Wissen Sie, dass die effektive Arbeit eines Unternehmens ohne Verfahren wie die Einführung und Anpassung neuer Mitarbeiter ausnahmslos unmöglich ist? Wenn der Führer diese Tatsache ignoriert, kann er Enttäuschung erwarten. Es scheint, dass diese Person zuvor hervorragende Ergebnisse zeigte. Und Sie, an einem neuen Arbeitsplatz, sind nach zwei Wochen immer noch nicht an alles gewöhnt und eher im Weg als gut.
Warum passiert das? Jeder Manager sollte sich klar machen, dass selbst der vielversprechendste Anfänger nicht alle Feinheiten und Vorkehrungen eines neuen Jobs kennen kann. Er geht von seinen eigenen Ideen und Erfahrungen aus, die bei weitem nicht immer geeignet sind.
Erzählen Sie ihm von der Firma.
Erstens muss ein neuer Mitarbeiter von Anfang an von der Zuverlässigkeit des Unternehmens, seinem Wert für den Kunden und sich selbst als Mitarbeiter überzeugt sein. Er muss mit den Hauptzielen und der Geschichte der Organisation vertraut gemacht werden. Die Manifestation eines echten Interesses am Zuhörer ist ein guter Indikator.
Es sollte klargestellt werden, dass der neue Arbeitsplatz gute Aussichten für berufliche Entwicklung und Wachstum bietet. Man sollte von Anfang an mögliche Karriereaussichten und die dazu notwendigen Maßnahmen skizzieren. Es ist ratsam, mit Hilfe von Einarbeitungsmaterialien Schulungen für neue Mitarbeiter durchzuführen. Sie können in Form von Informationsbroschüren, Präsentationen oder Videos präsentiert werden, die Informationen über die Arbeit in Ihrem Unternehmen enthalten. Im Idealfall sollte den Schulungsunterlagen eine Begrüßung und eine Ansprache des Leiters an neue Mitarbeiter vorausgehen.
Die Kenntnis des Sortiments der Dienstleistungen und Waren, die die Organisation auf dem Markt anbietet, wird die Einführung neuer Mitarbeiter in den Arbeitsrhythmus erheblich beschleunigen. Das Vorhandensein von Referenzmaterialien in gedruckter oder elektronischer Form in ihren Händen ist eine Garantie dafür, dass der Mitarbeiter Sie nicht von der Lösung vieler kleiner Probleme ablenkt.
Weitere Einzelheiten
Es ist sehr wichtig, dem Anfänger zu beschreiben, welche konkreten Ergebnisse von seinen Aktivitäten erwartet werden. Sein Vortrag zu diesem Thema sollte nicht von der Meinung des Managements abweichen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Person Dinge versteht, die Ihnen standardmäßig offensichtlich sind. Alle Details sollten geklärt werden.
Eine klare Stellenbeschreibung für jeden Mitarbeiter ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Tätigkeit eines Unternehmens. Anhand klar formulierter Kriterien, mit denen auch der Anfänger eingeführt werden soll, kann das konkrete Arbeitsergebnis bewertet werden.
In der Anfangsphase sollte für ihn eine ganz bestimmte Aufgabe festgelegt werden, deren Ergebnis in bestimmten Zahlen oder anderen Indikatoren messbar ist. Es sollte auf der Grundlage der Kenntnisse und Fähigkeiten möglich sein, die eine Person ohne zusätzliche Ausbildung besitzt.
Da die Aufnahme einer großen Menge neuer Informationen keine leichte Aufgabe ist, ist ein Mentor für den Mitarbeiter nicht nur wünschenswert, sondern auch notwendig. Wählen Sie einen der kompetentesten Mitarbeiter aus. Nehmen Sie sich Zeit, um Aufgaben und Ergebnisse mit Ihrem Mentor zu besprechen.
