumenten des Kopfes, insbesondere mit eingehenden Briefen und Anrufen;
• Gewährleistung des psychologischen Komforts der Vorgesetzten;
• erste Verhandlungen;
• Übersetzung;
• Bereitstellung von Führungsunterlagen usw.

Diese Liste geht weit über die Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben hinaus. Die Besonderheiten des Arbeitnehmers in der Position des "persönlichen Assistenten des Leiters", die Verantwortlichkeiten und Nuancen der Tätigkeit sind jedoch für verschiedene Arbeitgeber unterschiedlich.

Es kommt vor, dass dies hauptsächlich Sekretariatsarbeit ist. Oder der Assistent kümmert sich ausschließlich um den Komfort und die Ordnung des Chefs. Einige Assistenten sind vollwertige Stellvertreter und haben Untergebene ihrer Angestellten.

Die beruflichen Anfragen des Arbeitgebers für den Kandidaten für die Position des "Assistant Manager", Pflichten und Anforderungen für die Ausbildung

Die Anforderungen an die Grundausbildung und die Berufserfahrung variieren je nach Einschätzung des Managements. In den meisten Fällen wird diese Stelle als Berufseinstieg angesehen. Ein seriöser Top-Manager wird sich jedoch als Assistent einer Person mit einer bestimmten Berufs- und Lebenserfahrung sehen.

Die Mindestanforderung ist eine verwaltungs- oder rechtswissenschaftliche Sekundarschulausbildung. Darüber hinaus erwarten Arbeitgeber von Bewerbern folgende fachliche Qualitäten:

• Fähigkeit, in allen Office-Programmen zu arbeiten;
• Hochgeschwindigkeitsdruck;
• Alphabetisierung;
• Kenntnisse in mindestens einer Fremdsprache, meistens Englisch;
• Kenntnisse der Grundlagen der Programmierung und nicht standardmäßiger Computerprogramme;
• Fähigkeit, Papierkram und Korrespondenz in Übereinstimmung mit den behördlichen Anforderungen zu führen;
• Kenntnis der Grundlagen der aktuellen Gesetzgebung;
• kompetente, gelieferte Rede.

Dies sind die Mindestanforderungen an den Antragsteller für die Position "persönlicher Assistent des Leiters". Abhängig vom Umfang der Organisation können die Zuständigkeiten auch ergänzt werden. Voraussetzung für die Zulassung zu einer solchen Tätigkeit ist in einigen Unternehmen eine Profil- oder eine entsprechende Ausbildung. Darüber hinaus wird eine zusätzliche betriebswirtschaftliche Aus- oder Weiterbildung als großes Plus gewertet.

Persönliche Attribute des Assistenten

Zusätzlich zu den beruflichen Anforderungen werden den stellvertretenden Managern eine Reihe persönlicher Anforderungen gestellt.Die Besonderheiten der Position, der Aufgaben und der Arbeitsmerkmale des „Assistant Managers“ erfordern ein spezielles Charakterlager.

Zunächst ist es:

• Stressresistenz - schließlich muss ein Assistent oft zuerst die Wut seiner Chefs auf sich nehmen und auf die Unzufriedenheit seiner Untergebenen hören.
• Multitasking - Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen, ist die wertvollste Eigenschaft eines guten Assistenten.
• positives Denken - ohne diesen Charakterzug kommt der stellvertretende Geschäftsführer nicht mit zusätzlichen Verantwortlichkeiten zurecht, da seine Aktivitäten häufig über den Rahmen der normalen geschäftlichen Zusammenarbeit hinausgehen;
• Hohe Lernfähigkeit - Der Wunsch, neue Dinge zu lernen und den Arbeitsablauf gut zu verstehen, sollte in jedem guten Assistenten vorhanden sein.

Dies sind nur die grundlegenden Charaktereigenschaften, die jeder stellvertretende Manager für eine erfolgreiche berufliche Laufbahn benötigt. Aber die wichtigste persönliche Anforderung - das Temperament und das Verhalten von Chef und Assistent sollten sich nicht auflösen, sondern ideal ergänzen.

Allgemeine Verantwortlichkeiten

Der Assistent arbeitet direkt mit dem Management der Organisation zusammen und führt sowohl persönliche als auch berufliche Aufgaben aus. Sie umfassen normalerweise:

• Durchführung der Büroarbeit des Leiters und in einigen Fällen der gesamten Organisation. In einzelnen Unternehmen leiten Assistenten das Sekretariat der Organisation.
• Management-Koordination. Planen Sie Geschäftstreffen, erinnern Sie Vorgesetzte an Ereignisse und Aktivitäten verschiedener Art;
• Korrespondenz im Auftrag der Organisation führen;
• Empfang und Umverteilung eingehender Anrufe;
• auf Anfrage dem Kopf alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.

