In unserem Artikel wollen wir über Briefe sprechen. Schließlich sind sie die gebräuchlichste Art, Informationen auszutauschen. Im Alltag und bei der Arbeit kann man einfach nicht ohne sie auskommen.
Was ist ein Servicebrief?
Ein Brief ist die gebräuchliche Bezeichnung für inhaltlich sehr unterschiedliche Dokumente, die als Kommunikationsmittel zwischen ganz unterschiedlichen Strukturen und Organisationen im Prozess ihrer Tätigkeit dienen.
Briefe sind Papiere, die per Post in einer großen Gruppe zusammengefasst werden. Eine große Anzahl von ihnen sammelt sich in jeder Organisation an. Sie sind in ausgehende und eingehende unterteilt.
Eine sehr große Menge an Informationen kann in Buchstaben angegeben werden: ein Wunsch, eine Begrüßung, alles. Es wird auf speziellen A4-Formularen ausgestellt. In Fällen, in denen der Buchstabe klein ist und nicht mehr als sieben Zeilen enthält, ist die Verwendung des Formats A5 zulässig.
Jedes Dokument muss datiert sein und daher auch ein Brief. Das Datum ist der Tag der Unterzeichnung.
Einen Servicebrief schreiben
Ein Brief ist nach einem bestimmten Schema aufgebaut:
- Einleitung Es zeigt die Motive und Gründe für das Schreiben des Dokuments, Fakten, Links zu vergangenen Ereignissen, Entscheidungen höherer Organisationen.
- Beweise. Es enthält die Begründung für alles, was in dem Dokument dargelegt ist.
- Fazit Sie zieht Schlussfolgerungen, unterbreitet Vorschläge, Anfragen und Anforderungen.
Diese Option ist auch möglich, wenn der Servicebrief nur den letzten Teil ohne Erklärung enthält.
Briefe haben in der Regel kein großes Volumen, normalerweise handelt es sich um eine Seite.
Zweck der Zusammenstellung
Der Zweck eines Briefes ist Motivation. Der Inhalt sollte daher klar, verständlich und prägnant sein, ohne unnötige und unnötige Informationen. Bei der Verarbeitung eines Dokuments müssen verschiedene Regeln beachtet werden.
Ein offizieller Geschäftsbrief ist einer einzigen Ausgabe gewidmet. Dies vereinfacht die weitere Verarbeitung, wodurch Sie die Ausführung innerhalb der Organisation beschleunigen können.
Der Text ist in der dritten Person und Singular dargestellt. Zum Beispiel: "In naher Zukunft plant die Schule ...".
Der Leiter der Organisation hat das Recht, ein offizielles Dokument und somit Briefe zu unterzeichnen. Während seiner Abwesenheit werden die Befugnisse auf den vorübergehend amtierenden Direktor übertragen.
Gegenwärtig kann ein Servicebrief nicht nur per Post verschickt werden, sondern es gibt auch einen Telegrafen, ein Fax und natürlich eine Internet-Mail, was die bequemste und beliebteste Option ist.
Anforderungen an die Vorbereitung und Ausführung des Dokuments
Unabhängig von der Versandart des Dokuments unterliegt die Erstellung des Servicebriefs den einheitlichen Designanforderungen. Sie sind unkompliziert und die Kenntnis bestimmter Nuancen kann sich manchmal als nützlich erweisen.
Schauen wir uns an, wie man einen Servicebrief schreibt. Ein Beispiel ist unten angegeben.
So entsteht ein ähnlicher Brief.
Bankverbindung
Ein offizielles Schreiben ist der allgemeine Name einer großen Gruppe von Geschäftsdokumenten, die für die Kommunikation zwischen Institutionen untereinander und mit gewöhnlichen Bürgern erforderlich sind. Sie enthalten die erforderlichen Elemente im Entwurf.
Bank Brief Details:
- Datum
- Buchstabe Nummer.
