Tagessatz auf Geschäftsreise: Größe, Normen und Zahlungsweise

Geschäftsreisen sind Geschäftsreisen, zu denen verschiedene Mitarbeiter der Organisation reisen. Während solcher Reisen werden wichtige Probleme für das Unternehmen gelöst, z. B. die Arbeit der Niederlassung überprüft, ein Vertrag mit neuen Vertragspartnern unterzeichnet oder bestimmte Waren vom Lieferanten gekauft. Ein Firmenangestellter, der diese Reise unternimmt, kann sich auf zahlreiche Ausgaben verlassen. Für Mahlzeiten und Unterbringung werden auf einer Geschäftsreise Tagegelder zugeteilt, deren Größe in den verschiedenen Organisationen erheblich variieren kann. Die Norm wird in der internen lokalen Dokumentation durch Erteilung eines Auftrages durch den Leiter des Unternehmens festgelegt.

Zweck der Zahlung

Die Höhe des Tagessatzes während einer Geschäftsreise wird jeweils individuell festgelegt, da berücksichtigt wird, wie viel Geld der Mitarbeiter während der Reise ausgegeben hat. Das Tagegeld wird aus dem Budget des Arbeitnehmers in einer anderen Stadt oder einem anderen Land berechnet. Alle Aufwendungen werden nach den gesetzlichen Bestimmungen vergütet. Während der gesamten Zeit, in der sich der Mitarbeiter auf Geschäftsreise befindet, bleiben das Gehalt und der im Unternehmen belegte Platz erhalten.

In fast allen Unternehmen wird kein Tagessatz für Geschäftsreisen gezahlt, bei denen der Mitarbeiter nicht über Nacht in einer anderen Region bleibt. Das Tagegeld wird für folgende Zwecke verwendet:

• Auswahl und Bezahlung des Wohnorts des Arbeitnehmers;
• Ernährung der Mitarbeiter in gastronomischen Betrieben sowie Ausgleich für die Kosten für den Kauf verschiedener Produkte in Geschäften;
• Reisen in eine andere Region oder ein anderes Land sowie Kosten für die Fortbewegung in der Stadt mit verschiedenen öffentlichen Verkehrsmitteln;
• Durchführung verschiedener Veranstaltungen auf der Grundlage eines Managementauftrages;
• andere wichtige Kosten, aber sie müssen notwendig und angemessen sein, sonst kann die Unternehmensleitung die Überweisung von Geldern verweigern.

Das Tagegeld für eine Geschäftsreise nach Russland wird für jeden Mitarbeiter individuell festgelegt. Gleichzeitig können jedoch maximale Zahlungen auf lokaler Ebene erfasst werden.

Wann werden sie aufgelistet?

Jedes Unternehmen legt individuell fest, wann der Tagessatz an den Mitarbeiter des Unternehmens überwiesen werden soll. Hierfür können zwei Optionen verwendet werden:

• Überweisung von Geldern im Voraus, und in diesem Fall wird in der Regel ein fester Betrag gezahlt, den der Mitarbeiter auf einer Reise verwalten kann, aber bei Bedarf kann er nach einer Geschäftsreise zusätzliche Geldmittel anfordern;
• Zahlung von Tagegeldern nach der Reise, in deren Verlauf der Arbeitnehmer sein eigenes Geld ausgeben muss, und Erstellung eines Berichts mit Informationen über alle Ausgaben, auf deren Grundlage die Ausgaben erstattet werden.

Die zweite Option wird am häufigsten verwendet, daher muss fast jeder Mitarbeiter des Unternehmens nach der Reise einen speziellen Bericht erstellen.

Welche Unterlagen bereitet der Mitarbeiter vor?

Nach der Reise kann ein Mitarbeiter des Unternehmens mit einer Entschädigung für die entstandenen Kosten rechnen. Was auf einer Geschäftsreise als Tagessatz vergütet wird, hängt von den Ausgaben des Bürgers ab. Um Geld zu erhalten, bereitet der Mitarbeiter die folgenden Dokumente vor:

• direkter Bericht, der Informationen darüber enthält, wie viel Geld ein Bürger während der Reise ausgegeben hat;
• ein Mietvertrag, wenn ein Bürger eine private Wohnung zum Leben auf einer Reise verwendet;
• Hotelbeleg;
• Dokumente zur Bestätigung der Reisekosten, einschließlich Schecks, Quittungen für Bettwäsche in einem Zug, Bordkarten für ein Flugzeug oder ähnliche Papiere;
• Belege für die Nutzung von Taxidiensten, die durch verschiedene Quittungen, Schecks oder Fahrkarten erbracht werden, und wenn ein Bürger den Personentransport nutzt, gibt er die an Tankstellen erhaltenen Schecks an den Arbeitgeber weiter;
• Dokumente, die andere Arten von Ausgaben bestätigen.