Zusätzliche Aufgaben des Assistenten an den Leiter der Organisation

Ein persönlicher Assistent des Leiters mit zusätzlichen Verantwortlichkeiten und Funktionen ist die häufigste Stelle in diesem Tätigkeitsbereich. In den meisten Fällen sucht das Management einen recht unterschiedlichen Mitarbeiter, der in der Lage ist, die Verantwortlichkeiten zu erweitern.

Die häufigsten zusätzlichen Aufgaben sind:

• Übersetzung aus einer Fremdsprache, auch während der Verhandlungen. Nicht immer kann das Management den externen Mitarbeitern uneingeschränkt vertrauen, und Kenntnisse in mindestens Englisch sind hier sehr nützlich.
• die Organisation von Reisen des Kopfes und Begleitung bei Reisen. Eine solche Aktivität setzt voraus, dass der Assistent sich um alle häuslichen Momente kümmert: Umzug, Bestellung eines Taxis und eines Hotels, Verpflegung und Papierkram;
• Vorgesetzte zu Protokollereignissen eskortieren;
• Haushaltsdienstleistungen.

Diese Liste ist bei weitem nicht vollständig. Meistens ist es ziemlich schwierig, die Frage eindeutig zu beantworten, wofür ein stellvertretender Manager zuständig ist. Diese Tätigkeit ist sehr vielfältig. Jeder Chef stellt seine eigenen Anforderungen, die Hauptsache ist, sicherzustellen, dass alle innerhalb des Gesetzes sind.

Persönlicher Assistentenmodus

Eines der Hauptmerkmale dieser Aktivität ist die Abhängigkeit der Arbeitszeit des Mitarbeiters vom Management. Selbstverständlich ist ein Arbeitstag von acht Stunden normativ vorgeschrieben. Tatsächlich vergleichen die Assistenten ihr Regime mit den Chefs.

Diese „Unschärfe“ der Arbeitszeit und die Notwendigkeit, immer mit dem Management in Kontakt zu bleiben, machen Absolventen dieser Stellen häufig Angst. In der Tat müssen Sie nicht mehr als an einem anderen Ort arbeiten. Es ist nur so, dass die Zeit der Ruhe und der Arbeit instabil wird.

Jobbeschreibung Assistant Manager

Die Struktur des Postens "Assistant Manager", Aufgaben, Anforderungen an die Ausbildung und Berufserfahrung sollten in der Stellenbeschreibung dargelegt werden. Dieses Dokument bietet Transparenz über die Anforderungen des Managements und eine einfache Kontrolle über die Erfüllung der Pflichten der Mitarbeiter.

Die Stellenbeschreibung ist normativ und verbindlich.In diesem Dokument werden alle Feinheiten der Arbeit eines stellvertretenden Managers beschrieben. Dies ist praktisch eine Anleitung zum Handeln. Das Dokument enthält nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte, Pflichten und Merkmale der Beilegung von Arbeitskonflikten.

In Verbindung mit den Besonderheiten der Tätigkeiten des stellvertretenden Geschäftsführers sollte die Erstellung seiner Stellenbeschreibung mit besonderer Aufmerksamkeit behandelt werden. Achten Sie darauf, die Merkmale der Arbeit, die Feinheiten der Arbeits- und Ruhezeiten sowie die Entschädigung für die Bearbeitung zu beschreiben.

Für die Position „Assistent“ muss die Stellenbeschreibung des Assistenten vom selben Dokument unterschieden werden Projektmanager. ” Die Pflichten des letzteren sind oft nur vorübergehend, ebenso wie die Arbeit selbst.

Darüber hinaus sollte in der Stellenbeschreibung der Name der Stelle klar angegeben sein. Am häufigsten wird "Sekretär", "Sekretär-Referent", "Direktionsmanager" angegeben. Stellen Sie sicher, dass dieser Eintrag den geltenden Vorschriften entspricht und auf dem neuesten Stand ist.

Was ist im Executive Assistant-Lebenslauf zu vermerken?

Die Position des persönlichen Assistenten ist ein guter Start für eine Karriere als Absolvent. So bekommen Sie Ihren ersten Job und eine unvergleichliche Berufserfahrung. Für Arbeitssuchende mit Erfahrung mag diese Stelle jedoch interessant erscheinen. Vor allem, wenn Sie den Tätigkeitsbereich ändern möchten.

Da Sie die Hauptverantwortung eines stellvertretenden Managers kennen, ist es nicht schwierig, einen Lebenslauf zu verfassen. In diesem Dokument wird davon ausgegangen, dass Sie den theoretischen Teil der Frage gelesen haben und bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen. Lesen Sie die Anforderungen für den Antragsteller sorgfältig durch und schreiben Sie den Text.