- Links zu Registrierungsnummern und Daten der Dokumente, auf die die Antwort geschrieben wurde.
- Der Titel des Textes in einer einzigen Phrase.
Außerdem müssen die einzelnen Bestandteile der Details korrekt angegeben werden:
- Firmenname.
- Strukturelle Einheit.
- Die Position des Auftragnehmers.
- Nachname und Initialen.
- Empfängeradresse
Wenn der Brief an mehrere Personen oder Organisationen gerichtet ist, geben Sie zuerst den Hauptempfänger (seine Adresse) und dann den Rest an.
Service Letter-Klassifizierungen
Zustellungsschreiben können nach ganz unterschiedlichen Kriterien eingeteilt werden, die sich auf den Zweck, den Inhalt, die Bedeutung, die Dringlichkeit und den Status des Empfängers beziehen können.
Im Allgemeinen können alle Geschäftsbriefe in die folgenden Typen unterteilt werden:
- Begleitend.
- Brief anfordern.
- Information.
- Werbeartikel.
- Garantie
- Anspruch.
- Schiedsgerichtsbarkeit.
- Erinnerungsschreiben.
- Bestätigungsschreiben.
- Anforderungsschreiben.
- Benachrichtigungsschreiben.
Eine solche Klassifikation ist die universellste. Sehen wir uns einige der verschiedenen Arten des Business Writing genauer an.
Motivationsschreiben
Anschreiben - ein Dokument, mit dem der Empfänger darüber informiert wird, dass ihm Unterlagen zugesandt wurden, möglicherweise wird etwas erklärt oder geklärt. Ein solcher Brief enthält nicht den Adressteil.
In der Regel beginnt ein solches Dokument mit den Worten: "Wir senden Ihnen ...", "Wir informieren Sie ...".
Gleichzeitig können zusätzliche Informationen zur Produktions- oder Managementsituation enthalten sein. Zum Beispiel: "In Übereinstimmung mit den Vereinbarungen ..."
Der Text eines solchen Dokuments kann Erläuterungen oder Aufforderungen zu den Materialien enthalten, die dem Anschreiben beigefügt sind. Es wird auf einem Formular erstellt. Zusätzlich zu allen oben genannten Details sollte ein Hinweis auf das Vorhandensein von Anwendungen enthalten sein.
Einladungsschreiben
In einem solchen Dokument wird der Adressat zur Teilnahme an der Veranstaltung eingeladen. Ein solcher Brief kann an eine bestimmte Person oder Organisation gesendet werden. Sie beginnen mit den Worten: "Wir bitten Sie zu besuchen ...", "Wir laden Sie ein zu ...". Das Dokument enthüllt das Wesentliche der bevorstehenden Veranstaltung mit der obligatorischen Angabe des Datums und der Uhrzeit der Veranstaltung sowie der Teilnahmebedingungen.
Informationsbrief
Diese Art des Schreibens ist sehr verbreitet. Es informiert den Absender über offizielle Informationen. Solche Briefe sind in der Regel sehr typisch und werden von Managementstrukturen an untergeordnete Organisationen gesendet. Sie können spezifische Rechtsvorschriften, Vorschläge und Empfehlungen enthalten.
Newsletter können übrigens Anhänge haben. Das Volumen eines Dokuments überschreitet in der Regel nicht mehrere Seiten. Sie werden vom Leiter des Unternehmens unterzeichnet.
Werbebrief
Dies ist ebenfalls eine Art Informationsschreiben, das jedoch an eine bestimmte Person oder Organisation gerichtet ist und eine detaillierte Beschreibung der Waren und Dienstleistungen enthält. Der Text des Briefes enthält detaillierte Informationen. Ihr letztendliches Ziel ist es, den Adressaten zum Erwerb von etwas zu ermutigen.
