Arten von Dokumenten und deren Klassifizierung

Verschiedene Arten von Dokumenten werden in verschiedenen Tätigkeitsbereichen von Bürgern und juristischen Personen verwendet. Das Sammeln, Speichern, Verteilen und Verwenden von Wertpapieren ist Gegenstand von Studien in solchen Disziplinen wie Papierkram. Betrachten wir weiter, welche Arten von Dokumenten existieren.

Aufzeichnungen: Allgemein

Die Dokumentationsunterstützung ist ein spezielles Tätigkeitsfeld, das in der Gestaltung, Aufbereitung, Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten besteht. Die Richtigkeit und Aktualität einer wichtigen Managemententscheidung hängt weitgehend davon ab, wie das Papier aussieht und welche Informationen darin enthalten sind und wie die Organisation der Arbeit damit durchgeführt wird. Die Dokumentation reflektiert und berücksichtigt die Aktivitäten von Unternehmen, Unternehmen, Firmen. In dieser Hinsicht ist der Papierkram gesetzlich vorgeschrieben. Bei der Durchführung von Audits werden in erster Linie diejenigen Papiere freigelegt, in denen die Aktivitäten des Unternehmens festgehalten sind.

Die Hauptbereiche der Büroarbeit

Gegenwärtig umfasst diese Aktivität:

• Gewährleistung der korrekten und zeitnahen Erstellung der erforderlichen Papiere.
• Organisation der Arbeit mit Akten (Übermittlung, Eingang, Abrechnung, Verarbeitung, Speicherung, Kontrolle, Systematisierung, Registrierung, Vernichtung, Vorbereitung der Archivierung).

Die Regulierung der Bürotechnik erfolgt in mehrere Richtungen:

• Standardisierung.
• Gesetzliche Regelung.
• Entwicklung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften sowie von Rechtsakten nationaler Maßnahmen.

Für die Organisation und Durchführung von Büroarbeiten sind Fachkenntnisse und besondere Fähigkeiten erforderlich. In diesem Zusammenhang bildeten für die Umsetzung dieser Arbeit in Institutionen und Unternehmen die entsprechenden Einheiten (Abteilungen, Dienste). In kleinen Unternehmen sind Sekretäre an der Büroarbeit beteiligt, die vom Manager autorisierten Mitarbeiter sind für den Zustand der Wertpapiere des Unternehmens verantwortlich. Für jede Gruppe von Dokumenten sollte ein bestimmter Ort angegeben werden. Sie werden in der Regel in feuerfesten Schränken gelagert. Beamten können disziplinarische Sanktionen wegen unangemessener Dokumentation auferlegt werden.

Rechtsrahmen

Das Bundesgesetz über die Information und ihren Schutz regelt die Verpflichtung zur Dokumentation von Informationen und legt eine Reihe grundlegender Definitionen fest. Dieser normative Akt regelte auch die Beziehungen, die bei der Schaffung und anschließenden Anwendung der Informationstechnologie entstehen. Dokumentation ist auch nach anderen Gesetzen erforderlich. Das Bürgerliche Gesetzbuch legt insbesondere die Rechtsgrundlage für die Tätigkeiten von juristischen Personen und das Verfahren für deren Arbeitsablauf fest. Die Abgabenordnung hat Standard-Steuerbelege erstellt. Mit ihrer Hilfe wird über die Geschäftstätigkeit von Unternehmen und Privatpersonen sowie über die Aktualität der Abzüge von Gebühren auf das Budget Buch geführt. Das Gesetz legte auch Musterdokumente fest. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt also die Zusammensetzung von Vereinbarungen, Urkunden, Vollmachten usw. vor. Durch Rechtsakte werden Formulare für Dokumente festgelegt, die auf verschiedene Arten versendet werden (per Post, Fax oder über das Internet).

Dokumente von Russland

Das Verwaltungssystem der Büroverwaltung umfasst eine mehrstufige Klassifizierung. Folgende allgemeine Arten von Dokumenten werden unterschieden:

1. Organisatorisch und administrativ. Diese Kategorie umfasst Protokolle, Entscheidungen, Urkunden, Anordnungen, Anweisungen, Vorschriften.
2. Referenz und Information. Diese Gruppe umfasst Handlungen, Zertifikate, Telegramme, Memos, Briefe usw.
3. In Bezug auf das Personal. In diese Kategorie fallen Arbeitsbücher, Kontoauszüge, Verträge, Merkmale, Bestellungen und mehr.

Unterscheiden Sie auch solche Arten von Dokumenten wie:

• Gemustert.
• Angepasst.
• Typisch (Beispieldokumente).

