Eine notwendige Maßnahme bei der Planung eines geplanten Urlaubs ist eine Abwesenheitsmitteilung an den Arbeitnehmer. Jedes Unternehmen hat möglicherweise ein Muster, da es keine einzige Vorlage gibt. In diesem Fall sollte der Mitarbeiter 2 Wochen vor Beginn des Urlaubs gewarnt werden. Um den Vorgang abzuschließen, muss der Mitarbeiter seine Unterschrift hinterlegen.
Warum benachrichtigen
Nach dem Gesetz (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer den Beginn des Urlaubs schriftlich mitzuteilen. Gleichzeitig sollte auf dem Dokument das Datum des Beginns des Urlaubs angegeben sein. Es ist auch wichtig, den jährlichen Urlaubsplan zu berücksichtigen, der vom Unternehmen genehmigt wird.
Dieser Ansatz ist besonders wichtig für Unternehmen, deren Prozess nicht unterbrochen wird. Unter solchen Bedingungen ist es notwendig, die Mitarbeiter nach einem klaren Zeitplan arbeiten zu lassen, da sonst der Produktionsprozess beschädigt werden kann.
Es gibt verschiedene Arten von Urlaub:
- ausbildung;
- zusätzlich;
- jährlich.
Wird der Urlaub auf Wunsch des Mitarbeiters gewährt, entfällt die Benachrichtigungspflicht.
Wie wird das Dokument erstellt?
Es versteht sich, dass es kein einziges Formular für die Benachrichtigung des Arbeitnehmers über Urlaub gibt. Jedes Unternehmen kann eine Stichprobe unter Berücksichtigung der Besonderheiten des Unternehmens erstellen.
Es gibt aber immer noch obligatorische Punkte, und in der einen oder anderen Form müssen sie angezeigt werden. Es geht um folgende Informationen:
- Datum des ausgehenden Dokuments und dessen Registrierungsnummer;
- Angaben zum Arbeitgeber (Beamter);
- individuelle Urlauberdaten;
- Position des Arbeitnehmers;
- Bezugnahme auf den Artikel des Arbeitsgesetzbuchs, der die Grundlage für die Meldung bildet;
- Unterschrift der verantwortlichen Person.
Der Text des Dokuments selbst sollte nicht umfangreich sein. Es werden in der Regel nur die notwendigen Informationen zum bevorstehenden Urlaub angezeigt: die Tatsache der Bereitstellung, die Anzahl der Ruhetage und die Arbeitszeit, die berücksichtigt werden.
Jedes Unternehmen stellt daraufhin eine eigene Stichprobe von Urlaubsmeldungen der Mitarbeiter zusammen, in der nur Initialen, Dauer und Daten geändert werden.
Die Verwendung einer solchen Vorlage kann den Zeitaufwand für das Erstellen einer Warnung erheblich reduzieren.
Mitarbeiter Einführung
Damit der Mitarbeiter Zeit hat, sich auf den bevorstehenden Urlaub vorzubereiten, muss er sich im Voraus über ihn informieren. Hierfür wird der Hinweis auf die Gewährung des Urlaubs an den Arbeitnehmer verwendet. Das Beispiel sollte alle erforderlichen Informationsblöcke enthalten. Und damit dieser Prozess legal ist, muss der Fachmann persönlich über die Entscheidung der Geschäftsführung informiert werden.
Dies bedeutet, dass die Kündigung jedem Mitarbeiter persönlich ausgehändigt wird.
Der Arbeitnehmer kann auf verschiedene Weise von der Tatsache des Urlaubs erfahren: - die Anordnung über die Bereitstellung einer bestimmten Anzahl von Ruhetagen gelesen zu haben;
- Treffen mit einem Mitarbeiter der Personalabteilung der Organisation;
- Unterschreiben des Kontoauszugs bei der Genehmigung des Urlaubsplans.
Es ist nicht ausgeschlossen, dass der Arbeitnehmer die von den Behörden gesetzten Fristen nicht einhält. In diesem Fall müssen Sie einen Akt erstellen, in dem die Reaktion des Mitarbeiters angezeigt wird.
Es sei daran erinnert, dass das Verfahren für die Beantragung der Urlaubsmitteilung zwei Kopien des Dokuments umfasst. Und jeder sollte von einem Spezialisten unterschrieben werden.
Wird die Kündigung nicht erstellt und dem Arbeitnehmer nicht ausgehändigt, kann am Ende eine Verwaltungsstrafe verhängt werden (Art.5.27 der Ordnungswidrigkeiten) und der Urlaub übertragen wurde (der Arbeitnehmer hat das Recht, dies gesetzlich zu tun).
Muss ich ein Dokument registrieren?