Menschlicher Faktor
Am ersten Arbeitstag beginnt die Anpassung eines neuen Mitarbeiters im Team. Es sollte den Kollegen vorgestellt werden, was während der Hauptversammlung oder durch einzelnes Herumgehen im Büro getan werden kann.Achten Sie beim Neuankömmling getrennt auf die Menschen, mit denen er entsprechend seiner Pflichten ständig in Kontakt tritt.
Erläutern Sie, welches Unternehmen Kommunikationsmethoden übernommen hat. Wenn Sie mit Kollegen über Skype kommunizieren, vergessen Sie nicht, dem allgemeinen Chat einen Neuling hinzuzufügen und alle für die Arbeit erforderlichen Kontakte bereitzustellen. Gleiches gilt für die Verwendung eines Firmentelefons mit einer Liste von Servicenummern. Im Allgemeinen ist eine Liste auf Papier oder in elektronischen Medien mit den Namen der Kollegen, in der die Positionen und Aufgabenbereiche angegeben sind, für jeden Anfänger unersetzlich.
Ein Rundgang durch das Büro tut nicht weh. Ein "frischer" Angestellter mag zunächst schüchtern sein, sich selbst nach irgendwelchen Kleinigkeiten zu erkundigen. Wenn Sie wissen, woran es liegt, wie man Kaffee zubereitet usw., fühlen Sie, dass sich eine Person um ihr Wohlbefinden kümmert.
Jedes Unternehmen hat in der Regel seine eigenen Verhaltensstandards. Die Einführung und Anpassung neuer Mitarbeiter erfordert unter anderem auch deren Einarbeitung. Dies kann eine bestimmte Kleiderordnung, ein Verbot der Verwendung von Mobiltelefonen zu persönlichen Zwecken während der Arbeitszeit oder die Notwendigkeit betreffen, dass Mitarbeiter morgens in einer speziellen Zeitschrift vermerkt werden. Informieren Sie den Anfänger umgehend über diese Regeln, um Missverständnisse zu vermeiden.
Einstieg in die Position und Anpassung neuer Mitarbeiter sind wichtige Meilensteine
Schauen wir uns an, in welchen Phasen das Verfahren zur Anpassung eines neuen Mitarbeiters durchgeführt werden sollte. Es gibt mehrere solcher Perioden, und jede hat ihre eigenen Maßnahmen und Anpassungsmethoden. Der erste beginnt, noch bevor ein neuer Mitarbeiter in das Team aufgenommen wird. Der andere - einleitende - dauert für seinen ersten Arbeitstag.
In der ersten Arbeitswoche findet der Prozess der Einarbeitung und allgemeinen Orientierung des Anfängers statt. Es geht darum, die Organisation als Ganzes und ihre spezifische Einheit vorzustellen. Dann muss er die Post eingeben. Nachfolgende Stufen werden als effektive Anpassung des Personals an die volle Funktionsfähigkeit bezeichnet.
Der gesamte Prozess endet mit einer Bewertung der erzielten Ergebnisse und der Annahme einer positiven oder negativen Entscheidung des Managements über den weiteren Aufenthalt des Mitarbeiters in seiner Position.
Und jetzt - im Detail
Die Organisation der Anpassung neuer Arbeitnehmer beginnt mit der Klärung des Bereitschaftsgrades jedes einzelnen Arbeitnehmers. Darauf aufbauend wird eine Reihe von Anpassungsmaßnahmen ausgewählt (jeweils individuell). Bei der ersten Ankunft sollte der Mitarbeiter den Arbeitsplatz vorbereiten. Wenn es um Produktionstätigkeiten geht, muss sichergestellt werden, dass die erforderlichen Werkzeuge und ein Satz Arbeitskleidung zur Verfügung stehen (die Größe kann bei der Bewerbung im Fragebogen angegeben werden). Wenn es sich bei der neuen Arbeit um eine Büroarbeit handelt, wird ein vollständig freier Tisch mit einem Stuhl, einem Computer und anderen erforderlichen Geräten organisiert.