Garantieerklärung
Dies ist ein Dokument, das Verpflichtungen oder deren Bestätigung enthält. Sie richten sich an bestimmte Personen und Organisationen. Über welche Garantien sprechen wir? Zum Beispiel Garantien für die Bezahlung von Waren, Mieten, Dienstleistungen, Arbeitsbedingungen. Ein solches Schreiben wird in der Regel von zwei Personen - dem Direktor und dem Hauptbuchhalter - unterzeichnet und ebenfalls mit einem Siegel versehen.
Antragsschreiben (Beschwerde)
Dies ist ein Geschäftsbrief, der Informationen über die Feststellung von Verstößen enthält, z. B. bezüglich des Produkts gegen die im Vertrag festgelegten Standards. Der Zweck eines solchen Dokuments besteht darin, Verluste auszugleichen, die durch die Verletzung vertraglicher Bestimmungen entstanden sind. Ein Anspruch muss schriftlich geltend gemacht werden. In der Praxis gibt es keine einheitliche Form eines solchen Briefes, aber es gibt verbindliche Elemente, die beachtet werden müssen.
Der Anspruch muss die folgenden Informationen enthalten:
- Die vollständige Adresse der Organisation, an die das Dokument gesendet wird.
- Die Gründe sind angegeben (Hinweis auf die Garantie, Vertrag).
- Besondere Anforderungen (Rücksendung von Waren, Geld, Abschlag).
Die Reklamation wird per Einschreiben oder per Empfangsbestätigung versandt.Es enthält Fotokopien aller Dokumente, die bestätigen, dass der Absender korrekt ist. Eine Mailquittung ist am besten aufzubewahren.
Ein Brief beginnt immer mit dem Satz: "Wir senden Ihnen eine Beschwerde ..."
Anfrage
Anforderungsschreiben - ein Geschäftsdokument, das zur offiziellen Information gesendet wird. Sein Text hat eine eindeutige Begründung für den Informationsbedarf. Dies können Links zu Gesetzen und Verordnungen sein. Die Briefe werden von einem amtlich ermächtigten Beamten unterschrieben.
Ein Anforderungsschreiben impliziert ein Antwortschreiben. Besonderer Status erhalten Anfragen von Behörden.
Erinnerungsschreiben
Dies ist ein Dokument, das in Fällen verwendet wird, in denen die Organisation ihre funktionalen Aufgaben nicht erfüllt, sondern lediglich als Vermittler fungiert. Ein Brief besteht in der Regel aus mehreren Teilen. Der erste bezieht sich auf ein Dokument, in dem Verpflichtungen festgelegt sind. Und in der zweiten - eine Aufforderung, eine Aktion auszuführen.
Benachrichtigungsschreiben
Ein solches Dokument informiert über Ereignisse (öffentlich). Briefe werden an eine große Anzahl von Organisationen oder Personen gesendet, um sie zu beteiligen. Sie können sich nicht nur über Ereignisse, Ort und Zeit informieren, sondern gleichzeitig zur Teilnahme aufrufen. Der Brief kann Anhänge enthalten, z. B. den Fragebogen eines Teilnehmers oder das Programm der Veranstaltung. Es wird in der Regel an eine ganze Liste von Empfängern gesendet, dh der Adressat wird nicht angegeben. Ein Brief wird von der Person unterschrieben, die für die Veranstaltung verantwortlich ist.
Anstelle eines Nachwortes
In unserem Artikel haben wir die am häufigsten verwendeten Arten von Geschäftsbriefen sowie die Nuancen des Schreibens untersucht. Nachdem Sie sich ein wenig mit dem Thema befasst haben, können Sie es jetzt frei navigieren und sind nicht verwirrt, wenn Sie mit einem Vorschlag angesprochen werden: "Verfassen Sie einen Zustellungsbescheid." Wie Sie sehen, ist dies nicht schwierig, insbesondere wenn Sie sich an alle grundlegenden Anforderungen und Details zum Schreiben eines Dokuments erinnern. Ein Beispiel für die Erstellung eines Servicebriefs (Muster) haben wir im Artikel gegeben. Viel glück
