Κάθε υπάλληλος έχει ορισμένα δικαιώματα και υποχρεώσεις σχετικά με τις επίσημες δραστηριότητες του. Διευκρινίζονται άμεσα στην περιγραφή της θέσης εργασίας, αναφέρονται στη σύμβαση εργασίας. Στο άρθρο θα αναλύσουμε τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του διαχειριστή εγγράφων με αυτό το πνεύμα. Εξετάστε ποιες απαιτήσεις παρουσιάζονται στον εν λόγω υπάλληλο, ώστε να γνωρίζει ποια ευθύνη του παρέχεται.
Κατηγορίες
Τι σημαίνει "ευθύνη εργασίας ενός διαχειριστή εγγράφων της κατηγορίας 1"; Αυτή η θέση αντιπροσωπεύεται από διάφορες κατηγορίες - από την άποψη της κατάρτισης, την επαγγελματική εμπειρία του εργαζομένου:
- Πρώτο. Η παρουσία της επαγγελματικής τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων, εμπειρία στη θέση του διαχειριστή εγγράφων της 2ης κατηγορίας - τουλάχιστον 3 χρόνια.
- Η δεύτερη. Η παρουσία ανώτερης επαγγελματικής εκπαίδευσης στον σχετικό τομέα, η επαγγελματική εμπειρία ως ειδικός σε έγγραφα - τουλάχιστον 3 χρόνια.
- Υπεύθυνος Εγγράφων. Αυτός ο υπάλληλος πρέπει να έχει ανώτερη επαγγελματική εκπαίδευση στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων. Ο εργοδότης δεν έχει απαιτήσεις για την επαγγελματική του εμπειρία.
Όσον αφορά τα καθήκοντα ενός διαχειριστή εγγράφων, το ανώτατο όριο τους παρέχεται για τους ειδικούς της πρώτης κατηγορίας. Ελάχιστο - για τους εργαζόμενους που δεν έχουν ακόμα κατηγορία.
Επαγγελματική γνώση
Οι ευθύνες ενός διαχειριστή εγγράφων ξεκινούν από το γεγονός ότι ένας ειδικός πρέπει να διαθέτει ένα συγκεκριμένο σύνολο γνώσεων που είναι απαραίτητες για την άσκηση επίσημων δραστηριοτήτων.
Το ακόλουθο σετ προδιαγραφών περιγράφεται στις περιγραφές εργασιών:
- Νομοθετικές, νομοθετικές, νομικές πράξεις, διαταγές, εντολές, άλλες αποφάσεις ανώτερων δομών σχετικά με την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων του εργοδότη.
- Οι βασικές διατάξεις του Συστήματος Διαχείρισης Εγγεγραμμένων Κρατών.
- Πρότυπα για μια ενοποιημένη δομή οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων.
- Μέθοδοι σχεδιασμού, σχεδιασμού και περαιτέρω ανάπτυξης συστημάτων τεκμηρίωσης.
- Τεχνικές σχεδίασης, σχεδιασμού, διεξαγωγής τεκμηρίωσης με τη χρήση υπολογιστών και εξοπλισμού πληροφορικής.
- Οι διαδικασίες εγγραφής, ταξινόμησης, αποθήκευσης, εξέτασης των εγγράφων εργασίας.
- Η διαδικασία για τον έλεγχο της εκτέλεσης της τεκμηρίωσης.
- Απαιτήσεις για τη διαχείριση διαφόρων εγγράφων - εισερχόμενες, εσωτερικές, εξερχόμενες.
- Απαιτήσεις για τον σχεδιασμό και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με τους φορείς δραστηριότητας των δομικών μονάδων ενός οργανισμού.
- Οργάνωση αρχειοθέτησης.
- Ρυθμιστικά έγγραφα και μεθοδολογικές εξελίξεις σχετικά με το σχεδιασμό και τη χρήση αυτοματοποιημένων πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης.
- Βασικά στοιχεία τεκμηρίωσης.
- Τα βασικά του προγραμματισμού.
- Εγχώρια και ξένη εμπειρία στον τομέα της τεκμηρίωσης για τις δραστηριότητες του εργοδότη.
Γενικές γνώσεις
Η ευθύνη του διαχειριστή εγγράφων θα είναι επίσης η κατοχή των γνώσεων που είναι απαραίτητες για οποιοδήποτε μέλος της ομάδας, υπάλληλο του τομέα των υπηρεσιών που εργάζεται στο γραφείο:
- Η διαδικασία για τη λειτουργία ενός υπολογιστή, άλλου γραφείου, εξοπλισμού πληροφορικής.
- Βασικές αρχές κοινωνιολογίας, εργονομίας, κοινωνικής ψυχολογίας.
- Βασικές αρχές της οικονομίας, καθώς και διαχείριση προσωπικού, διαχείριση, οργάνωση της εργασίας.
- Ρωσική εργατική νομοθεσία.
