Abnahmekontrolle in einer Apotheke: Belege

Die Apotheke ist durch ein spezialisiertes Handelsinstitut vertreten, das Arzneimittel und Geräte zur Behandlung und Vorbeugung verschiedener Krankheiten vertreibt. Nur Unternehmen mit einer Lizenz zum Verkauf von Spezialarzneimitteln können an dieser Aktivität teilnehmen. Bei Erhalt von Medikamentenchargen muss eine Abnahmekontrolle in der Apotheke durchgeführt werden. Das Verfahren wird von einer Sonderkommission durchgeführt und wird auch von der Eingabe der identifizierten Informationen in ein spezielles Buchungsjournal begleitet.

Organisation der Kontrolle

Die Abnahmekontrolle in einer Apotheke sollte vom Inhaber dieser Handelsorganisation kompetent organisiert werden. Das Überprüfungsverfahren wird für verschiedene Parameter durchgeführt:

• Sortiment von Medikamenten und Spezialgeräten;
• die Anzahl der akzeptierten Einheiten;
• Qualität von Tabletten und Sirupen;
• die Bedingungen, unter denen die Lagerung des Wareneingangs erfolgt;
• die Sicherheit von Behältern, in denen der Transport von Arzneimitteln durchgeführt wurde.

Die Kontrolle unterscheidet sich erheblich von der direkten Warenannahme.

Zweck von

Der Hauptzweck der Akzeptanzkontrolle in einer Apotheke ist der Nachweis verschiedener gefälschter oder minderwertiger Arzneimittel. Mit diesem Verfahren werden Fälschungen erkannt.

Der Prozess wird von einem speziellen Annahmeausschuss durchgeführt, der auf der Grundlage der Anordnung des Leiters der Apotheke gebildet wird. Zu seiner Struktur gehören in der Regel Mitarbeiter dieser Institution, aber Sie können auch Spezialisten von Drittanbietern dafür gewinnen.

Was wird ausgewertet?

Informationen zu allen untersuchten Arzneimitteln und Geräten werden in das Akzeptanzkontrollregister der Apotheke eingetragen. Darüber hinaus wird berücksichtigt, durch welche Parameter diese oder jene Mittel ausgewertet wurden. Dabei werden folgende Eigenschaften der Ware berücksichtigt:

• das Aussehen der Medizin;
• Farbe, die einheitlich und einheitlich sein sollte;
• der Geruch, der der Zusammensetzung eines bestimmten Arzneimittels entspricht;
• Übereinstimmung des Arzneimittels mit den in der Gebrauchsanweisung enthaltenen Informationen;
• das Vorhandensein verschiedener Belege;
• die Richtigkeit der Abfüllung und die Richtigkeit der Unterlagen, die der Apotheke zusammen mit der gelieferten Ware übermittelt werden.

Entspricht ein Arzneimittel nicht einmal einem Kriterium den Anforderungen, erstellt die Kommission einen Sonderbericht, auf dessen Grundlage Ansprüche an den Lieferanten geltend gemacht werden. Dieses Dokument enthält alle Mängel und Probleme, die während des Steuerungsprozesses festgestellt wurden.

Wann findet es statt?

Für alle Waren, die in die Apotheke gelangen, ist eine Abnahmekontrolle erforderlich. Wenn verschiedene biologische Zusatzstoffe oder Babynahrung sowie Lebensmittel für medizinische Zwecke in der Organisation verkauft werden, wird der Prozess während der Annahme dieser Waren durchgeführt. Dies liegt daran, dass die Ware als Lebensmittel angesehen wird, sie daher ausschließlich nach äußeren Parametern und Verpackung bewertet wird und auch der Inhalt der Begleitdokumentation berücksichtigt wird.

Bei direkten Arzneimitteln ist eine regelmäßige Überwachung dieser Kontrolle durch die eingesetzte Kommission erforderlich. Durch diesen Prozess werden oft gefälschte oder gefälschte Medikamente entdeckt. Alle diese Medikamente werden aus dem Sortiment genommen. Danach beginnt der Prozess der Beilegung von Meinungsverschiedenheiten mit dem Lieferanten.

Wie sind die Bedingungen?

