Jeder von uns schrieb formelle Briefe und Notizen mindestens mehrmals in seinem Leben. Wo immer wir sind und was auch immer wir tun, unsere Geschäftskorrespondenz findet in jedem Bereich statt, der durchgeführt werden muss, um einige Punkte herauszufinden, Informationen zu klären, Fragen zu stellen und so weiter. War dieses Phänomen früher häufiger bei Papieranträgen und beim Senden von Briefen an Vorgesetzte (sowie an Geschäftspartner) zu beobachten, so hat sich diese Kategorie heute in unserer Umwelt weiter verbreitet.
Sie müssen wissen, wie Sie Geschäftskorrespondenz ordnungsgemäß führen, auch wenn Sie nur eine Bestellung in einem Online-Shop aufgeben und mit dessen Vertretern kommunizieren möchten.
In diesem Artikel beschreiben wir einige der Hauptpunkte, die die Geschäftskommunikation ausmachen. Wir werden darauf achten, welche Nuancen beim Briefwechsel mit unseren Partnern zu berücksichtigen sind. was nicht zu vernachlässigen ist, wenn man dem gesprächspartner nicht unfähig und unhöflich erscheinen will, und sich auch an die regeln erinnert, die in jeder situation beachtet werden sollten.
Wo zutreffend
Offensichtlich wird Geschäftskorrespondenz am häufigsten im Arbeitsprozess verwendet. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, werden Sie auf jeden Fall auf die Notwendigkeit stoßen, diese Art von Korrespondenz zu verfassen. Da es sich um geschäftliche Themen handelt, ist es leicht zu verstehen, dass der Schreibstil angemessen sein sollte - so formalisiert und offiziell wie möglich.
Der weitere Eindruck der Mitarbeiter des Unternehmens, an die der Brief gesendet wird, über Sie und Ihr Unternehmen hängt davon ab, wie gut Sie die Geschäftskorrespondenz führen. Daher sollte der Prozess des Schreibens des Textes und seiner Gestaltung so verantwortungsbewusst wie möglich angegangen werden.
Wenn Sie geschäftliche Korrespondenz suchen, empfehlen wir Ihnen, sich zunächst mit unseren Anweisungen vertraut zu machen. Darin werden, wie oben bereits erwähnt, einige theoretische Punkte sowie praktische Fragen behandelt. Am Ende des Artikels werden wir versuchen, einige Beispiele für Wendungen zu nennen, die für den formalen Schreibstil typisch sind. Am Ende können Sie anhand der Basis aus diesem Artikel unabhängig hochwertige Texte für die weitere Kommunikation mit Auftragnehmern erstellen.
Arten der Korrespondenz
Ich möchte sofort darauf hinweisen, was Geschäftskorrespondenz ist. So können Sie ein Anforderungsschreiben auswählen und dementsprechend Antwortschreiben; ein Brief Informationscharakter (am häufigsten an den Kunden gesendet); ein Dankeschön (aus Dankbarkeit für die erbrachte Leistung), ein Benachrichtigungsschreiben, eine Mahnung, eine Verwarnung; Empfehlungsschreiben; Garantie und Anschreiben. In der Tat sind dies nur die am häufigsten verwendeten Typen, die sowohl echte als auch elektronische Geschäftskorrespondenz ausmachen. Deshalb werden wir uns in der Praxis häufiger mit ihnen treffen.
Struktur
Es ist logisch, dass es für eine bequemere Organisation, einen Brief zu schreiben, nützlich wäre, mit seiner bestimmten Struktur oder seinem Plan zu arbeiten. Auf diese Weise können Sie die Aufgabe in kleinere Abschnitte unterteilen, die viel einfacher zu erledigen sind. Denken Sie beispielsweise über die Zeile Ihres Briefes nach, um die Themen abzudecken, die Sie so genau wie möglich darlegen müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Frage zum Preis dieses oder jenes Produkts schreiben, versuchen Sie, kurz das Motiv anzugeben: Warum schreiben Sie an das Unternehmen (weil Sie dieses oder jenes Produkt kaufen oder bestellen möchten); Klären Sie das Hauptziel (um herauszufinden, wie viel es kostet, 10 Wareneinheiten mit bestimmten Optionen zu bestellen).Geben Sie abschließend an, in welcher Form Sie die Berechnung erhalten möchten, und fragen Sie, ob für ein solches Produktionsvolumen ein Rabatt gewährt wird.
