Die praktische Anwendung von Informationen ist die Grundlage für die Vereinheitlichung aller Formen der Darstellung und Formalisierung von Quelldaten für deren Fixierung, Übermittlung und genaue Wahrnehmung durch den Adressaten.
Wenn Informationen in einem Dokument präsentiert werden, handelt es sich um spezifische Informationen im Bereich allgemein anerkannter und einheitlicher Normen, gesetzlicher Bestimmungen und Anforderungen eines sozialen oder Produktionsprozesses. Dabei handelt es sich immer um präzise Formulierungen und eine bestimmte Form des Ausdrucks von Bedeutung, um ein klar definiertes Ziel zu erreichen.
Erstellung und Inhalt eines Dokuments
Einheitliche Dokumentationssysteme spielen keine Rolle, es ist so üblich, Dokumente jeden Tag aus eigener Initiative und mit eigenem Wissen zu erstellen oder nach bestimmten Regeln auszufüllen.
Das Leben an sich ist ein Strudel von Informationen, aber zu jedem Zeitpunkt ist es die menschliche Natur, etwas irgendwie zusammenzusetzen und klar zu regeln. Nach ungeschriebener Sitte werden vereinheitlichte Dokumentationssysteme in den Köpfen jeder Person in der Schule gebildet, wenn nicht früher. Aber im Anfangsstadium seiner Entwicklung misst der Mensch ihnen nicht den wesentlichen Wert bei, den sie verdienen.
Ein Dokument kann zwei grundsätzlich verschiedene Arten haben:
- Form;
- Struktur und Inhalt.
Formell handelt es sich bei leeren Dokumenten um normale Formulare, in denen streng definierte Informationen aufgezeichnet werden. Dokumente dieser Art werden ständig bearbeitet (Kindergarten, Schule, Klinik, Arbeit, Passamt, ...).
Reale Dokumente berücksichtigen die bestehenden Anforderungen an ihre Gestaltung. Andernfalls werden sie vom Adressaten missverstanden und das gewünschte Ergebnis wird nicht erzielt.
Jedes Dokument sollte in einer Form vorliegen, eine klare Struktur und den erwarteten Inhalt haben und in einem bestimmten Stil ausgedrückt werden.
Formal kann man Dokumente als Kunstwerke, Artikel, Diplome, Dissertationen, Bücher und andere schriftliche und grafische Werke bezeichnen, aber dies ist ein viel unschärferes strukturelles und inhaltliches Ergebnis der Umwandlung von Informationen in eine strenge Form zur Wahrnehmung durch einen bestimmten Kreis von Verbrauchern (Empfängern).
Das Wesen der Einigungssysteme
Die Informationen sind umfangreich, aber selbst wenn Sie externe Quellen nicht berücksichtigen, ist jede staatliche Struktur, jedes Unternehmen, jeder einzelne Unternehmer und jede normale Person in der Lage (den Anforderungen), einen bestimmten Standard aus der Vielzahl einheitlicher Normen auszuwählen.
Die bestehenden staatlich einheitlichen Dokumentationssysteme sind in fast allen Fällen beratender Natur. Insbesondere in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften.
- Das Datum des Dokuments wird in arabischen Ziffern in der Reihenfolge Tag des Monats, Monats und Jahres angegeben.
- Tag des Monats und des Monats - zwei arabische Ziffernpaare durch einen Punkt; Jahr - vierstellig (4. Dezember 2017 = 4. Dezember 2017 gemäß GOST R 6.30-2003).
- Gleichzeitig ermöglicht dieses GOST die verbale Angabe des Monatsnamens.
- Der gleiche GOST "erlaubt" die umgekehrte Reihenfolge: Jahr, Monat und Tag.
Ein wesentlicher Teil der Dokumente „dient“ der Verwaltung. Arbeitssituationen werden wiederholt, Aktionen werden ähnlich ausgeführt, aber es gibt immer Funktionen. GOST R 6.30-2003 vereinfacht die Erstellung von Dokumenten erheblich, und zwar nicht nur für den Verwaltungsbereich.
Nach allgemeiner Auffassung bedeutet Vereinheitlichung eine Verringerung der Anzahl und Vielfalt der Dokumente, der Gestaltungsanforderungen, der Logik des Inhalts und der Struktur. Die Vereinheitlichung umfasst auch die Prozesse der Erstellung, Verarbeitung und Ausführung von Dokumenten.Die Größe des Mediums ist wichtig, wenn es sich um ein Papierdokument handelt, oder das Datenformat, wenn es sich um ein elektronisches Dokument handelt.
Workflow-Bereiche und Dokumentensemantik
Organisationsmanagement ist ein wichtiger, aber nicht der einzige Bereich, mit dem die einheitlichen Dokumentationssysteme in direktem Zusammenhang stehen. Die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens verwendet nicht nur leere Formulare, einschließlich strenger Berichtsformulare, sondern auch eine breite Palette von „kostenlosen“ Zeichnungsdokumenten, die den anerkannten gesetzlichen und lokalen Standards (GOST-Bestimmungen) entsprechen.