Wenn der Arbeitsplatz durch neue Geräte ergänzt werden muss, sollte dies im Voraus in einem speziellen Antrag an die Verwaltungsabteilung berücksichtigt werden.
Ein ungefährer Plan zur Eingabe des Arbeitsrhythmus sollte vom Manager im Voraus entworfen werden oder in Form eines Standardentwurfs "Anpassung des Personals" für den Hauptkreis der verfügbaren Stellen vorliegen. Dieses Dokument sollte eine Seite nicht überschreiten.
Ein Anfänger sollte von einem Mentor identifiziert werden, und die Frage des Bestehens einer medizinischen Untersuchung sollte mit ihm geklärt werden. Das Team wird über die Ankunft eines neuen Kollegen informiert. Wenn ein Kandidat für eine Führungsposition in Betracht gezogen wird, wird er normalerweise aufgefordert, sich mit zukünftigen Untergebenen vertraut zu machen, bevor er zur Arbeit geht.
Was passiert am ersten Arbeitstag?
Am ersten Tag des Auftretens eines Mitarbeiters an einem neuen Arbeitsplatz sollte die Freigabe in der Personalabteilung erfolgen und mit allen erforderlichen Dokumenten vertraut gemacht werden.Ihre Liste enthält in der Regel eine Stellenbeschreibung und eine Liste der erforderlichen behördlichen Vorschriften vor Ort. Gleichzeitig muss ein Arbeitsvertrag unterzeichnet und die internen Regeln überprüft werden.
Das Einführungsgespräch mit dem Neuankömmling am selben Tag besteht aus verbindlichen Punkten - den Hauptpunkten der TB-Schulung, Löhnen mit Klärung von Informationen über Prämien und Prämien sowie Bedingungen, unter denen eine Bearbeitung oder Änderung von Löhnen möglich ist. Alle möglichen Fragen bezüglich des Arbeitsplans, der Bereitstellung von Urlaub und der Zahlung von Krankenurlaub werden geklärt.
Der Novize wird ordnungsgemäß über Geldbußen und Strafen sowie über Verpflichtungen während der Probezeit informiert und während seiner Anforderungen vorgestellt. Es ist unbedingt erforderlich, ihm zu erklären, welche Parameter einer besonderen Kontrolle unterliegen und an wen er sich bei neu auftretenden Problemen wenden kann.
Wenn es ein "Anfänger-Kit" (eine Sammlung von Informationsmaterialien) sowie eine neue Ausgabe einer Unternehmenszeitung gibt, müssen sie einem neuen Mitarbeiter übergeben werden.
Am selben Tag sollte eine kleine Besichtigung der Einheit und Bekanntschaft mit Kollegen organisiert werden. Besonderes Augenmerk sollte auf das Gespräch mit dem Leiter und Mentor gelegt werden, das Erläuterungen zu den Punkten des Plans enthält, nach denen die Position eingegeben werden muss. Ein wichtiges Thema ist die Organisation der Bedingungen für die Einführung eines Unternehmensinformationssystems in eine Datenbank durch die Erstellung einer separaten E-Mail-Adresse.
Bekanntschaft mit der Organisation des Unternehmens
Die erste Arbeitswoche gilt als Einarbeitungsphase und allgemeine Orientierung. Zu diesem Zeitpunkt lernt der Mitarbeiter das Unternehmen als solches, die darin festgelegten Unternehmensregeln, den Arbeitsplan sowie seine Traditionen, seine Geschichte und ungeschriebenen Normen und Grundsätze kennen. Wenn ein Anfänger Erfahrung in der Arbeit mit ähnlichen Strukturen hat, geht die Anpassungsphase schnell und schmerzlos vonstatten, aber in jedem Fall ist die Situation in Bezug auf die Besonderheiten einer bestimmten Aktivität auf die eine oder andere Weise ungewohnt.