Natürlich ist diese Information bereits offensichtlich - Sie müssen nur logisch analysieren, was Sie schreiben möchten. Darüber hinaus dürfen wir das Design und die Anforderungen nicht vergessen. Wir werden Ihnen später mehr darüber erzählen.
Schreibanforderungen
Die Regeln der Geschäftskorrespondenz besagen also, dass alle Briefe erstens kurz sein sollten. Dies ist die Hauptregel, die gelesen wird. Stimmen Sie zu, wir alle mögen es nicht, wenn wir mit einer großen Menge an Informationen geladen sind. Wenn dieser Brief geschäftlicher Natur ist, sollte er nicht groß sein - in diesem Fall kann er einfach ignoriert werden. Wenn Sie die Informationen nicht sofort reduzieren können, tun Sie dies, nachdem Sie den ersten Entwurf Ihres Briefes geschrieben haben.
Zweitens muss Ihr Partner (Korrespondenzpartner) verstehen, worum es geht. Das heißt, der Brief sollte informativ und verständlich sein. Es ist notwendig, die Informationen, die Sie übermitteln möchten, so einzutragen, dass zusätzliche Fragen vermieden werden und keine Zeit mit der Klärung von Details verschwendet wird.
Drittens sollte der Brief so respektvoll wie möglich gegenüber Ihrem Partner oder Mitarbeiter des Unternehmens sein, der ihn lesen wird. Es ist wahr - je mehr Respekt Sie Ihrem Gesprächspartner entgegenbringen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er auf Ihre Anfrage richtig reagiert und letztendlich den gewünschten Effekt erzielt.
Korrespondenz in englischer Sprache
In einigen Fällen sollten die Verhandlungen in englischer (oder einer anderen als russischer) Sprache geführt werden. Dies ist normal, insbesondere wenn eine Beziehung zu ausländischen Gegenparteien besteht. Es ist bemerkenswert, dass die Regeln der Geschäftskorrespondenz für jede Sprache gelten: Nur stilistische Wendungen können abweichen. Ihre Aufgabe ist es, die für die Situation, in der Sie und Ihr Partner (Gesprächspartner) sich befinden, am besten geeignete zu wählen.
Für die Geschäftskorrespondenz in englischer Sprache sind ausreichende Kenntnisse erforderlich. Wenn Sie sich also nicht darum kümmern, empfehlen wir Ihnen, sich an professionelle Übersetzer zu wenden. Es ist wichtig, dass die Übersetzung von einer Person ausgeführt wird, die über eine Fachsprache verfügt, die in der Sprache der Geschäftskorrespondenz enthalten ist.
Ein Beispiel. Eintrag
In jedem Gespräch ist es sehr wichtig, wie Sie es beginnen. In dieser Hinsicht Geschäftsetikette Die Korrespondenz unterscheidet sich nicht von der Live-Kommunikation: Zuerst muss der Gesprächspartner begrüßt und irgendwie in das Gespräch eingeführt werden. Die Begrüßung mag das Standard-Hallo sein, aber die Einführung sollte individueller sein. Zum Beispiel können Sie den kurzen Zweck Ihres Schreibens angeben („Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung, um einige Informationen zu Ihrem Produkt zu klären. Zunächst sind wir an den Kosten des A1-Modells interessiert.). Eine weitere Option: "Als Fortsetzung unseres Telefongesprächs über das A1-Modell schreibe ich Ihnen mit einer Frage zu den Kosten für dieses Produkt." Sie können Ihre Situation auch einfach beschreiben: "Ich schreibe Ihnen, weil Ihr Partner 2010 Kontakt zu unserem Unternehmen aufgenommen hat und Ihnen anbietet, in Ihrem Namen in diesem Bereich zusammenzuarbeiten."
