Die Registrierung von Organisationsdokumenten ist ein wichtiger Teil der mühsamen Papierarbeit. Das Hauptziel dieses Prozesses ist es, Dokumente rechtskräftig zu machen. Dank dessen werden sie auch berücksichtigt, überwacht und schnell gesucht, wenn ein dringender Bedarf besteht. Das Abrufen der erforderlichen Informationen zu Dokumenten, unabhängig von der Phase der Bearbeitung, ist in kurzer Zeit problemlos möglich, wenn alle festgelegten Regeln für die Weitergabe von Dokumenten eingehalten werden.
Das Konzept
Die Registrierung von Dokumenten einer Organisation ist eine Fixierung ihrer Bildung oder ihres Einkommens durch die Anwendung eines Index und die Angabe bestimmter Daten in speziellen Formen. Der Index enthält eine geordnete Zahl, die durch andere Nomenklaturindizes, Klassifikatoren und andere Komponenten ergänzt wird. Die aufeinander folgenden Teile des Index sind durch einen Schrägstrich getrennt.
Die Registrierung von Dokumenten der Organisation wird erstellt, um Zertifikate geplanter, buchhalterischer, administrativer, berichterstattender, finanzieller und anderer Art zu erhalten. Sie werden intern verwendet und auch an andere Strukturen gesendet oder stammen von diesen. Sowohl handschriftliche als auch mit modernen technischen Geräten gedruckte Papiere sind registrierungspflichtig.
Ziele
Bei der Organisation von Schreibarbeiten gehört der Hauptort zum Registrierungsprozess. Nur mit einem etablierten Betrieb, der nach dem anderen abläuft, können die Aufgaben der Betriebsführung problemlos gelöst werden. Zu diesem Zweck müssen die Sachbearbeiter in kurzer Zeit alle internen und von anderen Unternehmen erhaltenen Unterlagen vorlegen.
Bei der Registrierung von Dokumenten der Organisation in speziellen Formularen werden die wichtigsten Fakten angegeben, einschließlich des Erstellungs-, Sende- oder Empfangszeitraums. Somit wird das Dokument legal. Bis zu diesem Punkt wird es als nicht existent betrachtet. Das heißt, die Organisation ist nicht für die Aufbewahrung und den Erhalt verantwortlich.
Wert
Die Registrierung ist einer der ersten Arbeitsschritte nach der erstmaligen Bearbeitung beim Erhalt des Dokuments oder der vorletzte, wenn es an eine andere Struktur gesendet wird. Nach dieser Phase werden ausgehende Papiere in Umschlägen versiegelt und per Post oder über andere Kommunikationskanäle verschickt.
Die Registrierung gilt als eine der zeitaufwändigsten und verantwortungsvollsten Tätigkeiten im Bereich Papierkram. Wenn sich daher die Frage stellt, ob der Workflow rationalisiert werden soll, beginnen sie mit diesem Prozess.
Die Aufgaben
Die Hauptaufgaben der Registrierung umfassen:
- Buchhaltung.
- Ausführungskontrolle.
- Nachschlagewerk.
Bei der Rechnungslegung werden quantitative Informationen über das Arbeitsvolumen, die Analyse sowohl der gesamten Dokumente als auch der einzelnen Typen nach Struktur und anderen Elementen erhalten. Zukünftig wird eine Datenbank in Form einer speziellen Suchmaschine gebildet.
Die Regeln
Nur bei Bedarf wird die Organisation der Arbeit mit Dokumenten weiter genutzt. Die Registrierung von Dokumenten ist nicht erforderlich, wenn sie nur zu Informationszwecken akzeptiert werden. Jedes Unternehmen muss eine Liste von Dokumenten genehmigt haben, die nicht registriert werden sollen. Sie ist in der Regel im Anhang der Anweisungen für Sachbearbeiter enthalten, kann aber auch in Form eines eigenständigen Papiers verfasst werden. Es muss aktualisiert werden, wenn die Situation dies erfordert.
Typischerweise umfassen nicht registrierte Wertpapiere:
- Werbematerialien.
- Herzlichen glückwunsch
- Einladungen zu Seminaren und Konferenzen.
- Bücher und andere Printmedien.
- "Persönliche" Pakete per Post erhalten.
- Kopien von Regierungsdokumenten.
- Informationsschreiben.
Bei der Registrierung wird jedem Dokument eine entsprechende Nummer zugewiesen. Eingehende Papiere haben ein eigenes Nummernsystem, das auf dem Beleg abgestempelt ist.
