Beim Eintritt in eine Stelle stellt ein neuer Mitarbeiter dem Arbeitgeber eine enorme Menge an persönlichen Informationen zur Verfügung. Dies ist teilweise auf den Produktionsbedarf zurückzuführen. Unabhängig von der Art der bereitgestellten Daten müssen diese ordnungsgemäß gespeichert und geschützt werden. Geschieht dies nicht und werden die persönlichen Daten der Mitarbeiter offengelegt, entsteht ein erheblicher Schaden für die Mitarbeiter (sowohl ihre Würde als auch ihre persönliche Sicherheit). Daher ist es wichtig, das Konzept "personenbezogener Daten" genauer zu betrachten. Was gilt für sie? Wie sollen sie gelagert werden? Wie werden personenbezogene Daten geschützt? Wer regelt den Prozess ihrer Lagerung und Verarbeitung? Antworten auf diese und einige andere Fragen finden Sie direkt in diesem Artikel. Sei so vorsichtig wie möglich.
Gesetz über personenbezogene Daten
Eine Vielzahl von Vorschriften definiert den Begriff "personenbezogene Daten eines Arbeitnehmers" unterschiedlich. Um zu verstehen, was genau gemeint ist, ist es notwendig, ihre verschiedenen Positionen zu korrelieren. Ihre gesetzliche Grundlage ist das Gesetz "Über personenbezogene Daten" und eine Reihe von Normen, die in der Verfassung der Russischen Föderation enthalten sind.
Was ist also mit den Informationen, die von den Mitarbeitern des Unternehmens gesammelt werden? Diese Mitarbeiter werden zu Subjekten personenbezogener Daten. Diese Art von Informationen umfasst die folgenden Daten: vollständiger Name, Geburtsdaten, Familienstand, Wohnort, sozialer Status, Informationen zum aktuellen Einkommen, Bildungsdaten usw.
Diese Daten beziehen sich auf die Art der Informationen mit beschränktem Zugriff, da gesetzlich bestätigt ist, dass niemand in sein persönliches Leben eingreifen kann. Dies gilt auch für personenbezogene Daten.
Diese Informationen sind erforderlich, um den Bürger effektiv identifizieren zu können. Und wenn es sich um einen Mitarbeiter handelt, geben personenbezogene Daten Auskunft über ihn als Fachmann in einem bestimmten Tätigkeitsbereich. Daher ist es logisch, dass sich nur persönliche Informationen auf die persönlichen Informationen des Mitarbeiters beziehen, die mit seinem beruflichen Potenzial und den Besonderheiten der Erfüllung seiner beruflichen Pflichten zusammenhängen.
Die Verfassung der Russischen Föderation garantiert den Bürgern die Vertraulichkeit ihres persönlichen Lebens. Und persönliche Informationen hängen direkt damit zusammen. Dies wird durch das einschlägige Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation festgelegt, das den vertraulichen Charakter dieser Art von Informationen bestätigt und den fehlenden Zugang der Öffentlichkeit zu diesen Informationen verstärkt.
Gleichzeitig enthält das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation eine recht enge Definition des betrachteten Konzepts. Er macht geltend, dass es sich bei den personenbezogenen Daten des Mitarbeiters um Informationen handelt, die für seinen Vorgesetzten im Zusammenhang mit der Wahrnehmung seiner direkten beruflichen Aufgaben erforderlich sind und die sich ausschließlich auf einen bestimmten Mitarbeiter beziehen.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Warum muss ich personenbezogene Daten verarbeiten und speichern? Sie sind notwendig, um die Arbeitstätigkeit des Unternehmens ordnungsgemäß umzusetzen.
Die Ziele ihrer Verarbeitung sind wie folgt:
- die Tatsache der Beschäftigung;
- Grundlage für den beruflichen Aufstieg;
- Lohnzahlungen leisten;
- Überwachung der Durchführung der Arbeiten.
