Es gibt verschiedene Aufbewahrungsfristen für Dokumente eines bestimmten Typs. Einige von ihnen beziehen sich auf solche mit unbegrenztem informativem Wert, während andere schnell genug an Relevanz verlieren. Welche Dokumente und wie lange müssen Sie aufbewahren? Wie sollen sie entsorgt werden? All dies ist in der Gesetzgebung sehr klar festgelegt.
Drei Arten von Aufbewahrungsfristen
Die Liste der Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Papierform: vorübergehend (bis zu 10 Jahre), langfristig (über 10 Jahre) und dauerhaft. Wenn es sich um Fälle von langfristiger und dauerhafter Lagerung handelt, werden sie nach ihrer Fertigstellung für einen Zeitraum von 2 Jahren in spezielle Abteilungen überführt und anschließend archiviert.
Beeinflusst das Erscheinungsbild des Mediums die Lagerzeit?
Die Art des Informationsträgers (Papier oder elektronisch) hat keinen Einfluss auf die Aufbewahrungsdauer. Was wichtig ist, sind die darin enthaltenen Informationen. Die weitere Verwendung eines Einzelfalls wird durch eine besondere Prüfung festgestellt. Es klassifiziert alle Dokumente, gibt an, ob sie im Interesse (oder gegen) der Wissenschaft, des Staates, der Gesellschaft, des Einzelnen usw. verwendet werden können.
Warum ist eine Prüfung zur Ermittlung des Wertes von Dokumenten?
Es ist unmöglich, auf dieses Verfahren im Bereich der Büroarbeit zu verzichten, sei es ein Staatsarchiv, eine Organisation oder ein Unternehmen.
Prüfungsziele - Ermittlung oder Änderung der Haltbarkeit des Dokuments; eine Auswahl der Fälle zu treffen, die der Veräußerung unterliegen, da sie keinen Wert mehr haben oder an Relevanz verlieren; Geben Sie die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten an, die keinen historischen oder wissenschaftlichen Wert, sondern einen praktischen Wert haben. Die Prüfung sollte auch feststellen, auf welche Art von Wert sich andere Unterlagen beziehen: politische, wissenschaftliche, wirtschaftliche, kulturelle, industrielle usw.
Informationen zur Besetzung, Buchhaltung, Aufbewahrung und weiteren Ernennung von Fällen finden Sie im Archivgesetz.
Das Ergebnis der Prüfung sollte eine Liste mit 12 Dokumentenabschnitten sein, die sich aus der Funktionsweise staatlicher Strukturen, Organisationen, Institutionen und anderer Unternehmen ergeben. Besonderes Augenmerk legen wir auf Buchhaltungs- und Personalangelegenheiten, unter Berücksichtigung der Bedingungen und Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten bei Unternehmen. Medizinische Dokumente leicht berühren.
Krankenakten
Medizinische Papiere sowie andere informativ wichtige Papiere haben ihre eigenen spezifischen Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Büroarbeit einer medizinischen Organisation. Diese Frist wird durch die Rechtsvorschriften der Russischen Föderation geregelt und reicht von einem Jahr bis zu 50 Jahren für verschiedene Kategorien von Dokumenten.
Buchhaltungsunterlagen
Für die von den Buchhaltungsabteilungen erstellte Dokumentation gelten gesonderte Bedingungen und Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Papierform. Nach der Verarbeitung müssen die Primärdokumentation, die Salden, die Daten der Buchhaltungsregister und die Berichte entweder in einem speziellen Raum oder in einem geschlossenen Schrank aufbewahrt werden - bis sie in das Archiv der Organisation übertragen werden. Strenge Meldeformulare sollten in Metallschränken oder Safes aufbewahrt werden. Der Hauptbuchhalter ernennt eine Person, die befugt ist, diese Angelegenheiten zu überwachen.
Wenn diese Art von Dokument verloren geht, beschädigt wird oder illegal an Dritte weitergegeben wird, muss das Management der Organisation die Strafverfolgungsbehörden über diese Tatsache informieren. Die Vernichtung oder Beschlagnahme von Unterlagen darf nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erfolgen.
Aufbewahrungsdauer der Buchungsbelege
Bestehende Standards für die Haltbarkeit der Buchhaltung:
- Primärdokumentation, Formulare - 3 Jahre;
- Bargelddokumente, Informationen in Bezug auf Finanztransaktionen - 5 Jahre;
- Zahlungs- und Abrechnungsblätter (falls kein persönliches Konto vorhanden ist) - 75 Jahre.
Es ist verboten, Fälle am Ende der Aufbewahrungsfrist ohne Überprüfung durch die Steuerbehörden zu beschlagnahmen, und eine speziell eingesetzte Kommission muss über die Vernichtung von Dokumenten bei Büroarbeiten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist entscheiden.