Auf der Grundlage eines solchen Berichts und anderer Dokumente berechnet der Buchhalter des Unternehmens den Tagessatz, weshalb die dem Mitarbeiter entstandenen Kosten erstattet werden.

Wie ist die Auszahlung festgelegt?

Jedes Unternehmen bestimmt unabhängig die Höhe dieser Zahlungen, wobei der Zweck der Reise, die finanziellen Möglichkeiten der Organisation sowie andere individuelle Faktoren berücksichtigt werden. Dies berücksichtigt die in der unternehmensinternen Dokumentation verankerten Normen.

Um den Tagessatz auf einer Geschäftsreise zu genehmigen, wird im Unternehmen eine Sonderstellung gebildet. Es wird vom Leiter des Unternehmens unterzeichnet. Zusätzlich wird eine Tagespauschale für eine Geschäftsreise ausgestellt. In diesem Fall werden die Normen berücksichtigt, auf deren Grundlage Mittel aus diesen Zahlungen an verschiedene Fonds überwiesen werden.

Wann wird mit persönlichen Einkommensteuerzahlungen und Beiträgen zu verschiedenen Fonds bezahlt?

Bei der Berechnung des Tagessatzes müssen die Arbeitgeber berücksichtigen, wie viel sie nicht zur Zahlung von Einkommenssteuer und anderen Beiträgen an staatliche Organisationen benötigen. Wenn die Geschäftsführung der Gesellschaft die Besteuerung der Zahlungen nicht wünscht, werden daher die folgenden Einschränkungen berücksichtigt:

• Wenn Sie eine Reise innerhalb Russlands planen, sollten die maximalen Zahlungen 700 Rubel betragen. an einem Tag;
• Wird ein Arbeitnehmer in einen anderen Staat entsandt, werden ihm höchstens 2,5 Tausend Rubel ausgezahlt. pro Tag.

Wenn der Arbeitnehmer mehr Geld ausgibt, wird die Einkommenssteuer aus der Differenz gezahlt und der erforderliche Betrag an staatliche Mittel überwiesen. Obwohl das Gesetz keine Anforderungen für eine Mindestvergütung enthält, muss jede Organisation den tatsächlichen Betrag der Mittel berücksichtigen, die ein Arbeitnehmer benötigt, um eine Aufgabe in einer anderen Stadt oder einem anderen Bundesstaat zu erledigen. Eine übermäßige Senkung des Tagessatzes auf einer Geschäftsreise nach Russland kann daher zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter des Unternehmens führen.

Die Reisedauer wird ebenfalls berücksichtigt, da der Arbeitgeber nur die im Bericht angegebenen Reisekosten erstatten kann, wenn ein Tag für die Erledigung der Aufgabe ausreicht. Einige Organisationen übertragen einfach 50% der festgelegten Norm auf den Mitarbeiter.

Allgemeine Regeln für die Überweisung von Geldern

Bei der Berechnung des Tagessatzes auf einer Geschäftsreise in Russland müssen die Arbeitgeber einige wichtige Regeln berücksichtigen. Dazu gehören:

• Das Tagegeld wird nur unter der Bedingung gezahlt, dass die Reise produktionsbedingt ist und nicht auf Initiative des direkten Mitarbeiters erfolgt.
• Auf einer Geschäftsreise gibt der Leiter eine Anweisung aus, in der alle Bedingungen und Anforderungen für eine Geschäftsreise aufgeführt sind.
• Der Arbeitnehmer kann einen Vorschuss beantragen, der auf der Grundlage eines Barauszahlungsbefehls ausgestellt wird.
• der ernannte Arbeitnehmer, der vom Arbeitgeber Geld erhalten hat, muss bestimmte Aufgaben ausführen, für die ein Arbeitsauftrag gebildet wird;
• Innerhalb von drei Tagen nach der Reise legt der Mitarbeiter einen speziellen Vorabbericht vor, dem weitere Unterlagen zur Bestätigung der angefallenen Kosten beigefügt sind.
• Der Bericht wird vom Buchhalter oder Wirtschaftswissenschaftler des Unternehmens geprüft, wonach das Dokument vom Leiter genehmigt wird.
• Die Höhe der Zahlung wird unter Berücksichtigung des Datums der Abreise und der Ankunft berechnet.