Um den Prozess des Speicherns und Aufzeichnens von Benachrichtigungen zu optimieren, müssen Sie ein spezielles Journal führen. Auch in diesem Fall kann kein einzelnes Formular verwendet werden. Aus diesem Grund sollte die Unternehmensverwaltung eine eigene Magazinvorlage entwickeln. Infolgedessen passt es genau zum Modell der Benachrichtigung über die Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter eines bestimmten Unternehmens, was sich positiv auf die Geschwindigkeit der Papierarbeit auswirkt.
Auf der Titelseite des Magazins müssen Sie Folgendes anzeigen:
- das Start- und Enddatum des Dateneingabevorgangs;
- Name des Dokuments und des Unternehmens, das die Zeitschrift herausgegeben hat.
Im tabellarischen Teil finden Sie Informationen wie:
- Name des Dokuments, das erstellt wurde und das dem Rechnungslegungsverfahren unterzogen wird;
- Ausstellungsdatum;
- Ordnungsnummer;
- die Bedeutung der Mitteilung an den Arbeitnehmer;
- personenbezogene Daten und Stellung des Arbeitnehmers, in dessen Namen die Kündigung erfolgt;
- Informationen über die Zustellung des Dokuments;
- Informationen zur Antwort auf die Meldung.
Bewahren Sie registrierte Dokumente 5 Jahre lang auf. Das Unternehmen ist dazu auf Anordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation verpflichtet.
Concurrent Notice
Zusätzlich zu den Standardmustern für den Beginn des Urlaubs verwendet jedes Unternehmen regelmäßig spezielle Angaben. Oder gar nicht benutzt. Zum Beispiel, wenn eine Kündigung von Teilzeitbeschäftigten erfolgt.
Wenn ein Mitarbeiter im Rahmen einer zusätzlichen Beschäftigungsform arbeitet, muss der Personalreferent vor der Erstellung eines Dokuments zunächst die Daten des Rests des Spezialisten an seinem Hauptarbeitsplatz kennen.
Diese Daten sollten später während der Entwicklung in den Urlaubsplan eingegeben werden. Infolgedessen sollten die Ruhetage an beiden Arbeitsplätzen zusammenfallen.
Unter solchen Umständen sollte die Bereitstellung von Urlaubsanweisungen für den Buchhalter die korrekte Berechnung der Ausgabe von Geldern beinhalten. Wenn beispielsweise die geplante Ruhezeit für die Teilzeit angerechnet wurde, er jedoch nicht die erforderliche Berufserfahrung gesammelt hat, sollten die fehlenden Tage ohne Wartung erstellt werden. Das heißt, nur der Gehaltsteil des Urlaubs sollte bezahlt werden.
In Bezug auf den Benachrichtigungsprozess können Sie einen solchen Mitarbeiter benachrichtigen, ohne die Dokumentation zu verwenden. Teilzeitbeschäftigte sind praktisch, wenn sie jährliche Urlaubszeiten anbieten, die in einem Zeitraum bei zwei Unternehmen vereinbart werden.
Wenn Teilzeitbeschäftigte der Personalabteilung keine Informationen über den Zeitplan eines anderen Unternehmens zur Verfügung stellen, müssen sie offiziell und 2 Wochen vor den Ferien benachrichtigt werden.
Wenn Sie das Problem der übrigen Behörden lösen müssen, müssen Sie auf einer gemeinsamen Basis handeln. Das Fazit ist, dass unter dem Thema Urlaub das Gesetz die Arbeitnehmer nicht in Posten unterteilt. Die beste Zeit, um sich mit dem Hinweis vertraut zu machen, ist der Moment der Unterzeichnung der Bestellung.
Nicht-Standard-Situationen
In jedem Unternehmen sind die Umstände manchmal so, dass der Urlaub des Mitarbeiters aus verschiedenen Produktionsgründen unterbrochen werden muss.
Zunächst ist anzumerken, dass das Gesetz es dem Arbeitgeber nicht erlaubt, dies einseitig zu tun. Das Unternehmen kann es sich nur leisten, einen Mitarbeiter anzurufen, nachdem seine Zustimmung eingeholt wurde.
Gleichzeitig gibt es Kategorien von Mitarbeitern, deren Urlaub unter keinen Umständen unterbrochen werden darf:
- Fachkräfte in der Produktion mit schädlichen Arbeitsbedingungen.
- Frauen im Mutterschaftsurlaub.
- Arbeitnehmer, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben
Nach Erhalt der Einwilligung des Arbeitnehmers, seinen Urlaub zu unterbrechen, muss der Abteilungsleiter eine Benachrichtigung an den Direktor vorbereiten, in der der Grund für die Anrufung des Facharztes angegeben ist.
Zusammenfassung
Die Benachrichtigung wird verwendet, um vor Urlaub zu warnen, wenn der Mitarbeiter gemäß Zeitplan in Urlaub geht. Wenn der Arbeitnehmer selbst beabsichtigt, die Arbeitstätigkeit zu unterbrechen, ist es nicht erforderlich, ihn zu benachrichtigen.Offizielle Abmahnung ist auch nicht erforderlich für diejenigen, die in Teilzeitunternehmen arbeiten.