- Οι κανόνες του εσωτερικού χρονοδιαγράμματος εργασίας της εργοδοτικής εταιρείας.
- Χάρτης, συλλογική σύμβαση του εργοδοτικού οργανισμού.
- Οι διατάξεις του συντάγματος της Ρωσίας.
- Υπάρχοντες κανόνες και κανόνες για την προστασία της εργασίας.
- Γραφική δεοντολογία.
- Η κουλτούρα της επικοινωνίας.
- Βασικά στοιχεία του διοικητικού δικαίου.
- Κανονισμοί πυρασφάλειας.
Ηγεσία στις Δραστηριότητες
Τα καθήκοντα ενός διευθυντή εγγράφων στο σχολείο, σε μια επιχείρηση, σε μια εμπορική εταιρεία είναι επίσης η διαχείριση των ακόλουθων πράξεων στις δραστηριότητές τους:
- Σύνταγμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
- Πραγματική ρωσική νομοθεσία.
- Χάρτη του εργοδοτικού οργανισμού.
- Η συλλογική σύμβαση του εργοδότη.
- Οι εσωτερικοί κανόνες εργασίας στην οργάνωση του εργοδότη.
- Παραγγελίες, διατάγματα, άμεσες παραγγελίες του υπαλλήλου.
- Περιγραφή εργασίας.
Λειτουργικές αρμοδιότητες ενός διαχειριστή εγγράφων
Αυτό αποτελεί ουσιαστικό στοιχείο όλων των περιγραφών θέσεων εργασίας. Οι ευθύνες ενός διαχειριστή εγγράφων σε έναν οργανισμό, φυσικά, εξαρτώνται από τον φορέα της δραστηριότητάς του, τον αριθμό των διαχειριστών εγγράφων και άλλους παράγοντες.
Το πρότυπο σύνολο έχει ως εξής:
- Ανάπτυξη και υλοποίηση τεχνολογικών διαδικασιών εργασίας με τεκμηρίωση (τεκμηριωτικά δεδομένα) βασισμένη στη χρήση εξοπλισμού πληροφορικής και γραφείου. Αυτό περιλαμβάνει τη λογιστική, τον έλεγχο, την εκτέλεση, την έκδοση πιστοποιητικών, τη λειτουργική αποθήκευση.
- Συμμετοχή στο σχεδιασμό, την οργάνωση, τη βελτίωση του τμήματος διαχείρισης εγγράφων του εργοδοτικού οργανισμού. Παρακολούθηση της γενικής κατάστασης των εργασιών γραφείου.
- Προετοιμασία προτάσεων για τη διασφάλιση ενός συνόλου μέτρων για τις εργονομικές συνθήκες εργασίας, τον εξορθολογισμό των χώρων εργασίας των εργαζομένων σχετικά με την υποστήριξη τεκμηρίωσης του οργανισμού.
- Ανάπτυξη ενοποιημένων συστημάτων τεκμηρίωσης, φύλλα επιχειρηματικών εγγράφων για διάφορους σκοπούς, επίπεδο διαχείρισης, ταξινομητές δεδομένων εγγράφων.
- Οργάνωση και εφαρμογή συστήματος διαχείρισης εγγράφων.
- Μέτρα για τον εξορθολογισμό της σύνθεσης της τεκμηρίωσης, των διαφόρων δεικτών πληροφόρησης, τη μείωση του αριθμού τους, την οργάνωση αναζητήσεων για επιχειρηματικά έγγραφα.
- Συμμετοχή στην επιλογή των εγγράφων που υποβάλλονται για κρατική αποθήκευση, κατά την εξέταση της αξίας των επιχειρηματικών εγγράφων.
- Συμμετέχει στον καθορισμό στόχων, σχεδιασμού, σχεδιασμού, λειτουργίας και βελτίωσης πληροφοριακών συστημάτων αυτοκινήτου, συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών.
- Συμμετέχοντας στην ανάπτυξη καινοτόμων τεχνολογιών πληροφόρησης, οι οποίες βασίζονται στη χρήση μικροεπεξεργαστών και τεχνολογίας υπολογιστών, στο σχεδιασμό και στην περαιτέρω ενημέρωση των βάσεων δεδομένων.
- Η μελέτη και σύνθεση της προηγμένης ρωσικής και ξένης εμπειρίας στον τομέα των δραστηριοτήτων υποστήριξης τεκμηρίωσης.
- Ανάπτυξη κανονιστικής και μεθοδολογικής τεκμηρίωσης στο πεδίο των αρμοδιοτήτων τους.
- Συμμετοχή στην επιλογή, την τοποθέτηση, την κατάρτιση και την προηγμένη κατάρτιση του προσωπικού από το τμήμα τεκμηρίωσης.
Φυσικά, οι ευθύνες ενός διευθυντή εγγράφων στο νηπιαγωγείο μπορεί να είναι κάπως διαφορετικές. Η κατεύθυνση των δραστηριοτήτων του οργανισμού επηρεάζει άμεσα τη συμπλήρωση αυτού του τμήματος της περιγραφής εργασίας.