Welche organisatorischen Vorkehrungen sollten für diesen Zeitraum getroffen werden? Es ist erforderlich, dass ein Neuling an einer Einführungsschulung für Unternehmen teilnimmt, die aus einer detaillierten Führung durch das gesamte Unternehmen, einem Informationsvideo oder -film und dem Besuch eines Unternehmensmuseums (sofern verfügbar) besteht. Der Mitarbeiter wird in die Geschäftsführung der übrigen Bereiche eingeführt und ihm zum Studium die notwendigen Unterlagen übergeben.
Inwieweit der zukünftige Kollege in das von der Organisation genehmigte Wertesystem einbezogen wird, hängt davon ab, wie gut diese Phase durchgeführt wurde. Zu dieser Zeit werden Sprossen des Engagements und der Loyalität gelegt. Der Mitarbeiter erhält viele neue Informationen über die Anzahl der Einheiten und die Reihenfolge der Arbeiten in jeder von ihnen, ihren Standort und die Merkmale der Aktivität. Er übernimmt eine Managementpolitik in Bezug auf Personal, den Inhalt der Disziplinaranforderungen, die Verfügbarkeit von Karrieremöglichkeiten und die verfügbaren Leistungen.
Im Kopf eines Neulings werden die notwendigen Informationen bis ins kleinste Detail festgehalten - die Organisation von Abendessen, Pausen, die akzeptierte Art der Kommunikation zwischen Kollegen und andere Haushaltsdetails. Die Einführung und Anpassung neuer Mitarbeiter in Bezug auf solche Kleinigkeiten kann dem Personalmanager anvertraut werden.
In seiner Abteilung
Das Verfahren zur Einführung einer Einheit besteht darin, eine Einstellung zur Arbeit in einem Team zu bilden. Der neue Mitarbeiter sollte mit allen Personen vertraut sein, mit denen er im Rahmen seiner Tätigkeit kommunizieren kann. Er sollte sich der internen Regeln seiner Abteilung bewusst werden. Mit dem Mentor ist eine fruchtbare Zusammenarbeit entstanden, deren Ersetzung mit dem Übergang zu einer neuen Anpassungsstufe möglich ist.
In der Anfangszeit kann der Gruppenleiter oder einer der erfahrensten Mitarbeiter als Mentor fungieren.Idealerweise, wenn der Abteilungsleiter in der Lage ist, einen Teil seiner Arbeitszeit für die Wahrnehmung dieser Aufgaben zu verwenden. In der Regel ist der unmittelbare Vorgesetzte für theoretische Fragen zuständig. Im Stadium der Entwicklung und praktischen Tätigkeit begleitet der Instruktor-Mentor den Anfänger. Am häufigsten trifft dies auf die Verkaufsabteilung und gemeinsame Besuche bei Kunden zu.
Immer wieder gewöhnen
In der zweiten Phase, die den Eintritt in die Stelle beinhaltet, werden die Beziehungen zu den Kollegen hergestellt und die Grundfunktionen der Einheit und des Mitarbeiters sowie die Grundregeln und -verfahren erarbeitet. Dies setzt die üblichen ersten drei Arbeitsmonate fort. Der Mentor oder der unmittelbare Vorgesetzte übergibt dem Anfänger eine Dokumentation mit den wichtigsten Punkten, die für die Arbeit benötigt werden.
Der Mitarbeiter gewöhnt sich an einen neuen Arbeitsplatz, klärt, wo bestimmte Dokumente gespeichert sind und beherrscht die Büroausstattung (Kopierer, Fax, eigener Arbeitscomputer). Die Fähigkeiten, die für die Ausführung von Arbeiten in dieser Position erforderlich sind, sind festgelegt und festgelegt.
In dieser Phase sollte der Mentor die Ziele und Vorgaben beschreiben, deren Erreichung am Ende der Testphase bewertet wird. Der Mitarbeiter muss ordnungsgemäß darüber informiert werden, nach welchen Kriterien er seine Arbeit beurteilen muss. Es sollte in die Häufigkeit der Berichterstattung sowie in ihre Formen eingeführt werden. Es ist notwendig, das Feedback mit dem Mitarbeiter vollständig aufrechtzuerhalten, um bestimmte Probleme zu klären und die gegenseitigen Erwartungen anzupassen.