Aussage des Materials
Nachdem Sie eine Einführung in Ihren Brief geschrieben haben, sollten Sie klarstellen, warum Sie schreiben. Geben Sie beispielsweise an, was Sie interessiert, nachdem Sie eine Frage zum Preis eines Produkts gestellt haben. Sie können dies so schreiben: "Wir möchten die N-te Anzahl der zu liefernden Einheiten von Produkten an die Adresse X bestellen." Im Falle der Fortsetzung des Telefongesprächs können Sie Ihre Anfrage angeben - warum haben Sie der Person geschrieben, nachdem Sie mit ihr telefoniert haben (um beispielsweise Ihre Absicht zu bestätigen, die Transaktion abzuschließen): "Nämlich: Wir sind an Produkt N interessiert, sofern es zugestellt wird mit Option X ". Wenn Sie die dritte Version berücksichtigen, können Sie auch damit beginnen, das Thema Ihres Wunsches zu entwickeln, mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten.Beschreiben Sie, dass dies in Ihrem Interesse liegt und dass der Partner einen konkreten Nutzen aus der Interaktion mit Ihnen ziehen kann, wenn er dem zustimmt: "Sie werden daran interessiert sein, dass sich der Kurs unseres Unternehmens geändert hat, wonach es den Interessen Ihres Unternehmens noch näher gekommen ist."
Angebot
Jegliche Geschäftskorrespondenz (die Beispiele, die wir zitieren, haben ebenfalls notwendigerweise diese Eigenschaft) erfordert eine logische Abfolge. Wenn Sie zuerst darüber geschrieben haben, warum Sie schreiben, sollten Sie diese Idee weiter ausarbeiten und erweitern. Geben Sie an, was Sie vom Gesprächspartner im weiteren Sinne wünschen - geben Sie ihm möglicherweise einen Ausblick auf die Vorteile einer Zusammenarbeit mit Ihnen. Dieser Teil sollte logischerweise der Höhepunkt Ihres Briefes sein, der Höhepunkt einer Art. Wenn Sie anfangs reibungslos angegangen sind, was Sie zuerst interessiert, dann sollten Sie in diesem Teil „die Karten aufdecken“. Jegliche Geschäftskorrespondenz (Beispiele für die obigen Buchstaben sind keine Ausnahme) sollte auf einer derart reibungslosen Kurve aufbauen. Dann wird der Leser Ihrer Zeilen Ihre Stimmung verstehen und es wird für ihn angenehmer sein, mit Ihnen zu kommunizieren. Machen Sie keine steilen Sprünge, wechseln Sie nicht von einem Thema zum anderen.
Wie die Beispiele zeigen, können Sie eine Unterteilung in Teile des Artikels in Absätze vornehmen, wenn Sie beispielsweise zwei nicht zusammenhängende Themen diskutieren müssen. Dies ist praktisch für den Leser, der visuell den Moment sieht, in dem Sie von einer Frage zur nächsten wechseln. so ist es für dich, denn in diesem Fall schreibst du, als sprächen wir über zwei verschiedene Buchstaben.
Wenn wir über unsere Beispiele sprechen, sollten Sie schreiben: "Außerdem möchten wir Produkte N nachbestellen, über die wir einen Monat zuvor interagiert haben." Oder: "Zu einem für unsere Konditionen angemessenen Preis möchten wir eine dauerhafte Zusammenarbeit mit Ihnen in diesem Bereich aufbauen und den Vertriebskanal auf X-Y Tausend Einheiten erweitern." Schließlich können Sie: "Wenn Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns noch besteht, teilen Sie uns dies bitte mit."
Jede zweite Probe der Geschäftskorrespondenz basiert auf diesem Prinzip, daher ist daran nichts auszusetzen. Im Gegenteil, häufig hervorgehobene Überschriften erleichtern die Navigation, da sie „festen Text“ entfernen und eine Art „Anker“ bilden, den Sie visuell anhängen können.
Der letzte Teil
Schließlich sollten Sie den Brief auf die gleiche Weise beenden, wie Sie ihn begonnen haben. Wenn Sie sich bedanken, schreiben Sie, dass Sie gerne mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, das Sie beschreiben. Wenn es sich um ein kommerzielles Angebot handelt, sollten Sie sich für die Aufmerksamkeit für Ihren Brief bedanken und auf eine weitere Interaktion mit dieser Person hoffen. Sie müssen verstehen, dass die endgültige Meinung über Sie und Ihr Unternehmen maßgeblich davon abhängt, wie Sie Ihren Brief abschließen. Die gesamte Geschäftskorrespondenz (Beispiele von Briefen, die dies ständig belegen) basiert auf Höflichkeit. Denken Sie also immer daran, Ihrem Gesprächspartner zu danken, Hoffnung auszudrücken, ihn zu loben oder Ihre Empfehlung zu hinterlassen. Sie sollten die Endung für Ihren Text so wählen, dass sie dem im Brief beschriebenen Problem vollständig entspricht.