Nach dem Allrussischen Klassifikator arbeiten mehrere thematische Systeme:
- Bankensektor;
- Finanz-, Buchhaltungs- und Berichtsbereich von Haushaltsinstitutionen und -organisationen;
- Berichts- und Statistikbereich;
- Arbeitsdokumentationssystem;
- Außenhandelssphäre usw.
Die einheitlichen Dokumentationssysteme der Russischen Föderation zu Themen decken die gesamte sozioökonomische Infrastruktur des Landes ab. Sie können Besonderheiten nach Region, Branche und Kompetenzbereich des Unternehmens aufweisen.
Wenn Sie sich an den Allrussischen Klassifikator halten, können Sie jedem Dokumenttyp einen achtstelligen Code zuweisen und ein separates Protokoll führen. Die meisten Organisationen nutzen die bestehenden Anforderungen für Papierkram und genehmigen ihre eigenen Vorschriften auf ihrer Grundlage.
Schlüsselpositionen
Der Zweck des Dokuments erfordert bestimmte Details. Das Fehlen der erforderlichen Voraussetzungen kann zur Ungültigkeit des Dokuments oder zur Unmöglichkeit seiner Ausführung führen. In diesem Fall spielt die Loyalität von GOST R 6.30-2003 keine Rolle.
Der Auftrag enthält einen bestimmten Bereich von Positionen. Die Reihenfolge zum Erstellen der Abteilung ist eine andere. Die Stellenbeschreibung ist völlig anders zusammengestellt als der Quartalsbericht der Finanzabteilung.
Gleichzeitig weisen viele Details Anwendungsmerkmale auf. Beispielsweise kann das Datum unterschiedliche Bedeutungen haben: der Zeitpunkt der Unterzeichnung des Auftrags, der Zeitpunkt der Entlassung des Arbeitnehmers, der Zeitpunkt des Produktionsbeginns, die multilaterale Vereinbarung. Im letzteren Fall kann nicht nur das Datum der Unterzeichnung des Vertrages durch jede Partei angegeben werden, das immer rechtliche Bedeutung hat, sondern auch das allgemeine Datum, zum Beispiel der Beginn der Gültigkeit der vereinbarten Bestimmungen.
Wortwahl und Phrasierung
Der Workflow eines Unternehmens ist im Allgemeinen wie ein Computerprogramm ein streng formalisierter Prozess. Im Gegensatz zu einem Programm arbeitet hier kein Computer, sondern eine Person. Falsche Formulierungen sind möglich. Die allgemeine Gliederung bei der Erstellung von Dokumenten wird jedoch gemäß GOST 6.30-2003 so nahe wie möglich an den Anforderungen festgelegt.
Eine Abweichung von der allgemein anerkannten Praxis und den Anforderungen von GOST ist hier unangemessen: Eine Bestellung, Bereitstellung, Aussage, Bestellung usw. sind keine Kunstwerke, und es besteht keine Notwendigkeit, nach einer Form des Ausdrucks von Gedanken zu suchen.
Begrüßt wird nicht nur das Vokabular, sondern auch die jeweils notwendigen Wortarten und der richtige Fall. Nach gängiger Praxis finden sich Absurditäten, fehlende Wörter, Sätze oft in Dokumenten, es gibt Inkonsistenzen, die für Umgangssprache nicht charakteristisch sind. Aber es ist üblich, und es auf seine eigene Weise zu tun, ist unpraktisch.
In Bezug auf Zeichnungen, ihre Signaturen und Bezeichnungen ist es üblich, die Erfahrung der Entwicklung von Konstruktionsdokumentationen zu nutzen, wenn dies offensichtlich erforderlich ist. Nichts verhindert jedoch die Gestaltung einer regulären Zeichnung auf dieselbe intime Weise.
In Bezug auf die Tabellen sind auch die Bestimmungen von GOST zu berücksichtigen. Dies ist eine gängige Praxis, und jede Tabelle in einem Arbeitsdokument ist in erster Linie ein Leitfaden für Maßnahmen oder Informationen zum Treffen einer Entscheidung.
Wortschatz, Struktur und Präsentationslogik
Der Text sollte immer verbunden sein. Die Phrasen bestimmen sich gegenseitig oder verfeinern sich. Es werden bestimmte Wörter und Ausdrücke verwendet. Um eine Person zu rekrutieren, schreibt der Regisseur einen kurzen Beschluss über eine korrekt geschriebene Erklärung.
Ein Beschäftigungsantrag, der von einem Arbeitnehmer in der vorgeschriebenen Form gestellt wurde, wird in den Einheiten des Unternehmens gebilligt und durchläuft ein vorläufiges Genehmigungsverfahren. Dies ist noch kein Dokument, sondern bereits die Grundlage für die endgültige Entscheidung des Unternehmensleiters in Form eines bestimmten Satzes „in Ordnung“.
