Die Frachtbriefe werden in der primären Buchhaltungsdokumentation vorgelegt, die von jedem Unternehmer oder Unternehmensleiter zusammengestellt werden muss, wenn sich die Aktivitäten des Unternehmens auf die Verwendung von Autos beziehen. Wenn das Unternehmen der Eigentümer des Fahrzeugs ist, bestätigen die Frachtbriefe die Möglichkeit, das Fahrzeug bei der Geschäftsabwicklung zu verwenden. Wenn das Auto dem Mitarbeiter gehört, können Sie auf den Blättern die optimale Entschädigung für die Verwendung des Autos für offizielle Zwecke ermitteln. Das Ausfüllen des Frachtbriefs ist ein wichtiger Vorgang, da während des Vorgangs keine schwerwiegenden Fehler gemacht werden können. Der Prozess wird von Firmenbeamten durchgeführt.
Konzept und Bedarf an Frachtbriefen
Sie sind die primären Dokumente, die die Verwendung der Maschine für das Unternehmen bestätigen. Sie enthalten wichtige Informationen zum direkten Fahrzeug, Fahrer und Unternehmen. Diese Dokumente können von der Arbeitsaufsichtsbehörde, den Steueraufsichtsbehörden oder der Verkehrspolizei überprüft werden, so dass die Beamten des Unternehmens die Regeln zum Ausfüllen der Reiseunterlagen berücksichtigen müssen. Sie helfen, verschiedene Verstöße und Fehler zu vermeiden.
Wenn die Inspektoren ungenaue Informationen und Fehler feststellen, wird dies zur Grundlage für die Verhängung großer Geldbußen.
Warum benutzt?
Das Ausfüllen des Frachtbriefs wird von jeder Organisation durchgeführt, was auf die eine oder andere Weise mit der Notwendigkeit verbunden ist, Fahrzeuge zu benutzen. Mit diesem Dokument können Sie mehrere Ziele gleichzeitig erreichen, darunter:
- Die Bewegung des Wagens wird während des Arbeitstages überwacht.
- Auf der Grundlage dieses Dokuments wird das Gehalt des Fahrers berechnet.
- fester Geldbetrag für Kraftstoff und Schmiermittel;
- Die Abschreibung wird für die genutzte Immobilie korrekt berechnet.
- Gesamtkosten für das Auto werden berücksichtigt.
Darüber hinaus benötigt der Fahrer den Frachtbrief zur Vorlage beim Verkehrspolizisten, da er die Rechtmäßigkeit der Beförderung von Gütern oder Passagieren bestätigt. Er ist ein Beweis dafür, dass sich das Fahrzeug in einem optimalen Zustand befindet und dass ein bestimmter Bürger der offizielle Fahrer ist. Wenn während der Überprüfung Fehler im Dokument gefunden werden oder das Fehlen eines Frachtbriefs überhaupt aufgedeckt wird, haftet der Fahrer auf der Grundlage von Art. 12.13 Verwaltungscode.
Dokumentfunktionen
Das Ausfüllen des Frachtbriefs wird als relativ einfacher Vorgang angesehen. Jedes Unternehmen entscheidet unabhängig, ob ein einzelnes Formular verwendet wird oder ob ein eindeutiges Formular für dieses Dokument entwickelt wird, das in der internen Dokumentation der Organisation verankert ist.
Wenn sich das Unternehmen auf den Transport von Personen oder Gütern spezialisiert hat, sollte die Fahrzeugabrechnung nur auf einem speziell genehmigten Bogen durchgeführt werden. Wer sollte den Fahrern Anweisungen geben? Der Prozess wird ausschließlich vom Arbeitgeber durchgeführt, der dieses Dokument erstellt und ausfüllt. In der Regel erteilt der Geschäftsführer des Unternehmens einen Auftrag, mit dem er den Verantwortlichen bestellt. Es ist dieser Mitarbeiter des Unternehmens, der an der Erstellung, dem Ausfüllen und der Weitergabe von Flugblättern an die Fahrer beteiligt ist.
Das Ausfüllen eines Dokuments umfasst folgende Funktionen:
- Ein Blatt wird ausschließlich bei der geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs ausgestellt.
- Es spielt keine Rolle, aus welchem Grund der Eigentümer des Unternehmens ein bestimmtes Fahrzeug verwendet, sodass das Auto auf der Grundlage des Eigentums des Unternehmens oder eines Leasingverhältnisses im Besitz des Unternehmens sein kann.
- Die maximale Gültigkeitsdauer eines Dokuments beträgt 30 Tage.
- es ist erlaubt, es für einen Tag oder sogar für eine Reise aufzuschreiben.
Nach den neuen Regeln von 2018 kann die Gültigkeit des Blattes verlängert werden.
Dokumenttypen
Die Regeln zum Ausfüllen der Frachtbriefe können je nach Art des Dokuments leicht variieren. Jeder Fahrzeugtyp verwendet einen eigenen Prospekttyp. Daher gibt es Frachtbriefe für folgende Fahrzeuge:
- Lastwagen
- Autos;
- Sondertransport;
- Taxi, das ein Auto oder ein Lastwagen sein kann;
- Busse, die für den öffentlichen Personenverkehr oder andere Zwecke bestimmt sein können.