Um eine Abnahmekontrolle durchführen zu können, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

• Arzneimittel müssen von einem amtlichen Lieferanten geliefert werden, mit dem ein Vertrag über die Lieferung von Waren geschlossen wurde.
• Der Leiter der Apotheke wird mit Sicherheit eine Anordnung erlassen, auf deren Grundlage die Inspektionskommission einberufen und die für die Kontrolle verantwortliche Person ernannt wird.
• Vor der Auslieferung muss der Lieferant bei der Lagerung und dem Transport von Waren bestimmte Bedingungen einhalten. Dies gilt insbesondere für thermolabile Arzneimittel.
• Es ist darauf zu achten, dass die Verpackung nicht beschädigt wird.
• Die Apotheke sollte über Unterlagen verfügen, die Angaben zum Versanddatum der Waren, den Namen des Arzneimittels, seine Serien und Chargen, die Menge und andere Parameter enthalten.
• Mitarbeiter der Organisation müssen über Belege und Konformitätsbescheinigungen verfügen.

Der Lieferant muss dem Vertrag eine Kopie der Lizenz beifügen, die es ihm ermöglicht, verschiedene Arzneimittel herzustellen und zu verkaufen. Diese Erlaubnis muss während der gesamten Dauer der Zusammenarbeit gültig sein. Am Ende des Prozesses wird das Journal der Akzeptanzkontrolle in der Apotheke mit Sicherheit korrekt ausgefüllt.

Regeln zur Ernennung einer Kommission

Für die Abnahmekontrolle in der Apotheke muss eine Sonderkommission gebildet werden. Der Auftrag, auf dessen Grundlage die Mitarbeiter der Einrichtung zu Mitgliedern der Kommission ernannt werden, wird vom direkten Direktor dieser Organisation erteilt. In diesem Dokument wird angegeben, wer in die Provision einbezogen ist, welche Rechte und Pflichten im neuen Gremium bestehen und zu welchen Zwecken es erstellt wird.

Kommissionsmitglieder sollten die Kontrolle nur mit Vollmitgliedschaft ausüben. Dies führt dazu, dass einige Mitarbeiter der Organisation gezwungen sind, an ihrem Arbeitstag gegen eine zusätzliche Gebühr zur Arbeit zu gehen. Oft handelt der Leiter der Apotheke als verantwortliche Person.

Warenannahmeverfahren

Vor der Abnahme durch die Mitarbeiter wird die Ware vom Lieferanten abgenommen. Der Prozess wird in der folgenden Abfolge von Aktionen ausgeführt:

• Die Ware wird vom Lieferanten zunächst auf der Grundlage der in den Rechnungen enthaltenen Informationen angenommen.
• Die eingegangenen Medikamente werden mit der Anzahl der auf der Rechnung verfügbaren Artikel verglichen, für die ein Spediteur, der mit der Lieferung von Waren befasst ist, in den Prozess involviert ist.
• Der Apothekenverkäufer muss sicherstellen, dass er alle erforderlichen Belege erhält, die in Form von Rechnung, Frachtbrief, Lieferantenlizenz, Konformitätsbescheinigung und anderen Unterlagen vorgelegt werden, die die Qualität der gelieferten Arzneimittel bestätigen.
• Alle vom Lieferanten erhaltenen Dokumente müssen durch die Unterschrift der verantwortlichen Person und das Siegel des Herstellers beglaubigt sein, das vom Apothekenmitarbeiter überprüft werden muss.
• die Verpackung wird von einem Fachmann geöffnet, der nicht beschädigt werden darf;
• Waren werden auf der Grundlage ihres Namens ausgelegt;
• Die Anzahl der Arzneimittel wird anhand der Angaben auf der Rechnung überprüft.
• der Verkäufer muss die optimale Dosierung, Serie und Verpackung des Arzneimittels sicherstellen;
• Wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden, werden diese Arzneimittel vom Rest der Waren getrennt.
• Haltbarkeit und Produktkennzeichnung werden überprüft.

Die Abnahme muss ordnungsgemäß durchgeführt werden, wofür ein Sondergesetz erstellt wird, das Angaben zum Datum der Abnahme der Waren sowie zur Anzahl der erhaltenen Arzneimittel enthält. Am Ende werden die Unterschrift der verantwortlichen Person und das Siegel der Organisation angebracht. Wenn es Unstimmigkeiten oder Mängel gibt, dann werden sie auf jeden Fall im Gesetz angegeben.

Wenn die Apothekenmitarbeiter aus verschiedenen Gründen gegen die Regeln und Bedingungen für die Annahme von Waren verstoßen, kann die Organisation die Lizenz für ihre Aktivitäten verlieren.