Wird anhand der von einem Arbeitnehmer vorgelegten Unterlagen festgestellt, dass er weniger als das im Voraus in Form eines Tagegelds ausgegebene Geld für eine Geschäftsreise ausgegeben hat, muss er die Differenz an die Kasse des Unternehmens zurückzahlen.

Werden die Tagessätze für einen Tagesausflug bezahlt?

Um verschiedene Probleme zu lösen, muss häufig nicht mehr als ein Tag aufgewendet werden. Daher stellt sich die Frage, ob unter solchen Bedingungen ein Tagessatz gezahlt wird. Eine Reise in 1 Tag auf der Grundlage der TC erfordert die Übertragung von Tagessätzen. Eine solche Reise wird in üblicher Weise durchgeführt. Aus dem Arbeitszeitblatt geht hervor, dass der Arbeitnehmer nicht am Hauptarbeitsplatz anwesend war. Am nächsten Tag erstellt ein Mitarbeiter des Unternehmens einen Reisebericht, auf dessen Grundlage er vom Leiter des Unternehmens eine Vergütung erhält.

Viele Unternehmen zahlen für eintägige Geschäftsreisen kein Tagessatz, es sei denn, die interne Dokumentation vor Ort sieht etwas anderes vor.

Was tun, wenn die Arbeitsreise vorzeitig endet?

Oft erhalten Mitarbeiter Vorauskasse, kehren aber gleichzeitig früher als geplant nach Hause zurück, da sie die vom Leiter gestellten Aufgaben schnell erfüllen. In diesem Fall müssen sie eine Spesenabrechnung korrekt erstellen.

Der Buchhalter des Unternehmens führt auf der Grundlage der erhaltenen Unterlagen eine Neuberechnung durch. Die Differenz, die dem Mitarbeiter verbleibt, wird an die Kasse des Unternehmens zurückerstattet.

Wie wird die Wochenendarbeit bezahlt?

Das Aufenthaltsgeld für eine Geschäftsreise wird für jeden Kalendertag einer Reise gezahlt, jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer seine Aufgaben nicht nur an Wochentagen, sondern auch an Wochenenden erfüllt.

Wenn ein Bürger für mehrere Wochen in eine andere Stadt geschickt wird, um die Arbeit der neuen Niederlassung zu überwachen, erhält er für das Wochenende kein Tagegeld.

Die Nuancen einer Auslandsreise

Arbeitnehmer können nicht nur in Russland, sondern auch in einem anderen Land eine Geschäftsreise unternehmen. Zu den Merkmalen einer solchen Reise gehören:

• Der Tagessatz für eine Geschäftsreise in ein anderes Land beträgt in der Regel 2,5 Tausend Rubel.
• Gelder werden nur in Rubel ausgezahlt, wenn sich ein Bürger auf dem Territorium der Russischen Föderation befindet.
• Beim Überschreiten der Grenze wird das Tagegeld in der Währung des Landes gezahlt, in das der Mitarbeiter des Unternehmens entsandt wurde.
• Befindet sich der Arbeitnehmer am selben Tag in der Russischen Föderation und in einem anderen Staat, wird die Zahlung in zwei Teile aufgeteilt, von denen einer in Rubel angegeben und der andere in Währung überwiesen wird.

Jedes Unternehmen hat das Recht, in seinen internen Unterlagen ein anderes Verfahren festzulegen, auf dessen Grundlage das Tagegeld für eine Geschäftsreise gezahlt wird.

Was soll ich tun, wenn ein Mitarbeiter eine Währung in einem anderen Land kauft?

Bei Geschäftsreisen können die Mitarbeiter pro Tag für Unterkunft und Verpflegung aufkommen und andere obligatorische Kosten erstatten. Wenn ein Bürger in ein anderes Land geschickt wird, kann der Arbeitgeber ihm Gelder in Rubel und in Fremdwährung ausgeben.