Δεύτερη παραλλαγή
Αν μιλάμε για τις ευθύνες εργασίας ενός διευθυντή εγγράφων στο σχολείο, τότε μπορεί να παρουσιαστεί το ακόλουθο σετ:
- Η τήρηση αρχείων γίνεται σύμφωνα με τα διοικητικά έγγραφα.
- Εξασφάλιση πλήρους, υψηλής ποιότητας και σύγχρονης επίδοσης των επίσημων εργασιών.
- Ορθολογική χρήση υλικού, τεχνικών πόρων ως μέρος της εκτέλεσης των εργασιών.
- Διατήρηση της εμπιστευτικής τεκμηρίωσης από την αποκάλυψη εμπορικών, επίσημα μυστικών.
- Εγγραφή εισερχόμενης αλληλογραφίας.
- Παρακολούθηση της έγκαιρης εκτέλεσης της τεκμηρίωσης.
- Προετοιμασία και παράδοση στο αρχείο των εκτελεσθέντων εγγράφων.
- Παρακολούθηση ασφαλείας αξιόπιστων επαγγελματικών εγγράφων.
- Προετοιμασία αναφορών, τεκμηρίωση σχεδιασμού.
- Εκτύπωση και επικάλυψη εγγράφων γραφείου.
- Προετοιμασία σχεδίων παραγγελιών για εκπαιδευτικές δραστηριότητες.
- Έκδοση πιστοποιητικών σε υπαλλήλους και σπουδαστές.
- Διατήρηση και παροχή λογιστικών (μηνιαίων) φύλλων χρόνου.
- Εκτέλεση άλλων οδηγιών της άμεσης ηγεσίας τους.
Ειδικά Δικαιώματα
Καθορίσαμε τις ευθύνες εργασίας ενός διευθυντή εγγράφων στο ίδρυμα. Τώρα αναφέρουμε τα δικαιώματα αυτού του εργαζόμενου:
- Υποβολή προτάσεων για τη βελτίωση της οργάνωσης της υποστήριξης τεκμηρίωσης, τον εξορθολογισμό της στα πλαίσια των υφιστάμενων προτύπων.
- Η απαίτηση από τις υπηρεσίες, τα τμήματα, τους μεμονωμένους υπαλλήλους που προετοιμάζουν την τεκμηρίωση στον οργανισμό να ακολουθεί ορισμένα πρότυπα και κανόνες.
- Ανάπτυξη και εφαρμογή ενοποιημένων ενοποιημένων συστημάτων τεκμηρίωσης, φύλλα εργασίας των εγγράφων εργασίας, συμμόρφωση με απαιτήσεις και κατευθυντήριες γραμμές στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων.
Εκτεταμένα δικαιώματα
Ο εργοδότης μπορεί να συμπληρώσει τον κατάλογο δικαιωμάτων ενός διαχειριστή εγγράφων με τις ακόλουθες διατάξεις:
- Το δικαίωμα να ζητά από τα διευθυντικά στελέχη, τους υπαλλήλους της επιχείρησης την απαραίτητη τεκμηρίωση για την εξασφάλιση της απόδοσης.
- Το δικαίωμα χρήσης κοινής βιβλιοθήκης, ταμείων πληροφοριών, υπηρεσιών κοινωνικών, ιατρικών, οικιακών μονάδων της εργοδοτικής εταιρείας.
- Το δικαίωμα, με τον προβλεπόμενο τρόπο, να προσφύγει στις εντολές τόσο του επικεφαλής του τμήματος όσο και της διοίκησης της εταιρείας.
Ευθύνη
Οι ευθύνες ενός κορυφαίου διαχειριστή εγγράφων, φυσικά, θα είναι ευρύτερες από τις λειτουργικές ευθύνες ενός απλού ειδικού. Αλλά και οι δύο είναι υπεύθυνοι για τις δραστηριότητές τους. Από προεπιλογή, έχει ως εξής:
- Για την αδυναμία εκτέλεσης λειτουργικών καθηκόντων (που αναφέρονται στις περιγραφές εργασιών).
- Για ασυνεπή δεδομένα πραγματικότητας σχετικά με την κατάσταση εκτέλεσης των οδηγιών και εργασιών.
- Για παραβίαση των κανόνων του εσωτερικού χρονοδιαγράμματος εργασίας στην οργάνωση του εργοδότη.
- Για παραβίαση των κανονισμών ασφαλείας στην επιχείρηση, πρότυπα πυρασφάλειας.
Εξετάσαμε τα βασικά δικαιώματα και τις υποχρεώσεις ενός διαχειριστή εγγράφων. Όπως μπορεί να φανεί από το άρθρο, ο εργαζόμενος πρέπει επίσης να έχει κάποια γνώση όταν υποβάλλει αίτηση για αυτή τη δουλειά. Για την κακή εκτέλεση των καθηκόντων του είναι υπεύθυνος.