Es gibt eine Reihe von Methoden zum Schutz persönlicher Daten. Die Arbeitnehmer haben jederzeit das Recht zu erfahren, wie ihre personenbezogenen Daten gespeichert und verwendet werden. Es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte, die Mitarbeiter mit diesen Informationen vertraut zu machen. Mitarbeiter bestätigen die Tatsache der Benachrichtigung mit einer persönlichen Unterschrift.
Arten von personenbezogenen Daten
Welche personenbezogenen Daten über Mitarbeiter erhoben werden sollen, wird durch das Arbeitsgesetzbuch, die Verfassung der Russischen Föderation und eine Reihe von Bundesgesetzen festgelegt. Es sind also zwei Arten von Dokumenten erforderlich. Der erste betrifft Papiere im Zusammenhang mit der Einreichung eines Arbeitsvertrags. Die zweite ist die vom Arbeitgeber direkt angeforderte oder erstellte Dokumentation.
Personenbezogene Daten werden also nach folgenden Kriterien klassifiziert:
Grad des Zugriffs
- Öffentlich verfügbar. Verfügbar für eine breite Palette von Menschen.
- Vertraulich Verfügbar nur für diejenigen, die der Mitarbeiter zugelassen hat.
Richtung
- Besonderes. Persönliches Leben, Vorstrafen, religiöse Überzeugungen, politische Überzeugungen.
- Gewöhnlich. Alles, was nicht auf spezielle Daten zutrifft.
Inhalt
- Biometrie. Physiologie charakterisieren.
- Nicht biometrisch. Daten, die nicht biometrisch sind.
Arten von personenbezogenen Daten
In welche Arten von personenbezogenen Daten wird unterteilt? Was gilt für sie?
Es ist wichtig zu verstehen, dass alle im Unternehmen gespeicherten Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter aus zwei verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden können.
- Daten zum Familienstand und zur Familie des Arbeitnehmers (seiner einzelnen Mitglieder), nämlich: Anwesenheit von Angehörigen, Anwesenheit von Kindern, Alter und Anzahl, Gesundheitszustand.
- Angaben zu einem bestimmten Mitarbeiter, nämlich vollständiger Name (Reisepass), Beruf, Gesundheitszustand sowie besondere Umstände.
Der Leiter des Unternehmens ist verpflichtet, einen Rechtsakt von lokaler Bedeutung zu formulieren, der das Verfahren zur Festlegung der Speicherung personenbezogener Daten berücksichtigt. Es kann in verschiedenen Formen präsentiert werden. Dies kann beispielsweise die Verordnung über personenbezogene Daten sein.
Also werden wir eine der Nuancen genauer besprechen. Persönliche Daten: Was gilt für sie? Informationen in persönlichen Dateien enthalten. Es geht um Folgendes:
- Angaben zum Reisepass (Geburtsort und -jahr usw.);
- Kopie des Abschlusszeugnisses;
- Kopie von Dokumenten, die das Vorhandensein besonderer Fähigkeiten und Kenntnisse bestätigen;
- Kopie der Unterlagen der gesetzlichen Rentenversicherung;
- andere Dokumente.
Zusammenfassend gesagt, was bedeutet das Konzept der personenbezogenen Daten? Was gilt für sie? Hierbei handelt es sich um persönliche Informationen über den Mitarbeiter, die der Arbeitgeber benötigt, um das Potenzial und die Fähigkeiten des Mitarbeiters optimal nutzen zu können. Letzterer muss natürlich seine Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten geben. Wenn alle Formalitäten eingehalten werden, bleiben die Informationen so sicher wie möglich.