Für jedes Fahrzeug wird das entsprechende Formular verwendet. Wenn die Organisation unabhängig an der Entwicklung der Dokumentation beteiligt ist, wird das ausgewählte Formular in einem speziellen Journal festgehalten.
Die Nuancen der Füllung
Das Verfahren zum Ausfüllen des Frachtbriefs wird in jedem Unternehmen individuell festgelegt. In den meisten Fällen werden hierfür die folgenden Regeln und Funktionen verwendet:
- Ein Disponent wird im Auftrag des Leiters des Unternehmens ernannt, der für jedes Fahrzeug, das von den Mitarbeitern bei der Erfüllung ihrer Arbeitspflichten benutzt wird, einen Fahrausweis ausstellt.
- Wenn das Unternehmen klein ist, wird die Dokumentation häufig vom direkten Fahrer des Fahrzeugs ausgefüllt, sie gibt jedoch nur in einem Teil des Formulars Informationen ein, die sich auf die Laufleistung des Fahrzeugs beziehen und für die Kilometerzähler berücksichtigt werden.
- Es ist zulässig, Informationen einzugeben, um ein spezielles Programm zu verwenden, mit dem die zusätzlichen Teile des Dokuments ausgeblendet werden.
- Vor dem Versenden des Fahrzeugs auf einen Flug muss der zuständige Mitarbeiter des Unternehmens sicherstellen, dass sich das Fahrzeug in einem optimalen Zustand befindet.
- vor dem flug müssen sich selbst die fahrer einer ärztlichen untersuchung unterziehen, die bestätigt, dass die bürger fahren können.
Nach dem Flug wird das Blatt an den Disponenten zurücküberwiesen. Sobald das Dokument abgelaufen ist, wird es für 5 Jahre zur Aufbewahrung in das Unternehmensarchiv übertragen. Für Fehler und Verantwortungsverletzungen sind die Verantwortlichen der Organisation verantwortlich.
Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Fahrzeugfrachtbriefs finden Sie unten.
Welche Informationen sind enthalten?
Das Ausfüllen des Frachtbriefs eines PKW oder LKW sollte von einem autorisierten Mitarbeiter des Unternehmens durchgeführt werden. Er muss zuerst die Regeln dieses Prozesses verstehen. Obligatorische Angaben beim Ausfüllen des Frachtbriefes sind mit folgenden Angaben versehen:
- Name des Dokuments;
- seine Nummer;
- Gültigkeit;
- Informationen über den Besitzer des Autos;
- Typ und Fabrikat der Maschine;
- Kfz-Kennzeichen;
- Kilometerzähleranzeigen, und sie werden entfernt, wenn das Auto das Unternehmen verlässt, sowie wenn das Fahrzeug in die Garage geschickt wird;
- genaue Abfahrts- und Ankunftszeit;
- Informationen über den verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens, der das Auto in Betrieb nimmt und einen Frachtbrief erstellt;
- Fahrerinformation;
- Uhrzeit und Datum des Bestehens der ärztlichen Untersuchung des Fahrers;
- Informationen über den die Untersuchung durchführenden Arzt;
- Datum und Uhrzeit der technischen Inspektion des Fahrzeugs sind vermerkt, und der Vorgang kann direkt in der Organisation durchgeführt werden, sofern die erforderliche Ausrüstung und die entsprechenden Fachkräfte vorhanden sind.
- Informationen zu den Mechanikern, die die Inspektion durchgeführt haben.
Es ist erlaubt, andere Informationen in das Dokument einzugeben. Dies ist möglich, wenn die Organisation einen eigenen Frachtbrief verwendet.
Welche Informationen sind optional?
Das Verfahren zum Ausfüllen des Frachtbriefs kann von Unternehmen zu Unternehmen leicht variieren. Folgende Punkte werden berücksichtigt:
- Es erfordert nicht die Anwesenheit auf dem Druckbogen des Unternehmens mit den Details;
- Besonderes Augenmerk sollte auf die Untersuchung des technischen Zustands des Fahrzeugs gelegt werden.
- Die einzige Form dieses Dokuments wurde gesetzlich abgeschafft.
- Es ist nicht erforderlich, die Route im Text anzugeben, da nur die vom Kilometerzähler angezeigten Daten erforderlich sind.
In der Praxis glauben die Verkehrspolizei oder Angestellte anderer Kontrollstellen oft, dass der Mangel an Informationen über die Route eine schwerwiegende Verletzung darstellt, weshalb Fahrer und Eigentümer von Unternehmen zur Rechenschaft gezogen werden. In diesem Fall müssen Sie vor Gericht gehen, um hohe Bußgelder anzufechten. Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden, wird empfohlen, den Endpunkt der Route direkt im Text des Dokuments anzugeben.