Das Schreiben von anderen Inhalten in der Entschließung ist zulässig, nicht verboten, sollte jedoch in jeder Situation einen angemessenen Wert haben. Zum Beispiel ein Universitätsabsolvent. Ein Satz kann im Text der Erklärung oder in Übereinstimmung mit der Logik des Unternehmens vorgesehen sein - dies ist dem Direktor überlassen, um zu entscheiden.
Ein wesentliches und traditionelles Merkmal vieler Dokumente sind zwei Teile:
- Grund (Gründung, Zweck);
- Schlussfolgerung (Entscheidung, Schlussfolgerung, Antrag).
Dies ist nicht wichtig, aber wo es logisch ist, ist es notwendig, alle notwendigen Phrasen klar in zwei Komponenten zu unterteilen. Gosstandart vereinheitlichte Dokumentationssysteme und lokale Bestimmungen des Unternehmens selbst sollten als Grundlage für die Konstruktion von Strukturen dienen, in denen der Gegenstand des Dokuments bestimmt, wie der Grund und die Schlussfolgerung zu bilden sind.
In der Praxis beschleunigt dieser Ansatz die Erstellung wichtiger Dokumente, sodass Sie sich nicht auf den gesamten Text, sondern nur auf den variablen Teil konzentrieren können.
Lokale Dokumente des Unternehmens
Die Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten ist charakteristisch für jedes Unternehmen. Einige tun dies schriftlich, andere halten sich an die mündliche Praxis. Es hängt alles von der Größe des Unternehmens und der Ebene der Verantwortung ab.
Die meisten lokalen Bestimmungen werden bei der Gründung eines Unternehmens auf der Grundlage der geltenden Rechtsvorschriften, der GOST, der in der Branche geltenden regulatorischen Daten oder eines bestimmten Geschäftsbereichs erstellt.
Solche einheitlichen Dokumentationssysteme sind einzigartig und oft das Know-how eines bestimmten Unternehmens, basieren auf der verwendeten Software und bilden ein Geschäftsgeheimnis. Sie ändern sich selten, und Änderungen sind mit dem Wachstum des Unternehmens, der Erweiterung seines Kompetenzbereichs oder der Geschäftsebene verbunden.
Wichtige lokale Dokumente sind Produktionspläne, technische Spezifikationen und Arbeitspläne. Hier sind die Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten analog. Jeder neue Kalenderplan entspricht beispielsweise dem vorherigen, und ein neuer Rechnungslegungsplan in den Rechnungslegungsgrundsätzen wird auf der Grundlage des vorherigen erstellt, wobei Änderungen der externen Anforderungen (Gesetzgebung, Steuern, staatliche Kontrollstellen usw.) berücksichtigt werden.
Informationsflüsse
Ein gut getesteter Dokumentenfluss des Unternehmens, insbesondere wenn die Logik, Struktur und das Vokabular des einheitlichen Dokumentationssystems in Form eines softwaretechnischen Managementsystems implementiert sind, ermöglicht es nicht nur, das Geschäft und die Funktionalität der Mitarbeiter zu vereinfachen, sondern auch deren Aktivitäten in die richtige Richtung zu steuern und die Dokumentenerstellung und -kontrolle zu automatisieren ihre Verarbeitung und Ausführung.
Die Unternehmensinfrastruktur, die in Form von internen und externen Informationsflüssen implementiert ist, ermöglicht es Ihnen, das Management des Unternehmens auf eine höhere Ebene zu übertragen.
Viele moderne Informationssysteme arbeiten seit langem auf Aufgabenebene und liefern die Formulierung der erforderlichen Eingabedaten und die Erstellung von Berichten. Die Rolle der Arbeitnehmer in einem solchen System liegt im Bereich der Kreativität und der Ziele des Unternehmens und nicht im Kontext der Erstellung eines bestimmten Dokuments.
Unternehmens- und Mitarbeiterverhalten
GOST R 6.30-2003 und andere behördliche Dokumente bestimmen die Form von Dokumenten, Details, Wörtern und Phrasen, spezifizieren die Ausdruckslogik und -größen von Papiermedien, Einrückungen, Ränder, Ränder von Abbildungen, Tabellen und andere technische Details - all dies ist wichtig und angemessen zu berücksichtigen.
Die normale Arbeit des Unternehmens ist der übliche Workflow, in dem die Rolle jedes Mitarbeiters geregelt und erwartet wird.
In diesem Zusammenhang und im Zusammenhang mit den Merkmalen des modernen Entwicklungsstands der Informationstechnologie ist die Frage des Verhaltens der Arbeitnehmer relevant geworden. Vor dem Hintergrund der zu erwartenden Variante der Entwicklung können bestimmte Ereignisse, Werke, Dokumente, Abweichungen festgestellt werden.
Dieser Aspekt ist für den Aufbau der Unternehmensinfrastruktur nicht weniger wichtig. Es ist wichtig, nicht nur die korrekte Arbeit mit Dokumenten zu organisieren, sondern auch die Kontrolle über den Prozess der Arbeit mit Dokumenten sicherzustellen.