Offenlegungspflicht
Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass das Bundesgesetz "Über den Schutz personenbezogener Daten" nur die administrative Verantwortung des Unternehmens für die Offenlegung personenbezogener Daten eines Mitarbeiters vorsieht. Dies bedeutet, dass eine Organisation, die den Mitarbeitern keinen absoluten Schutz ihrer persönlichen Daten garantieren kann, nur eine Geldstrafe verhängt. Darüber hinaus ist die Höhe der Geldstrafe für die unsachgemäße Speicherung personenbezogener Daten absolut lächerlich. Im Allgemeinen reichen sie von fünf bis zehntausend Rubel. Dies ist natürlich nur bei Einmalzahlungen der Fall. In der Regel gibt es in Unternehmen, in denen solche Probleme bestehen, mehrere Verstöße, was bedeutet, dass sich die Höhe der Geldbuße erheblich erhöht.
Bargeldkosten sind jedoch keineswegs die wichtigste Folge der Tatsache, dass die Verwendung personenbezogener Daten auf falsche Weise erfolgt. Dies wirkt sich stark auf die Reputation des Unternehmens aus. Schließlich erwarten Mitarbeiter, wenn sie der Verarbeitung personenbezogener Daten zustimmen, dass ihre Sicherheit gewährleistet ist. Wenn sich etwas anderes herausstellt, lehnen solche Mitarbeiter den Umgang mit einem solchen Unternehmen ab.Das Unternehmen verliert die Fähigkeit, Fachkräfte einzustellen.
Wie Roskomnadzor den Schutz personenbezogener Daten überprüft
In diesem Fall interessieren wir uns für das Bundesgesetz zum Schutz personenbezogener Daten. Er ist die gesetzgeberische Grundlage für die Umsetzung dieser Funktion.
Normalerweise überprüft Roskomnadzor drei Hauptbereiche der betrachteten Kugel:
- Medien.
- Kommunikation
- Schutz personenbezogener Daten.
Die Verordnung über personenbezogene Daten empfiehlt, dass Roskomnadzor solche Überprüfungen mindestens dreimal im Jahr durchführt. Diese Regel gilt für geplante Inspektionen. Außerplanmäßig werden nach Bedarf produziert. Was könnte der Grund dafür sein? Zum Beispiel, wenn ein geplantes Audit schon lange durchgeführt wurde. Oder wenn Sie sicherstellen müssen, dass frühere Kommentare berücksichtigt und notwendige Änderungen vorgenommen wurden.
Regeln für die Speicherung personenbezogener Daten
Jedes Unternehmen muss spezielle Regeln für die Speicherung und Verwendung der personenbezogenen Daten von Mitarbeitern entwickelt haben. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie genau das beschriebene Dokument ausgeführt werden kann. Dies kann entweder eine separate Bestimmung oder ein Abschnitt sein, der in den lokalen internen Regeln enthalten ist. Jeder Mitarbeiter hat das Recht, an der Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten mitzuwirken. Deshalb müssen alle Mitarbeiter mit dem beschriebenen Dokument sorgfältig vertraut sein.
Es ist erforderlich, eine Liste der persönlichen Daten und eine Liste der Mitarbeiter zusammenzustellen sowie eine Dokumentvorlage zu erstellen. Es muss von jedem unterschrieben werden, der im Unternehmen arbeitet.
Physischer Speicher
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten zu speichern. Einige sind nicht bereit, auf elektronische Archive umzusteigen, was bedeutet, dass sie es vorziehen, Geschäfte auf herkömmliche Weise (dh auf Papier) zu tätigen. Das Wesentliche der Methode ist, alle Daten über Mitarbeiter, seine persönlichen Dokumente und Kopien in einem wörtlichen Ordner zu speichern, der als persönliche Datei bezeichnet wird.
Was sind die Vorteile dieser Art der persönlichen Aufzeichnung? Unter ihnen sind die folgenden:
- Alle Informationen sind leicht zu finden, da sie sich an einem Ort befinden.
- Daten können leicht systematisiert werden;
- Die Suche nach Informationen dauert so kurz wie möglich.