Die Nuancen der Verwendung des Dokuments
Das Ausfüllen des Frachtbriefs eines Lastwagens oder eines anderen Transportmittels ist ein obligatorischer Vorgang für jedes Unternehmen, das verschiedene Maschinen für die Arbeitstätigkeit einsetzt. Die Verwendung dieses Dokuments weist die folgenden Funktionen auf:
- Das Formular 4-C gilt, wenn für die Berechnung des Fahrerlohns Stücklohnkennzeichen verwendet werden.
- Wenn zeitabhängige Löhne verwendet werden, wird ein Frachtbrief in Formblatt 4-P erstellt.
- Zusätzlich zu diesem Dokument müssen die Fahrer über Begleitdokumente verfügen, die auf dem Frachtbrief für die transportierten Güter aufgeführt sind.
- Ein Dokument wird ausschließlich von einer verantwortlichen Person erstellt, die an einer bestimmten Schicht arbeitet.
- Das Dokument muss von einem Mechaniker, der den technischen Zustand der Maschine überprüft, einem medizinischen Mitarbeiter, der eine ärztliche Untersuchung durchführt, einem Disponenten, der das Auto auf einen Flug schickt, sowie dem direkten Fahrer gekennzeichnet werden.
Jeder Frachtbrief sollte in jedem Unternehmen in der optimalen Menge verfügbar sein.
Aufbewahrungsfrist für Dokumente
Unternehmen müssen ihre Reisedokumente mindestens 5 Jahre lang aufbewahren, was in der Verordnung des Verkehrsministeriums Nr. 152 und dem Bundesgesetz Nr. 402 vorgeschrieben ist.
Wenn beim Ausfüllen des Frachtbriefs schwerwiegende Fehler oder Verstöße gemacht werden, wird das Dokument ungültig und kann daher für keinen Zweck verwendet werden. Die Verantwortung für solche Fehler liegt bei den Beamten, die die Unterlagen ausfüllen, sowie dem direkten Manager des Unternehmens.
Wie kann ich mein eigenes Formular entwickeln?
Nicht alle Unternehmen ziehen es vor, einheitliche Formulare zu verwenden, daher ziehen sie es vor, eigene Formulare für das Dokument zu entwickeln. Hierfür ist es erlaubt, eine beliebige Struktur zu verwenden sowie verschiedene Punkte in das Dokument aufzunehmen.
Bei der Erstellung eines neuen Formulars wird jedoch berücksichtigt, dass verbindliche Angaben im Text enthalten sein sollten. Ohne sie wird der Frachtbrief leicht als ungültig erkannt, daher ist es nicht möglich, ihn für irgendeinen Zweck zu verwenden.
Nach dem Ausarbeiten des Formulars muss das Muster an die Zulassungsstelle des Föderalen Steuerdienstes weitergeleitet werden. In diesem Fall können künftig Probleme bei der Zuordnung der Frachtbriefkosten zu den Kosten des Unternehmens vermieden werden.
Verantwortung für das Fehlen eines Dokuments
Wenn der Fahrer die Straße ohne die erforderlichen Dokumente einschließlich des Frachtbriefs entlangfährt, liegt ein schwerwiegender Verstoß vor. Er wird von der Verkehrspolizei in die Verwaltungsverantwortung gebracht, weshalb er eine Geldstrafe von 500 Rubel zahlen muss.
Juristische Personen mit solchen Verstößen zahlen eine Geldstrafe in Höhe von 100 Tausend Rubel. Die gleichen Strafen gelten für Unternehmen, die Personen oder Waren mit elektrischen Verkehrsmitteln befördern.
Andere Eigenschaften
Beim Ausfüllen des Frachtbriefs eines Busses oder eines anderen Transportmittels werden andere Nuancen berücksichtigt:
- Es ist nicht erforderlich, einen Frachtbrief zu erstellen, wenn ein Mietwagen verwendet wird, aber mit seiner Hilfe ist es möglich, die Kosten für Kraftstoff und Schmierstoffe in den Ausgaben des Unternehmens zu berücksichtigen.
- Eine Packungsbeilage ist für eine Reise ausgestellt, die Gültigkeitsdauer kann jedoch zwischen 1 und 30 Tagen liegen.
- Es ist nicht gestattet, die Dokumentation teilweise auszufüllen, da sonst ein solches Dokument für ungültig erklärt wird.
Die verantwortliche Person, die zum Disponenten ernannt wurde, muss zuerst spezielle Kurse bestehen, die es ihm ermöglichen, die Regeln für die Erstellung der Basisdokumentation zu verstehen, die jeder Fahrer des Unternehmens haben muss. Zusätzlich muss der Fahrer vor dem Flug eine ärztliche Bescheinigung vorlegen.
Fazit
Frachtbriefe sind wichtige Dokumente in jedem Unternehmen, das sich auf den Transport von Gütern oder Personen spezialisiert hat. Sie werden von speziellen Mitarbeitern des Unternehmens zusammengestellt, die auf Anordnung der Unternehmensleitung für die Stelle bestellt wurden.
Jedes Unternehmen kann eine eigene Form der Dokumentation entwickeln, auf dem Formular müssen jedoch einige verbindliche Angaben enthalten sein. Werden Fehler oder Verstöße festgestellt, so gilt das Blatt als ungültig oder nichtig.