Der Vorgang wird nur einmal durchgeführt. Dies ist eine der Hauptregeln für die Organisation der Arbeit mit Dokumenten. Die Registrierung von Dokumenten in einem großen Unternehmen erfolgt in der Büroabteilung. Wenn es sich um eine kleine Firma handelt, ist die Sekretärin mit diesem Problem befasst. In einem Unternehmen mit Unternehmensbereichen und anderen strukturellen Gruppen kann dieser Prozess dezentral durchgeführt werden. Dies gilt jedoch nur für interne Papiere. Ihre Registrierung sollte am Tag des Eingangs, der Genehmigung oder des Versands erfolgen.
Produktionsmethoden
Dokumente können auf folgende Arten abgerufen werden:
- Per Post.
- Durch Kurierdienste.
- Per Fax.
- Per E-Mail.
Verschiedene Formen der Organisation der Registrierung von Dokumenten werden in Bezug auf die folgende Korrespondenz durchgeführt:
- Posteingang.
- Ausgehend.
- Inner.
Registrierungsinformationen
Für ein eingehendes Dokument können Daten wie:
- Datum erhalten.
- Eingehende Nummer.
- Datum der Erstellung des Dokuments.
- Index
- Registrierungsnummer.
- Der Autor des Dokuments.
- Name.
- Auflösung
- Ausführungsfrist.
- Auftragnehmer.
- Der Fortschritt der Arbeit.
- Die Nummer des Falls, in dem er nach den notwendigen Manipulationen geht.
Informationen eingeben
Zunächst wird die Organisation der Registrierung von Primärdokumenten durchgeführt, die nicht vollständig ausgefüllt sind, da sie dem Leiter noch nicht vorgelegt wurden und nicht über einen entsprechenden Beschluss sowie einen festgelegten Ausführungszeitraum und Auftragnehmer verfügen. Die restlichen Daten werden nach Einweisung autorisierter Personen angezeigt. Wenn eine gute Beziehung mit dem Leiter besteht und dieser jeden Morgen die Korrespondenz durchblättert, können Sie ihm zuerst das Dokument zeigen und nach der entsprechenden Entscheidung sofort alle erforderlichen Daten eingeben.
Wenn es sich um die Organisation der Registrierung und Kontrolle der Ausführung interner Dokumente handelt, können die Daten in geeigneter Form mit der Möglichkeit späterer Änderungen und Ergänzungen angegeben werden. Das Eingangsdatum fehlt natürlich. Daher hat ein internes Dokument im Gegensatz zu einem eingehenden Dokument eine einzige Registrierungsnummer.
Jedes Unternehmen hat das Recht, die Daten des eingehenden Dokuments unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Aktivität zu ändern und zu ergänzen. Geben Sie beispielsweise häufig die Anzahl der Blätter und Anwendungen an.
Formen
Anmeldeformulare sind in Form von:
- Zeitschriften.
- Karte.
- Automatisierte elektronische Systeme.
Betrachten wir jedes Formular separat.
Zeitschriften
Ein Journalsystem ist nützlich, wenn eine Organisation mit einer kleinen Anzahl von Dokumenten zu tun hat. Wenn das Unternehmen über ein großes Workflow-Volumen verfügt, wird es nicht mehr verwendet, da es in vielerlei Hinsicht anderen fortschrittlicheren Systemen unterlegen ist.
Die Informationen werden in den Dokumentenregistrierungsjournalen der Organisation in der Reihenfolge angegeben, in der sie eingegangen sind. Dieser Prozess betrifft eine Person. Wenn also viele Dokumente eintreffen, dauert die Registrierung sehr lange. Dies verlangsamt natürlich den Workflow erheblich.
Darüber hinaus muss der Vorgang dupliziert werden, da Informationen sowohl im Büro als auch in einzelnen Struktureinheiten benötigt werden, in denen das Dokument in Zukunft ausgeführt wird. Infolgedessen sollten dieselben Wertpapiere im selben Unternehmen 3-5 Mal in separaten Journalen registriert werden.
Gleichzeitig wird es unmöglich, in kurzer Zeit Referenzinformationen zu erhalten, da die Journaleinträge in chronologischer Reihenfolge aufbewahrt werden. Um Informationen zu erhalten, müssen Sie mindestens ungefähr wissen, wann das Dokument registriert wurde.
Die Fristen können nicht kontrolliert werden, da sie alle ihre eigenen haben und nicht getrennt klassifiziert werden können.Verwenden Sie daher das Kartensystem, wenn die Steuerfunktion Priorität hat.
Karten
Das Kartenregistrierungssystem behebt die Mängel, die bei der Durchführung von Papierkram für Zeitschriften auftreten. Es erschien zu Beginn des letzten Jahrhunderts und ist in europäischen Ländern sehr verbreitet. In Russland hat es sich während der Entwicklung des einheitlichen staatlichen Aufzeichnungssystems verbreitet. Dieses System der Dokumentenregistrierung in der Organisation ist notwendig, um ein großes Wertpapiervolumen problemlos bewältigen zu können. Es hat folgende Vorteile:
- Der Registrierungsprozess kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig durchgeführt werden.