Dieses Verfahren hat jedoch einige Nachteile. Zum Beispiel das Folgende:
- die Verfügbarkeit zusätzlicher Ressourcen für die Aufbewahrung, z. B. spezieller Räume, Geräte, Safes usw.;
- die Komplexität des Prozesses;
- Besondere Kenntnisse für die Papierdokumentation erforderlich.
Manchmal ziehen es die Personalabteilungen vor, Informationen zu einem Mitarbeiter separat (in verschiedenen thematischen Ordnern) zu speichern. So werden alle Arbeitsverträge, Fragebögen und sonstigen Unterlagen für alle Mitarbeiter getrennt gespeichert. Sie sind für eine bequemere Suche nummeriert. Diese Methode ist weniger arbeitsintensiv als die oben beschriebene und erfordert keine besonderen Fähigkeiten von einem Mitarbeiter der Personalabteilung.
Trotzdem ist er nicht ohne Mängel. Unter ihnen sind die folgenden:
- Es ist viel Zeit erforderlich, um die erforderlichen Daten zu einem bestimmten Mitarbeiter zu finden.
- Das Risiko des Verlusts vertraulicher Informationen ist erheblich erhöht.
Elektronischer Speicher
In diesem Fall bevorzugen die Personalabteilungen die Verwendung elektronischer Datenbanken und verschiedener Informationssysteme. Dies gewährleistet häufig die Sicherheit personenbezogener Daten.
Was sind die Vorteile dieser Art der Informationsspeicherung? Die wichtigsten sind nachstehend aufgeführt:
- Es ist kein großes Archiv erforderlich.
- signifikante Platzersparnis;
- Es gibt keine Beschränkungen für die Haltbarkeit.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bequem und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch.
- unbefugter Zugriff auf Daten ist praktisch ausgeschlossen;
- Es werden keine zusätzlichen Ressourcen benötigt.
Es gibt natürlich einige Minuspunkte. Zum Beispiel das Folgende:
- die Notwendigkeit, die gesamte Datenbank zu sichern;
- brauchen einen Spezialisten, der das Informationssystem verwaltet;
- Aufwendungen für speziell entwickelte Geräte und Software sind erforderlich;
- Ein Mitarbeiter, der personenbezogene Daten verarbeitet, muss äußerst kompetent sein.
Welche Methoden werden verwendet, um die persönlichen Daten von Mitarbeitern effektiv zu schützen?
- Machen Sie die Räumlichkeiten, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, für andere Mitarbeiter völlig verschlossen.
- Mitarbeiter müssen eine spezielle Erlaubnis einholen, um Informationen zu erhalten.
- Die Datenspeicherung sollte klar organisiert sein.
In der Regel kombinieren die Arbeitgeber beide Methoden, da sie sowohl Nachteile als auch Vorteile aufweisen. Es spielt keine Rolle, welche Methode zur Speicherung von Informationen verwendet wird. Der Arbeitgeber muss auf die eine oder andere Weise die Zustimmung des Arbeitnehmers einholen, um seine persönlichen Informationen zu verarbeiten.
Fazit
Personenbezogene Daten - vertrauliche Informationen, die vom Arbeitgeber gesammelt werden können, um die Identität des Arbeitnehmers zu ermitteln und den Qualifikationsgrad des Arbeitnehmers und sein berufliches Potenzial zu bestimmen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, persönliche Informationen zu speichern und zu verarbeiten (sie können auf Papier oder auf elektronischen Medien aufgezeichnet werden, abhängig von den Vorlieben der Personalabteilung und den Fähigkeiten des Unternehmens). Der Schutz personenbezogener Daten sollte für die zuständige Abteilung oberste Priorität haben, da dies das Recht des Arbeitnehmers ist, das ihm durch die Verfassung der Russischen Föderation garantiert wird. Es ist wichtig, Ihre Rechte gut zu kennen, um sich in einer kontroversen Situation schützen zu können.