Τα προσωπικά έγγραφα είναι έγγραφα που εκδίδονται από κρατικές αρχές και περιέχουν βιογραφικά στοιχεία για τον προσδιορισμό του κατόχου. Απαιτούνται όταν πραγματοποιούν συναλλαγές με ακίνητα, παίρνουν δάνεια, αγοράζουν εισιτήρια. Εκτός από την εγγραφή των εργασιακών σχέσεων.
Ταξινόμηση εγγράφων
Για την ταξινόμηση των εγγράφων με βάση την αρχή της προέλευσης και της ομοιότητας.
Από την προέλευση, υπάρχουν είδη εγγράφων:
- ιδιωτικό
- επίσημη.
Ένα έγγραφο ιδιωτικής προέλευσης είναι ένα χαρτί που δημιουργείται από ένα άτομο στην προσωπική του ζωή, που δεν σχετίζεται με τον εργασιακό του χώρο ή τα δημόσια καθήκοντά του. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν επιστολές, απομνημονεύματα ιδιωτικής φύσης, ημερολόγια, άλμπουμ φωτογραφιών.
Ένα επίσημο έγγραφο αποτελεί πηγή πληροφοριών που δημιουργείται από νομική οντότητα, ιδιώτη επιχειρηματία προκειμένου να εκπληρώσει τα καθήκοντά του κατά νόμο και να επηρεάσει τον κοινωνικό και εργασιακό τομέα.
Είδη εγγράφων
Μεταξύ του υπαλλήλου διακρίνει αυτούς τους τύπους προσωπικών εγγράφων:
- ταυτότητες ·
- επιβεβαιώνοντας την ειδικότητα, την εκπαίδευση, τα προσόντα.
- επιβεβαιώνοντας την αρχαιότητα.
- προσωπικά.
Είναι αδύνατο να βρείτε μια δουλειά εάν τα παραπάνω έγγραφα δεν παρέχονται στην υπηρεσία προσωπικού. Αυτή η υποχρέωση υπαλλήλου διέπεται από το άρθρο 65 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Το κύριο έγγραφο που αποδεικνύει την ταυτότητα ενός ατόμου είναι ένα διαβατήριο.
Αλλά, εκτός από το διαβατήριο, υπάρχουν πολλά έγγραφα που μπορούν να το αντικαταστήσουν αν είναι απαραίτητο, ταυτοποίηση. Πρόκειται για πιστοποιητικό ναυτικού, στρατιωτικού αξιωματικού, στρατιωτικής ταυτότητας, άδειας παραμονής, πιστοποιητικού γέννησης, αλλοδαπού διαβατηρίου κλπ.
Έγγραφα για απασχόληση
Η απασχόληση θα απορριφθεί αν η θέση προβλέπει επαγγελματικές δεξιότητες και ο υποψήφιος δεν έχει εκπαιδευτικό έγγραφο. Για τους ιατρούς, εκτός από δίπλωμα από ιατρικό ινστιτούτο και πρακτική άσκηση, πρόκειται για πιστοποιητικό ανώτερης εκπαίδευσης και πιστοποιητικό για το δικαίωμα παροχής ιατρικών υπηρεσιών σε συγκεκριμένη ειδικότητα.
Τα έγγραφα προσωπικού χαρακτήρα περιλαμβάνουν καταγγελίες, καταγγελίες, γραπτές αξιώσεις, επεξηγηματικά.
Προσωπικό αρχείο
Ο κατάλογος των υποθέσεων ονοματολογίας εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Ο προσωπικός φάκελος δεν είναι υποχρεωτικός για τις εταιρείες. Μια εξαίρεση για κυβερνητικούς οργανισμούς, όπου εκδίδονται σε όλους. Ο εργοδότης αποφασίζει ανεξάρτητα αν θα δημιουργήσει ή όχι. Απτά οφέλη: τα προσωπικά αρχεία παρέχουν γρήγορες, έγκαιρες και πλήρεις πληροφορίες για κάθε εργαζόμενο. Σε περίπτωση επιθεωρήσεων από τις ελεγκτικές αρχές, όταν χρειάζονται επειγόντως πολυάριθμα έγγραφα υπαλλήλων, η διεξαγωγή των εν λόγω υποθέσεων απλουστεύει σε μεγάλο βαθμό τη διαδικασία. Όλα τα απαραίτητα έγγραφα για τη δημιουργία φακέλων παρέχονται από τον ίδιο τον εργαζόμενο, αλλά μερικές φορές ο εργοδότης συλλέγει ανεξάρτητα στοιχεία για να επαληθεύσει τον νέο μισθωτό εργαζόμενο, για παράδειγμα, χαρακτηριστικά και συστάσεις.