- Dokumente können in der Menge erstellt werden, die für das reibungslose Funktionieren der Organisation erforderlich ist.
- Karten können systematisiert sowie Kartendateien erstellt werden. Dadurch wird die Hilfefunktion verfügbar.
- Eine bestimmte Instanz kann übertragen werden, um die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten auszuüben.
- Die Form und die Angabe der Details werden direkt in der Organisation festgelegt und sind in den Anweisungen für den Papierkram festgelegt.
- Die ausgewählte Kartenform kann mit einem Fotokopierer verbreitet werden. Um Aufzeichnungen zu führen, muss eine Auflage von mindestens 1 Jahr vorliegen.
Eine Organisation kann so viele Kopien von Karten haben, wie benötigt werden. Normalerweise müssen Sie mindestens zwei ausfüllen. Danach wird eine Kopie in einem temporären Archiv und die andere in der Informations- und Referenzabteilung gespeichert. Das Dokument selbst wird zur Bearbeitung an den Auftragnehmer gesendet. Oft verwenden sie jedoch drei Karten, um diese auch an den Darsteller weiterzuleiten.
Ein solches System eignet sich sowohl für Dokumente zur Registrierung einer öffentlichen Organisation als auch zur Durchführung von Büroarbeiten in einer staatlichen Einrichtung. Referenzkartendateien werden zu verschiedenen Themen erstellt, beispielsweise nach Region. Dann erhöht sich ihre Anzahl automatisch. Natürlich ist dieses System arbeitsintensiv und kann nur in Organisationen effektiv aufgebaut werden, in denen der Büromanagementdienst seine Funktionen fehlerfrei ausführt. Ein moderneres System hat dazu beigetragen, dass es nicht mehr nötig ist, eine große Anzahl von Karten zu füllen. Möglich wurde dies durch die Einführung der Computertechnologie.
Automatisierte elektronische Systeme
Diese Form der Dokumentation erfolgt über Software (oder Software). Es wird auf einem PC, Server oder mehreren integrierten PCs installiert. Bei Verwendung eines automatisierten Systems werden Informationen in eine elektronische Karte eingegeben, die in der entsprechenden Datenbank gespeichert ist. Um die Sicherheit zu gewährleisten, werden die Informationen parallel in einer zusätzlichen (Backup-) Datenbank gespeichert.
Es ist diese Form, die derzeit die größte Anwendung gefunden hat, da sie gegenüber den beiden vorherigen Optionen erhebliche Vorteile hat. Dies sind insbesondere:
- Schnellsuche auf jeder Basis, zum Beispiel Datum.
- Generierung von Berichten und analytischen Informationen im automatischen Modus.
- Die Möglichkeit, sich von verschiedenen Arbeitsorten gleichzeitig anzumelden.
- Die Möglichkeit der dezentralen Verwaltung von Dokumenten in separaten Einheiten mit der Integration von Informationen in einer einzigen Datenbank.
- Andere Eigenschaften.
Ein Programm zur Registrierung von Dokumenten kann von der Organisation selbst entwickelt werden. In den allermeisten Fällen werden jedoch vorgefertigte Lösungen verwendet, die das Arbeiten mit einer großen Anzahl von Dokumenten von der Erstellung bis zur Ausführung oder dem Versand an ein anderes Unternehmen vereinfachen.
In einem automatisierten System können die vollständigsten Informationen zu allen Dokumenten gesammelt und gespeichert werden. Dadurch wird eine effektive Kontrolle implementiert und es werden Nachschlagewerke sowie gegebenenfalls eine interne Bestandsaufnahme durchgeführt.
Fazit
Gegenwärtig wird in jedem Unternehmen und jeder Institution eine große Menge von Dokumenten erzeugt. Ordnungsgemäß eingerichtete Büroarbeit, die alle gestellten Aufgaben erfüllt, steigert die Effizienz des Managements um ein Vielfaches. Personal Computer, Programme und neue Technologien haben diesen Prozess organisierter gemacht. Ein automatisiertes System beschleunigt und erleichtert insbesondere die gesamte Arbeit sowie die Erfassung und Abrechnung von Dokumenten in der Organisation.
Dieser Prozess ist während des gesamten kirchlichen Zyklus wichtig. Dank organisierter Arbeit finden Sie schnell und einfach die notwendigen Informationen und ein bestimmtes Dokument. Dies bietet wiederum eine betriebliche Lösung für Probleme.
Karten, die bis vor kurzem überall verteilt wurden, werden nach und nach durch ein automatisiertes System ersetzt, auch für die Registrierung bei einer gemeinnützigen Organisation von Dokumenten. Der gesamte Prozess wird beschleunigt ausgeführt, einschließlich einer effektiven Kontrolle über den Dokumentenfluss.