Beispiele: "Wir hoffen, Sie als unseren ständigen Partner zu behalten und hoffen auf eine stabile Zusammenarbeit bei unseren zukünftigen Aktivitäten." Oder "Wir sind aufrichtig dankbar für Ihre Aufmerksamkeit und hoffen, dass wir in Zukunft eine Zusammenarbeit mit Ihnen entwickeln können." Oder "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich hoffe, wir können Ihre Interessen auf dem N-Markt auch in Zukunft sicherstellen."
Etikette und Alphabetisierung
Vergessen Sie auf keinen Fall die Höflichkeit. Wie oben bereits erwähnt, ist es wichtig, wenn Sie an Geschäftskorrespondenz interessiert sind. Ausdrücke wie "Wir sind froh, zusammenzuarbeiten", "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit", "Ich entschuldige mich für Ihre Besorgnis", "Wir freuen uns, Sie zu sehen", "Werden Sie uns nicht Gesellschaft leisten" und andere. Übrigens beziehen sich die beiden letztgenannten eher auf Einladungen zu Firmenfeiern als auf geschäftliches Schreiben.
Ergänzen Sie als Zeichen des Respekts die Ausdrücke „bitte“, „danke“, „freundlich“ und so weiter, wo dies angebracht ist.
Ebenso wichtig beim Schreiben von Geschäftsbriefen ist die menschliche Kompetenz. Genauer gesagt, wenn Sie bei der Erstellung eines Briefes mindestens einen elementaren Fehler machen, können wir sagen, dass der Gesprächspartner eine völlig andere Meinung über Sie bildet als erwartet. Versuchen Sie deshalb, so kompetent wie möglich zu schreiben und alles mehrmals zu überprüfen. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Fehler finden und selbst beheben können, wenden Sie sich an einen Korrektor oder an spezialisierte Dienstleister. Es ist sehr einfach, aber Sie können sich auf Ihren Text verlassen.
Praxis und Ausbildung
Wie oben erwähnt, gibt es im Netzwerk viele Beispiele für fertige Geschäftsbriefe zu jedem Thema. Wir haben sie hier nicht als Ganzes eingefügt, weil in diesem Artikel einfach nicht genügend Platz vorhanden ist, um eine so große Menge an Informationen unterzubringen. Im Gegenzug haben wir uns dazu entschlossen, nur einige Grundregeln und Prinzipien zu nennen, mit denen Sie sich oben vertraut machen konnten. Dies ist jedoch natürlich weit entfernt von allen Schritten, die auf dem Weg zum Studium des Wirtschaftsschreibens unternommen werden sollten. In der Tat spielt die praktische Rolle in diesem Bereich die wichtigste Rolle.
Wenn Sie beispielsweise 5-10 Beispiele für vorgefertigte Briefe studieren, unseren Artikel lesen und einige Regeln daraus extrahieren, werden Sie in Kürze in der Lage sein, Briefe so zu schreiben, wie Sie es benötigen. Tatsächlich reicht dies aus, um einen Brief im Rahmen der Geschäftskorrespondenz zu erstellen.
Fertige Beispiele
Da es, wie oben bereits erwähnt, eine Vielzahl von vorgefertigten Beispielen gibt, ist es für Studenten und unerfahrene Spezialisten verlockend, das vorgefertigte Know-how eines anderen zu nutzen, um ein eigenes Projekt auf dessen Grundlage zu erstellen. Ich möchte sagen, dass dies in der Praxis nicht empfohlen wird, während Sie trainieren - bitte.
Während Sie lesen, was in anderen Briefen geschrieben ist, können Sie leichter navigieren, was Sie in Ihrer Korrespondenz klären müssen. Dies ist normal, da es die menschliche Natur ist, direkt aus der Erfahrung zu lernen.
Richtig, wenn Sie die Aufgabe haben, einen vollständigen Geschäftsbrief zu verfassen, versuchen Sie zunächst, die Beispiele zu überprüfen und die für Ihre Aufgabe am besten geeignete auszuwählen. Dann müssen Sie es so weit wie möglich an die Situation anpassen, die Sie gemäß dem allgemeinen Konzept entwickelt haben, und es gleichzeitig erneut schreiben, um Ihren eigenen Präsentations- und Schreibstil zu etablieren. Vielleicht können Sie die Informationen besser vermitteln und die Kommunikation produktiver und effizienter gestalten.
Lernen und üben! Und Sie können in relativ kurzer Zeit Ihre eigenen Geschäftsbriefe erstellen!