Wenn Geld in Rubel ausgegeben wird, muss der Arbeitnehmer bei seiner Ankunft im Ausland selbstständig den erforderlichen Betrag an Währung erwerben. Gleichzeitig muss er dem Arbeitgeber ein Belegdokument übermitteln, das per Kontoauszug eingereicht wird. Es gibt an, wie viel Währung gekauft wurde, als der Vorgang abgeschlossen war, und zu welchem ​​Kurs der Kauf getätigt wurde.

Das Tagegeld für Auslandsreisen wird zu dem Satz angerechnet, der von der Bank an dem Tag festgesetzt wurde, an dem der Geschäftsreisebericht an die Geschäftsleitung übermittelt wurde.

Was soll ich tun, wenn ein Mitarbeiter am selben Tag zurückkehrt und das Unternehmen verlässt?

Oft gibt es Situationen, in denen ein Mitarbeiter, der von einer Geschäftsreise zurückgekehrt ist, am selben Tag zu einer anderen Geschäftsreise abreist. Diese Situation verstößt in keiner Weise gegen die gesetzlichen Bestimmungen. In normativen Gesetzen gibt es keine Anweisungen bezüglich der Ausführungsregeln. Daher kann der Arbeitgeber zwei Methoden anwenden:

• Für jede Reise werden zwei Dokumentensätze vorbereitet. Daher erteilt der Arbeitgeber zwei Anordnungen und bildet auch zwei Bescheinigungen und Aufgaben. Das Tagegeld wird zweimal ausgezahlt, und der Tag, an dem sich zwei Fahrten kreuzen, wird in doppelter Höhe ausgezahlt.
• Kombiniert zwei Fahrten.Dieses Verfahren wird angewendet, wenn im Voraus bekannt ist, dass ein Mitarbeiter auf zwei Reisen gleichzeitig gesendet wird. Daher werden sofort Unterlagen zusammengestellt, auf deren Grundlage die erste Reise verlängert wird. Laut Gesetz gibt es keine Beschränkungen für die Dauer der Reise, so dass die Organisation sie unbegrenzt oft verlängern kann.

Die Wahl hängt nur von der Entscheidung der direkten Geschäftsführung des Unternehmens ab.

Buchhaltung

Viele Unternehmen zahlen für eine Geschäftsreise keinen Tagessatz, aber laut Gesetz muss jedes Unternehmen Geschäftsreisen korrekt arrangieren. Dazu wird nicht nur ein Auftrag vom Leiter erteilt und eine Arbeitsaufgabe erstellt, sondern die notwendigen Informationen werden auch in Buchhaltungsbelege eingetragen.

Für das Tagegeld werden folgende Buchungen verwendet:

• D71 K50.2 - die Ausgabe von Geldern von der Wechselstube der Gesellschaft;
• D71 K50.1 - die Ausgabe von Bargeld in Rubel, wenn Sie eine Reise durch das Territorium Russlands planen;
• D20, 23, 25, 26, 44 K71 - Annahme des Mitarbeiterberichts für die Buchhaltung;
• D91 K71 - Abschreibung auf Aufwendungen der Wechselkursdifferenz beim Kauf einer Währung;
• D50 K71 - die Rückzahlung des Restbetrags durch den Arbeitnehmer, wenn er nicht die gesamte erhaltene Anzahlung ausgegeben hat;
• D71 K50 - Ausgabe eines Aufschubs, wenn der Mitarbeiter zuvor nicht genügend Mittel erhalten hat;
• D70 K68 - Rückstellung für persönliche Einkommenssteuer, wenn der Arbeitnehmer mehr als die gesetzlich festgelegte Höhe ausgegeben hat.

Wenn der Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise mehr als 700 Rubel ausgegeben. oder 2,5 Tausend Rubel., wird die persönliche Einkommenssteuer aus der Differenz gezahlt. Die Steuerzahlung wird in den Berichten 2-PIT und 6-PIT erfasst.

Fazit

Geschäftsreisen gehen zwangsläufig mit einer Überweisung des Tagessatzes an den Arbeitnehmer einher. Sie dienen zur Bezahlung von Unterkunft und Verpflegung. Ihre Größe hängt davon ab, ob die Aufgaben von einem Mitarbeiter innerhalb des Landes ausgeführt werden oder ob er in einen anderen Staat entsandt wird.

Das Geld kann im Voraus oder nach der Reise überwiesen werden. Wenn der Betrag die gesetzlich festgelegten Normen nicht überschreitet, müssen Sie keine persönlichen Einkommensteuerzahlungen einbehalten.