Abnahmeprüfung

Es wird durchgeführt, nachdem das Arzneimittel in der Apotheke angekommen ist.Das Verfahren endet mit der Eintragung von Informationen in das Register der Abnahmekontrolle in der Apotheke. Aus diesem Grund muss dieses Dokument bei jeder Institution verfügbar sein. Der Prozess der Abnahmekontrolle gliedert sich in folgende Phasen:

• hochwirksame Arzneimittel und giftige Substanzen werden unverzüglich an speziellen Orten gelagert, die vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind.
• überprüfte das Vorhandensein von thermischen Behältern für thermolabile Zubereitungen;
• Arzneimittel mit einem Verfallsdatum werden nicht eingenommen.
• Waren, die die Anforderungen für die Anzahl der Belege und die Qualität nicht erfüllen, werden an den Lieferanten zurückgesandt.
• prüfte das Aussehen und andere Parameter der Ware;
• Begleitdokumentation wird untersucht;
• Informationen aus Dokumenten werden mit tatsächlichen Daten verglichen;
• Die Lizenz des Lieferanten wird geprüft.
• Jedes Arzneimittel wird im Arzneimittelregister auf Vorhandensein überprüft.
• Bestehen Zweifel an der Echtheit des Arzneimittels, hat es beispielsweise eine andere Streichfarbe oder eine heterogene Färbung, so wird eine Untersuchung in einem Speziallabor durchgeführt;
• Wenn das Arzneimittel keine Anforderungen erfüllt, wird es nicht zum Verkauf angenommen und daher in einer separaten Schachtel aufbewahrt.
• Es ist darauf zu achten, dass der Behälter, in dem das Produkt geliefert wurde, nicht beschädigt ist und es auch eine Anweisung in russischer Sprache gibt.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Journal zur Registrierung von Apotheken mit den Ergebnissen der Akzeptanzkontrolle haben. Es gibt das Datum des Eingriffs sowie die erzielten Ergebnisse an.

Regeln zum Ausfüllen eines Dokuments

Die Form des Registers der Akzeptanzkontrolle in einer Apotheke kann von Organisation zu Organisation leicht variieren. Die folgenden Informationen müssen jedoch in diesem Dokument enthalten sein:

• Datum der Abnahmeprüfung;
• festgestellte Inkonsistenzen und Probleme;
• die Hauptfaktoren, für die Drogen die zahlreichen gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen;
• die Regeln, nach denen Drogen verkauft werden;
• Maßnahmen des Apothekenmanagements.

Das Journal der Akzeptanzkontrolle in einer Apotheke wird in freier Form ausgestellt. Es muss eine separate Zeile für Waren von zweifelhafter Qualität hervorgehoben werden. Sie erstellen einen Sonderakt, der alle festgestellten Abweichungen auflistet.

Ein Beispiel für ein Annahmeregister für Apotheken finden Sie weiter unten.

Was ist als nächstes zu tun?

Sobald die Kontrolle erfolgt ist, senden die Mitglieder der Kommission alle identifizierten minderwertigen und zweifelhaften Waren in die Quarantäne. Ihre Durchführung oder Anordnung in den Regalen der Einrichtung ist nicht gestattet. Folgende Faktoren werden berücksichtigt:

• Wenn es keine wichtigen Unterlagen für die Medikamente gibt, sind die Medikamente nach Erhalt der erforderlichen Papiere vom Lieferanten vor dem Verkauf zugelassen.
• Werden minderwertige Waren entdeckt, wird deren Verkauf ausgesetzt, woraufhin die entsprechenden Informationen an die Abteilung von Roszdravnadzor weitergeleitet werden.
• Die Mitarbeiter dieser Regierungsbehörde überprüfen in regelmäßigen Abständen das Tagebuch, um sicherzustellen, dass die Geschäftsführung der Apotheke den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.

Obwohl es kein genehmigtes Journalformular gibt, wird empfohlen, das Musterprüfjournal in der Apotheke zu verwenden, damit alle erforderlichen Zeilen in diesem Dokument enthalten sind.

Fazit

Die Abnahmekontrolle in der Apotheke muss nach Abnahme der Ware erfolgen. Der Prozess wird von einer speziellen Kommission durchgeführt, die für diese Zwecke ernannt wurde. Die Kontrolle besteht in einer gründlichen Untersuchung der direkten Medikamente und der dazugehörigen Dokumentation.

Wenn Unstimmigkeiten oder Probleme festgestellt werden, werden diese mit Sicherheit in einem speziellen Journal festgehalten, das in freier Form aufbewahrt wird.