Andere Klassifizierung

Je nach Inhalt des Papiers können sie einfach oder komplex sein. Entsprechend der Herkunft werden am Ort der Adoption persönliche und offizielle Personen unterschieden - externe und interne. Die Arten von Dokumenten unterscheiden sich in Bezug auf die Aufbewahrung: Ständig, mehr und weniger als zehn Jahre. In Abhängigkeit von der Publizität können Papiere nicht klassifiziert und geheim sein (Sov. Secret, vertraulich). Arten von Dokumenten unterscheiden sich durch die Art der Fixierung: Ton-, Grafik-, Maschinen- und handschriftliche, Fotofilm-Materialien.

Papiere können auch dringend oder nicht dringend sein. In Übereinstimmung mit den Stufen werden Auszüge, Entwürfe, Originale (Originale), Kopien unterschieden. Staatliche Dokumente werden in einer eigenen Kategorie herausgestellt. Nach geltendem Recht erteilen befugte Stellen Weisungen, Anweisungen, Anordnungen, Erlasse, Anordnungen, Entscheidungen, Erlasse.

Hauptdokumente

Dazu gehören Papiere, die die ersten Informationen enthalten, die während der Entwicklung, Forschung, Beobachtung und anderer menschlicher Aktivitäten erhalten wurden. Primärbelege im Rechnungswesen werden im Geschäftsverkehr erstellt. Sie dienen als Beweis für die Tatsachen. Die Quelldokumente umfassen beispielsweise Handlungen, Zertifikate, Gewährleistungen, Rechnungen usw. Einheitliche Formulare sind für die meisten von ihnen zugelassen. Beispielsweise wurden Sonderformen für Wertpapiere des Anlagevermögens, des Handels, der Arbeit und des Barausgleichs festgelegt. Für den Fall, dass es kein einheitliches Formular für ein Dokument gibt, entwickelt das Unternehmen ein eigenes Formular. In jedem Fall müssen jedoch folgende Angaben enthalten sein:

1. Der Name.
2. Datum der Zusammenstellung.
3. Der Name der Organisation.
4. Das Wesen der Haushalte. Operationen.
5. Meter
6. Liste der verantwortlichen Mitarbeiter.
7. Persönliche Unterschriften von autorisierten Personen.

Büroarbeit

Auf Anweisung der Unternehmensleiter und auf Initiative der Abteilungsleiter werden verschiedene Bestimmungen ausgearbeitet. Diese Gruppe von Dokumenten umfasst Einzel- und Standardakte. Der Inhalt der ersten betrifft Managementeinheiten, Workshops und Abteilungen, die in die Organisationsstruktur des Unternehmens eingebunden sind. Standarddokumente beziehen sich auf die Werkstätten der Hauptproduktion. Der Verordnungsentwurf wird vom Auftragnehmer in Absprache mit der Rechtsabteilung der Organisation erstellt. Bei Anmerkungen oder Einwänden sind sie in einem gesonderten Dokument oder in einer zweiten Ausfertigung anzugeben. Der Hauptverwaltungsakt im Unternehmen ist der Befehl des Leiters. Durch dieses Dokument können die Aktivitäten, Anweisungen und Entscheidungen der Organisation, verschiedene Aktivitäten, Prüfungsergebnisse, Arbeitsergebnisse usw. formalisiert werden.

Memo Stellt ein Papier dar, in dem Fragen oder Fakten, Vorschläge oder Schlussfolgerungen genannt werden. Sie kann an den Leiter des Unternehmens oder an eine höhere Organisation geschickt werden. Memo - Dies ist eine Art Brief, eine der Formen der internen Korrespondenz im Unternehmen. Sie wird von Struktureinheiten an alle Adressaten der Organisation mit Ausnahme der direkten Geschäftsführung gesendet. Ein Memo kann speziell von jedem Firmenbeamten gesendet werden. Diese Dokumente haben berichtenden, proaktiven oder informativen Charakter. Erläuterung - Ein Dokument, das den Inhalt bestimmter Bestimmungen des Hauptrechtsakts (Bericht, Programm, Plan) erläutert oder die Gründe für die Verletzung der Disziplin oder die Nichtausführung eines Befehls erläutert.

Anleitung

Diese Dokumente sind in zwei Gruppen unterteilt. Eingeschlossen in die erste Kategorie regeln die Durchführung eines bestimmten Prozesses, an dem Abteilungen, Beamte usw. teilnehmen. Stellenbeschreibungen definieren die Pflichten, Rechte, Funktionen und Verantwortlichkeiten bestimmter Mitarbeiter.Diese Dokumente können das Verfahren verdeutlichen, nach dem die Anforderungen von Gesetzen und Anordnungen (Anordnungen, Verordnungen usw.) erfüllt werden müssen. Stellenbeschreibungen können permanent oder spezifisch gültig sein. Unbefristete Dokumente werden jedoch alle 3-5 Jahre überprüft und überprüft.