HR-Administration
Die Personaldokumentation hat eine große soziale Bedeutung (sie betrifft in erster Linie die Verfügbarkeit personenbezogener Daten), daher wird ihre Speicherung durch besondere Regeln bestimmt. Ein wesentlicher Teil von ihnen dient der tatsächlichen Bestätigung der Rechte der Arbeitnehmer auf soziale Sicherheit (Alter, Behinderung usw.), enthält Angaben zu ihrem Dienstalter usw. In dieser Hinsicht beziehen sich die meisten Personalunterlagen auf Personen mit langer oder dauerhafter Aufbewahrungsdauer und werden in Archiven verwendet wo die Bürger für Hintergrundinformationen kontaktieren. Sie haben auch archäografischen und biografischen Wert und dienen als Quellen für statistische Erhebungen oder historische und soziale Studien.
Die Hauptbedingung für die Speicherung von Dokumenten aus der Personalabteilung ist die Einschränkung des illegalen Zugriffs auf personenbezogene Daten von Mitarbeitern sowie die Fähigkeit, schnell die richtigen Dinge zu finden.
Bei der Organisation der Büroarbeit und der Aufbewahrung der Personaldokumente können zwei Arten der Aufbewahrung unterschieden werden: aktuelle und nachfolgende. Der erste Typ ist in zwei Untertypen unterteilt: Speicherung der Dokumentation während der Ausführung und Speicherung der ausgeführten Dokumentation.
Fälle während ihrer Ausführung befinden sich bei der Person, die sie bearbeitet, in speziellen Ordnern mit Namen (z. B. "Dringend", "Zur Unterschrift"). Hier sind auch die Telefonnummer, der Nachname und die Initialen des Auftragnehmers anzugeben. Nachdem sie in Übereinstimmung mit der Nomenklatur abgelegt und gespeichert wurden.
Bestellungen
Alle Bestellungen müssen im Original aufbewahrt werden, und ihre Kopien (für Anreize, Strafen, Einstellung, Entlassung usw.) werden in die Personalakte des Mitarbeiters eingetragen. Es befindet sich in einem nummerierten Ordner und die Seiten müssen geflasht werden. Der Umschlag der Personalakte hat eine eigene Seriennummer. Die aktuelle Speicherdauer für Personalakten gilt nur für aktuell beschäftigte Mitarbeiter. Nach der Entlassung muss der Fall aus dem Ordner entfernt und für die Übertragung in das Archiv ausgeführt werden.
Lagerbedingungen für Arbeitsbücher der Mitarbeiter sowie Siegel, Stempel, Briefköpfe, Schlüssel für Schränke mit Dokumentation führen dazu, dass diese im Safe des Leiters der Personalabteilung aufbewahrt werden. Darüber hinaus wird empfohlen, dass der Personalreferent, der sein Büro verlässt, alle Notizen und Dokumente in einem Schrank säubert und den Computer ausschaltet. Am Ende des Arbeitstages muss die gesamte Dokumentation in einem Metallschrank aufbewahrt und versiegelt werden. Der Schlüssel wird mit einer Liste im entsprechenden Journal an den Abteilungsleiter übergeben. Alle Entwürfe und abgelehnten Formulare werden zerstört, Computer vom Netzwerk getrennt. Hat der Mitarbeiter eine Kopie oder einen Auszug aus dem Dokument erhalten, muss er dies im Journal unterschreiben.
In den Archivfonds fallen nur Dokumente, deren Aufbewahrungsdauer mehr als 10 Jahre beträgt. Sie haben sozialen, wirtschaftlichen, politischen, historischen und anderen Wert. Der Zeitplan, nach dem Dokumente an das Archiv übermittelt werden, wird vom Manager oder Arbeitgeber genehmigt. Dokumente sollten in Form von Originalen hierher kommen. Ist dies nicht möglich, ist eine Kopie zu beglaubigen und auszuhändigen.
Regelt die Dauer und das Verfahren der Aufbewahrung der vom Bundesarchiv genehmigten Personaldokumentation "Liste typischer Verwaltungsdokumente". Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Papierform und das Verfahren zur Aufbewahrung von Arbeitsbüchern werden in einem besonderen Rechtsakt - Dekret der Regierung der Russischen Föderation "Über Arbeitsbücher" - genehmigt.
Aufbewahrungsbedingungen der Personaldokumentation
So werden für 5 Jahre gespeichert:
- Dokumente (Bescheinigungen, Informationen, Erklärungen usw.) über die Verfügbarkeit, den Erwerb oder die Freizügigkeit von Arbeitnehmern.