Status ändern
Die Phase der effektiven Orientierung besteht im schrittweisen Eintritt eines Neuankömmlings in einen neuen Status und dem Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen zu Kollegen. In seinem Rahmen sollte das aktive Handeln des Arbeitnehmers in verschiedenen Tätigkeitsbereichen gefördert werden, indem überprüft und geklärt wird, wie Informationen beschafft werden. Hier ist es wie nie zuvor wichtig, seine Unterstützung durch eine Bewertung der Wirksamkeit bestimmter Maßnahmen zu maximieren.
Nach Fertigstellung tritt sein Mitarbeiter in die Phase der vollen Funktionsfähigkeit ein. Es ist gekennzeichnet durch die Vollendung der Überwindung von Problemen - sowohl der Produktion als auch der zwischenmenschlichen - mit dem Übergang zu einem Zustand stabiler Arbeit. Bei ordnungsgemäßer Wirksamkeit des Anpassungsprozesses ist dies bereits nach wenigen Monaten ab dem Datum der Aufnahme möglich. Eine solche Verkürzung der Einstiegszeit hilft der Organisation, erhebliche finanzielle Vorteile zu erzielen, insbesondere bei der Einstellung neuer Mitarbeiter in großer Zahl.
In allen Phasen der Anpassung ist es sehr wichtig, eine effektive Interaktion mit denjenigen sicherzustellen, die die Rolle eines Mentors innehaben, die Einhaltung des Plans zu überwachen, die Teilnahme des Mitarbeiters an Schulungsprogrammen zu überwachen und sicherzustellen, dass er mit den erforderlichen Materialien und Werkzeugen ausgestattet ist.
Um es zusammenzufassen
In der letzten Phase sollte eine Analyse des Erfolgs des Anpassungsprozesses und seiner einzelnen Elemente durchgeführt werden. Normalerweise läuft diese Phase bis zum Ende der Testphase. Zwei Wochen vor dem geplanten Termin sollte der Manager an das bevorstehende Verfahren erinnert werden und ihm zusammen mit dem Mentor und dem Mitarbeiter selbst Formulare zur Verfügung stellen, mit denen er die Arbeit des letzteren während der Probezeit bewerten kann. Spätestens drei Tage vor dem Abgabetermin sollten Sie das Ausfüllen solcher Bewertungsformulare kontrollieren, die Ergebnisse der Anpassung besprechen und die erforderlichen Ergebnisse zusammenfassen.
Wenn die Entscheidung negativ ist, wird dem Mitarbeiter entweder eine neue Position angeboten (durch Versetzung) oder er wird über die Entlassung informiert. Wenn eine positive Entscheidung getroffen wurde, folgen Glückwünsche zum erfolgreichen Abschluss der Testphase und ein Gespräch, in dem die wichtigsten Aufgaben für das nächste Arbeitsjahr festgelegt und ein individueller Entwicklungsplan erstellt wird.
Und mehr ...
In jedem Stadium sind Schwierigkeiten möglich, die als Anpassungskrisen bezeichnet werden und mit Angstzuständen und Stress behaftet sind.
Wenn (wie heutzutage häufig) Mitarbeiter zwischen Unternehmensbereichen in verschiedenen Regionen gewechselt werden, sollte der Personalservice alle organisatorischen und sonstigen Fragen im Zusammenhang mit solchen Umschichtungen im Voraus klären. Es schadet keinem Unternehmen, die notwendigen Statistiken über die durchschnittliche Dauer der Anpassungsphase für Anfänger zu haben, die es ermöglichen, die Arbeit neu eingestellter Mitarbeiter erfolgreich zu organisieren.
Der Anpassungsprozess kann als vollständig abgeschlossen betrachtet werden, wenn der Mitarbeiter dem Team endgültig beitritt und nicht mehr Anfänger ist.