Κατά τη διάρκεια της εργασίας, ο εργαζόμενος ασχολείται με την εργασιακή διαδικασία: είναι δυνατόν να μετακινηθεί σε άλλα τμήματα ή σε άλλες θέσεις, επιβάλλοντας πειθαρχικές κυρώσεις ή βραβεία. Όλα αυτά συνοδεύονται από τη δημοσίευση εγγράφων προσωπικού που αναπληρώνουν τον προσωπικό φάκελο του υπαλλήλου. Κλείνει μετά τη λήξη των εργασιακών σχέσεων με τον εργαζόμενο. Η περίοδος διατήρησης των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων που απολύθηκαν πριν από την 01.01.2003 είναι 75 έτη και 50 έτη για τα άτομα που απολύθηκαν μετά την 01.01.2003. Οι περιπτώσεις των ηγετών της οργάνωσης, οι βουλευτές οποιουδήποτε επιπέδου, οι υπάλληλοι με βραβεία και τίτλους αποθηκεύονται επ 'αόριστον.
Ρυθμιστική δομή των εγγράφων
Δεν υπάρχει πράξη που να ρυθμίζει τη σύνθεση των προσωπικών αρχείων. Οι εργοδότες καθορίζουν τον κατάλογο των εγγράφων ανεξάρτητα, με βάση τις ιδιαιτερότητες του οργανισμού. Τα εισερχόμενα έγγραφα χωρίζονται σε διάφορες κατηγορίες.
Υπάρχουν προσωπικά έγγραφα που χρειάστηκαν κατά τη σύναψη σύμβασης εργασίας. Βάσει αυτών, συμπληρώνεται μια σύμβαση εργασίας, οι πληροφορίες καταχωρούνται στο πρόγραμμα 1C. Δεν υπάρχει τρόπος να κάνετε χωρίς σύμβαση εργασίας, διαβατήριο, δελτίο απασχόλησης, TIN, SNILS.
Εάν ο υποψήφιος υποβάλλει αίτηση για θέση που απαιτεί επαγγελματική εκπαίδευση, τότε ένα δίπλωμα. Εάν ένας υποψήφιος είναι υπεύθυνος για στρατιωτική θητεία, τότε μια στρατιωτική κάρτα. Για ορισμένες κατηγορίες εργαζομένων, ιατρική έκθεση με βάση τα αποτελέσματα ιατρικής εξέτασης είναι υποχρεωτική.
Η επόμενη κατηγορία είναι τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά την περίοδο εργασίας του οργανισμού. Αυτό περιλαμβάνει αντίγραφα παραγγελιών για μεταφορές, αποκλεισμό.
Και η τελευταία κατηγορία είναι τα έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά τη λήξη της σύμβασης εργασίας. Ανάλογα με τους λόγους απόλυσης, πρόκειται για επιστολή παραίτησης, ανακοίνωση απολύσεων, αντίγραφο του πιστοποιητικού θανάτου και αντίγραφο της απόφασης απόλυσης.
Ροή εργασιών
Οι υπάλληλοι που διορίζονται με εντολή του Γενικού Διευθυντή που είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση της ροής εργασίας του προσωπικού είναι προσωπικά υπεύθυνοι για την ασφάλεια των εγγράφων. Εάν αλλάξουν οι πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο, τότε συμπληρώνεται το προσωπικό αρχείο, αλλά το παλαιό έγγραφο δεν μπορεί να καταργηθεί. Οι φάκελοι με τις θήκες πρέπει να είναι σε ειδικό μεταλλικό ντουλάπι ή σε χρηματοκιβώτιο. Απαγορεύεται η αποθήκευση προσωπικών εγγράφων υπαλλήλων μετά την επίτευξη των στόχων επεξεργασίας. Μόλις επιτευχθεί ο στόχος για τον οποίο ζητήθηκαν τα έγγραφα, πρέπει να αποκλείονται από την υπόθεση και να επιστρέφονται στον κύριο υπό την υπογραφή τους. Εάν δεν υπάρχει δυνατότητα επιστροφής, τότε θα καταστραφούν από ειδική επιτροπή.