- Dokumente (Listen, Informationen, Zertifikate) in Bezug auf die Entlassung oder den Bedarf an Arbeitskräften, die Schaffung von Arbeitsplätzen, das Geschlecht, das Alter und die berufliche Qualifikation der Arbeitnehmer.
- Korrespondenz zu Beschäftigungsfragen.
- Dokumente über die Versetzung von Mitarbeitern an einen kürzeren Arbeitstag oder eine kürzere Woche.
- Dokumente im Zusammenhang mit Arbeitskämpfen.
- Berichte über den Status und die Überprüfung der Arbeit mit Mitarbeitern werden fortlaufend gespeichert, und Anträge (Zertifikate) für die Entlassung und die Bedürfnisse der Mitarbeiter werden ebenfalls fünf Jahre lang aufbewahrt.
3 Jahre gelagert werden:
- Dokumente (Informationen, Arbeitszeitbilanzen, Informationen, Notizen) zur Erfassung der Arbeitszeit.
- Handlungen (Informationen, Merkmale, Mitteilungen, Bescheinigungen usw.), die Informationen zur Arbeitsdisziplin enthalten.
- Gesetze (Berichte und andere Informationen) in Bezug auf die Buchführung von Arbeitsbeilagen und Büchern.
Die Aufbewahrung für ein Jahr gilt für Arbeitszeitnachweise und Zeiterfassungsbücher sowie für Urlaubspläne.
Die Personalakte und der Personalausweis des Mitarbeiters werden 75 Jahre lang aufbewahrt. Wenn es sich um eine Dokumentation für Führungskräfte, Mitarbeiter mit staatlichen Auszeichnungen oder Rängen, Mitglieder der Geschäftsleitung, die die Strukturen der Organisation leiten oder kontrollieren, handelt, dann für immer.
Die personelle Besetzung der Organisation und deren Änderungen werden fortlaufend gespeichert und die personelle Besetzung - für 75 Jahre.
Eine typische Stellenbeschreibung am Ort der Zulassung und Entwicklung wird dauerhaft, persönlich (als Teil persönlicher Dateien) gespeichert - für 75 Jahre.
Die verbleibende Kopie des Arbeitsvertrags des Arbeitgebers, die in der Personalakte des Arbeitnehmers abgelegt ist, muss 75 Jahre aufbewahrt und anschließend archiviert werden. Werden personenbezogene Daten nicht aufbewahrt, sollten diese Verträge zu den gleichen Aufbewahrungsbedingungen in ein separates Unternehmen umgewandelt werden.
Abrechnungskarten, Bücher, Zeitschriften haben auch ihre eigenen Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform:
- Aufnahme, Umzug, Entlassung von Mitarbeitern - 75 Jahre.
- Buchhaltung für Geschäftsreisende - 5 Jahre ab dem Datum der Entlassung.
- Buchhaltung für den Militärdienst - 3 Jahre.
- Urlaubsinformationen - 3 Jahre.
- Persönliche Dateien, Karten, Arbeitsverträge und Vereinbarungen - 75 Jahre.
- Ausgabe von Arbeitsbeilagen und Büchern - 50 Jahre.
- Ausstellung von Gehaltsbescheinigungen (Ort oder Berufserfahrung) - 3 Jahre.
- Ausstellung von Reisezertifikaten - 5 Jahre.
Zusammenfassend können Sie für diejenigen, die Informationen in zusammengesetzter Form benötigen, die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Papierform unabhängig in einer Tabelle einreichen.
Was tun, wenn das Dokument beschädigt ist?
Solche Dokumente sind restaurierungsbedürftig. Wenn beispielsweise die Arbeitszeittabelle beschädigt ist (ihre Haltbarkeit beträgt fünfundsiebzig Jahre), finden Sie Informationen dazu auf dem Computer der Buchhaltungsabteilung. Es ist unmöglich, ein beschädigtes Zeugnis wegzuwerfen, da dies eine unbefugte Verkürzung der von den Normen vorgeschriebenen Lagerzeiten darstellt, was zu einer Bestrafung der Unternehmensleitung führen kann. Somit muss jedes Dokument, das vor Ablauf der Frist unbrauchbar geworden ist, wiederhergestellt werden. Nun nutzen alle Organisationen die Software, die die dafür notwendigen Informationen enthält.
Abschließend
Die Aufbewahrungsfristen für Papierkram hängen von der Art und dem Wert der Dokumente ab. Ein wesentlicher Teil der Personaldokumentation ist länger haltbar. Seitens der Gesetzgebung der Russischen Föderation gibt es dafür streng vorgeschriebene Standards. Das Gesetz regelt auch das Verfahren und die Aufbewahrungsbedingungen für bestimmte Arten von Dokumenten sowie die Entsorgung von Dokumenten: Sie sollten erst nach Prüfung und entsprechend erfolgen.