Daten, die im Lebenslauf für das Stellenangebot „Assistent“ oder „persönlicher Assistent des Leiters“ angegeben werden müssen:

1. Der vollständige Name des Nachnamens und des Patronyms, im Lebenslauf für ein ausländisches Unternehmen, sind nur die ersten beiden zulässig.
2. Familienstand. Dies ist ein obligatorischer Punkt - die Position des Assistenten übernimmt oft unregelmäßige Arbeitszeiten. Man muss sicher sein, dass ein solcher Zeitplan die familiären Pflichten nicht beeinträchtigt.
3. Bildung In chronologischer Reihenfolge angegeben. Wenn Sie noch studieren, prüfen Sie, wie lange es dauern wird, bis Sie fertig sind. Oft nehmen Arbeitgeber Studenten der letzten Kurse als letzte Assistenten, gefolgt von einem beruflichen Aufstieg. Geben Sie hier auch die Kenntnis einer Fremdsprache und deren Kenntnisstand an.
4. Berufserfahrung. Vom letzten angeben. Wenn noch nicht geschehen, listen Sie Ihre Freiwilligenprojekte, die Teilnahme an Community-Aktivitäten oder Berufsverbänden, Schulungspraktiken und andere geeignete Aktivitäten auf. Wenn Sie nichts zur Verfügung stellen können, nehmen Sie eine Charakterisierung in der Abschlussabteilung vor und schreiben Sie, dass Sie bereit sind, sie zur Verfügung zu stellen.
5. Persönliche Merkmale. Geben Sie sich die wahrheitsgemäße Einschätzung. Beschreiben Sie den Charakter im Sinne der klassischen Psychologie und achten Sie auf Ihre Stärken und Schwächen.
6. Zusätzliche Informationen. Hier sollten Sie schreiben, warum der Arbeitgeber Sie aus anderen Bewerbern auswählen sollte. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie zusätzliche Kenntnisse haben, z. B. einen Führerschein. Auch an dieser Stelle wird es sinnvoll sein, über die Verfügbarkeit von Zusatzausbildungen, Weiterbildungskursen und betriebswirtschaftlicher Ausbildung zu schreiben.
7. Kontakte Geben Sie so viele Möglichkeiten wie möglich an, um mit Ihnen in Kontakt zu treten: Handy und Privatnummer, E-Mail-Adresse, Skype, Link zu einer Seite in einem sozialen Netzwerk. Geben Sie nur aktuelle Daten an.

Ein korrekt zusammengestellter Lebenslauf bleibt vom Arbeitgeber nicht unbemerkt.

Aufgaben des stellvertretenden Referatsleiters

In der Regel suchen Arbeitssuchende einen Job als persönlicher Assistent Manager. Es ist jedoch einfacher, in dieser Karrierenische mit der Position eines „Assistant Managers“ einen Aufstieg zu beginnen Vertriebsabteilung. " Die Aufgaben dieses Mitarbeiters sind nicht so umfangreich, aber die Erfahrung und die Aussichten sind unvergleichlich größer.

Der Hauptunterschied zwischen stellvertretenden Abteilungsleitern in ihren spezifischeren und eng fokussierten Tätigkeiten. Sie führen Arbeiten aus, die sich auf einen bestimmten Produktions- oder Managementbereich beziehen. Diese Erfahrung ist von unschätzbarem Wert für den weiteren beruflichen Aufstieg.

Die Aufgaben des Assistenten des Referatsleiters umfassen alle die gleichen wie die des Leiters des Unternehmens. Es gibt jedoch eine besondere Besonderheit:

• die Notwendigkeit, das Wesentliche des Produktions-, Verwaltungs- oder Handelsprozesses der Einheit gründlich zu kennen;
• Kontakt mit Assistenten aus anderen Abteilungen und einem Assistenten des Generaldirektors;
• Bewahren Sie die spezifische Dokumentation des Geräts auf.

Berufsaussichten eines persönlichen Assistenten

Jugendliche sehen diesen Beitrag als Karrierestart. Sie müssen jedoch unterscheiden, welche Art von Werbung Sie möchten. Horizontal oder vertikal? Bei diesem Unternehmen, oder ist dies nur der Startschuss für einen zukünftigen Lebenslauf? Die Strategie für weitere Aktionen hängt von den Antworten auf diese Fragen ab.

Die Geschäftsführung schätzt gute Assistenten, und das ist leider schlecht für ihre berufliche Entwicklung. Der Chef will den idealen Mitarbeiter nicht loslassen, willigt ein, sein Gehalt zu erhöhen und bietet zusätzliche Vorteile - dies ist eine Option für eine horizontale Karriere. Am häufigsten unter persönlichen Assistenten.

Am einfachsten ist es, die Karriereleiter in einer bestimmten Organisation von der Position des stellvertretenden Referatsleiters nach oben zu schieben. Solche Positionen werden oft mit der Aussicht eingenommen, den Arbeitnehmer besser zu kennen und zu schulen. Wenn Sie eine vertikale Karriere wollen, dann ist dies Ihr Weg.

Die Position des stellvertretenden Managers ist für das Auge nicht sichtbar, aber für die Organisation von großer Bedeutung. Ein kompetenter Mitarbeiter kann die Effizienz der Chefs verbessern und so dem Unternehmen mehr Gewinn bringen.